Så lyckas du med indirekt inköp: En steg-för-steg-guide
Introduktion: Effektivitet i upphandling är avgörande för framgång eller misslyckande för ett företag i dagens snabba affärsvärld. Alla företag som...
All upphandling är inte lätt. Risker med att ta in nya leverantörer, efterlevnad av upphandlingspolicyer och oseriösa utgifter är alla faror som finans- och inköpsavdelningar måste undvika. Om dessa problem håller dig vaken om nätterna kan Intake-to-Procure-teknik vara den enkla lösningen.
Modern upphandling använder intake-to-procure för att fånga upp ohanterade utgifter och vägleda anställda genom godkännande av inköp. Integration med befintliga system och procedurer ger en gemensam ingång för alla upphandlingskrav, från inköp till kontrakt.
Vill du veta mer? Hoppa in!
Intake-to-Procure-lösningar centraliserar begäran om, godkännande av och samarbete kring upphandlingar för anställda. Denna enda kontaktpunkt gör det möjligt för inköpsavdelningar, IT-avdelningar, controllers, säkerhetsavdelningar, juridiska avdelningar och ledningsgrupper att samarbeta och godkänna. Med Intake-to-Procure kan företag slutföra sina upphandlingsprocesser.
Ekonomi och inköp är alltid överarbetade. Medarbetarna måste kunna utvärdera, övervaka och godkänna inköpsförfrågningar utan manuell inblandning, nu mer än någonsin.
Före Intake-to-Procure var upphandlingen försenad och ojämn. Med automatisering kan alla anställda delta i intagsprocessen och se till att deras förfrågningar godkänns samtidigt som efterlevnaden upprätthålls.
I dag använder många inköpsorganisationer Procure-to-Pay eller Contract Lifecycle Management för att hantera inköpsförfrågningar. Dessa system är svåra att använda och anpassa, särskilt för inköpsaktörer. Tvärfunktionella godkännanden komplicerar saker och ting.
/par
/paket
/paket
/st
/paket
/paket
/paket
/paket
/paket
/paket
/paket
/par
/paket
/paket
/par
/par
/paket
/paket
/par
/paket
/par
/paket
/paket
/paket
/par
Zip Report undersökte 1.056 amerikanska finans- och redovisningsproffs:
För inköp av ny programvara eller nya leverantörer behöver över hälften av företagen 6 eller fler tvärfunktionella godkännanden.
32% av ekonomi- och redovisningspersonalen uppger att det tar 3 veckor eller mer att godkänna nya inköpsförfrågningar.
I sin organisation gör 57,7% av respondenterna mer än 50 förfrågningar om förvärv av B2B-programvara eller -tjänster per månad.
48,4% av VD:arna uppger att deras organisation behöver sex eller fler godkännanden för inköp av ny programvara eller nya leverantörer.
32% av ledarna rapporterade att godkännande tar 3 veckor eller mer.
För 27,1 procent av respondenterna kräver deras organisation mer än 10 godkännanden för inköp av ny programvara eller nya leverantörer.
Lösningar för inköpsintag påskyndar medarbetarnas införande, effektivitet, minskning av leverantörsrisker och utgiftskontroll genom att kombinera fragmenterade förfaranden för begäran och godkännande.
Alla anställda kan använda samma inköpsdörr med en Intake-to-Procure-lösning. En kort och enkel presentation gör informationen mer lättillgänglig. Fler anställda på plattformen förbättrar överblicken.
En optimerad användarupplevelse kan hjälpa din inköpspersonal att få mer pengar. Medarbetarna kommer att ha större möjlighet att följa reglerna och få bättre stöd från företagen.
I scenarier för startanvändning kan intaget öka den tid som spenderas under övervakning med 80% eller höja det konventionella taket på 60%-70% till 90%+.
Med en besparing på 9% för varje ny dollar under upphandlingskontroll kan fokus på införande spara tiotals miljoner. Det ändrar spelplanen kvantitativt.
Att veta att Intake-to-Procures automatiserade system fungerar gör att upphandlingsteamen kan vila. Intake-to-Procure övervakar och flaggar för problem under hela processen. Det gör att medarbetarna kan koncentrera sig på andra behov.
Företag drivs smidigt och snabbt med hjälp av Intake-to-Procure. En och samma plattform hanterar onboarding av leverantörer, godkännande, övervakning, riskhantering, IT och säkerhetskontroller. Upphandlingsförfarandet är starkt och sunt.
Zip hjälpte Patreon att minska cykeltiderna för godkännande med 50 %.
