Affärsutgiftshantering: Nyckelkoncept, fördelar och verktyg

Ekonomi- och upphandlingsavdelningar strävar efter att optimera företagets utgifter för att undvika slöseri och maximera avkastningen på investeringar (ROI). Kostnadsminskning är avgörande, men utgiftshantering har även andra mål. Att spendera mer kan öka effektiviteten och kvaliteten, vilket gör företaget mer lönsamt. Affärsutgiftshantering låter upphandlings- och ekonomiavdelningar optimera företagets utgifter. Läs vidare för att upptäcka mer om företagsutgiftshantering, dess påverkan på lönsamhet och fyra användbara metoder för att kontrollera och optimera företagets utgifter.

Affärsutgiftshantering

Samarbetsorienterad affärsutgiftshantering (BSM) finner sätt att optimera företagets utgifter.

Ekonomi- och upphandlingsavdelningar måste samarbeta för att BSM ska lyckas. Decentraliserade inköp kräver avdelningschefers insats och engagemang, särskilt om upphandling inte har fullständigt ansvar.

Lönsamhet är huvudmålet för företagsutgiftshantering. Kostnadsreduktioner som att omförhandla kontrakt eller intäktsdrivande aktiviteter som att hitta en ny mjukvaruplattform för att erbjuda en ytterligare tjänst ökar lönsamheten.

Affärsutgiftshantering har tre typer.

1. Inköpshantering

Upphandlingshantering övervakar källsökning och inköp av nya varor och tjänster, inklusive:

• Marknadsundersökning och analys
• Screening av potentiella leverantörer
• Analys av leverantörsrisk
• Kontraktsförhandlingar
• Hantera leverantörsrelationer

2. Hantering av personalutgifter

Kostnadshantering spårar och behandlar anställdas kostnadsanspråk. Detta inkluderar kostnadskontrollåtgärder som protokoll för godkännande av utgifter och effektivitetsåtgärder som automatiserade system för kostnadsanspråk.

3. Fakturahantering

Bearbetning och betalning av leverantörsfakturor handlar om fakturahantering. Effektiv fakturahantering använder verktyg för att påskynda och förbättra godkännande och betalning av fakturor. Detta program kan också upptäcka och förebygga bedrägerier.

Fördelar med affärsutgiftshantering

Lägre kostnader, högre ROI

Effektiv företagsutgiftshantering minskar kostnader och ökar ROI. Du kanske betalar för två liknande mjukvaruverktyg. Genom att eliminera en relation och konsolidera användningen på en plattform minskar du mjukvarukostnaderna.

Förbättrad effektivitet och produktivitet

Utgiftshantering identifierar sätt att automatisera eller effektivisera tråkiga operationer för att öka företagets produktivitet. Faktureringsprogramvara kan hjälpa med leverantörsskulder. Ställ in unika automatiseringsregler för att spara tid på fakturabehandling och förhindra sena betalningskostnader till leverantörer.

Bättre efterlevnad av utgifter och riskreduktion

Företag som prioriterar affärsutgiftshantering ser till att personalen följer utgiftsriktlinjer och minskar risken för bedrägerier och andra säkerhetsproblem. Du kan behöva en högre chef för att godkänna inköp över en viss kontantgräns och CTO för att godkänna nya mjukvaruinköp genom att skapa och publicera tydliga inköpsstandarder.

Denna fördelning minskar bedrägerier genom att dubbelkolla stora transaktioner. Att integrera en mjukvarulösning med dålig datahantering minskar risken för att en anställd orsakar ett tekniskt eller säkerhetsproblem.

Utmaningar i affärsutgiftshantering

Decentraliserade utgifter

Decentraliserad upphandling gör det svårt att kontrollera företagsutgifter.

Decentraliserade inköp tillåter affärsenhets- eller filialchefer att köpa utan godkännande från IT, ekonomi eller upphandling.

Därmed blir kostnadsspårning mer komplicerad och kostsam.

Företagskreditkort

Företagskreditkort, liksom decentraliserade utgifter, kan göra affärsutgiftshantering svårt.

Korthållare kan prenumerera på mjukvara utan IT-intressenters godkännande, vilket utgör en stor risk. Datasäkerhetsproblem och omoniterade (ofta oanvända) prenumerationer som dränerar kassaflödet kan bli resultatet av dessa faror.

Dålig datahantering

Många team bearbetar fortfarande utgiftsersättningar med kalkylblad eller handskrivna formulär.

Denna föråldrade verksamhet minskar datainsynen och hanteringen. Ett utgiftshanteringsverktyg är användbart för att kontrollera utgifter och centralisera data.

