Introduktion
Säkerhetsrevisioner är avgörande för anställdas säkerhet och företagets produktivitet. Nya säkerhetsrisker uppstår när teknologin, arbetsplatsprocesser och mångfald i arbetsstyrkan utvecklas. Säkerhetsrevisioner hjälper företag att undvika olyckor och följa regler. Denna handledning kommer att förklara vad säkerhetsrevisioner är, deras fördelar, och hur man genomför dem på arbetsplatsen.
Vad är säkerhetsrevisioner?
En omfattande, dokumenterad säkerhetsrevision utvärderar en organisations hälsa och säkerhetshanteringssystem. Den identifierar och minskar proaktivt faror innan de orsakar olyckor eller skador.
Säkerhetsrevisioner upptäcker arbetsplatsfaror, verifierar efterlevnad av regler och företags policy, och utvärderar kontrollmetoder.
Säkerhetsrevisioner undersöker arbetsplatsens säkerhetskultur snarare än specifika områden eller procedurer.
Säkerhetsrevisioner skiljer sig från inspektioner i omfattning och frekvens:
Säkerhetsrevision vs. inspektion
Revisioner samlar in mer data genom intervjuer, granskning av dokument, enkäter och observation av praxis. Säkerhetsrevisioners omfattande resultat möjliggör strategiska val och investeringar för arbetsplatsens säkerhet.
De huvudsakliga målen med säkerhetsrevisioner är:
- Hitta dolda faror i dagliga aktiviteter.
- Upprätthålla OSHA och annan regulatorisk efterlevnad.
- Bedöma säkerhetsinitiativ och processers effektivitet.
- Identifiera förbättringar i säkerhet och farokontroll.
- Uppmuntra arbetsplatssäkerhet och ansvarstagande.
Fördelar med säkerhetsrevisioner
Anställdas säkerhet och riskhantering förbättras avsevärt genom regelbundna säkerhetsrevisioner. Konsistenta säkerhetsrevisioner ger flera fördelar:
1. Färre arbetsplatsolyckor
Detta är den främsta fördelen. Säkerhetsrevisioner identifierar och löser faror, förhindrar olyckor och minskar sjukdomar, skador och dödsfall.
Cal/OSHA-revisioner minskade skador utan förluster i anställning, enligt en studie från 2012. Forskningen fann 9,4% färre skadeanmälningar och 26% lägre kostnader för arbetsskadeersättning.
2. Förbättrad efterlevnad
Säkerhetsrevisioner verifierar efterlevnad av säkerhetskrav. Detta minskar risken för juridiska sanktioner, böter och stängningar för bristande efterlevnad.
3. Lägre kostnader
Olycksförebyggande genom revisioner minskar skador på egendom, böter, medicinsk behandling, ökade försäkringspremier och rättsliga anspråk.
Anthony Forest Products, ett skogsproduktföretag, sparade nästan 1 miljon dollar i arbetsskadeersättning och andra utgifter genom att investera 50 000 dollar i säkerhet och personalutbildning från 2001 till 2006.
4. Bättre personalmoral
En säker arbetsplats främjar medarbetarnas moral och lycka. Att känna sig älskad och omhändertagen ökar engagemang, produktivitet och lojalitet.
5. Bättre offentlig image
Organisationers offentliga bild förbättras när de genomför frekventa säkerhetsrevisioner. Detta kan stärka varumärkesrykte, talangretention och konsumenters och partners förtroende.
Huvudtyper av säkerhetsrevisioner
Tre vanliga kategorier av säkerhetsrevisioner är:
1. Efterlevnadskontroller
Revisioner utvärderar en organisations säkerhetsöverensstämmelse med lagar, regler och standarder. Dessa utförs vanligtvis av externa revisorer med regulatorisk kunskap.
Efterlevnadskontroller säkerställer att ditt företag följer lagen och undviker böter.
2. Programrevisioner
Dessa revisioner bedömer ditt företags säkerhetspolicy, procedurer och initiativ. De inkluderar vanligtvis:
- granskning av dokument
- övervakning av arbete, och
- intervjuer med arbetstagare.
Programrevisioner upptäcker sätt att förbättra säkerhetsprogram för att skydda arbetstagare och undvika olyckor.
3. Revision av ledningssystem
Dessa revisioner bedömer effektiviteten hos ditt säkerhetshanteringssystem. De undersöker hur komponenterna i ditt säkerhetsprogram fungerar tillsammans för att säkerställa arbetsplatsens säkerhet.
Expertrevisorer som förstår säkerhetshanteringssystem genomför denna revision. Den rätta säkerhetsrevisionen beror på organisationens behov och riskprofil. Men alla tre typer av revisioner kan hjälpa organisationer att förbättra arbetsplatsens säkerhet och överensstämmelse.
Hur reviderar man arbetsplatssäkerhet?
Organisationer måste prioritera arbetsplatssäkerhet. Regelbunden revision av arbetsplatssäkerhet hjälper till att upptäcka faror, kontrollera efterlevnad och vidta åtgärder.
