Centraliserad inköp: Hur du implementerar det i ditt företag

Introduktion:

Centrala inköp förbättrar kostnadshantering, leverantörsrelationer och verksamhet. En centraliserad lösning hjälper till att effektivisera inköpsprocessen för företag som kämpar med decentraliserade inköp. I detta inlägg kommer vi att diskutera hur man implementerar centraliserade inköp och dess för- och nackdelar.

Centraliserade inköp

Centraliserade inköp (CP) innebär att alla inköpsbeslut och åtgärder centraliseras under en avdelning eller person. Därmed hanteras alla inköp centralt istället för av flera avdelningar eller personer.

Flera avdelningar i ditt företag köper kontorsmaterial, bläckpatroner och papper. Varje avdelning kan genomföra sina egna inköp, vilket resulterar i odisciplinerad spendering, dubbla beställningar och brist på insyn i utgifterna.

En centraliserad strategi låter dig däremot samordna alla beställningar under ett inköpsteam. Detta team kan förhandla fram bättre leverantörsvillkor, hitta kostnadsminskningar och säkerställa att inköpsverksamheten överensstämmer med företagets inköpsstrategi och mål.

Fördelar med centraliserade inköp

CP erbjuder följande fördelar för organisationer som vill effektivisera sin inköpsprocess och spara pengar:

1. Större köpkraft tack vare centraliserade inköp

Konsolidering av köpkraft ger ditt företag mer förhandlingsutrymme med leverantörer och minskade utgifter.

2. Förbättrad kostnadskontroll i centraliserade inköp

Det hjälper till att minska kostnader och minimera dubbla beställningar.

3. Bättre relationer

Förhandla fram bättre villkor och bygg långsiktiga leverantörsrelationer. Det resulterar i bättre produkter, snabbare leveranser och lägre priser.

4. Större kontroll och insyn i centraliserade inköp

Ditt företag kan enkelt spåra utgifter med alla inköpsbeslut på ett ställe. Det kommer att söka kostnadsbesparingsmöjligheter och säkerställa att inköp följer regler och etik.

5. Förenklade procedurer

Konsolidering av alla inköpsbeslut under en avdelning eller person kommer att minska missförstånd och överlappningar. Det kommer att effektivisera och förbättra inköpen.

Centraliserad inköpsprocess

Förstå proceduren och stegen.

CP-steg:

Implementering av CP kräver flera steg:

1. Utvärdera din inköpsprocess

Det första steget är att bedöma befintlig inköpshantering, identifiera förbättringsområden och förutse övergångshinder.

2. Hitta en kontaktpunkt i centraliserade inköp

En avdelning eller person som ansvarar för inköpsbeslut och verksamhet kan fungera som en primär kontaktpunkt.

3. Etablera inköpsprotokoll

Utveckla inköpshanteringspolicyer och processer. Dessa riktlinjer bör omfatta leverantörsval, kontraktsförhandlingar, inköpsgodkännanden och betalningshantering.

4. Använd inköpsprogramvara i centraliserade inköp

Inköpsprogramvara förenklar, minskar manuellt arbete och ökar insynen. Organisationens policyer kommer också att följas.

5. Utbilda personal Effektiv process kräver engagemang och samarbete från alla parter. Personal bör utbildas i nya regler, metoder och inköpsprogramvara.

6. Spåra och bedöm prestation i centraliserade inköp

Att spåra utgifter, leverantörsrelationer samt kostnadsminskningar eller processförbättringar ingår.

Hur fungerar inköp från en plats i centraliserade inköp?

När du använder CP hanteras alla dina inköpsbeslut och uppgifter av en enda grupp eller person. Den främsta kontaktpersonen hanterar leverantörer, förhandlar kontrakt, tar beställningar och gör betalningar.

Ditt företag kan spara pengar och arbeta bättre genom att centralisera inköp. En enhetlig process gör det lättare att hantera inköp och följa regler.

Implementering av centraliserade inköp

Du kan använda dessa steg för att etablera en enhetlig inköpsprocess:

Titta på inköp i centraliserade inköp

Hitta fel och dubbelarbete och överväg hur en centraliserad metod kan lösa dem.

Utse huvudkontakten.

Identifiera vem som kommer att ansvara för alla inköp. Beroende på storleken och komplexiteten på ditt företag kan det vara en grupp eller en individ.

Upprätta steg för inköp.

Fastställ hur man väljer en leverantör, förhandlar ett avtal, får godkännande för ett köp och hanterar betalningar. Dessa regler bör återspegla företagets värderingar och behov.

Välja inköpsprogramvara

Programmet bör innehålla steg för att hantera leverantörer, kontrakt och inköpsorder.

Etablera centrala inköp

Genomför de nya reglerna och procedurerna och aktivera inköpsverktygen.

Övervaka och bedöm processen

Kontinuerligt bedöma processens effektivitet. Justera proceduren för att matcha organisationens behov.

Framgångsrika exempel på centraliserade inköp

CP fungerar inom detaljhandel och andra industrier. Ta detaljhandeln som exempel.

En stor detaljhandelskedja centraliserar sina inköp. Inköpsavdelningen hanterar sourcing, betalningshantering och alla andra inköpsuppgifter.

Detaljer om hur processen implementeras:

1. Sourcing i centraliserade inköp

Detaljhandelskedjans inköpsavdelning kommer att analysera leverantörer. För att få bra priser och villkor kommer de att förhandla med de valda leverantörerna.

2. Orderhantering

Inköpsavdelningen kommer att hantera alla inköpsorder för att säkerställa efterlevnad. Det godkänner och dokumenterar alla inköp.

3. Betalningshantering

Avdelningen kommer att göra korrekta och tidsenliga betalningar till leverantörer.

4. Hantering av leverantörer

För alla leverantörsrelationer kommer avdelningen att övervaka prestation och lösa problem.

Begränsningar med centraliserade inköp

Centrala inköp kan hjälpa en organisation, men det har vissa nackdelar:

1. Oflexibilitet på grund av centraliserade inköp

Det kan vara stelt och oförmöget att snabbt anpassa sig till marknadsförändringar eller oväntade händelser. Det kan orsaka förseningar i inköp eller missade möjligheter.

2. Byråkratisk tillväxt

Ytterligare byråkrati kan sakta ner och komplicera inköpsprocessen.

3. Motstånd mot förändring

Medarbetare som är vana vid den tidigare processen kan motsätta sig förändringen. Detta kan leda till långsammare anpassning och sämre engagemang från intressenter.

Slutsats:

Sammanfattningsvis förbättrar det förhandlingskraft, insyn och utgiftshantering. Även om det kan finnas initialt motstånd mot förändring och oro över oflexibilitet, ger förbättrade inköpsprocedurer långtgående fördelar. Företag kan implementera CP och förbättra operativ effektivitet genom att analysera nuvarande processer, sätta upp regler och använda inköpsprogramvara.