Inledning
Effektiv avtalshantering är avgörande för att företag ska kunna säkerställa att avtalen är tydliga, att milstolparna uppfylls och att relationerna förblir starka. Den omfattar ett avtals hela livscykel, från inledande förfrågningar och författande till förhandling, undertecknande, efterlevnad och förnyelse. Genom att förbättra avtalshanteringsprocessen kan organisationer öka den operativa effektiviteten, minska riskerna och främja ett bättre samarbete med sina partners.
Process för avtalsförvaltning
Contract management involves every stage of the contract management lifecycle, which includes:
- Förfrågningar: Denna fas omfattar informationsinsamling och granskning av detaljer som är relevanta för ett potentiellt avtal
- Författande: Avtalsskrivare upprättar det faktiska avtalet i skriftlig form, inklusive avtalsklausuler, datum och annan viktig information om avtalet.
- Förhandling: Detta sker under utformningsfasen och omfattar diskussioner om förväntningar och föreslagna revideringar innan kontraktet är slutgiltigt
- Underskrift: Båda sidor skriver under att de godkänner avtalet.
- Förpliktelser: Båda parter erkänner och fullgör vad de kommit överens om genom att hålla tidsfrister och milstolpar och leverera utlovade varor eller tjänster.
- Efterlevnad: Här ingår att övervaka och säkerställa att standarder och riktlinjer efterlevs. I detta skede sker påminnelser och debitering av förseningsavgifter. Att ta ut förseningsavgifter på fakturor är viktigt och kräver att alla parter är införstådda med vilken roll de måste spela för att uppfylla villkoren i avtalet.
- Förnyelse: Avtalet förnyas om båda parter är överens om det.
Detta är en översikt över livscykeln för avtalshantering. Det finns viktiga detaljer som kommer att förbättra avtalshanteringsprocessen i varje fas.
Skapa en mall
När parterna fortfarande befinner sig i undersökningsfasen och diskussionerna inför ett avtal pågår är det viktigt att ha en mall som är redo att användas när de båda parterna är beredda att skriva under. Att inte ha rätt avtal vid en tidpunkt då två parter är överens kan leda till förlorade möjligheter. Att få tillgång till avtalsmallar är en bra förberedelse.
Utmaningen med att skapa dokument som ska undertecknas är att göra dem relevanta för situationen, branschen och på ett juridiskt språk som gör avtalet verkställbart.
Snabbt upprättade avtal innebär flaskhalsar och förseningar när den juridiska avdelningen identifierar hål och problem. Ett relevant avtal som består av ett felaktigt standardspråk sparar tid och kan underlätta en överenskommelse.
Om ingen mall passar exakt för det aktuella avtalet är det möjligt att förbättra mallen utan att påverka dess grundläggande struktur eller rättsliga status. Om revideringar och förbättringar behöver göras, kontrollera med juridiska experter att inga revideringar påverkar avtalets rättsliga status.
Efter att ha undersökt mallar, gjort förbättringar och ägnat särskild uppmärksamhet åt struktur och avtal är nästa steg att författa avtalet.
Skriv kontraktet
Naturligtvis är inte varje ord i ett avtal skrivet från grunden. Avtal innehåller ofta flera standardtexter eller textavsnitt som kan återanvändas från ett avtal till ett annat om villkoren är desamma.
Som med alla mallrevideringar är det viktigt att kontrollera med juridisk expertis för att säkerställa att ingen av standardtexterna är motsägelsefull eller innebär något annat än vad båda parter avser att komma överens om. Nedan följer exempel på vanliga standardtexter i avtal.
Lagval innebär att båda parter samtycker till att avtalet ska verkställas i enlighet med en viss jurisdiktion. Detta är särskilt relevant om parterna är belägna i olika stater eller länder.
Val av forum styr var en talan ska väckas om det uppstår en rättslig tvist mellan parterna. Det ger en domstol “personlig jurisdiktion” och tillhandahåller en plats för att döma i tvisten.
Skiljeförfaranden innehåller så många olika delar beroende på avtalet. Den standardiserade texten om skiljeförfarande kan innehålla en mängd olika frågor, t.ex. val av administratör, antal skiljemän, frågor i en eventuell rättegång, rättegångens längd samt parametrar och format för skiljedomen.
Avskiljbarhet beskriver situationer där avtalet kan vara omöjligt att verkställa. Det kan innebära att delar av avtalet förblir intakta eller att hela avtalet blir ogiltigt.
Integration innebär att avtalet är i överensstämmelse med vad parterna vet vid tidpunkten för avtalets undertecknande och ersätter tidigare diskussioner.
Konfidentialitet är en överenskommelse om att parterna inte ska avslöja vissa typer av information. Klausulen kan ange vissa undantag och beskriva påföljder om ett sådant avslöjande görs.
