Hantering av upphandlingar: Steg och bästa praxis

Redan tidigt i ett företags tillväxt blir det uppenbart att inköpsrutinerna måste formaliseras. Företagets inköpshantering är det strategiska förvärvet av varor och tjänster som behövs för att driva och expandera. Det är viktigt eftersom det påverkar en organisations kostnadsstruktur och förmåga att möta kundernas behov på ett konkurrenskraftigt sätt.

Den här sidan handlar om upphandlingshantering, de 9 stegen i upphandlingsprocessen, vem som hanterar den och varför den är viktig.

Du kommer att lära dig

• Strategisk hantering av inköp påverkar ett företags kostnadsstruktur och förmåga att tillgodose kundernas och verksamhetens behov.
• De 9 stegen i inköpshantering och de bästa strategierna för att spara, förbättra effektiviteten och skaffa sig en konkurrensfördel.
• Varför företag har problem med upphandlingar, t.ex. på grund av överhoppningar, missförstånd och oorganiserade register, och hur programvara för att samordna upphandlingar kan hjälpa till.
• Lär dig hur automatisering och avancerade upphandlingsverktyg som Zip kan påskynda förfaranden, förbättra kommunikationen, hantera budgetar och förbättra upphandlingshanteringen.

Vad är inköpshantering?

“Source-to-settle-processen”, eller upphandlingshantering, innebär att utvärdera, välja och skapa inköpsavtal samtidigt som man upprätthåller relationerna med leverantörerna.

Även om “sourcing”, “buying” och “procurement” ofta används synonymt har de olika betydelser.

Inköp och upphandling hanterar de operativa aspekterna av att köpa produkter och tjänster, medan sourcing management är strategiskt och letar efter de bästa inköpspartnerna.

9 steg för upphandling

Ett framgångsrikt företag effektiviserar och standardiserar sin upphandlingsprocess. Det skyddar företagets resultat, ökar den operativa effektiviteten och gör företaget redo att snabbt tillgodose sina behov.

Upphandlingsprocessen kan variera avsevärt beroende på en organisations behov och inköp, men de viktigaste delarna är desamma. Här är de nio upphandlingsstegen:

1. Fastställ verksamhetens behov

Upphandlingsprocessen börjar med en tydlig bild av vad företaget behöver för att expandera, från kontorsmaterial till mer komplexa varor och tjänster. Orderhistorik, kvalitetsspecifikationer, leveranstider och budgetgränser måste samlas in.

Ett tillverkningsföretag kan utvärdera sina lager- och produktionsscheman för att fastställa sina kvartalsvisa råvarubehov innan de skickar in en anbudsförfrågan.

2. Gör en inköpsbegäran.

Efter att ha utvärderat företagets behov specificeras ordern i en formell inköpsbegäran. Godkännande från inköpsavdelningen bekräftar att förvärvet ligger inom företagets budget och verksamhetsstrategi.

3. Utvärdering av leverantörer

Valet av leverantör inleds efter att inköpsrekvisitionen har godkänts. Upphandlingsteamet kan analysera pris, kvalitet, leverantörens tillförlitlighet och produktionskapacitet genom att diversifiera leverantörsbasen. Att skapa dessa leverantörsallianser är god upphandlingspraxis.

4. Slutförande av kontrakt

När vi har hittat leverantörer slutför vi upphandlingskontrakten. Vi kan komma att förhandla om transaktionsvillkor för att få bästa pris och leverans. I det här steget måste riktlinjer för inköp och leveranstider fastställas.

5. Inköpsorder komplett

Efter godkännande av kontraktet genereras en inköpsorder för att påbörja orderuppfyllelsen. Detta dokument formaliserar leverantörstransaktionen och påbörjar leveransen.

6. Valfri expediering.

Inköpsorder kan behöva påskyndas på grund av brådskande behov. Övervakning av leveransscheman och hantering av förseningar är avgörande för att säkerställa att varor och tjänster levereras i tid.

7. Trepartsmatchning för alla produkter/tjänster.

Det är viktigt att jämföra inköpsfakturan, inköpsordern och de varor eller tjänster som mottagits efter att transaktionen har genomförts. Detta steg garanterar att leveransen uppfyller villkoren och kvalitetsstandarderna.

8. Godkänna och betala fakturor

Fakturering accepteras förutsatt att ordern uppfyller alla specifikationer. Betalning i rätt tid och på rätt sätt främjar relationerna med leverantörerna och efterlevnaden av avtalsvillkoren.

9. Håll register uppdaterade

Det sista steget är att noggrant registrera inköpsproceduren för framtida referens. Interaktioner med leverantörer, inköpsorder och betalningar är viktiga för revisioner, förbättringar av inköpsstrategier och expansion av verksamheten.

Automatiserad programvara för hantering av upphandlingar kan underlätta denna process genom att effektivt spåra omfattande och komplicerade mätvärden.

Organisationer kan öka verksamhetens effektivitet och kostnadseffektivitet genom att följa dessa nio steg för att göra sin upphandlingsprocess effektiv, transparent och kopplad till sina strategiska mål.

Vem sköter upphandlingen?

