Förklaring av utvärdering och bedömning av leverantörer: Vad, hur och varför

Inledning:

In procurement, supplier evaluation and assessment assist organisations verify prospective suppliers and review current partnerships. Competitiveness depends on these judgements in fast-paced sectors. A low-risk, high-quality supplier portfolio helps firms optimise resource utilisation, improve procurement, and form long-term, mutually beneficial partnerships. This article discusses supplier evaluation and assessment’s relevance, advantages, and best practices.

Vad är leverantörsutvärdering?

Leverantörsutvärdering inom upphandling innebär formella bedömningar av leverantörernas prestationer utifrån ett antal kriterier för att utvärdera om de motsvarar organisationens behov. Målet är att bygga upp en leverantörsportfölj med låg risk och som är bäst i klassen.

Avdelningarna utvärderar kontinuerligt leverantörer som en prekvalificeringsfas i inköpsarbetet.

Hald och Ellegaard (2011) definierar leverantörsutvärdering som “processen att kvantifiera effektiviteten i leverantörernas agerande”.

Enkelt uttryckt innebär leverantörsbedömning att avgöra om en leverantör passar din verksamhet. Man tar också hänsyn till den nuvarande leverantörsbasen för att bedöma prestanda och hitta möjligheter till kostnadsbesparingar, riskreducering och ständiga förbättringar. En öppen och rättvis anpassning av mål, data och analys till leverantörerna är därför det första steget i en effektiv leverantörsutvärdering.

Vikten av utvärdering av leverantörer

Varje upphandlingsorganisation strävar efter att maximera resursanvändningen. För att få avtal med högsta kvalitet, prisvärdhet, flexibilitet och tillförlitlighet måste leverantörerna utvärderas.

Processen för leverantörsbedömning är svår, men det är värt det att identifiera leverantörer med låg risk och hög kvalitet samt långsiktiga affärsförbindelser.

Andra fördelar med leverantörsutvärdering är bland annat

• Riskreducering: Noggrann granskning av leverantörer minskar de regulatoriska, avtalsmässiga och säkerhetsmässiga risker som är förknippade med hantering av externa system.
• ‍Förbättringar i leverantörernas prestanda påverkar omedelbart upphandlingsprocessens prestanda. Faktorer som rör utvärdering och bedömning av leverantörer avgör 57,1% av upphandlingens resultat (Murigi 2014). Eftersom leverantörsutvärdering uppmuntrar till effektivitet och innovation förbättrar leverantörerna sin verksamhet. När företag baserar sina val på mål för leverantörsprestanda blir resultaten häpnadsväckande.
• ‍Kostnadsminskning: Leverantörsbedömning påverkar produktkvalitet och kostnad, och är därför viktigt för alla företag. Organisationer drar nytta av en liten kostnads- och kvalitetsökning från leverantörsvalet.
• ‍Levererad leverantörsbas: Utvärdering av leverantörernas prestationer skapar ett riktmärke som förbättrar resultaten. Det gör det också möjligt för företagen att fastställa mål och åtgärder som baseras på leverantörernas kapacitet och prestanda.
• Ett kvalitetskriterium hjälper till att utvärdera leverantörer genom att uppmuntra dem att öka sin effektivitet och innovation. Leverantörernas prestationer är avgörande för en inköpsorganisations framgång. Dessutom måste säljaren och kunden vara överens om kvaliteten.
• ‍Förbättrade leverantörsrelationer: Effektiv leverantörshantering främjar kommunikation, samarbete och lojalitet, vilket leder till långsiktiga och ömsesidigt fördelaktiga partnerskap.
• Ökade affärsresultat: Med de bästa leverantörerna kan du erbjuda billigare produkter och tjänster av högre kvalitet. Du kan ge bättre service till konsumenterna och öka försäljningen och lojaliteten.

Utvärdering av leverantörer

Processen för leverantörsutvärdering inleds med en bedömning av företagets behov och en lista med krav som ska diskuteras med leverantörerna. Därefter skapas ett urvalskriterium för att utvärdera leverantörerna, inklusive en poängsättningsmetod.

‍En marknadsundersökning avgör hur många leverantörer som ska delta i RFQ-processen. En liten grupp leverantörer och en första lista över anbudsgivare är en version av den andra fasen. Följande leverantörer uppfyller standarderna. Därefter får leverantörerna på listan en RFI med begäran om ytterligare information. RFI:n frågar om företaget är intresserat och samlar in tillräckligt med information för att göra en allmän bedömning.

