Hantering av besparingar inom upphandling omfattar projektering av besparingar baserat på strategisk inköpsstrategi, mappning av besparingar till budgeten och uppföljning av besparingar.
Before generating money, you should learn many ideas that are essential for procurement professionals and make savings management and reporting more cost-effective. Savings Management is the hardest job for organisations.
De flesta chefer och ägare tror att de behöver allt på listan för att köpa en produkt. De flesta uppfinningar används redan, och vissa är värdelösa. På grund av detta slösar företagen tid och pengar på onödiga saker.
Att kontrollera kapital och öka besparingar är avgörande för utgifts- och förvärvshantering. Men företagare vill veta att de kan hantera pengar på ett kompetent sätt.
Nedan följer några strategier för hantering av inköpsbesparingar:
Styrning av inköpsbesparingar:
1. Färre leveranser.
Företagsägare försummar ofta leveranser samtidigt som de köper från samma butik. På grund av detta måste de spendera mer för leveranser än själva produkterna. Färre leveranser är alltså bättre. Alla produkter och vikter måste jämföras med leveranspriserna. Därefter kan du slå ihop några beställningar för att undvika att överskrida viktbegränsningen och effektivisera verksamheten. Detta kommer att minska leveranskostnaderna och spara dig mycket pengar. Efter att ha lärt dig att hantera leveranskostnader kommer du att göra en fördelaktig förändring.
2. Följ rabatter och erbjudanden.
Rabatter och fynd på nätet förbises ofta när man köper saker. Det finns olika rabatter för privatpersoner och företag. När du handlar online, leta efter fynd, erbjudanden och rabatter för att spara pengar. Återförsäljarens rabattpolicy bör också övervägas. Detta kan också hjälpa dig att spara mer än väntat. Få rabatter från pålitliga leverantörer.
3. Bedöm din situation.
Att ta hänsyn till din situation är viktigt för Savings Management.
Om ett företag inte utvärderar sina förväntningar kan du slösa pengar på onödiga produkter.
Börja från början och välj alla viktiga företagsposter. När du har granskat detta kommer du att ha eliminerat flera produkter från din katalog, vilket sparar tusentals dollar.
Det är hälsosammare att inte gå med strömmen och dubbelkolla listan. Det kan ta lite tid i början, men att välja rätt saker kommer att bli lättare. Kombinera bara de listobjekt som du vet är nödvändiga för företaget.
4. Överväg underleverantörskontrakt:
Att spara pengar innebär inte bara att köpa billiga och användbara saker. Outsourcing av viktiga tjänster är en av många metoder för att spara pengar. Det är viktigt att veta att du behöver en kompetent arbetsstyrka för att utföra företagets uppgifter. Outsourcing är att föredra framför att utbilda och ersätta en personalstyrka när du inte behöver dem. Betala bara för de tjänster du behöver. Du behöver inte utbilda personal eller lösa andra problem, och du behöver inte tillhandahålla utrustning och teknik. Detta hjälper dig att spara på lång sikt.
5. Utvärdera dina kontrakt.
Kontrollera dina kontrakt igen. Om du har arbetat med samma entreprenör ett tag kan du få rabatt. Eftersom du är en lojal kund måste leverantören sänka priserna. Det enda sättet för säljaren att gå med på dina villkor och din policy är om du väljer ett pris som fungerar för er båda. Du måste välja rätt.
6. Inför teknik för att öka produktiviteten.
Du ska introducera företaget till många tekniska artiklar och verktyg. Dina anställda är timavlönade. Tekniken kommer att minska de anställdas arbetstid. Dessutom kommer de att fungera bra. Det innebär att de pengar du sparar på lönerna till de anställda kan användas för att höja lönerna, vilket gynnar alla.
Slutsatsen:
Upphandlingshantering kan vara förvirrande för företag eftersom det finns många frågor att ta hänsyn till. Oroa dig inte – onlineproffs kan hjälpa till med sparandehantering. De erbjuder de senaste verktygen och den senaste tekniken för att hantera dina utgifter och hjälper dig att skapa ytterligare besparingschanser för att spara mer och slösa mindre. Företagets produktivitet kommer att öka snabbare.
Dela upp och dominera program för hantering av besparingar i upphandlingar.
