All upphandling är inte lätt. Risker med att ta in nya leverantörer, efterlevnad av upphandlingspolicyer och oseriösa utgifter är alla faror som finans- och inköpsavdelningar måste undvika. Om dessa problem håller dig vaken om nätterna kan Intake-to-Procure-teknik vara den enkla lösningen.
Modern procurement uses intake-to-procure to capture unmanaged spend and lead employees through purchase approval. Integration with existing systems and procedures provides a single front door for all procurement requirements, from purchases to contracts.
Vill du veta mer? Hoppa in!
Intag till upphandling
Intake-to-Procure-lösningar centraliserar begäran om, godkännande av och samarbete kring upphandlingar för anställda. Denna enda kontaktpunkt gör det möjligt för inköpsavdelningar, IT-avdelningar, controllers, säkerhetsavdelningar, juridiska avdelningar och ledningsgrupper att samarbeta och godkänna. Med Intake-to-Procure kan företag slutföra sina upphandlingsprocesser.
Ekonomi och inköp är alltid överarbetade. Medarbetarna måste kunna utvärdera, övervaka och godkänna inköpsförfrågningar utan manuell inblandning, nu mer än någonsin.
Före Intake-to-Procure var upphandlingen försenad och ojämn. Med automatisering kan alla anställda delta i intagsprocessen och se till att deras förfrågningar godkänns samtidigt som efterlevnaden upprätthålls.
En lösning för intag-till-upphandling Fördelar
I dag använder många inköpsorganisationer Procure-to-Pay eller Contract Lifecycle Management för att hantera inköpsförfrågningar. Dessa system är svåra att använda och anpassa, särskilt för inköpsaktörer. Tvärfunktionella godkännanden komplicerar saker och ting.
Zip Report undersökte 1.056 amerikanska finans- och redovisningsproffs:
För inköp av ny programvara eller nya leverantörer behöver över hälften av företagen 6 eller fler tvärfunktionella godkännanden.
32% av ekonomi- och redovisningspersonalen uppger att det tar 3 veckor eller mer att godkänna nya inköpsförfrågningar.
I sin organisation gör 57,7% av respondenterna mer än 50 förfrågningar om förvärv av B2B-programvara eller -tjänster per månad.
48,4% av VD:arna uppger att deras organisation behöver sex eller fler godkännanden för inköp av ny programvara eller nya leverantörer.
32% av ledarna rapporterade att godkännande tar 3 veckor eller mer.
För 27,1 procent av respondenterna kräver deras organisation mer än 10 godkännanden för inköp av ny programvara eller nya leverantörer.
Lösningar för inköpsintag påskyndar medarbetarnas införande, effektivitet, minskning av leverantörsrisker och utgiftskontroll genom att kombinera fragmenterade förfaranden för begäran och godkännande.
Förbättrad anpassning till medarbetarna
Alla anställda kan använda samma inköpsdörr med en Intake-to-Procure-lösning. En kort och enkel presentation gör informationen mer lättillgänglig. Fler anställda på plattformen förbättrar överblicken.
En optimerad användarupplevelse kan hjälpa din inköpspersonal att få mer pengar. Medarbetarna kommer att ha större möjlighet att följa reglerna och få bättre stöd från företagen.
I scenarier för startanvändning kan intaget öka den tid som spenderas under övervakning med 80% eller höja det konventionella taket på 60%-70% till 90%+.
Med en besparing på 9% för varje ny dollar under upphandlingskontroll kan fokus på införande spara tiotals miljoner. Det ändrar spelplanen kvantitativt.
Mer effektiv verksamhet
Att veta att Intake-to-Procures automatiserade system fungerar gör att upphandlingsteamen kan vila. Intake-to-Procure övervakar och flaggar för problem under hela processen. Det gör att medarbetarna kan koncentrera sig på andra behov.
Företag drivs smidigt och snabbt med hjälp av Intake-to-Procure. En och samma plattform hanterar onboarding av leverantörer, godkännande, övervakning, riskhantering, IT och säkerhetskontroller. Upphandlingsförfarandet är starkt och sunt.
Zip hjälpte Patreon att minska cykeltiderna för godkännande med 50 %.
Minskad affärsrisk
Intake-to-Procure indikerar farliga omständigheter. Du kan lita på att Intake-to-Procure övervakar din organisation från kontrakt till leverans. Fler anställda som använder plattformarna möjliggör ökad processövervakning och hybrida upphandlingsarrangemang.
