Hur gör man kostnadsbesparingar i inköpsverksamheten?

Indirekta inköpskostnader bidrar i hög grad till baspriset på affärsmaterial och råvaror. Fraktavgifter, transaktionsavgifter och avräkningsnotor för mindre beställningar ökar upphandlings- och inköpskostnaderna och minskar lönsamheten.

Prissättningen av varor är komplicerad, vilket gör det svårt att veta vad man betalar för. Det kan verka omöjligt att övervaka upphandlingar, men med rätt metod och teknik kan du få ett rättvist pris och eliminera sekundära kostnader.

Denna artikel diskuterar komponenter och kostnader i procure-to-pay-cykeln (P2P). Den tar upp de vanligaste frågorna rörande minskat slöseri och maximering av inköpsavtalens värde, såsom:

• Vad är då upphandlingskostnader?
• Vilka upphandlingskostnader är vanligast?
• Vilka är de bästa metoderna för hantering av upphandlingskostnader?
• Hur kan teknik minska upphandlingskostnaderna?

Vad är då upphandlingskostnader?

Inköpskostnader är de avgifter och extrakostnader som är förknippade med inköp av företagsmaterial. Indirekta kostnader kan dramatiskt påverka kassaflödet om de inte hanteras.

Även om upphandlingskostnader inte kan elimineras kan professionella aktörer minimera dem genom förhandlingar och inköp.

Exempel på upphandlingskostnader?

Flera vanliga variabler gör att extrakostnaderna snabbt ökar. Följande kostnader eller en kombination av dem kan höja inköpspriset för din leverans.

Rekommenderade produkter för dig

Leverans 4 dagar

Qualitex Vattentät pilotjacka svart

Från:

594

89 kr (moms 0%)

/paket

Minsta kvantitet 10 paket

Qualitex

Köp nu

Leverans 4 dagar

Portwest Ultimate Modular 3-in-1 byxor, svart/gul

Från:

1454

02 kr (moms 0%)

/paket

Minsta kvantitet 1 paket

Portwest

Köp nu

Leverans 5 dagar

Sparco Gymkhana Montecarlo Skyddssko ESD S3S SR FO HRO, marinblå

Från:

1028

70 kr (moms 0%)

/par

Minsta kvantitet 1 par

Sparco

Köp nu

Leverans 4 dagar

Puma Workwear PRECISION X Arbetsshorts

Från:

672

61 kr (moms 0%)

/st

Minsta kvantitet 1 st

Puma Workwear

Köp nu

Leverans 5 dagar

Sparco Gymkhana Tacoma Skyddssko ESD S3 SRC HRO, marinblå/röd

Från:

956

63 kr (moms 0%)

/par

Minsta kvantitet 1 par

Sparco

Köp nu

Leverans 3 dagar

Lupriflex Sportive Hunter Vattentät skyddskänga med sågskydd S3

Från:

1617

93 kr (moms 0%)

/par

Minsta kvantitet 1 par

Lupriflex

Köp nu

Leverans 3 dagar

Top Swede Huvjacka, svart/varselgul

Från:

1109

24 kr (moms 0%)

/st

Minsta kvantitet 1 st

Top Swede

Köp nu

Leverans 2 dagar

JVT Medicinska nitrilhandskar

Från:

432

39 kr (moms 0%)

/paket

Minsta kvantitet 10 paket

JV Tuonti

Köp nu

Leverans 4 dagar

Portwest PW3 Varselsoftshell Klass 1 (3L), svart/gul

Från:

885

98 kr (moms 0%)

/paket

Minsta kvantitet 1 paket

Portwest

Köp nu

Leverans 4 dagar

Reebok Nano X1 Adventure Skyddssko S1PS, skifferblå

Från:

1307

07 kr (moms 0%)

/par

Minsta kvantitet 1 par

Reebok

Köp nu

Leverans 4 dagar

DC Shoes Stag Safety Säkerhetsskor S3S, svart/grå

Från:

1021

63 kr (moms 0%)

/par

Minsta kvantitet 1 par

DC Shoes

Köp nu

Leverans 4 dagar

Nitras OIL GRIP Nylonhandskar, blå

Från:

226

09 kr (moms 0%)

/paket

Minsta kvantitet 6 paket

Nitras

Köp nu

Att driva din inköpsavdelning medför indirekta kostnader. De inkluderar löner för inköp och bokföring, administrativa avgifter, hanteringsavgifter och andra transaktionskostnader. Även om dessa inköpskostnader är svåra att helt få bort, kan användandet av teknologi för att öka produktiviteten inom inköp och bokföring reducera dem.

