Hur Man Beräknar Total Ägandekostnad (TCO): Din Praktiska Steg-för-steg-guide

Med en väl genomförd utvärdering av den totala ägandekostnaden (TCO) kan upphandlare inte bara kontrollera kostnaderna effektivt utan även förbättra sin övergripande operativa prestanda.

Total ägandekostnad (TCO) omfattar en helhetsbedömning av alla kostnader som är relaterade till ägande och drift av en specifik tillgång eller produkt under dess livscykel. Detta inkluderar inte bara den initiala inköpskostnaden utan även löpande utgifter som underhåll, support och utbildning, samt potentiella risker. En grundlig identifiering och utvärdering av dessa kostnader ger företagen möjlighet att fatta välgrundade beslut som kan minska utgifterna och förbättra den operativa effektiviteten.

Om du vill läsa mer om hur du hanterar Total Cost of Ownership i din upphandlingsstrategi bör du inte missa vår tidigare artikel: Att bemästra TCO: Den grundläggande guiden för upphandlare 

I den här praktiska steg-för-steg-guiden går vi igenom den faktiska processen för hur man beräknar TCO.

Här är de 6 steg som du kommer att läsa: 

1. Steg 1: Definiera omfattning och mål
2. Steg 2: Identifiera kostnadskategorier
3. Steg 3: Samla in data och kvantifiera kostnaderna
4. Steg 4: Beräkna nuvärdet
5. Steg 5: Analysera och tolka TCO-data
6. Steg 6: Fatta välgrundade beslut och implementera strategier för kostnadskontroll

Steg 1: Definiera omfattning och mål

Innan du påbörjar din TCO-beräkning måste du först definiera analysens omfattning och mål. 

Bestäm vilken specifik tillgång eller produkt du vill utvärdera och fastställ syftet för utvärderingen. Ska ni jämföra olika leverantörer eller bedöma genomförbarheten av en intern lösning? Att klargöra dessa aspekter hjälper dig att fokusera dina ansträngningar och samla in nödvändiga data för en korrekt TCO-beräkning.

Step 2: Identify cost categories

För att kunna göra en heltäckande TCO-beräkning är det viktigt att identifiera och kategorisera alla kostnader som är förknippade med den aktuella tillgången eller produkten. 

Några vanliga kostnadskategorier inkluderar:

• Initiala inköpskostnader: Här ingår den initiala kostnaden för att förvärva tillgången, t.ex. inköpspris, installationskostnader och eventuella anpassnings- eller konfigurationsavgifter.

• Driftskostnader: Här ingår löpande kostnader som uppstår under tillgångens livscykel, t.ex. underhåll, reparationer, uppgraderingar, förbrukningsvaror och verktyg.

• Kostnader för utbildning och support: Ta hänsyn till de kostnader som är förknippade med att utbilda personal i att använda och underhålla tillgången effektivt. Ta även hänsyn till eventuella supporttjänster eller garantier som tillhandahålls av leverantören.

• Kostnader vid stilleståndstid och risker: Bedöm de potentiella risker vid driftstopp som är förknippade med tillgången, inklusive potentiella driftstörningar, produktivitetsförluster och potentiella skadestånd.

Steg 3: Samla in data och kvantifiera kostnaderna

När du har identifierat kostnadskategorierna, samla in relevant data för att kvantifiera kostnaderna korrekt. Detta kan innebära att du konsulterar finansiella register, leverantörsavtal, underhållsloggar och andra relevanta informationskällor. Se till att du fångar både direkta kostnader (lätt att kvantifiera) och indirekta kostnader (svåra att kvantifiera men lika viktiga) för att få en helhetsbild av din TCO.

Det här är vad vi menar med direkta och indirekta kostnader:

• Direkta kostnader: det är de siffror som du initialt märker på en faktura, främst för att de direkt påverkar din omedelbara ekonomi. Detta inkluderar till exempel inköpspriset på en produkt eller utrustning, fraktkostnader, och eventuella installationsavgifter. I grunden har dessa kostnader en tydlig och otvetydig koppling till produkten du förvärvar.

• Indirekta kostnader: de kanske inte är lika lätt att urskilja men är lika viktiga för din TCO-beräkning. Indirekta kostnader är de utgifter som uppstår under produktens eller tjänstens livscykel, som kanske inte är direkt kopplade till dess inköp men ändå är integrerade i dess drift och underhåll. Exempel inkluderar detta lagringskostnader, då du behöver utrymme för att husera produkten; underhållskostnader, som är nödvändiga för att hålla produkten i arbetsdugligt skick; utbildningskostnader, för att säkerställa att din personal effektivt kan använda produkten; och avyttringskostnader, relaterade till den eventuella borttagningen eller ersättningen av produkten. Dessa kostnader, även om de inte är lika omedelbart uppenbara som direkta kostnader, kan bidra avsevärt till den totala utgiften över tid.

Steg 4: Beräkna nuvärdet

Förstå att produktkostnader inte bara är engångshändelser, utan snarare sträcker sig över produktens eller tjänstens hela livscykel. Det är viktigt att beräkna nuvärdet av dessa framtida kostnader. Detta ger en tydligare bild av deras verkliga påverkan på din nuvarande finansiella status.