Kontrollerade utgifter
Bättre effektivitet och lägre risk genom Intake-to-Procure förbättrar budgetresultaten. Intake-to-Procure-lösningar dirigerar förfrågningar till föredragna leverantörer, så att företagen kan välja vem som bäst uppfyller deras budgetmål. De automatiserade processerna för Intake-to-Procure ger nyckelfärdiga resultat.
I sitt mejl till Margin Makers skrev Nick Heinzmann, Head of Research på Zip, att “ju tidigare du engagerar dig i utgifterna, desto mer påverkar du utgifterna”. Vi håller med om det.
Highlights för lösningen Intake-to-Procurement
Många företag prioriterar efterlevnad i upphandlingar. Intressenternas användarupplevelse av leverantörernas onboarding och upphandlingens intag blir lidande, vilket skadar organisationen.
Intake-to-Procure effektiviserar inköpsintag, onboarding av leverantörer och tvärfunktionella godkännanden i en och samma vy. Företag kan optimera inköpen med hjälp av konkreta KPI:er från automatiseringen. Alla har en fantastisk tid när allt kommer samman.
En lösning för Intake-to-Procureure ger:
En enda kontaktpunkt för alla förfrågningar förenklar antagandet
Den enda ingången för upphandling i lösningar som bygger på “intake-to-procure” minskar cykeltiderna för inköpsförfrågningar. Ett enkelt gränssnitt för anställda att skicka in upphandlingsförfrågningar – inköp, kontrakt, förnyelser eller leverantörer – minskar osäkerheten och friktionen, vilket gör processen roligare för alla.
Godkännande av samarbete
Flaskhalsar försvinner vanligtvis snabbt i transparenta, samarbetsinriktade förfaranden som visar beställare och godkännare framsteg och status. Alla vet vad de ska göra för att få saker att gå framåt om de inte gör det.
Kompatibel med P2P och ERP
Intake-to-Procure-teknikens sömlösa interaktion med P2P- och ERP-system som Netsuite gör att godkända förfrågningar kan omvandlas till inköpsorder eller kontrakt utan användarens inblandning, vilket är avgörande. Systemintegration säkerställer datakvalitet och noggrannhet genom synkronisering och avstämning av data.
Hantering av leverantörer
Att ha en enda källa till sanning förenklar leverantörshanteringen. En Intake-to-Procure-plattform centraliserar leverantörsdata och förenklar datainsamlingen, vilket gör det enkelt att hantera leverantörskedjan och leverantörerna.
Automatiserade arbetsflöden för förnyelse
Varningar! Programmet Intake-to-Procure kan meddela leverantörer om tidsfrister för förnyelse och automatisera arbetsflöden för förnyelse med omfattande leverantörsdata, vilket sparar tid, pengar och huvudvärk.
Analys av utgifter
En inköpslösning ger dig tidig insyn i utgifter och trender. Dessa insikter kan hjälpa dig att minska cykeltider, optimera budgetar, konsolidera leverantörer och andra effektiviseringar i livscykeln. Det är gränslöst med robust, anpassningsbar dataaggregering.
Arbetsflöden med AI
Med tanke på den ständiga tekniska utvecklingen är AI-integration avgörande för att påskynda upphandlingsverksamheten.
Förstå terminologin för Procure-to-Pay kontra Intake-to-Pay
Förvirring uppstår med Procure-to-Pay, Intake-to-Pay och Intake-to-Procure! Dessa termer har olika betydelser och konsekvenser för upphandlingspersonal och organisationer.
Gör det enkelt och begripligt.
Upphandling-till-betalning
Att verkställa och betala för accepterade order kallas Procure-to-Pay (P2P). Inköpsorder, mottagning, fakturering och betalning behandlas.
P2P:s främsta fördel är att förbättra effektiviteten och noggrannheten i orderutförande och betalning, vilket minskar fel, förseningar och kostnader.
P2P hanterar inte upphandlingar i tidigare led, t.ex. att identifiera behov, bekräfta förfrågningar, få tillstånd och hitta leverantörer, vilket är den största nackdelen.