Intake-to-Procure indikerar farliga omständigheter. Du kan lita på att Intake-to-Procure övervakar din organisation från kontrakt till leverans. Fler anställda som använder plattformarna möjliggör ökad processövervakning och hybrida upphandlingsarrangemang.
Bättre effektivitet och lägre risk genom Intake-to-Procure förbättrar budgetresultaten. Intake-to-Procure-lösningar dirigerar förfrågningar till föredragna leverantörer, så att företagen kan välja vem som bäst uppfyller deras budgetmål. De automatiserade processerna för Intake-to-Procure ger nyckelfärdiga resultat.
I sitt mejl till Margin Makers skrev Nick Heinzmann, Head of Research på Zip, att “ju tidigare du engagerar dig i utgifterna, desto mer påverkar du utgifterna”. Vi håller med om det.
Många företag prioriterar efterlevnad i upphandlingar. Intressenternas användarupplevelse av leverantörernas onboarding och upphandlingens intag blir lidande, vilket skadar organisationen.
Intake-to-Procure effektiviserar inköpsintag, onboarding av leverantörer och tvärfunktionella godkännanden i en och samma vy. Företag kan optimera inköpen med hjälp av konkreta KPI:er från automatiseringen. Alla har en fantastisk tid när allt kommer samman.
En lösning för Intake-to-Procureure ger:
Den enda ingången för upphandling i lösningar som bygger på “intake-to-procure” minskar cykeltiderna för inköpsförfrågningar. Ett enkelt gränssnitt för anställda att skicka in upphandlingsförfrågningar – inköp, kontrakt, förnyelser eller leverantörer – minskar osäkerheten och friktionen, vilket gör processen roligare för alla.
Flaskhalsar försvinner vanligtvis snabbt i transparenta, samarbetsinriktade förfaranden som visar beställare och godkännare framsteg och status. Alla vet vad de ska göra för att få saker att gå framåt om de inte gör det.
Intake-to-Procure-teknikens sömlösa interaktion med P2P- och ERP-system som Netsuite gör att godkända förfrågningar kan omvandlas till inköpsorder eller kontrakt utan användarens inblandning, vilket är avgörande. Systemintegration säkerställer datakvalitet och noggrannhet genom synkronisering och avstämning av data.
Att ha en enda källa till sanning förenklar leverantörshanteringen. En Intake-to-Procure-plattform centraliserar leverantörsdata och förenklar datainsamlingen, vilket gör det enkelt att hantera leverantörskedjan och leverantörerna.
Varningar! Programmet Intake-to-Procure kan meddela leverantörer om tidsfrister för förnyelse och automatisera arbetsflöden för förnyelse med omfattande leverantörsdata, vilket sparar tid, pengar och huvudvärk.
En inköpslösning ger dig tidig insyn i utgifter och trender. Dessa insikter kan hjälpa dig att minska cykeltider, optimera budgetar, konsolidera leverantörer och andra effektiviseringar i livscykeln. Det är gränslöst med robust, anpassningsbar dataaggregering.
Med tanke på den ständiga tekniska utvecklingen är AI-integration avgörande för att påskynda upphandlingsverksamheten.
Förvirring uppstår med Procure-to-Pay, Intake-to-Pay och Intake-to-Procure! Dessa termer har olika betydelser och konsekvenser för upphandlingspersonal och organisationer.
Gör det enkelt och begripligt.
Att verkställa och betala för accepterade order kallas Procure-to-Pay (P2P). Inköpsorder, mottagning, fakturering och betalning behandlas.
P2P:s främsta fördel är att förbättra effektiviteten och noggrannheten i orderutförande och betalning, vilket minskar fel, förseningar och kostnader.
P2P hanterar inte upphandlingar i tidigare led, t.ex. att identifiera behov, bekräfta förfrågningar, få tillstånd och hitta leverantörer, vilket är den största nackdelen.
P2P förutsätter att inköpsförfrågningar har godkänts och uppfyller upphandlingspolicyer och budgetar. Många inköpsförfrågningar görs dock av personal som inte arbetar med upphandling och som kanske inte följer upphandlingsreglerna eller har tillstånd. Bristande efterlevnad leder till felaktigt hanterade utgifter, inköp som inte uppfyller kraven och missade besparingsmöjligheter.
I2P (Intake-to-Procure) fångar upp och hanterar upphandlingsförfrågningar från behov till inköpsorder eller kontrakt.
I2P omfattar upphandlingsuppgifter i tidigare led, t.ex. behovsbedömning, validering av förfrågningar, godkännanden och inköp av leverantörer. Programvara som Zip stöder I2P och integreras med P2P- och ERP-system.
