En budget styr dina pengar snarare än att du undrar vart de tog vägen. Att skapa fasta inköpsbudgetar är en viktig men ofta förbisedd del av en budget. För att optimera ekonomin krävs reglering av denna stora del av företagets utgifter. Denna guide förklarar inköpsbudgetering och hur man skapar en skalbar budgetstrategi.
Vad är inköpsbudgetering?
Inköpsbudgetering hjälper företag att förbereda sig för framtida utgifter och att avsätta medel efter behov.
Budgetering för indirekta utgifter innefattar inköpsbudgetering för förnödenheter, utrustning och administrativa föremål. Vissa statistikuppgifter tyder på att indirekta utgifter kan äta upp 20–30 % av intäkterna, varför budgetering för dessa är avgörande för den ekonomiska hälsan. Baserat på tidigare utgiftstrender förutspår ekonomiavdelningen hur mycket pengar som bör spenderas på olika föremål eller tjänster.
Inköpsbudgetar hjälper företag att hantera utgifter och uppnå finansiella mål. För att hålla inköpsbudgeten uppdaterad övervakar revisorer och ekonomiprofessionella ekonomisk, marknads- och företagsutveckling.
Varför är inköpsbudgetering avgörande?
Inköpsbudgetering sätter utgiftsstandarder för alla avdelningar. Det hjälper teamledare att bestämma projektets omfattning och budgetvänliga utgiftskrav. Att skapa och följa en inköpsbudget gynnar organisationer.
Långsiktig planering: En stark, strategiskt anpassad budgetering förbättrar långsiktig planering och håller företagets mål i åtanke vid utgifter. En stark inköpsbudget är avgörande för budgetering och organisatoriska mål.
Resursoptimering: En budget handlar lika mycket om att inte spendera som att spendera. Budgetoptimering förbättrar resursanvändningen, vilket frigör medel för andra meningsfulla investeringar. Även om ett budgetöverskott inte är oönskat, är helt optimerade budgetar för exakta för att bli allmänt förekommande.
Kostnadsbesparingar: Inköpsbudgetering använder historiska data för att identifiera möjligheter till besparingar vid upphandling. Analytiker (eller plattformar för utgiftsanalyser) utvärderar företagets data för att avslöja utgiftstrender, kategorispecifika utgiftsstatistik och kostnadsbesparingsmetoder som volyminköp, SKU-konsolidering och förhandlingar med föredragna eller högvolymsleverantörer för bättre villkor och prissättning.
Affärsresiliens: Noggrann inköpsbudgetering hjälper organisationer att överleva ekonomisk osäkerhet. Tillförlitlig, uppdaterad information gör det möjligt för organisationen att snabbt reagera på ekonomiska förändringar och anpassa strategier eller utgifter, medan beredskapsfonder hjälper chefer att fatta klokare beslut under svåra tider.
Projekt- eller radpostutgiftsantaganden skapas genom upphandlingsbudgetering, vilket är särskilt kritiskt när kostnader fluktuerar. Priser som överstiger budgetar vägleder inköpare. De kan undersöka alternativ och fatta kontraktsbeslut inom utgiftsbegränsningar. I dagens ekonomi strävar 40 % av företagen efter att behålla utgifterna från föregående år. Inköpsbudgetering ger företaget en konkurrensfördel, vilket gör att det kan få mer för sin investering även med neutral budgetrörelse.
Budgetstrategi: 7 steg
En upprepbar metod som utvärderar företagets utgifter ur olika perspektiv hjälper dig att skapa en budget som stöttar organisationen. Skapa din första strategiska budget eller förbättra din nuvarande budgetprocess med dessa enkla steg.
1. Välj en budgetmetod
En bra budgetstrategi kräver rätt budgeteringsteknik. Mark föreslår att tänka utanför boxen när budgeten bedöms. Överväg att sätta budgetar efter region, avdelning, kostnadsställen eller andra parametrar för att upptäcka utgiftstrender och besparingsmöjligheter.
Mark anser att platsbaserade budgetar ofta behöver justeras. “Genom att beakta variationer och avvikelser över platser, fråga hur och varför olika platser spenderar.” Detta kreativa arbete kan avslöja optimeringsmöjligheter.
2. Definiera företagsmål
Varje budget börjar med kort- och långsiktiga mål. Budgetbeslut bör vägledas av precisa, mätbara och tidsbundna mål. Skriftliga organisatoriska mål garanterar att budgetar fördelas korrekt och kommer att ge önskade resultat. De hjälper även vid avdelnings- och projektfördelning.
3. Beräkna nuvarande inkomster
Att beräkna nuvarande inkomster är avgörande för budgetering. Denna formel hjälper ekonomiteamet att övervaka kassaflödet med en balansräkning och resultaträkning. Balansräkningen visar tillgångar, skulder och eget kapital, vilket avslöjar den ekonomiska situationen. Detta informerar ekonomiteamet om tillgängliga inkomster för utgifter och projektinvestering. Teamet kan extrapolera framtida vinster härifrån.
4. Bestäm fasta och rörliga kostnader
Ekonomipersonalen måste identifiera fasta och rörliga utgifter för att fastställa budgetar för framtida inköp. Fasta kostnader, såsom hyra eller lånebetalningar, är konsekventa varje månad, medan rörliga kostnader varierar beroende på affärsaktivitet. Arbetskraft, marknadsföring och resor är rörliga kostnader. Efter att ha identifierat fasta och rörliga kostnader kan teamet uppskatta dem baserat på historiska data eller högre ledningsbudgetar för att bättre uppskatta framtida utgifter.
5. Samla historiska data
Teamet måste analysera finansiell statistik och rapporter för att verifiera budgetstrategin. Detta hjälper till att budgetera för framtida utgifter genom att identifiera mönster eller avvikelser. Ekonomiteamet fördelar medel för framtida inköp och jämförbara operationer genom att granska tidigare kostnader. Utgiftsavvikelser eller trender kan indikera sifferproblem. Historiska data möjliggör utgiftsanalys för att avslöja trender och besparingspotential.
6. Bestäm reservbehov
När fasta och rörliga utgifter har identifierats måste teamet avsätta beredskapsfonder för oförutsedda kostnader. För att klara av oförutsedda kostnader eller marknadsförändringar är detta avgörande. Storleken på beredskapsfonden baseras på fakta, erfarenhet och företagsnormer. Den bör spegla nuvarande ekonomiska förhållanden och identifierade risker.
7. Budgetpooler och fördelning
Efter granskning skapar ekonomiteamet en preliminär budget. Ekonomiavdelningen arbetar med ledningen för att stödja marknadsföring, drift, FoU, juridiska tjänster, etc. Alla affärsfunktioner är tillräckligt finansierade.
Chefer som ser mindre statistik kan tycka att det är svårt att finjustera en budget varje år, men Mark tror att kommunikation och kulturell anpassning kan hjälpa till att rätta till. “En avdelning bör vara stolt. Om du kan uppnå samma mål med mindre pengar, är du en bra ledare.” Att optimera verksamheten leder till långsiktig framgång.