En kontraktsförvaltare ansvarar för att övervaka att villkoren i ett kontrakt efterlevs. Det är viktigt att tänka på detta redan under skrivfasen eftersom avtalets tydlighet och noggranna övervägande av ordalydelsen innan det undertecknas kan förhindra problem med efterlevnaden senare.
En eller flera parter kanske inte förstår vad som krävs på grund av vissa oklarheter i avtalets ordalydelse eller kan hitta kryphål för att komma runt vissa bestämmelser. Om man tittar noga på ett avtal, rådgör med juridiska experter och ser till att det är vattentätt kan det bli lättare att följa det.
Att vara proaktiv när det gäller efterlevnad av avtal innebär att man vid upprättandet av ett avtal inför ett system med meddelanden för att säkerställa att villkoren uppfylls i tid och ett officiellt system för att regelbundet följa upp efterlevnaden. Om båda parter är överens om en övervakning från början minskar möjligheterna att bestrida den senare.
Contract Repositories är de avancerade alternativen till gammaldags arkivskåp. De gör det enklare att hitta, skydda och organisera information. Kalkylblad kan verka som ett tillförlitligt sätt att spåra kontrakt, men om man förlitar sig på manuella funktioner finns det en risk att man missar viktiga milstolpar och deadlines.
Verktygen ger meddelanden som samordnas med tidigare överenskomna datum och gör det enkelt att hitta och dela information.
Att definiera och hantera mätetal är en annan uppgift för en kontraktsförvaltare. Att identifiera vilka mätetal som är viktigast för att uppfylla villkoren i ett kontrakt och hålla reda på dessa siffror är en del av att säkerställa efterlevnad. Kostnad, aktualitet, tillfredsställelse och säkerhet är prioriteringar för alla företag, och genom att titta på tillhörande mätvärden kan man säkerställa att målen uppfylls.
Revisioner och genomgång av olika versioner av avtalet säkerställer att parterna är på samma sida. Att hålla koll på prestandadata gör felsökning enklare. Revisionerna är inspirerade av målet om ständiga förbättringar och att hjälpa varje part att förfina vad som menas med avtalets villkor.
Granska processen för kontraktshantering
När avtalet har upprättats och diskuterats är det viktigt att det granskas noggrant innan det undertecknas. Titta efter följande:
- Viktiga klausuler och villkor
- Uppsägning och förnyelse
- Tydligt språk
- Datum och deadlines
Se till att alla klausuler och termer definieras tydligt och betonas på lämpligt sätt. Viktiga punkter bör anges på ett sätt som visar att de är primära snarare än sekundära. Avtalet bör tydligt ange vilka villkor som gäller och vilka förfaranden som krävs för uppsägning och förnyelse.
Korrekturläs och redigera avtalet för att säkerställa att språket är tydligt och fritt från oklarheter. Avtalet ska vara tillgängligt för alla undertecknare. Slutligen ska namn och uppgifter bekräftas som korrekta och datum och tidsfrister ska anges tydligt. Små fel kan leda till stora missförstånd.
Godkänna kontraktet
När avtalet har skrivits, reviderats, korrekturlästs och när relevanta experter har tittat på det, är nästa steg att godkänna och underteckna det. De sista stegen mot godkännande innebär:
- Granskning av korrekta personer
- Kommunikation och redlining
- Revisionsspår
- Synlighet för intressenter
Detta steg innebär att kontraktet skickas runt till olika parter. Att automatisera processen sparar tid och kan öka chanserna till ett snabbt godkännande. Tyvärr passerar många affärer förbi på grund av ineffektiv manuell överföring av dokument från en punkt till en annan. Därför är verktyg som automatiserar processen att rekommendera.
Avtalet bör granskas av såväl juridiska experter som de inblandade parterna. De kan diskutera specifika villkor i avtalet och begära förtydliganden. En avtalsansvarig håller reda på verifieringskedjan och bör bekräfta vem som har begärt godkännande eller förtydligande vid vilka tidpunkter. Att hålla reda på denna process ger insyn för intressenter som också har ett egenintresse av att affären lyckas.
Utförande av kontrakt
Det finns flera sätt att mäta prestationer i samband med avtal. Ett sätt är att samla in information om vad som fungerar och vad som inte fungerar med hjälp av resultatindikatorer:
- Annualiserat kontraktsvärde (ACV)
- Återstående värde för avslutat kontrakt (TRV)
- Avvikelse i ordervärde från ursprungligt kontraktsvärde (OVV)
- Efterlevnad
Det årliga kontraktsvärdet är en användbar indikator för återkommande kontrakt eftersom det mäter värdet av kontrakt som förnyas årligen. Det mäter också intäkter från rutinavtal jämfört med nya avtal och uppskattade förluster från avtal som inte förnyas eller sägs upp.