Ett multinationellt företags standardbesparingsstrategi måste sänka kostnaderna med tiotals till hundratals miljoner. Med mindre verksamheter och mindre utgifter kan mindre organisationers mål vara lägre, men det är fortfarande svårt att uppnå dem.
Besparingar hade varit möjliga utan särskilda program om detta mål hade varit enkelt att uppnå. Flera brainstormingsessioner behövs för att utveckla hundratals optimeringsidéer. De mest lovande kommer att bli besparingsprogram eller lösningar.
Varje förslag måste följa bästa praxis för projektledning:
- Engagerat projektteam
- Identifiering av intressenter och auktoriseringsväg
- Tydligt mål, inklusive förväntat ekonomiskt resultat
- Tidslinje
- Åtgärdslista
- Bedömning av potentiella effekter
Observera att i komplexa organisationer kan projekten vara organiserade i flöden eller projekt/underprojekt, och ett besparingsprojekt kan vara en besparingsåtgärd.
Rank Förtroende
Uttrycket “en fågel i handen är bättre än två i busken” fångar denna idé perfekt.
Sparandet börjar med en idé och avslutas vanligtvis med en överenskommelse (ändring) och certifiering av det sparade beloppet. Det blir därför problematiskt att fråga sig själv“Hur mycket har du sparat in hittills?” när man gör den åtgärden. Att summera eller dela upp besparingar i “uppnådda besparingar” och “pågående besparingar” lurar intressenterna.
Förtroendenivåerna liknar produktutvecklingens“kvalitetsgrindar“. Dessa faser avgör hur moget ditt sparande är. Detta kan jämföras med en försäljningstratt som börjar med förväntningar och slutar med registrerade kunder.
Följande konfidensnivåer är typiska:
I takt med att mognaden ökar, ökar också din tilltro till att kunna uppskatta det slutliga sparvärdet, därav uttrycket “konfidensnivå”.
Med denna metod kan du svara på “hur mycket” genom att lämna in ett sparbelopp per förtroendesteg. Detta visar aktieägarna hur deras sparande fortskrider.
Inte alla dina utmanare kommer att gå i mål, som nybörjartrupper i en stridsfilm. Många kommer att gallras bort i ett tidigt skede och många fler kommer att bli skuggor av sig själva. Snabba leveranser och exakta tidiga prognoser tyder på en sann processmästare.
CL 1: IDEA
Efter brainstormingen behöver du en jämn ström av idéer för att nå dina mål. CRM:s motsvarighet till försäljningsval. De initiala besparingsnivåerna baseras på “välgrundade spekulationer” och är oprecisa uppskattningar. Siffrorna kommer sannolikt att sjunka i takt med att programmet fortskrider. Dessa tips behövs för att klara det första “sunt förnuft”-testet och gå vidare.
CL 2: Inledande ärende.
Här organiseras först en ordentlig lönsamhetsundersökning. Inhämtning av aktuella källdata (volymer, priser) och förhandlingar med yrkesverksamma (upphandling, teknik, tillverkning, kvalitet) för att avgöra om (1) idén är praktisk och (2) det går att spara pengar.
Ofta har upphovsmannen till den ursprungliga idén inte tagit hänsyn till investeringskostnader, interna begränsningar etc., och därför avslutas ärendet efter noggrant övervägande.
CL 3: Marknadsverifiering.
Efter sannolikhetsundersökningen samlar du in marknadsdata för att bekräfta dina antaganden. Det kan se ut så här:
Undersök leverantörer, priser/prisindex, andra tekniker etc.
RFL/Request for Information – begäran om utredning av komplexa koncept (ny teknik, lösningar, investeringar, ledtider etc.) som gör det möjligt för leverantörer att verifiera dina idéer.
Få de senaste validerade priserna med RFQ/RFP.
Efter detta steg bör du kunna besluta om du vill genomföra ändringarna.
CL 4: Upphandling/implementering
Att teckna ett nytt avtal eller genomföra ändringar startar vanligtvis den här cykeln. I det här skedet känner du vanligtvis till besparingarna (totalt eller per enhet), men reserverna har precis börjat dyka upp och det kan ta tid innan de syns i resultaträkningen.
Efter att ha utvärderat, förberett och startat upp besparingsprojektet går det strategiska inköpsteamet vidare till nästa hinder. Utvecklingen faller på operativ upphandling eller andra avdelningar.
CL 5: Kontanter i handen.