Steg-för-steg instruktioner för en framgångsrik arbetsplatssäkerhetsrevision:
1. Sätt ihop rätt revisionsteam
Arbetsplatssäkerhetsrevisioner kräver rätt revisionsteam.
Mångfald är nyckeln till ett effektivt revisionsteam. Inkludera dina mest kunniga säkerhetstjänstemän med OSHA-kunskap. Inkludera representanter från drift, underhåll, ingenjörsvetenskap, etc. Deras lokala kunskap kan vara användbar.
Överväg externa revisorer vart några år. Ett utomstående perspektiv avslöjar interna teamets blinda fläckar. Fler individer innebär mer kunskap och observationer.
Ett revisionsteam kan bestå av säkerhetskoordinatorn, underhållsansvarig, lagerchef, maskinoperatörer och en extern säkerhetsexpert.
2. Utför en preliminär riskbedömning
En checklista och genomgång av företagets säkerhetspraxis kan hjälpa revisionsteamet. Checklistan kan avslöja områden som kräver ytterligare uppmärksamhet. Dessutom måste organisationen jämföra platsens befintliga aktiviteter med dess framtida ambitioner.
Utför en preliminär riskbedömning
Utför en riskbedömning före revisionen för att upptäcka akuta problem. Riskbedömningar undersöker incidentrapporter, nära missöden och revisionsresultat.
Exempel på överväganden:
- Råmaterial
- Personlig skyddsutrustning
- Regler för förare och fordon
- Elektriska problem
- Brandrisker
- Verktyg och maskiner
- Reparations- och inspektionsprocessen
- Trappor, hissar
- Förvaringsutrymmen
Förberedelser för säkerhetsrevision kan innebära att tilldela uppgifter till teammedlemmar. Två teammedlemmar kan samla prover medan andra intervjuar.
Revisionsteamet hittar faror. Detta fokuserar deras ansträngningar på de mest relevanta områdena och förbättrar revisionens effektivitet.
Under ett år undersökte OSHA nästan 39 000 organisationer. Över 17 000 inspektioner var “programmerade” – slumpmässiga säkerhetsbedömningar.
3. Inspektera på plats
Bedöm arbetsplatsförhållandena med noggranna inspektioner på plats. Kontrollera hela anläggningen för faror, utrustning, maskiner, förvaring, ventilation och nödutgångar.
Överväg dessa element vid bedömning av arbetsplatsen:
Belysning: Kontrollera rumsbelysningen för att verifiera om individer kan se och använda maskiner säkert. Kontrollera effektiviteten hos lagrets högintensiva urladdningsbelysning. Kontrollera armaturer för tillräckligt antal glödlampor.
Utrustningens placering: Se till att företaget har korrekt förvarad och tillgänglig utrustning. Kontrollera stegar för att säkerställa att de inte blockerar vägar.
Arbetsplatsens ergonomi: Fördelar och förbättringar
Skyltning: Leta efter skyltar som varnar för farliga material och mekanisk användning. Även med omfattande utbildning förbättras säkerheten genom att placera skyltar på arbetsplatsen. Detta visar också företagets fokus på säkerhet.
Dokumentera defekter, bristande efterlevnad och säkerhetsproblem. Anställda kan ge värdefulla insikter och direkt kunskap om säkerhetsåtgärder på arbetsplatsen under inspektioner.
4. Underhåll säkerhetsdokumentation
De flesta revisioner misslyckas på grund av dålig säkerhetsdokumentation! Uppdatera först alla tillstånd, licenser och registreringar för utrustning och material.
Kontrollera loggar och register för inspektioner, säkerhetsutbildning, incidentutredningar och mer. Kontrollera om handledare regelbundet registrerar säkerhets- och beteendeobservationer. Kontrollera ett urval av dessa inmatningar för korrekthet.
Se efter saknade, föråldrade eller ofullständiga register som kan sätta dig i icke-överensstämmelse. Välunderhållen dokumentation visar ditt säkerhetsåtagande.
5. Intervjua alla anställda nivåer
Intervjuer med anställda på alla nivåer för en framgångsrik säkerhetsrevision
Mänsklig interaktion ger ovärderlig information som observatörer inte kan. Prata med personal om säkerhet och ge anonyma enkäter. Bedöm deras kunskap, komfort och synpunkter och ta upp frågor. Fråga om de har stött på några risker och vad deras plan är.
Frågor inkluderar:
- Känner du till evakueringsstrategin och din roll?
- Har du fått tillräcklig utbildning för specifika arbetsuppgifter?
- Vad kan förbättra säkerheten här?
- Känner du till hur du rapporterar skadliga förhållanden?
Deras svar kommer att avslöja din arbetsplats säkerhetskultur.
6. Skapa en omfattande rapport från resultaten
Nu är det dags att analysera data från inspektion, intervju, dokument och genomgång. Utvärdera systematiskt resultaten mot ditt omfång och dina regler.
Prioritera de mest akuta farorna. Undvik att ignorera små problem, som kan leda till stora risker. Ge realistiska förslag för processomläggning, utrustningsuppgraderingar och utbildning.
