Att optimera inköp är nyckeln till framgångsrik upphandling och supply chain management. Detta innebär att förstå hur leverantörsrelationer påverkar prissättning och prestanda samt att uppdatera din leverantörslista för att uppfylla standarder. Företag som strävar efter att minska kostnader investerar betydande tid i att förbättra sina käll-till-betal-processer och hitta de bästa leverantörerna.
Hur mycket bör strategisk upphandling påverka dina inköp? Hur utvärderar du leverantörer för att få de bästa erbjudandena?
Lär dig om käll-till-betal-processen, hur den skiljer sig från andra upphandlingsmetoder, och hur upphandlingsprogramvara kan hjälpa dig att nå strategiska upphandlingsmål.
Definition av käll-till-betal (S2P) upphandling.
S2P täcker alla aspekter av ett upphandlingsprojekt. Identifiering och utvärdering av nya leverantörer, inköp, kontraktshantering, leverantörsutvärdering, utgiftsanalys och leverantörsreskontra.
För att alltid säkra de bästa leverantörsvillkoren och prissättningen är käll-till-betal avgörande. Käll-till-betal hjälper företag att utvärdera leverantörer. De köper sedan och betalar för produkter, tjänster och programvara.
Vad skiljer S2P från P2P?
Enkelt uttryckt är procure-to-pay en del av käll-till-betal. P2P fokuserar på inköpsförfrågningar till slutbetalning, medan S2P börjar med leverantörshantering. S2P täcker den avgörande perioden mellan att upptäcka ett behov och ingå kontrakt med en leverantör.
Strategisk upphandling hjälper företag att maximera budgetar. Det säkerställer att de får de bästa priserna för varor, tjänster och programvara för att främja företaget.
8 steg i käll-till-betal
Framgångsrik upphandling kräver en upprepbar process. Varje S2P-projekt följer samma processer för att få rätt varor till rätt pris i tid. Individuella organisationsprocesser kan skilja sig åt, men S2P följer normalt:
- Identifiera ett behov: Intressenten behöver en produkt eller ett material. Intressenten fastställer först projektbehov, inklusive datum och specifikationer för det optimala resultatet. Intressenten fyller i ett inköps- eller intagsformulär för att starta upphandlingen i vissa organisationer.
- Kortlista leverantörer: Strategisk upphandling innebär att intressenten identifierar flera leverantörer baserat på ovanstående kriterier. Nya leverantörer utvärderas för S2P. P2P-leverantörer kan vara partners eller på en rekommenderad leverantörslista.
- Skicka RFPs eller e-auktioner: Efter att ha valt en kort lista med leverantörer initierar en köpare forskning med hjälp av en RFP, RFQ eller e-auktion. (E-auktioner förklaras nedan.)
- Förhandla kontraktet: Efter att ha valt en leverantör förhandlar köparen kontraktet. Köparen genomför due diligence och förhandlar om pris, betalning och leveransvillkor med leverantören.
- Inköpsorder: Efter att ha kommit överens om villkoren skickar köparen en formell inköpsorder till leverantören. Leverantören uppfyller kontraktets inköpsorder och levererar varor för inspektion och acceptans.
- Leverans/acceptans av varor: Efter att ha mottagit varorna kontrollerar köparen efter överensstämmelse och kvalitetsproblem. Köpare accepterar och betalar för godkända varor.
- Betalning: Efter att ha accepterat produkterna betalar köparen enligt kontraktet och inköpsordern. För att förhindra fel och bedrägeri säkerställer dokumentmatchning att beställningar, leveranser och avtal stämmer överens. Den “trevägsmatchning” metoden matchar inköpsorder, faktura och varumottagning. Ditt företags upphandlingslösningar kan automatisera trevägsmatchning och betalning på en enda plattform.