‍Hantering av upphandling är avgörande för kontinuiteten i verksamheten. Men vem övervakar upphandlingen? Undersök upphandlingsexperternas roller och uppgifter som formar processen.

Upphandlingschefen leder upphandlingsarbetet. Den här befattningen övervakar upphandlingsprocessen och ser till att alla avdelningar och anställda följer företagets regler. Upphandlingschefen lägger upp strategier, förhandlar och hanterar leverantörsrelationer för att maximera inköpsvärdet.

I nyckelpositionerna ingår att arbeta med inköpschefer på inköpsavdelningen:

• Det dagliga inköpsarbetet sköts av inköpschefen. De ansvarar för att leda inköpsteamet, övervaka beslut och samarbeta med leverantörer för att säkerställa att varor och tjänster levereras i rätt tid.
• Sourcing managers strategically discover, evaluate, and secure the best supplier sources. They analyse market trends, create strategic sourcing plans, and build connections with important suppliers to assure quality and cost-efficiency.
• Inköpare är de personer som genomför upphandlingsprocessen. De beställer varor och tjänster, förhandlar om priser och villkor med leverantörerna och ser till att de uppfyller kraven.
• En upphandlingsspecialist ger analytiskt stöd för upphandlingsaktiviteter. De hjälper till att hantera leverantörer, utvärdera leverantörers livscykelprestanda, underhålla upphandlingsdatabaser och skapa upphandlingsstrategier.
• I likhet med inköpare strävar inköpsagenter efter att förvärva varor och tjänster till konkurrenskraftiga kostnader. Till deras arbetsuppgifter hör utvärdering av leverantörer, avtalsförhandlingar och hantering av inköpsorder.
• Upphandlingsanalytiker är viktiga för att hantera och analysera data. De utvärderar upphandlingsregler, analyserar kostnader och ger beslutsunderlag genom att erbjuda upphandlingsinformation.

En effektiv hantering av upphandlingar kräver samordning mellan avdelningarna utöver dessa specialiserade roller:

• Kommersiellt team: Samordnar upphandling med kommersiella mål och marknadspositionering.
• Det juridiska teamet granskar avtal och överenskommelser för att skydda organisationens intressen och följa lagar och förordningar.
• Tekniskt team: Tillhandahåller teknisk expertis för produkt- och tjänstestandarder och säkerställer att upphandlingsbesluten tillgodoser verksamhetens behov.
• Högre chefer från flera avdelningar kan delta i upphandlingsbeslut, särskilt när det gäller stora förvärv som påverkar flera delar av organisationen.

Upphandlingshantering kräver strategisk tillsyn, specialiserade färdigheter och samordning mellan olika avdelningar. Genom att förstå rollerna och ansvarsområdena kan organisationer säkerställa en enhetlig upphandlingsstrategi som stöder deras mål och operativa effektivitet.

Varför är det viktigt att hantera upphandlingar?

‍Lönsam och produktiv affärsverksamhet är beroende av inköpshantering. Förenkling av processer, skalfördelar och tvärfunktionellt samarbete ger företaget en konkurrensfördel, vilket förbättrar resultatet och tillväxtpotentialen.

Inköpsavdelningen samordnar inköp av varor, tjänster och kontrakt som behövs för affärsverksamheten. Resurserna anskaffas på ett effektivt och billigt sätt och i enlighet med företagets policy. Inköpshantering är grunden för en lönsam verksamhet eftersom den optimerar varje spenderad dollar för att öka vinsten.

Välskötta upphandlingar kan vara en konkurrensfördel, inte bara en uppgift för backoffice. Ett företag kan sticka ut genom att reagera snabbt och effektivt på ineffektivitet och behov i leveranskedjan.

Företag kan anpassa sig snabbare och mer exakt till marknadsförändringar med strömlinjeformade inköpsprocesser. Smidighet kan hjälpa dig att förhandla bättre med leverantörerna, få bättre produkter och tjänster och föra över kostnadsbesparingar till kunderna eller återinvestera dem.

I den digitala tidsåldern kan programvara för upphandlingsorkestrering som Zip förenkla och effektivisera denna process. Zip ger insyn i upphandlingen från början till slut, vilket förbättrar beslutsfattandet, riskhanteringen och den strategiska planeringen.

Rätt utförd kan inköpshantering, särskilt när den drivs av Zip, ge dig konkurrensfördelar och tillväxtpotential.

Istället för att köpa varor och tjänster, investera i företagets framtid.

Bästa praxis för hantering av upphandlingar

‍Optimerad inköpshantering kan spara pengar, öka effektiviteten och ge dig ett försprång. Men det krävs rätt metoder för att dra nytta av dessa fördelar. Zip rekommenderar dessa.

1. Utnyttja automatisering

Framtiden för upphandling är digital. Automatiseringstekniken har gjort det lättare att förstå och kontrollera komplexa upphandlingsverksamheter. Med en allt-i-ett-plattform för upphandling som Zip kan företag hantera hela upphandlingscykeln, från efterfrågan till betalning, online. Detta snabbar upp processen och säkerställer noggrannhet och efterlevnad genom hela processen.

