Ett affärsavtal är mer än bara en lista över rättigheter och skyldigheter. Företagets tillgångar behöver förvaltas och utvärderas. Hantering av avtalslivscykeln kan också spara pengar och förbättra affärsmetoderna.
Hur bör ditt företag använda CLM (Contract Lifecycle Management)?
Vad innebär det att ingå, förvalta och förnya avtal? Låt oss undersöka de viktigaste punkterna:
- Fördelar med hantering av avtalslivscykeln
- Steg i CLM-systemet
- Hur teknik kan effektivisera denna process
Hantering av avtalslivscykeln
Hantering av avtalslivscykeln påskyndar formulering och godkännande av avtal, kodifierar lagring och hämtning av dokument samt utvärderar och förnyar avtal baserat på godkända kriterier.
Implementering av CLM förbättrar avtalsförvaltningen och garanterar att varje avtal som ditt företag ingår uppfyller högt ställda krav och godkänns med avseende på kostnader och risker.
CLM:s 6 tillväxtinriktade fördelar
En lösning för hantering av avtalslivscykeln är mer än bara dokumentlagring. Företag kan förbättra sin upphandlingsfunktion, fatta bättre beslut och öka lönsamheten genom att använda rätt leverantörer för att tillgodose sina behov på ett säkert och effektivt sätt med rätt teknik.
Det finns många fördelar med att implementera ett CLM-system:
- Effektiviserade inköp: Spårning av avtal ger ett repeterbart och skalbart inköpsförfarande. Vi minskar flaskhalsar och andra svårigheter med e-postbaserade inköp.
- Kostnadsbesparingar: Avtalshantering innebär att avdelningarna godkänner varje inköpstransaktion. Med mer transparens kan ditt företag fatta bättre inköpsbeslut och säkerställa kostnadseffektivitet och säkerhet i varje transaktion.
- Stöd för strategisk sourcing: CLM Control hjälper teamen att granska leverantörsrelationer och optimera sin leverantörspool till en lista med leverantörer av hög kvalitet.
- Lägre risk för tredje part: utvärdering av leverantörer och strategisk sourcing minskar den externa risken. Genom att känna sina leverantörer och övervaka hur avtalen fullgörs minskar svårigheter och bedrägerier.
- Övervakning av efterlevnad av lagar och regler: Genom att övervaka leverantörens prestanda övervakar du efterlevnaden av avtal. Regelbundna leverantörsutvärderingar säkerställer att leverantörerna följer alla avtalsklausuler. Spårning av efterlevnad är automatiserad, vilket frigör tid för ditt juridiska team att ägna sig åt andra aktiviteter.
- Bättre utgiftsanalys: Inköpssystemets stora mängd avtals- och leverantörsdata kan nu användas. Bättre beslut om utgifter, budgetanpassning och minskning av kassaläckage kan uppnås genom utgiftsanalys.
9 viktiga steg för hantering av avtalslivscykeln
Ett system för hantering av avtalslivscykeln ska vara enkelt, effektivt, tillgängligt för intressenter och lärorikt för alla avdelningar.
Från början till slut består CLM-processen av 9 steg:
1. Begäran om köp
Affärsbehoven identifieras av intressenterna. De skickar in ett formulär eller en inköpsrekvisition för de nödvändiga artiklarna efter att ha undersökt och utvärderat möjligheterna. Förfrågningar startar godkännandeprocesser. I en lösning för inköpshantering styr programvaran formuläret till rätt avdelningschefer och beslutsfattare för godkännande. Ekonomi- eller inköpsavdelningen börjar teckna avtal när inköpet har godkänts och en leverantör har valts.
2. Upprättande av avtal
Baserat på undersökning och rekvisition skriver upphandlingsteamet ett inköpskontrakt. Kontraktet ska specificera kvalitet, kvantitet och deadline. Icke förhandlingsbara krav från säkerhets-, finans- och juridiska avdelningar bör inkluderas. CLM-system kan generera AI-genererade arbetsflöden för att förenkla avtalsskrivandet.
3. Förhandla
Inköpsteamet och säljaren förhandlar om avtalsvillkoren så att båda parter blir nöjda. När leverantörens parametrar har fastställts är avtalet tillgängligt för godkännande.
4. Godkännande av order, fullgörande
Ekonomi och inköp godkänner inköpet och skickar det till leverantören. Leverantören utför beställningarna. När köparen har tagit emot och stämt av ordern gör leverantörsreskontran en trevägsmatchning, godkänner fakturan och betalar.
5. Hantering av avtal i avtalslivscykelhantering
Kontraktet kodas och spåras i ett centralt arkiv efter att inköpet har godkänts. Genom att lägga in varje avtal i ett aviseringssystem kan teamet förbereda sig för milstolpar, följa framstegen och göra en due diligence innan avtalet förnyas.
6. Hämta
Interna intressenter kan undersöka avtalet om det uppstår frågor. Ett system för hantering av avtalslivscykeln skapar en sökbar databas över leverantörer och avtal, vilket gör det enklare att följa upp och granska avtal.
7. Analys, rapportering
Ekonomi och inköp utvärderar alla avtals utgifter, budget och utnyttjande. Rapportering och analys underlättar budgetering, inköp samt val av leverantörer och produkter.
8. Risk och regelefterlevnad
I händelse av oro eller frekventa internrevisioner bedöms systemavtal för att säkerställa efterlevnad och minska riskerna för tredjepartsupphandling, t.ex. bedrägerier. Varje avtal på webbplatsen är granskningsbart.
9. Avstigning/förnyelse
Upphandlingspersonalen undersöker förnyelser av kontakter när de närmar sig. Detta kan innebära bedömningar av efterlevnad, prisuppdateringar eller justeringar av köparens användning. Teamet kan göra välgrundade val när det gäller förnyelse, justering eller uppsägning av avtal under hela granskningstiden. För framtida analyser kan systemet registrera skälen till och detaljerna i en uppsägning av en leverantör från kundens sida.
Programvara för Contract Lifecycle Management förenklar hanteringen
Företag kan hantera hundratals leverantörer och tusentals avtal varje år. Med regelbundna förnyelsedatum, nya inköp och ändringar av servicenivåer kan organisering och spårning av all data överbelasta en juridisk avdelning eller ekonomiavdelning.
Genom att centralisera digitala data, effektivisera aviseringar och erbjuda grundlig analys och rapportering kan program för hantering av avtalslivscykeln förenkla CLM.
Ditt team kan effektivisera arbetsflödet med rätt CLM-programvara:
- Automatisk generering och överföring av avtal och inköpsorder
- Mallar för upprepade kontrakt
- Övervakning av interna godkännanden av nya avtal
- Söka upp information om leverantörer och avtal i systemet
- Skapa system för meddelande om förnyelse och due diligence
- Övervakning av efterlevnad eller risk med hjälp av teknik
- Hantering av onboarding, hantering och offboarding av leverantörer
För företag som hanterar avtal är det avgörande att säkerställa korrekt notarisering. Läs mer om notarisering av affärsavtal.
När ditt företag lägger till leverantörer, upphandlingsfunktioner och utgifter gör en lösning för leverantörshantering eller CLM-programvara det enkelt att skala upp avtalshanteringen.