Finansavdelningens bekräftelse på besparingar kompletterar pusslet. Har de inträffat? Behövde de ändras? Om det inköpta antalet artiklar var mindre skulle den förhandlade prissänkningen på 10 % på enhetspriset inte resultera i en minskning på 10 % jämfört med basutgifterna.
Anpassa förtroendet till dina behov:
Listan ovan är inte uttömmande; du bör lägga till fler baserat på ditt företags behov. Företag med 8-9 CL har setts.
Varför behövs det fler åtgärder?
- Uppdelade faser för godkännande av teknik och kvalitet (leverantörskvalificering, prover, PPAP/APQP) – de finaste idéerna kan misslyckas när man bedömer en leverantörs verkliga kompetens.
- Separata steg för godkännande av intressenter, särskilt om arbetstagarråd eller kunder har rätt att bli hörda.
- För organisationer med föränderlig efterfrågan eller hög organisatorisk komplexitet som påverkar resultaten, delas kontrollerna upp på ekonomiavdelningen.
Spakar:
Arkimedes sa: “Ge mig en hävstång och en plats att stå på, så ska jag flytta jorden.”
I samråd, “Spakar” är besparingsmetoder. Med tid och innovation är alla besparingar möjliga. Under brainstorming är en lista med typiska strategier alltid användbar .
Du måste ange hävstången för varje sparplan som ska analyseras. Denna expertis kan förbättra dina framtida uppskattningar, men viktigast av allt är att du kan kontrollera om arbetstagarna är fördomsfulla. Problemet är att människor använder hävstänger som de gillar från det förflutna. På så sätt förblir många alternativ outforskade, vilket kostar dig besparingar. Analysen av “besparingar genom hävstång” kan hjälpa dig att fatta beslut om utbildning av anställda.
Spakarna är lika varierande som konsultföretagen och det finns ingen “bästa” strategi. Jag rekommenderar att du skapar en strategi som passar ditt företags behov. Logistik-, inköps- och kvalitetsavdelningar kommer att fokusera på olika hävstänger, liksom tillverknings- och tjänsteföretag. Klassificera frågorna efter ämne eller avdelning som ska hantera dem. Håll posterna exklusiva (förhindra överlappning) och grundliga på något sätt. Kontrollera med din personal att den slutliga listan är tydlig och inte leder till felaktiga uppgifter.
Kostnadsundvikande kontra besparingar
Savings management kretsar kring dessa två ord. Skillnaden är avgörande eftersom det handlar om pengar: pengar som sparas och pengar som spenderas på ledningens (och ibland medarbetarnas) gratifikationer för måluppfyllelse.
Ett exempel på en covid-19-pandemi illustrerar skillnaderna mellan teorierna:
Ditt företag köpte skyddande ansiktsmasker från en lokal leverantör för 20 cent varje månad under 2019. Din framsynta inköpsavdelning förbeställde nya munskydd i bulk från tillverkaren i slutet av december och avsåg att sänka priset till 15 cent, vilket enligt forskning skulle vara mer acceptabelt. Med tanke på pandemin tog leverantören först ut 25 cent, men du betalade kontant och fick maskerna i en leverans för att sänka priset till 18 cent.
Enkelt uttryckt sparade du 2 cent per mask och förhindrade en höjning med 5 cent.
När vi talar om BESPARINGAR menar vi alltså faktiska kostnadsminskningar som påverkar företagets resultaträkning, medan KOSTNADSEVALUERING innebär att inköpspersonalen vidtar åtgärder som gynnar företaget men som inte påverkar resultaträkningen. (Det är som brandmän som släcker en brand direkt: byggnaden brinner inte ner, men företaget blir inte rikt).
Innan du startar ett besparingsprogram, särskilt ett som involverar konsultföretag, bör du beskriva din metod för beräkning av besparingar eftersom resultaträkningar vanligtvis används för att beräkna ersättningar till ledningen och konsultföretag.
1. Minska avvikande utgifter
Upp till 80% av företagens förbrukning utan en central upphandlingsmekanism för inköp till betalning orsakas av avvikande utgifter, även kända som “tail spending” eller “rogue spending”.
Dessa utgifter hanteras ännu inte av inköpsavdelningen, och därför kan det vara en snabb vinst om du kan övertyga slutanvändarna om fördelarna.