Dokumentera allt i en kortfattad säkerhetsprogramsbaslinjerapport. Var ärlig med avdelningschefer och ledare om kritiska resultat. Deras råd är avgörande för förebyggande.
7. Led snabba och hållbara korrigerande åtgärder
Säkerhetsrevisioner fungerar bara om de förbättrar och undviker arbetsplatsfaror. Tilldela korrigerande åtgärder till lämpliga team och fastställ deadlines.
Var försiktig så att du inte tilldelar och glömmer! Som säkerhetsledare måste du regelbundet övervaka åtgärder för att säkerställa efterlevnad. Rapportera om varje åtgärds påverkan och relevans. Fira framgångar för att motivera.
Upptäck sätt att visa revisionsresultat genom skärmar, rapporter och mer. Använd teknik för att spåra aktiviteter, automatisera meddelanden och övervaka säkerhetsmått i realtid.
Arbetsplatssäkerhetsrevision för fjärr- och hybridarbete
Fjärr- och hybridarbetsmönster kräver ett nytt tillvägagångssätt för anställdas säkerhet och välbefinnande. Traditionella säkerhetsbedömningar för fysiska arbetsstationer misslyckas vanligtvis med att möta dessa icke-traditionella platsers specifika problem och överväganden.
Strategier för säkerhetsrevision av fjärr- och hybridarbetsplatser:
1. Fjärr ergonomisk riskbedömning
Fjärranställda förhindrar revisorer från att inspektera arbetsstationer. Istället kontrollerar du hemmakontorets ergonomi med hjälp av foton, videor eller virtuella turer. Anställda kan också använda checklistor för säkerhetsrevision för att självbedöma deras hållning, datorposition, belysning och andra aspekter.
För att lösa problem föreslår experter justerbara säten, skärmfästen, tangentbord och mer.
2. Bedömning av psykosociala faktorer
Utvärdera psykosociala faktorer under säkerhetsrevisioner av fjärr- och hybridarbetsplatser.
Fjärrarbete ökar psykologiska risker som
Brist på personlig interaktion med kollegor kan orsaka social isolering och ensamhet, vilket påverkar mental hälsa och motivation.
Suddigheten mellan arbete och privatliv kan orsaka överansträngning, stress och utbrändhet.
Kommunikations- och samarbetsproblem på distans kan orsaka missförstånd, teamupplösning och produktivitetsförluster.
Brist på anslutning: Känsla av bortkoppling från företaget och kollegor kan minska moral och engagemang.
Psykosociala faror kan åtgärdas genom:
Medarbetarundersökningar: Genomför privata undersökningar för att bedöma medarbetares välbefinnande och upptäcka isolering, stress, uppgiftsledning och balans mellan arbete och privatliv.
Integrering av resurser för mental hälsa: Utvärdera EAP och resurser för mental hälsa. Främja tvåvägskommunikation med anställda.
För att minska isolering och skapa relationer, uppmuntra regelbunden kommunikation, teambuilding (virtuellt och personligt där det är möjligt) och socialt engagemang.
För att uppnå en bra balans mellan arbete och privatliv, uppmuntra anställda att ta pauser, sätta gränser och använda flexibla arbetsarrangemang.
Studera arbetstider, ledighet och medarbetarengagemang.
3. Böja inspektionsreglerna
Virtuellt utvärdera nödutgångar, snubbelrisker och mer med hjälp av fotografier, filmer eller livestreaming, precis som ergonomi. Ring arbetare för videointervjuer.
Inspektera hybridmodeller på plats och virtuellt. Försäkra anställda om att dessa kontroller handlar om säkerhet, inte övervakning.
4. Mät medvetenhet och deltagande
Bedöm personalens säkerhetsengagemang i utbildning och inspektioner. Fjärrengagemang kan minska. Strategisera för att öka engagemanget med kortare e-utbildningar, online säkerhetsmöten, och anonyma feedbackmekanismer.
De ovannämnda uppfinningsrika idéerna gör det möjligt för organisationer att bibehålla säkerhetsövervakning trots störningar i nya arbetsmodeller.
Även när verksamheten förändras, är anställdas hälsa av högsta prioritet. Hälsa är trots allt rikedom.
Topp tips för maximal påverkan
För maximal påverkan kan företag implementera dessa bästa praxis för säkerhetsrevisioner:
1. Upprätthåll säkerhet genom revisioner
Upprätthåll säkerhet genom revisioner
Istället för årliga säkerhetsutvärderingar, genomför fler frekventa inspektioner. Rotera periodiskt mellan företagsavdelningar för fullständig täckning. Till exempel, kvartalsvisa revisioner för varje nyckelavdelning minskar likgiltighet och säkerställer att säkerhetsåtgärder följs.
2. Följ regler och bestämmelser
För att följa regler och bestämmelser, anpassa revisionsmetoder till lagar, regler och branschnormer. Anpassa revisionsmaterial och checklistor till OSHA- och EPA-kriterier. Revisioner följer företagspolicy och externa regler.