Återstående värde för avslutade kontrakt förhindrar intäktsförluster eftersom det beräknar obetalda fakturor och utestående avgifter. Denna indikator mäter prestanda och jämför värdet av pågående kontrakt med avslutade kontrakt.
Order Value Variance mäter prestanda och pekar på områden som kan förbättras, inklusive kommunikation och fel. Denna indikator ger ett betyg på under 5% som acceptabelt och 10% och över visar på ett behov av förbättring.
Hantering av prenumeration i avtalshantering
För att hantera prenumerationer krävs organisatoriska färdigheter som gör det möjligt att hantera stora volymer samtidigt som man fokuserar på detaljer och uppmuntrar till förnyelser. Nycklarna till framgångsrik abonnemangshantering är att:
- Förenkla
- Guide
- Kontroll
Förenkla abonnemang standardiserar paket och betalningsvillkor, anpassar prissättning, personaliserar fakturering och kommunicerar nya tjänster. Guida med en Playbook och en steg-för-steg-strategi för processen som styrs av regler och logik för att standardisera abonnemang. Gör ändringar i Playbook efter behov.
Kontrollera processer som att erbjuda merförsäljning, rabatter och prissänkningar vid förnyelser. Lägg in förnyelsemeddelanden i ett schema, gör korrekta intäktsprognoser och förbättra kundengagemanget med strategier som uppmuntrar till förnyelse av prenumerationer.
Förnyelse av avtal
Förnyelse av avtal sker när ett avtal håller på att löpa ut och parterna beslutar om de ska låta avtalet löpa ut eller förnya det för en längre tid. De kan välja att förnya avtalet på samma villkor eller att omförhandla villkoren.
Många avtal förnyas automatiskt, men det beror på vilken typ av avtal det gäller. Det här är ett bekvämt sätt att fortsätta ett avtal som har gett värde. Det är bekvämare och snabbare än manuella processer. Den manuella metoden för att förnya avtal ger tid att granska avtalet, men detta kan också vara möjligt med automatisering om det finns påminnelser på plats.
Oavsett om avtalsförnyelsen sker manuellt eller automatiskt är det viktigt att skicka påminnelser inom 30 dagar från det att avtalet löper ut. På så sätt får parterna möjlighet att granska avtalet och begära information eller förtydliganden före förfallodagen.
Framgångsrika strategier för avtalshantering
Avtalsförvaltning är en komplex process med många rörliga delar. Här följer några viktiga tips för att förbättra processen för avtalshantering:
Implementera KPI:er
KPI:er (Key Performance Indicators) är ett sätt att övervaka hur mycket värde varje part tillför. Genom att införliva dessa mätetal i avtalet kan man säkerställa att prestationerna förblir konsekventa och effektiva.
Utveckla relationer
Avtal är inte en ersättning för eller ett alternativ till en affärsrelation. I idealfallet har parterna redan en stark arbetsrelation, och ett avtal är ett sätt att befästa den förbindelsen. Om parterna inte känner till varandra kan ett bra avtal bygga upp förtroende och främja en långsiktig arbetsrelation.
Proaktiv avtalshantering
När kontraktet väl är undertecknat är arbetet inte över. En löpande och noggrann hantering av kontraktet är det bästa sättet att upptäcka potentiella problem innan de uppstår. Genom att övervaka avtalsrelaterade aktiviteter kan problem identifieras och möjligheter till förbättringar skapas.
Hålla kontakten med leverantörer
Genom att regelbundet se över avtalen med leverantörerna och hålla sig på samma sida kan man förhindra avbrott och missförstånd under perioder som kan vara avgörande för verksamheten. Skapa en handlingsplan med leverantörerna för att förbättra prestandan och säkerställa att leveranserna sker enligt tidsplanen.
Ha en spelplan för förfall och förnyelser
När du upprättar ett avtal, var noga med att uppmärksamma omständigheter under vilka ett avtal inte längre kan verkställas och frågor som rör upphörande. Kontakta parterna i god tid innan avtalet löper ut och överväg att använda automatik för omedelbar förnyelse.
Slutsats
Effektiv avtalshantering är grundläggande för att upprätthålla framgångsrika affärsrelationer och uppnå operativ effektivitet. Genom att implementera strukturerade processer, använda tekniska verktyg och främja tydlig kommunikation kan organisationer effektivisera avtalshanteringen, minska riskerna och optimera värdet av avtalsöverenskommelserna. Genom att anamma dessa strategier säkerställer man att avtalen fungerar som värdefulla verktyg för att uppnå affärsmål och upprätthålla efterlevnad i en dynamisk affärsmiljö.
