Inköpsavdelningen hanterar ett företags största kostnad: att köpa varor och tjänster för att växa. Även om inköp är avgörande förstår många företagare inte hur de ska optimera det, hur varje komponent påverkar affärsresultaten och varför starkare processer för inköpsrekvisitioner och inköpsorder främjar kapitaleffektivitet.
Låt oss undersöka myter om inköpsrekvisitioner.
Vi kommer att diskutera:
- Inköpsrekvisition
- Dess plats i inköpsprocessen
- Jämförelse mellan rekvisition och inköpsorder
- Varför en förbättring av båda dokumenten stärker ditt företag finansiellt
Inköpsrekvisition är en intern begäran om produkter eller tjänster. Intressenter fastställer behovet av produkter, tjänster eller programvara och dokumenterar inköpskraven.
De informerar om inköp av dessa nödvändigheter. Det startar processen med att få lånet godkänt, hitta den bästa leverantören, göra beställningen och betala.
Inköpsrekvisitioner kan användas för direkta (projektrelaterade) eller indirekta (affärsrelaterade) inköp. De flesta transaktioner med högt värde kräver en inköpsrekvisition från inköpsavdelningen, ekonomichefen eller inköpsansvarig.
Definiera: Formulär för inköpsrekvisition
Inköpsrekvisitionsformulär (ibland kallade intags- eller förfrågningsformulär) är det officiella interna dokument som intressenter använder för att beskriva och initiera inköpsförfrågningar.
Olika organisationers formulär för inköpsrekvisitioner ser olika ut men fungerar på samma sätt. Den registrerar intressentens begäran, tillhandahåller all relevant inköpsinformation och hjälper ekonomiavdelningen att skapa inköpsordern senare.
Inköpsrekvisition Innehåll
Varje organisation har olika kriterier för godkännande av inköpsrekvisitioner. Det minsta formuläret för inköpsrekvisition bör innehålla:
- Datum för begäran
- Beställarens namn, avdelning, leverantörens namn (om tillämpligt) och kontaktuppgifter.
- Plats för leverans av material eller tjänster
- Nummer på inköpsförfrågan
- Affärsidén för inköp
- Detaljer om artikel och antal
- Tidsfrister för leverans och användning
- Initial kostnad/budgetinformation
- Information som behövs för hantering av leverantörsreskontra
Du kan bli ombedd att kontakta ett stort antal leverantörer av varor, tjänster eller programvara, beroende på transaktionen och organisationens interna processer. Du kan också behöva utvärdera dessa leverantörer innan du förhandlar och köper.
En inköpsorder?
Inköpsorder är externa dokument som beskriver inköp av material eller tjänster.
Inköpsordern är den formella begäran till leverantören om att köpa artiklarna, till skillnad från den interna inköpsrekvisitionen. Godkända rekvisitioner genererar inköpsorder. Juridiska inköpsorder beskriver avtal mellan köpare och leverantör. Alla priser, kvantiteter och all information är slutgiltiga.
Inköpsrekvisition vs. inköpsorder: Skillnad?
Trots att de ofta används är inköpsrekvisitioner och inköpsorder fristående delar av ett företags inköpsrutiner.
Inköpsrekvisitioner underlättar internt godkännande av utgifter. De:
- Lista de önskade egenskaperna för en lösning eller en råvarubeställning.
- Begär leveransdatum eller prestandaprognoser från leverantören.
- Inköpsprocessen bör dokumenteras från början till slut.
Inköpsorder är externa dokument som används för att beställa från leverantörer. De är:
- Kodifiera de förhandlade funktionerna och parametrarna.
- Ange tidsramar för leverans och godkännande av varor.
- Förklara betalningsstruktur, förfaranden och villkor.
- Tillhandahålla verifieringskedjor för leveranser och budgeteringsdata.
5-stegs arbetsflöde för inköpsrekvisitioner
Inköp är den mest avgörande delen av upphandling. Företagets största utgift har störst potential att påverka både topp- och bottenlinjen. Långsiktig ekonomisk framgång kräver därför en solid inköpsrekvisitions- och orderprocess.
Ett arbetsflöde för en inköpsrekvisition omfattar 5 viktiga steg:
- Fyll i och skicka in inköpsrekvisitionen för godkännande.
- Avdelningschefer, juridik, säkerhet och ekonomi måste godkänna.
- Ekonomiavdelningen ger slutgiltigt tillstånd. Om inköpsrekvisitionen avslås ska du samla in ytterligare information och göra ändringar.
- Leverantörens prisuppgifter behövs för att slutföra inköpsordern.
- Gör en inköpsorder (se nedan).
Inköpsorder – hur?
Varje inköpsorderprocess följer ett antal fasta rutiner som gör att köparen får det han eller hon behöver och att leverantören kan leverera det snabbt och korrekt. Stegen är följande:
- Ekonomiteamet skapar en inköpsorder för att signalera sin avsikt att köpa från en leverantör när inköpsbegäran har godkänts.
- Ekonomiavdelningen kontrollerar inköpsorderdokumenten innan de skickas.
- Finance skickar ordern till leverantören för utförande.
- Leverantören kontrollerar alla poster och påbörjar genomförandet.
- Efter orderplockning levererar leverantören inköpsorderns material.
- Intressenten eller avdelningen kontrollerar leveransen och godkänner fakturahanteringen.
- Ekonomiavdelningen betalar enligt inköpsordern.
Varför du bör kräva inköpsrekvisitioner i upphandlingar
Inköpsrekvisitioner hjälper till att hantera kostnader och upprätthålla inköpsstandarder för intressenter i din organisation. Den dokumenterar och stöder godkännandeförfarandet för inköp över ett visst belopp. Detta ger företaget tydlig insyn i sina utgifter.
Att införa ett tydligt förfarande för inköpsrekvisitioner gynnar företaget.
Smidigare godkännandeprocess: Inköpsrekvisitioner samlar in orderinformation och effektiviserar godkännandet. Ett uttömmande formulär ger godkännandeavdelningar allt de behöver för att godkänna en transaktion. Detta minskar handläggningstiden för förfrågningar genom att man slipper godkänna inköp utan att ha alla fakta.
Hantera inventarier bättre: Ett väldokumenterat inköpsförfarande gör alla upphandlingsdata tillgängliga. Detta omfattar inköpsdatum för material och komponenter, kvantiteter och leveransinformation. Ökad insikt i vad du köper och vart det går kommer att eliminera lagerunderskott, förhindra att du betalar för mycket för varor i sista minuten och förbättra budgetering och kapacitetsplanering.
Renare finansiella revisioner: Trevägskontroll och dokumentation av efterlevnad förbättrar upphandlingseffektiviteten och minskar riskerna. Centralisering av data gör redovisningsdata, produktskillnader, luckor i regelverket och lageravvikelser tillgängliga.
Lägre utgiftsläckage: Ett starkt system för inköpsrekvisitioner och beställningar förhindrar att pengar läcker ut. Det håller förfrågningar ansvariga, ger inköpssanning och säkerställer att inköpen matchar organisationens prestanda och riskkriterier.
Det blir svårt att upprätthålla bästa praxis för inköp när företag växer. Programvara förbättrar inköpsrekvisitioner och beställningar. Rätt programvara förenklar inköp genom att:
- Automatisering för att minska tidskrävande uppgifter
- Upprätta enkla godkännandeprocesser
- Automatisera validering av fakturor och order
- Betalningsintegration för att effektivisera inköp
- Centralisering av data förenklar finansiell rapportering, planering och revision