P2P förutsätter att inköpsförfrågningar har godkänts och uppfyller upphandlingspolicyer och budgetar. Många inköpsförfrågningar görs dock av personal som inte arbetar med upphandling och som kanske inte följer upphandlingsreglerna eller har tillstånd. Bristande efterlevnad leder till felaktigt hanterade utgifter, inköp som inte uppfyller kraven och missade besparingsmöjligheter.
Från mottagning till upphandling
I2P (Intake-to-Procure) fångar upp och hanterar upphandlingsförfrågningar från behov till inköpsorder eller kontrakt.
I2P omfattar upphandlingsuppgifter i tidigare led, t.ex. behovsbedömning, validering av förfrågningar, godkännanden och inköp av leverantörer. Programvara som Zip stöder I2P och integreras med P2P- och ERP-system.
Det ursprungliga intaget är den mest betydelsefulla och påverkande delen av upphandlingen, och därför lyfts det fram i Intake-to-Pay. Genom att tidigt involvera sig i upphandlingsförfrågningar och ge råd och rekommendationer för att maximera möjligheterna kan I2P hjälpa upphandlingsteam att påverka och optimera utgifterna.
Från mottagning till betalning
I2P (Intake-to-Pay) fångar upp och hanterar upphandlingsförfrågningar från behov till betalning.
I2P omfattar beställningar, fakturering och betalning samt inköpsaktiviteter uppströms och nedströms. Genom att centralisera inköpskedjan kan insikter, synlighet och samarbete maximeras, vilket ökar medarbetarnas engagemang och tillfredsställelse.
För företag och större organisationer med många system och arbetsflöden kan det dock krävas mer arbete för att etablera, underhålla och utbilda. Lyckligtvis förenklar Zip’s kompletta Intake-to-Pay-lösning inköpen för din organisation.
Från intag till inköp
Upphandlingsintag innebär flera repetitiva steg. Automatiserade verktyg för intag till upphandling effektiviserar procedurerna.
Din organisation kan implementera en Intake-to-Procure-lösning på det här sättet:
Skapa ett dynamiskt, komplett intagningsformulär.
Beroende på typ och kategori av förfrågan bör olika frågor ställas i detta formulär. Leverantörens namn, arbetets art, önskat resultat, idealiska slutdatum, budget, kontaktpunkter och viktiga intressenter för godkännande bör ingå.
Skapa en sekvens för godkännande av inköpsbegäran för att slutföra proceduren.
Varje inköpsbegärans godkännandeförfarande bör omfatta kedjan av godkännande, kriterier och åtgärder. Arbetsflödet ska vara transparent och samarbetsinriktat, så att de som begär och de som godkänner kan följa förfrågningarnas utveckling och status.
Fördela arbetsuppgifter till teammedlemmar för att locka till sig intressenter.
De intressenter som behövs måste tilldelas uppgifter för att hålla processen igång. Programvara som Zip automatiserar kontakten med intressenter och personal, fastställer deadlines och varningar, tillåter kommentarer och feedback i realtid samt säkerställer transparens.
Samordna teamet kring eventuella detaljer eller frågor för att säkerställa enighet.
Se till att alla kan följa processen och ställa frågor om förfrågan för att hålla tempot uppe. De flesta i ditt team bör ha den information de behöver för att gå vidare när de använder en Intake-to-Procure-plattforms centraliserade “enda sanningskälla”.
Bekräfta processlanseringen och meddela intressenterna med stöd från ledningen.
Nyckelpersoner i ledningen, leverantören/leverantörerna, ekonomiteamet och det juridiska teamet har informerats om begäran. Ingenting borde förvåna dig när denna process görs på rätt sätt.
Kontrollera intagsprocesserna med avseende på risker, behörigheter och hinder.
Risker och hinder kan uppstå, så håll ögonen på dem. Ett sofistikerat system för godkännandehantering kan spåra, hantera och uppdatera godkännanden och upptäcka problem med efterlevnaden innan de blir problem.
Avsluta och granska resultaten.
Slutligen ska du utvärdera processens effektivitet. Intake-to-Procure-plattformar kan tillhandahålla omfattande resultat och sammanfattningar för att bekräfta förfrågningens framgång och berätta för ditt team vad som fungerade, inte fungerade och bör förbättras.
Intake-to-Procure fördelar för varje avdelning
Låt oss undersöka hur Intake-to-Procure gynnar varje avdelning.