Du kan upptäcka okontrollerade utgifter i utgiftskonton, tilldela dem till dina favoritleverantörer och diskutera din teknik med slutanvändare och ditt team.
2. Utvärdera leverantörsvillkor och rabatter
Se till att alla leverantörer har ett ramavtal. Diskutera med dina leverantörer när du kan spara pengar genom att ändra dina inköpsvanor. Genom att köpa något mer kan du få en större rabatt.
3. Kombinera leverantörer och leveranser
Spara på frakt- och mottagningskostnader. Kostnaden för att erhålla papper och betalningshantering kommer också att minska.
4. Kombination av inköpsförfrågningar och luckor
Leveranskostnader och pappersarbete i samband med köp minskar.
5. Tänk på köpbegränsningar
Detta säkerställer att endast nödvändiga inköp utförs. Det minskar lagring och ytterligare utgifter och säkerställer inköpsbesparingar för ett företag.
6. Köp från godkända kataloger
Köp endast ett varumärke eller en produkt. Duplicering är slöseri och dyrt. Fler beställningar från en leverantör innebär större rabatter.
7. Kontrollera lagernivåer
Detta minskar lagringskostnaderna eftersom aktier kräver pengar att köpa och kan försämras, vilket gör dem obrukbara.
Lagerinventarier är “döda pengar”. Det kostar pengar att behålla dem, de kan försämras och är omoderna.
Innan du lägger en ny order, kontrollera ditt lager och använd det du har.
8. Kontrollera krav på inköpt produkt.
Kan en billigare modell göra samma jobb? Det är allmänt känt att NASA byggde en sofistikerad penna som kunde skriva i rymden, medan ryssarna använde en blyertspenna för 5 cent. Båda utförde samma funktion, men till mycket olika kostnader.
9. Översyn av metoder för utbyte av lager
Inga rutinmässiga utbyten, bara när det behövs. Överväg kostnader för att vänta på ersättning.
De flesta lampor behöver inte bytas innan de går sönder, men en viktig maskindel måste bytas ut regelbundet.
10. Upprätthålla korrekta förvaltningskontroller
Följ dem för impulsiva köp. Är det rätt personer som vill ha rätt produkter? Detta bör minska onödiga eller felaktiga inköp.
11. Utbilda och informera personalen
Informera och utbilda personalen om kostnadseffektiva inköp och uppmuntra till besparingar när det är möjligt.
12. Använd teknik för att automatisera
Alla företag har inte en struktur, även om många tror det. En inköpschef på ett energiföretag med enheter i fem länder i Asien och Afrika använde Excel för vissa inköp.
Att automatisera inköpsprocessen kostar pengar, men det snabbar upp och förenklar den, vilket sparar pengar.
Genom att koppla inköpssystemet till lager- och redovisningssystem kan man spara pengar på upphandlingar. Detta minskar personalkostnader och fel.
Omvända auktioner är ett annat sätt för tekniken att minska upphandlingskostnaderna. Högpresterande företag använder teknik för att effektivisera inköpen.
13. Förbättra riskhanteringen
Leverantörsberoende är en stor fara för en organisation. Genom att undvika att bli alltför beroende av en stor leverantör kan du minska riskerna i inköpsprocessen. Det handlar bland annat om att bevaka avtal, kontakta leverantörer och förebygga logistiska problem.
Riskhantering inkluderar undvikande av kostnader. Genom att fokusera på kostnadsminskningar eller förhandla fram avtal med mervärdestjänster som utökade garantier eller fri frakt kan man spara pengar i upphandlingen.
14. Begär rabatter från leverantörer
Det går ofta att ändra inköpsmönster för att göra inköpsinvesteringar. Fråga dina leverantörer om de kan erbjuda dig en större rabatt om du ökar din inköpsvolym eller betalar i förtid.
Be helt enkelt om rabatten. Du kommer att bli förvånad över att många leverantörer skulle ge en mindre rabatt bara för att du frågar. Inte illa för att fråga!
15. Unify!
Centralisera inköpen för att spara personal, processer och teknik.
För det andra innebär integrationen av lagerlokalerna besparingar i fråga om fastigheter och personal.
Ett välmående företag behöver en bra inköps- och upphandlingsavdelning och det är viktigt att spara pengar på inköp. Det finns många lösningar för inköpsbesparingar, och personal och ledning bör få utbildning i dem.
