Hantering av leverantörer: Tips för att göra den mer effektiv och ändamålsenlig

Supplier relationship management syftar till att minska kostnaderna, förbättra leverantörernas prestanda och skapa långsiktiga partnerskap.

En stark process för avtalshantering, som går längre än att förhandla och skriva avtal, stöder utvecklingen mot vart och ett av dessa mål genom att bedöma och hantera leverantörernas förväntningar och nyckeltal.

Lär dig hur hantering av leverantörsavtal hjälper till att uppfylla mål för inköp och lär dig de sju stegen för effektiv avtalshantering.

Hantering av leverantörsavtal

Att övervaka förhandling, godkännande och genomförande av leverantörsavtal är hantering av leverantörsavtal. En bra strategi för hantering av leverantörsavtal omfattar regelbundna utvärderingar av prestationer för att kontrollera att leverantören följer avtalet.

I era leverantörsavtal kan tjänsteleverantörerna vara tvungna att uppfylla minimikriterier för programvarans drifttid.

Du träffar leverantörsintressenter varje kvartal för att diskutera avtalsprestanda. Om leverantörerna är en besvikelse justerar du deras avtal med förbättringsmetoder.

Upphandlingsteamet hanterar avtal, även om den juridiska avdelningen kan hjälpa till att skriva och förhandla om nya avtal.

Vilka är målen för avtalsförvaltningen?

Avtalsförvaltning har tre mål:

1. Minska leverantörsrisken. Alla leverantörsrelationer innebär ekonomiska risker, verksamhetsrisker och ryktesrisker. Kontrakt minskar risken genom att fastställa minimala förväntningar. Att i avtal kräva att leverantörer genomför utvärderingar av datasäkerheten bidrar till att minska SaaS-säkerhetsrisken.
2. Se till att leverantörerna följer avtalen. Avtalshantering kräver regelbundna möten för att utvärdera leverantörernas prestationer och hålla dem ansvariga för KPI:er.
3. Etablera långsiktiga leverantörsrelationer. Långsiktiga leverantörspartnerskap ökar ROI för upphandling (ju färre gånger du behöver söka nya leverantörer, desto billigare blir dina upphandlingsutgifter). Avtalshantering hjälper dig att tidigt upptäcka problem som bristande efterlevnad av avtal och undermåliga KPI:er, vilket förbättrar de långsiktiga relationerna.

Vad skiljer upphandling från avtalsförvaltning?

Upphandlingshanteringen övervakar och styr företagets upphandlingsverksamhet. Det inkluderar:

• Hitta företagens behov
• Begära inköp
• Utvärdering och jämförelse av leverantörer
• Förhandling av leverantörsavtal
• Göra inköpsorder
• Verifiering av mottagna varor eller tjänster
• Godkänna och hantera fakturabetalningar
• Upprätthålla kontakter med leverantörer

Avtalshantering omfattar förhandling, upprättande och genomförande av avtal samt hantering av leverantörsrelationer (t.ex. efterlevnad av avtal).

Avtalshantering är alltså en del av upphandlingshanteringen.

Avtalshanteringsprocess för effektiv leverantörsstyrning

Sju steg utgör det vanliga arbetsflödet för avtalshantering.

Beroende på mål, typ av upphandling (leverantörskedja eller SaaS) och interna regler kommer varje företags metod för hantering av avtalslivscykeln att variera.

Börja med den här metoden för avtalshantering i sju steg och anpassa den till ditt företag.

1. Utarbetande av avtal

Leverantören och upphandlingsteamet diskuterar mål, förväntningar och risker innan ett första avtal skrivs.

Ditt juridiska team eller din leverantör kan förbereda detta, beroende på ditt arrangemang.

2. Förhandling om leverantörens förväntningar

Även om det fullständiga avtalet kan förhandlas fram innan det skrivs, upprättas vanligtvis ett första avtal för att inleda förhandlingarna.

Efter att ha fastställt alla leverantörsförväntningar i avtalsutkastet kanske parterna vill förfina punkter som:

• Betalningsvillkor
• Viktiga datum för onboarding och implementering
• Åtaganden om datasäkerhet.

Eventuella överenskomna revideringar redigeras in i avtalsdokumentet.

3. Godkänna slutligt kontrakt

Vid avtalsgodkännande utvärderar och godkänner alla intressenter den slutliga affären.