Upphandling
- Långa godkännandeprocesser, brist på insyn, överflödiga processer och förvirrade slutanvändare gör inköpsavdelningarna till en källa till friktion. Eftersom upphandlingar “bara är enklare” undviker många medarbetare dem.
- Ett upphandlingssystem, Intake-to-Procure, hjälper beställare att få varor snabbare och till ett högre värde. Det ger nöjda medarbetare som så småningom “köper in sig” i upphandlingsarbetet.
- Med Intake-to-Procure kan inköpsavdelningarna fokusera på strategiska mål och visa vad de går för.
Ekonomi
- Innan Intake-to-Procure hade ekonomiavdelningarna ingen insyn i eller kontroll över upphandlingarna. Medarbetarnas felaktiga inköp förstörde budgetuppskattningar och ökade revisionsriskerna.
- Intake-to-Procure centraliserar utgifterna och ger finansavdelningen kanaler och rapporteringsmöjligheter oavsett storlek, typ eller efterfrågan. Ekonomiavdelningen kan förbättra kostnadskontrollen och planeringen med stramare budgetar.
- Finansavdelningen kan övervaka stramare budgetar och eliminera oseriösa utgifter med hjälp av Intake-to-Procure.
IT
- IT-avdelningarna saknar bandbredd och är överarbetade. Deras största bekymmer är spridningen av programvara. På grund av dessa svårigheter sköter IT-avdelningarna vanligtvis upphandlingen i efterhand.
- Intake-to-Procure eliminerar skugg-IT-utgifter, vilket förbättrar budgetar och tidshantering för IT-team. Med hantering av alla funktioner kan IT involveras tidigare i programvarubehoven, vilket förbättrar förutsägbarheten och framförhållningen.
Säkerhet
- På grund av manuella metoder kan datasäkerhetspersonal inte se arbetsflödena för onboarding av leverantörer. Detta resulterar i icke-godkända inköp och inga verifieringskedjor.
- Intake-to-Procure automatiserar säkerheten och minimerar tiden för granskning av frågeformulär. Digitalisering ökar säkerheten och efterlevnaden. Det effektiviserar verksamheten och frigör tid för andra säkerhetsfrågor.
- Säkerhetsavdelningar kan nu hitta data och strategiskt värde i upphandlingar med Intake-to-Procure.
Juridisk
- Juristerna kan känna att de bara är inblandade i nödsituationer. Juridiska avdelningar använder CLM- och GRC-verktyg men är förbryllade över äldre system.
- Genom att inleda upphandlingen med juristavdelningen får juristerna tillräckligt med tid för att analysera materialet och slipper göra utvärderingar i sista minuten. Genom att koppla samman CLM-teknik kan företag hitta äldre kontrakt med hjälp av Intake-to-Procure. I likhet med ett GRC-verktyg kan dessa förfrågningar genomgå säkerhetsutvärderingar för att minska risken.
- Intake-to-Procure minskar riskerna och låter juristerna övervaka leverantörer och godkännanden redan från början, vilket minimerar huvudvärksframkallande brådska.
Vilka KPI:er för upphandling påverkas av Intake-to-Procure?
De viktigaste nyckeltalen för upphandling är kvalitet, leverans och kostnadsbesparingar. Intake-to-Procure kvantifierar, mäter och förbättrar alla tre. Hugg in.
KPI:er för kvalitet
- Intake-to-Procure spårar leverantörerna genom hela processen. Det stärker leverantörsförbindelserna genom att endast använda godkända eller certifierade leverantörer.
- Leverantörernas prestationer utvärderas kontinuerligt eftersom leverantörerna övervakas och inte kan förnya sina avtal automatiskt.
KPI:er för leverans
- Genom att automatisera leverantörsgodkännanden minskar Intake-to-Procure kraftigt leverantörernas ledtider.
- Intake-to-Procure påskyndar beställningar från början till slut.
- Intake-to-Procure minskar antalet akuta beställningar med övervakning av intressenter.
KPI:er som sparar pengar
- Förmånsleverantörer möjliggör konsolidering av leverantörsbasen med automatiserad Intake-to-Procure.
- Intake-to-Procure optimerar budgetarna genom att kontrollera kostnaderna.
- Bättre ROI kommer att bli resultatet av att fler intressenter anammar upphandling på grund av dess effektivitet.
Kvalitet, leverans och kostnadsbesparande KPI:er från intag till inköp kommer att göra organisationerna friskare.