- Utvärdering av leverantörer: Trots att det inte ingår i betalningsprocessen är efterköpsgranskning avgörande för strategisk upphandling. Leverantören bör utvärderas för prissättningsjämförelser, överensstämmelse, leveransundantag och kvalitetsproblem under avtalet. Granskningen bör inkludera all information som behövs för framtida leverantörsprestandahantering, eftersom nuvarande prestandaindikatorer kan avgöra framtida leverantörsmöjligheter och föredragna leverantörslistor.
Definition av e-auktion
E-auktioner (e-aktioner) matchar snabbt kunder med de bästa leverantörerna. Istället för att vänta på RFQ-svar, kontaktar köparen direkt olika leverantörer genom en elektronisk marknadsplats. Leverantörer konkurrerar om affärer i omvända auktioner, vilket sänker priserna.
Det finns olika typer av elektroniska auktioner:
Omvänd engelsk: I en omvänd engelsk auktion känner alla budgivare till sin konkurrensposition. Pris sänks genom upprepade bud tills en vinnare väljs. Engelska auktioner avslutas “hårt” eller “mjukt”. Vid en hård avslutning slutar budgivningen vid en fast tidpunkt. En mjuk avslutning (ibland kallad en “dynamisk” avslutning) avslutas budgivningen efter en definierad tid.
Omvänd Vickrey: Enda rundans lägsta-och-bästa budgivning. Flera leverantörer lämnar elektroniska bud samtidigt utan att känna till varandra. Köpare väljer det bud som bäst uppfyller deras behov.
Omvänd holländsk: En “steg” auktion där priset stiger över tid. Inledande bud är blygsamma, sedan höjs de tills en budgivare tar kontraktet. Den första som accepterar kontraktspriset vinner auktionen. Leverantörer uppmuntras att acceptera det bästa priset innan en konkurrent accepterar kontraktet.
Omvänd japansk: En annan rundbaserad “steg” auktion. Köparen sätter ett högt pris och sänker det gradvis över ett givet antal intervaller för att hitta det lägsta budet. Vid varje steg kan leverantörer acceptera eller avvisa bud. Efter ett visst antal avslag tas leverantören bort från auktionerna. Detta fortsätter tills en budgivare återstår, vilket ger köparen det lägsta priset.
Fördelar med S2P
Strategisk upphandling förbättrar inköp genom kostnadsreduktioner och optimering av utgifter. De främsta fördelarna med S2P inkluderar:
Bättre upphandlingsstrategi: En gammaldags lista med rekommenderade leverantörer missar möjligheter. Organisationer kan anpassa sig till förändrade inköpsförhållanden genom att jämföra priser och utvärdera leverantörer. Detta upprätthåller leverantörs- och priskonkurrens.
E-auktioner möjliggör snabbare uppfyllande: E-auktioner effektiviserar leverantörssökningar till en tidsbesparande många-till-en-process. Mer effektiv orderuppfyllelse resultat från snabbare och enklare leverantörsurval.
Förbättrad prissättning och villkor: Konkurrenskraftiga leverantörer erbjuder ivriga köpare bättre villkor och prissättning. Strategisk upphandling (RFQ eller e-auktioner) motiverar leverantörer att vinna kontraktet. Bättre prissättning stabiliserar kassaflödet och förbättrar utgiftskontrollen.
Bättre riskhantering: Utvärdering av nya leverantörer minskar organisatorisk risk. En bra leverantörsutvärderingsprocess avslöjar problem och ger köpare en mer detaljerad bild av det framtida partnerskapet. Leverantörsutvärdering säkerställer överensstämmelse med regler och riskhantering och adresserar tvärfunktionella krav inklusive kontraktsformulering, IT- eller InfoSec-säkerhetsminimum och finansiella krav.
Förbättrad budgetering och prognostisering: Att förstå en affärs finansiella komponenter hjälper organisationer att förstå dess budgetära och praktiska effekter. Att känna till de bästa kostnaderna för varor, tjänster och programvara hjälper intressenter att uppfylla finansiella mål. Ekonomiavdelningen kan använda rapportdata efter avslut för att planera budgetar, användning och kapacitet.