Låg insyn i utgifter

Ekonomiteam har svårt att spåra företagsutgifter i realtid utan ett centraliserat utgiftshanteringssystem. Utan insyn misslyckas prognoser och finansiell rapportering.

Motstånd mot förändring

Ekonomiteam möter motstånd från individer som gillar status quo när de försöker skärpa utgiftshanteringen.

Mål kolliderar i detta motstånd. Avdelningschefer kan bry sig mindre om besparingar än medlemmarna i ekonomiteamet. Deras föredragna inköpsmetod är en som effektiviserar och minskar byråkrati.

Kategorier av företagsutgifter

Företag som tydligt definierar och kategoriserar företagsutgifter har bättre insikt i utgifter och kan fatta bättre beslut om utgiftsminskning.

Dessa är vanliga kategorier av företagsutgifter:

• Löner
• Marknadsföring och reklam
• Hyra och verktyg
• Skatter, ränta, lånebetalningar
• Underhållning och anställdas förmåner
• Kapitalutgifter
• Avgifter, prenumerationer
• Bankavgifter
• Mjukvarulicenser
• Juridiska och professionella avgifter
• Kommunikation
• Kontorskostnader
• Resor, underhåll och reparationer
• Kundgåvor

Fyra användbara mjukvarulösningar för hantering av företagsutgifter:

Starka mjukvaruplattformar som ger insikt i realtid om företagsutgiftsbeteende och automatiserar effektivitet förbättrar affärsutgiftshantering.

1. SaaS-leverantörshantering

Vendr, en SaaS-inköpsplattform, källsöker, köper och hanterar mjukvaruavtal. Ekonomi- och upphandlingsavdelningar använder Vendr för att optimera kontraktsutgifter från strategisk leverantörsval till kontraktsförnyelser och förhandlingar.

Strategiskt sourcingstöd

Vendrs SaaS-inköpsspecialister använder den största mjukvaruinköpsdatabasen för att jämföra leverantörspriser och få det bästa förhandspriset för att hjälpa dig hitta leverantörer som stödjer dina affärsprocesser.

Analys av överlappande utgifter

När inköp är decentraliserade köper avdelningar ofta identisk mjukvara utan att konsultera varandra. Vendr identifierar överlappande utgifter och konsoliderar licenser för att omedelbart spara pengar.

Hantering av kontrakt

Upphandlingsteam kan spåra leverantörsprestationer och få automatiserade förnyelsepåminnelser så att de aldrig missar en förnyelsemöjlighet med inbyggd kontrakthantering.

Analys av utgifter i realtid

Insyn i utgifter i realtid visar hur utgiftskontroll påverkar slutresultatet. Se hur mycket varje leverantör kostar och fördjupa dig i kategorier eller avdelningar.

Hantera leverantörsrelationer

Vendrs starka upphandlingsmjukvaruplattform hanterar relationer bortom källsökning. Visualisera din teknikstack och utgifter, inklusive oplanerade utgifter, och spåra kontraktsförnyelser med automatiserade godkännandesystem.

2. PayEm automatiserar fakturor

PayEm hjälper stora och små organisationer att hantera utgifter och upphandling. PayEm hjälper dig att betala tjänsteleverantörer och förhindra sena avgifter genom att hantera fakturor. Viktiga funktioner:

• Automatisering av fakturor och betalningar
• Snabbare fakturabehandling med AI-assisterad optisk teckenigenkänning
• Integrationer med olika ERP-verktyg
• Planera och schemalägg överföringar enkelt

3. Hantera anställdas utgifter med Expensya

Expensya är ett automatiserat verktyg för utgiftshantering som spårar anställdas kostnadsanspråk. Team strömlinjeformar utgiftshantering och ersättningar med hjälp av automatisering och anställdas portaler. Expensya laddar upp ekonomiteamets utgiftsrapporter. Viktiga funktioner inkluderar också:

• Företagsbetalkort för att förbättra hanteringen av anställdas utgifter
• Integrationer med Uber, Quickbooks och SAP
• Centraliserad BI-rapportering och AI-insikter

4. Oracle NetSuite—ERP

ERP-plattformen Oracle NetSuite hjälper ekonomiteam att kontrollera företagsutgifter från olika aspekter. Den inkluderar:

• Prisjämförelser för att hjälpa ekonomichefer undvika utgifter
• En inköpsordermodul som automatiserar och kontrollerar godkännanden för upphandlingsteam.
• Plattformar för integration av finansiella processer för kundfordringar och betalningar