2. Standardisera upphandlingar.

Effektivitet förutsätter konsekvens. Standardisering av upphandlingar inom hela organisationen säkerställer att alla använder samma processer och standarder. Enhetlighet minimerar mänskliga fel och upphandlingsfel, vilket sparar både tid och pengar. Standardiserade processer underlättar övervakning och förbättring av prestanda genom att skapa en tydlig baslinje.

3. Spåra och analysera inköp.

När data hanteras på rätt sätt kan de ge en mängd insikter. Genom att föra korrekta upphandlingsregister och utvärdera data kan man identifiera mönster, trender och möjligheter till förbättringar.

Att spåra och jämföra nyckeltal med branschriktmärken kan hjälpa dig att identifiera styrkor och problem i upphandlingsprocessen. Denna datadrivna metod stärker leverantörsrelationerna genom att tillhandahålla ett ramverk för förhandlingar och samarbeten baserat på tidigare och förväntade resultat.

‍Optimera fördelarna med upphandlingshantering

‍Optimering av inköpshanteringen är som att rikta in kugghjulen i en komplex maskin. Systemet för inköpshantering fungerar smidigt, effektivt och till sin fulla kapacitet när alla delar fungerar tillsammans.

En optimerad och samordnad upphandlingsprocess är ett strategiskt tillvägagångssätt som gynnar företagens dagliga verksamhet och resultat.

Här är de viktigaste fördelarna med en optimerad inköpshantering:

• Effektivisering av processer är en av de största fördelarna med att optimera inköpshanteringen. Förenklingen sparar tid och minskar antalet fel. ‍
• Upphandling involverar interna och externa intressenter, vilket ökar samarbetet. En optimerad upphandlingsprocess uppmuntrar till öppen kommunikation och insyn, vilket gör det lättare för avdelningarna att samarbeta.

Upphandlingsprogram gör det möjligt för leverantörer, inköpare och avdelningschefer att samarbeta, dela dokument och fatta beslut i realtid. Samarbete säkerställer att alla är på samma sida och arbetar mot samma mål, vilket förbättrar resultaten.

Förbättra budgetutnyttjandet: Varje inköpsdollar som sparas kan investeras på andra ställen i verksamheten. Effektiv inköpshantering minskar kostnaderna genom processautomatisering, dataanalys och noggrann registerhållning.

Genom att automatisera vardagliga arbetsuppgifter kan inköpsteamen koncentrera sig på mer strategiska uppgifter som att förhandla fram bättre avtal eller identifiera alternativ för kostnadsbesparingar. Företag kan hantera resurser mer effektivt med hjälp av detaljerad utgiftsstatistik.

Enklare processer, samarbete och kostnadsminskningar är bara början. Effektiv upphandlingshantering kan omvandla upphandling från ett kostnadscenter till en strategisk tillgång och därmed öka företagens framgång och konkurrenskraft.

Typiska frågor om hantering av upphandlingar.

Upphandlingshantering kan öka ett företags vinst, men det är en komplex process. Dessa utmaningar kan minska effektiviteten, öka kostnaderna och belasta leverantörsrelationerna, vilket kräver en effektiv hantering.

Kringgående av upphandling.

Anställdas missbruk av upphandlingsförfaranden är ett allvarligt problem. Anställda gör ofta otillåtna inköp till följd av otydliga riktlinjer eller att upphandlingsprocesserna upplevs som komplicerade.

Förbikopplingar utsätter företaget för bedrägerier, bristande efterlevnad och oövervakade utgifter.

Felaktig kommunikation

Alla framgångsrika upphandlingar är beroende av god kommunikation. Men utan en central plattform för avdelningarnas kommunikation kan det uppstå missförstånd.

Bristande samordning leder ofta till flaskhalsar som försenar upphandlingar och affärsverksamhet.

Röriga register

För inköpsspårning, hantering av leverantörsavtal och efterlevnad är det viktigt med noggranna register. Många företag använder fortfarande manuella eller föråldrade inköpssystem. Manuella processer och äldre system tar tid och kan leda till oorganiserade register, vilket gör det svårt att snabbt hitta viktig information. Oordning leder till revisionsproblem och uteblivna kostnadsbesparingar.

Dessa utmaningar kräver en proaktiv hantering av upphandlingar som tar tillvara teknik, främjar tydlig kommunikation och upprätthåller rutiner.

Avancerad programvara för upphandling som Zip kan hantera dessa problem och effektivisera upphandlingsprocesserna, minska kostnaderna och förbättra den operativa effektiviteten.

Utveckla en plan för hantering av upphandlingar

För att optimera upphandlingsprocesserna och uppnå operativ excellens krävs en solid plan för hantering av upphandlingar.

Strukturen och metoden för upphandlingshantering gör den idealisk för automatisering. Automatisering förenklar komplexa upphandlingsuppgifter, förbättrar noggrannheten, fångar upp avvikelser och säkerställer att företagets policy efterlevs.

Avancerad teknik kan effektivisera arbetsflödena för inköp, från val av leverantör till fakturahantering, och göra dem mer hanterbara och felfria.