Nuvärdet av framtida kostnader tar hänsyn till det nuvarande värdet på pengar som kommer att spenderas i framtiden. Denna process, känd som diskontering, tar hänsyn till inflation och penningens tidsvärde – konceptet innebär att en krona idag är värd mer än en krona i framtiden på grund av dess inkomstpotential.

För att TCO-beräkning inom upphandling, följer du vanligtvis denna enkla formel:

I + M – R = TCO

• Initial kostnad (I): Detta är inköpspriset eller den summa du betalar för att förvärva tillgången.

• Underhållskostnad (M): Detta omfattar de utgifter som uppstår för att upprätthålla tillgångens funktionalitet över tid.

• Residual kostnad (R): Detta är det förväntade värdet av tillgången över en längre period, säg, fem år.

Även om det kan låta lite komplicerat till en början, finns det gott om finansiella modeller och TCO-kalkylatorer tillgängliga för att förenkla denna process, vilket gör det enkelt för nybörjare och säkerställer noggrannhet i dina beräkningar.

Steg 5: Analysera och tolka TCO-data

När du har kvantifierat och diskonterat alla relevanta kostnader är det dags att analysera data och få meningsfulla insikter för din TCO-beräkning.

Överväg följande faktorer under din analys:

• Kostnadsjämförelse: Jämför TCO för olika tillgångar eller produkter för att avgöra vilket alternativ som erbjuder bäst värde för pengarna. Sök efter kostnadsskillnader över olika utläggskategorier och identifiera potentiella områden för besparingar.

• Överväganden gällande livscykeln: Bedöm hur kostnaderna varierar under tillgångens livscykel. Detta hjälper dig att förstå när betydande utgifter sannolikt kommer att inträffa och planera därefter.

• Stabilitetsanalys: Genomför en stabilitetsanalys för att utvärdera hur förändringar i vissa variabler, såsom inflationstakten eller underhållskostnaderna, kan påverka TCO. Denna analys hjälper dig att utvärdera robustheten i dina beräkningar och identifiera potentiella risker.

• Riskbedömning: Utvärdera riskerna med varje alternativ och fakturera in de potentiella kostnaderna för att lösa dessa risker. Detta steg är avgörande för att fatta välinformerade beslut som minimerar framtida utgifter.

Steg 6: Fatta välgrundade beslut och implementera strategier för kostnadskontroll

Med en grundlig förståelse för TCO-data och analys är det dags för dig att börja fatta välgrundade beslut och implementera effektiva strategier för kostnadskontroll.

Överväg följande tillvägagångssätt:

• Leverantörsförhandlingar: Använd TCO-beräkningen för att förhandla fram fördelaktiga kontrakt med leverantörer. Insikterna från utvärderingen kan ge tungvikt i förhandlingarna och hjälpa till att säkra mer fördelaktiga priser och villkor. I detta sammanhang bör upphandlingsprofessen alltid överväga de påtagliga fördelarna med att utöka sin leverantörsbas. En större pool av leverantörer innebär en möjlighet för dig att jämföra och välja de bästa volymavtalen för dina leveransen, och det är här en marknadsplats som Droppe kan tippa skalan till fördel för din TCO. På Droppe kan du jämföra kataloger och köpa från en pool bestående av 100+ betrodda europeiska leverantörer, allt på en och samma faktura. Detta kommer att förenkla din upphandlingsprocess och potentiellt minska administrativa kostnader som är en indirekt faktor i din TCO-beräkning.
  

• Processförbättringar: Identifiera områden där processförbättringar kan leda till besparingar. Till exempel kan optimering av scheman för underhållning eller implementering av energieffektiva metoder hjälpa till att minska driftskostnaderna.
  
• Hantering för lång livscykel: Använd TCO-analysen för att utveckla en omfattande strategi för hantering för lång livscykel. Denna strategi bör inkludera underhållsplaner, ersättning eller uppgradering av tillgångar, och övervakning för att säkerställa kontinuerlig kostnadskontroll.

Slutsats

Genom att förstå och dra nytta av konceptet TCO-beräkning kan företag fatta välgrundade beslut som driver kostnadskontroll och operationell effektivitet.

Beräkning av TCO innebär att definiera omfånget, identifiera kostnadskategorier, kvantifiera kostnader, diskontera framtida utgifter, analysera data och implementera strategier för kostnadskontroll.

Med en omfattande TCO-beräkning kan företag optimera upphandlingsbeslut, förhandla kontrakt och relationer med samarbetspartners samt driva långsiktiga besparingar.

Utnyttja TCO-beräkning för att få ett konkurrensövertag och optimera dina upphandlingsprocesser.

Kom ihåg, TCO är inte en engångsberäkning utan en pågående process som kräver periodisk omvärdering. Granska och uppdatera regelbundet din TCO-beräkning för att anpassa dig till föränderliga marknadsförhållanden, teknologier och företagsbehov. Genom att prioritera TCO-beräkning som en integrerad del av din kostnadsanalys och kontrollstrategi, kan du förbättra din organisations finansiella prestanda och uppnå hållbar tillväxt.