Eftersom alla parter har deltagit i utformningen och förhandlingen är denna process vanligtvis smidig.

En medlem av ledningsgruppen kan dock behöva godkänna avtalet.

4. Undertecknande av avtal

När alla parter är överens om ett avtal krävs underskrifter.

Idag är digitala signaturer vanligt förekommande. Genom att digitalisera den här fasen kan intressenter på båda sidor validera ett avtal juridiskt utan att behöva skriva ut det och få allas underskrifter.

5. Uppfyllande av avtalsförpliktelser

Under denna fas implementeras (eller verkställs) avtalets villkor.

Betalningar görs, produkter levereras och godkänns, programvara implementeras och personal utbildas.

6. Övervaka leverantörens prestanda

Ditt team för avtalshantering måste övervaka leverantörernas prestationer och hålla dem ansvariga under hela avtalet.

Detta uppnås genom att följa upp leverantörernas nyckeltal och planera in möten för att analysera prestandan och föreslå lösningar.

7. Förnyelse av avtal eller churning

Du kan säga upp eller förnya avtalet med säljaren vid periodens slut.

Detta gör att du kan omförhandla prissättning och resultatgarantier. Avtalsförvaltningsprocessen börjar om från början med omförhandlingen.

Bästa praxis för avtalshantering i Effektiv leverantörsstyrning

Klargör dina förväntningar.

Framgångsrik hantering av leverantörsavtal kräver att man tydligt förmedlar mål, prioriteringar och förväntningar. En stor del av avtalet är till för detta, men många är inte tillräckligt tydliga.

Det innebär att vissa förväntningar är öppna för tolkning och att konflikter uppstår när de inte uppfylls.

I avtal står det ofta “inom en rimlig tidsram”. Några exempel på detta skulle vara något i stil med: “Leverantören kommer att svara på nya kundtjänstärenden inom rimlig tid.”

Utan en “rimlig tidsram” kan denna klausul vara motsägelsefull.

72 timmar kan verka överdrivet om du väntar på att din affärsbank ska hjälpa dig att identifiera en missad betalning. En leverantör som har halva sin personal ledig på grund av en helgdag kan dock tycka att denna tidtabell är rimlig. I stället för “en rimlig tidsram” kommer ett bra avtal att innehålla tidsfrister för leverantören.

Var tydlig med dina förväntningar på relationen under hela avtalsskrivningen och förhandlingen och inkludera dem i avtalet.

Granska avtalets prestanda på ett objektivt sätt

Du bör objektivt rapportera avtalets prestanda under leverantörens granskningssessioner.

Det enklaste sättet att behålla opartiskheten är att fokusera på de nyckeltal som du fastställer under förhandlingen.

Föreställ dig att du varje kvartal går igenom ditt avtal med din leverantör av löneprogram. Plattformens driftstopp försvårar hanteringen av verksamheten.

Avtalets KPI om minst 99,8 % drifttid gör det lättare att hålla leverantören ansvarig. Inget mer “Det verkar som om din plattform har för mycket driftstopp”. Istället kan du säga: “Er upptid det här kvartalet har varit 99,5 %, vilket är under den avtalade KPI:n på 99,8 %.”

Förbättra förmågan att förhandla om avtal för effektiv leverantörshantering

Leverantörshantering kräver SaaS-avtalsförhandlingsförmåga.

Det handlar inte bara om att pruta på priset. Det krävs förhandlingsförmåga:

• Viktiga datum och milstolpar för leveranser
• KPI:er och förväntningar på prestationer
• Lösning av problem med supportärenden

Du kan förbättra din förmåga att förhandla om avtal genom att öva, men det är bäst att förbereda sig innan du förhandlar.

Kontrollera avtal i en plattform för leverantörshantering

Programvara för avtalshantering organiserar uppgifter om leverantörsavtal så att du alltid kan hitta dem och effektiviserar manuella arbetsmoment för att öka vinsten:

• Mallar gör det snabbare att skapa avtal.
• Meddelanden om förnyelse av avtal håller avtalen vid liv.
• Förbättrad riskhantering med automatiserade arbetsflöden för godkännande

Om du bara behöver lagra dokument fungerar ett kontraktsförvar. Leverantörshantering omfattar både relationer och avtal.

För att maximera relationerna med tredjepartsleverantörer bör du investera i ett system för leverantörshantering som går utöver avtalshantering.