Det ursprungliga intaget är den mest betydelsefulla och påverkande delen av upphandlingen, och därför lyfts det fram i Intake-to-Pay. Genom att tidigt involvera sig i upphandlingsförfrågningar och ge råd och rekommendationer för att maximera möjligheterna kan I2P hjälpa upphandlingsteam att påverka och optimera utgifterna.
I2P (Intake-to-Pay) fångar upp och hanterar upphandlingsförfrågningar från behov till betalning.
I2P omfattar beställningar, fakturering och betalning samt inköpsaktiviteter uppströms och nedströms. Genom att centralisera inköpskedjan kan insikter, synlighet och samarbete maximeras, vilket ökar medarbetarnas engagemang och tillfredsställelse.
För företag och större organisationer med många system och arbetsflöden kan det dock krävas mer arbete för att etablera, underhålla och utbilda. Lyckligtvis förenklar Zip’s kompletta Intake-to-Pay-lösning inköpen för din organisation.
Upphandlingsintag innebär flera repetitiva steg. Automatiserade verktyg för intag till upphandling effektiviserar procedurerna.
Din organisation kan implementera en Intake-to-Procure-lösning på det här sättet:
Skapa ett dynamiskt, komplett intagningsformulär.
Beroende på typ och kategori av förfrågan bör olika frågor ställas i detta formulär. Leverantörens namn, arbetets art, önskat resultat, idealiska slutdatum, budget, kontaktpunkter och viktiga intressenter för godkännande bör ingå.
Varje inköpsbegärans godkännandeförfarande bör omfatta kedjan av godkännande, kriterier och åtgärder. Arbetsflödet ska vara transparent och samarbetsinriktat, så att de som begär och de som godkänner kan följa förfrågningarnas utveckling och status.
De intressenter som behövs måste tilldelas uppgifter för att hålla processen igång. Programvara som Zip automatiserar kontakten med intressenter och personal, fastställer deadlines och varningar, tillåter kommentarer och feedback i realtid samt säkerställer transparens.
Se till att alla kan följa processen och ställa frågor om förfrågan för att hålla tempot uppe. De flesta i ditt team bör ha den information de behöver för att gå vidare när de använder en Intake-to-Procure-plattforms centraliserade “enda sanningskälla”.
Nyckelpersoner i ledningen, leverantören/leverantörerna, ekonomiteamet och det juridiska teamet har informerats om begäran. Ingenting borde förvåna dig när denna process görs på rätt sätt.
Risker och hinder kan uppstå, så håll ögonen på dem. Ett sofistikerat system för godkännandehantering kan spåra, hantera och uppdatera godkännanden och upptäcka problem med efterlevnaden innan de blir problem.
Slutligen ska du utvärdera processens effektivitet. Intake-to-Procure-plattformar kan tillhandahålla omfattande resultat och sammanfattningar för att bekräfta förfrågningens framgång och berätta för ditt team vad som fungerade, inte fungerade och bör förbättras.
Låt oss undersöka hur Intake-to-Procure gynnar varje avdelning.
De viktigaste nyckeltalen för upphandling är kvalitet, leverans och kostnadsbesparingar. Intake-to-Procure kvantifierar, mäter och förbättrar alla tre. Hugg in.
Kvalitet, leverans och kostnadsbesparande KPI:er från intag till inköp kommer att göra organisationerna friskare.
Introduktion: Effektivitet i upphandling är avgörande för framgång eller misslyckande för ett företag i dagens snabba affärsvärld. Alla företag som...
Introduktion Data driver tillväxt, effektivitet och konkurrensfördelar i dagens snabba företagsmiljö. Upphandling är avgörande för varje organisation. Snabbt framväxande dataanalys...
Inledning I dagens konkurrensutsatta företagsklimat är indirekt upphandling (IP) avgörande för verksamhetens effektivitet och kostnadskontroll, men glöms ibland bort. Indirekt...
Introduktion: Effektivitet i upphandling är avgörande för framgång eller misslyckande för ett företag i dagens snabba affärsvärld. Alla företag som...
Introduktion Data driver tillväxt, effektivitet och konkurrensfördelar i dagens snabba företagsmiljö. Upphandling är avgörande för varje organisation. Snabbt framväxande dataanalys...
Inledning I dagens konkurrensutsatta företagsklimat är indirekt upphandling (IP) avgörande för verksamhetens effektivitet och kostnadskontroll, men glöms ibland bort. Indirekt...
Få 100 kr rabatt på din första beställning!
Spara 30 % genom att köpa direkt från dina favoritbrands och få ytterligare 100 Kr rabatt på beställningar över 1000 kr
Spara 30 % genom att köpa direkt från dina favoritbrands och få ytterligare 100 Kr rabatt på beställningar över 1000 kr