Avtals- och förhandlingsarvoden: Komplexa eller långsiktiga avtal kräver ofta juridisk granskning för att balansera rättigheter och skyldigheter. Dessa advokatkostnader är förväntade i budgeten. Genom att standardisera avtalshanteringen och utnyttja interna avtal för att få leverantörsrelationer undviks juridisk granskning.

Transportkostnader: Om inte annat avtalats i förväg tillkommer en extra kostnad för att transportera produkter från leverantören till dina anläggningar. Enkel planering och orderrevideringar kan spara in på transportkostnaderna. Beställ i stora partier för att minska enhets- och totala fraktkostnader. Använd lokala eller inhemska leverantörer för att spara på bränsle- och fraktkostnader.

Skatter och avgifter: Företagsskatter är oundvikliga, men du kan minska deras inverkan på slutresultatet. Var noga med inköp av material och förnödenheter och använd skattebefrielser och särskilda program för att minska kostnaderna.

Tullavgifter: Internationella beställningar och transporter medför ofta tullavgifter. Låt inte tullavgifter eller tariffer öka dina landningskostnader när du beställer förnödenheter eller skickar tillverkade artiklar.

En ineffektiv process för leverantörsreskontra kan också öka kostnaderna:

Förseningsavgifter och finansiella avgifter: Försenade betalningar medför avgifter. Leverantörer kan lägga till straffavgifter på ditt fakturasaldo. Automatisering kan minska dessa kostsamma omkostnader genom att säkerställa snabb betalning.

Avgift för fakturahantering: Leverantörer kan införa tilläggsavgifter för fakturahantering för att täcka processorkostnader. Undvik onödiga utgifter genom att använda ACH.

Avgifter för brådskande leverans: Kritiska projekt kan kräva snabba leveranser. Dålig planering som leder till höga leveranskostnader är slöseri med pengar. Minska de akuta leveranserna med en bra beställnings- och godkännandeprocess.

Avgift för lagerhållning: Dåliga processer skapar lagerhållningskostnader, ytterligare en kostnad. Beställ rätt varor från rätt säljare. På så sätt undviks felaktiga beställningar och lagerhållningskostnader.

Sänk inköpskostnaderna med dessa 5 tips

Det finns olika sätt att öka inköpsteamets erfarenhet och sänka kostnaderna för inköp. Automatisering av upphandlingar, förhandlingar om bättre priser och granskning av de totala utgifterna är alla till hjälp.

Fem bästa metoder för upphandling som du bör tänka på när du utvecklar din verksamhet:

1. Gör upphandlingen formell: En slumpmässig inköp-till-betalning-process orsakar fel och extra kostnader. Det främjar bedrägerier och okontrollerade utgifter. Det eliminerar kostnadsbesparande hävstångseffekter i din process. En systematisk upphandlingsprocess med godkännande av inköpsorder och riktlinjer för utgifter eliminerar obehöriga eller oväntade utgifter.
2. Använd stordriftsfördelar: Små, återkommande beställningar i leverantörskedjan höjer priserna. Om du centraliserar inköpen för alla platser och avdelningar kan du dra nytta av mängdrabatter, sänka kostnaderna per enhet och effektivisera inköpen.
3. Strategisk sourcing: Strategisk sourcing bidrar till att sänka kostnaderna för upphandling. Strategisk sourcing kräver god supply chain management och hantering av leverantörsrelationer. Det optimerar pris- och avtalsprestanda under leverantörens hela livscykel. Starka upphandlingsstrategier förbättrar prissättningen och villkoren för varje avtal. Strategisk sourcing bidrar till volymprissättning genom att kombinera inköp så att du köper mer från färre leverantörer.
4. Undvik och spara kostnader: Det lägsta enhetspriset innebär inte alltid den lägsta totalkostnaden. Tänk stort när det gäller utgifter och gör smarta inköp för att spara in på framtida kostnader. Istället för kortsiktiga, transaktionella avtal kan förlängda garantier, utbytesprogram och fleråriga avtal för kritiska tjänster bidra till att undvika framtida utgifter och bevara kassaflödet. En annan metod är att undvika kostnader genom att minska upphandlingsriskerna och hantera leverantörerna.
5. Använd teknik för att spara mer på inköp: Redovisningsprogram automatiserar mödosamma arbetsuppgifter. Företag effektiviserar processen för inköpsrekvisitioner, sänker direkta och indirekta kostnader genom att utnyttja inköp och förbättrar automatiseringen av e-upphandling och leverantörsreskontra med hjälp av teknik.