Efter att ha mottagit anbud eller RFI:er utvärderar alla företagets intressenter leverantörerna. Resultat och diskussioner avgör valet av leverantör.

De flesta upphandlingsspecialister är överens om att det inte finns någon optimal metod för leverantörsbedömning. Därför provar företagen olika metoder för att upptäcka vad som fungerar. Utvärderingsprocessen minskar riskerna och maximerar värdet för inköpsorganisationen, oavsett strategi.

Det är viktigt att notera att leverantörsutvärderingen fortsätter efter urvalet. När en association har bildats måste leverantörens prestationer övervakas. Genom att rangordna leverantörerna efter mätetal kan företagen avgöra vilka som är bäst och vilka som behöver utvecklas.

Kriterier för utvärdering av leverantörer

Leverantörsutvärdering innefattar kvalitativa och kvantitativa kriterier. Att skapa enhetliga urvalskriterier och tillämpa dem på alla ärenden är inte tillräckligt.

‍ Företagets uppdrag, vision och affärsmål bör vara vägledande vid utvärdering av leverantörer. Vi bör också ta hänsyn till kvalitet, prissättning, ekonomisk integritet, företagets sociala ansvar, kommunikation och kulturella övertygelser.

‍

Din organisations prioriteringar måste beaktas när du utvärderar entreprenörer och leverantörer. En sjukvårdsorganisation måste till exempel prioritera datasäkerhet och lagstadgade regler framför andra frågor.

‍

Företagen ställs dock ofta inför motstridiga konkreta och immateriella faktorer som gör det svårt att fatta beslut.

Processen för val av leverantör måste involvera alla viktiga intressenter inom företaget, t.ex. inköp, teknik, logistik, tillverkning osv. Intressenterna måste komma överens om urvalskriterierna. På så sätt säkerställs att varje kriterium viktas utifrån betydelse, företagsprioriteringar och strategi.

12 Kriterier för utvärdering av leverantörer

Effektiva kriterier för leverantörsbedömning påverkar en organisations inköpsresultat.

Kriterierna för bedömning och utvärdering av leverantörer avgör 57,1% av upphandlingsprocessens resultat, enligt Murigi (2014).

De mest typiska faktorerna är materialförsörjning, kvalitet, prissättning, finansiell status, kommunikation och teknik. Många andra egenskaper kan vara mer betydelsefulla, beroende på metod. Det är därför svårt att skapa en exklusiv lista.

Nedan följer några faktorer som en organisation kan använda för att utvärdera leverantörer:

‍

1. Kvalitet är ett begrepp som är svårt att beskriva. IBM definierade kvalitet bäst för leverantörsbedömning: “Kvalitet innebär att möta kundernas behov.
   
   Produkter och tjänster av hög kvalitet är när leverantör och kund är överens om behoven och tillgodoser dem.” Kvalitetsstyrning omfattar interaktion mellan avdelning, leverantör och kund. Efter att kvalitetsstandarderna har fastställts måste tillverkningsprocessen organiseras så att de uppnås och upprätthålls.
   För att uppnå detta har kvalitetsstyrningen fyra funktioner som är beroende av varandra: definiering av standarder, bedömning, kontroll och försäkran. En extern bedömning avgör hur väl rutinerna uppfyller nationella och internationella standarder. ISO-9000/9001 är ett exempel.
   
2. Pris/kostnad: Förväntningarna omfattar nuvarande och framtida kostnadsbehov, kostnadsminskning, ständiga förbättringar och totalkostnad (inklusive kostnader för anskaffning, lagerhållning och avyttring).
3. Leverans av prestanda: Garanterad produktleverans vid rätt tidpunkt och i rätt kvantitet. Det innebär att kundorder granskas, produktionen schemaläggs och att den tid som behövs för att uppfylla kundens förväntningar fastställs.
   Service innebär att man följer anvisningar, hanterar klagomål, att verksamheten är bekväm och att man svarar snabbt. Alla dessa variabler gör det svårt att definiera servicekriterier.

Subjektiva bedömningar används för att utvärdera leverantörernas tjänster. Detta kräver tankar om assistanskvalitet, leverantörens attityd, svarstid, supportpersonalens referenser etc.

De flesta företag använder sig av ett grundläggande betygssystem för leverantörsservice, där betygen är utmärkta, tillfredsställande och dåliga.

4. Finansiell styrka: Bedömning av en leverantörs finanser. Det innebär att avgöra om en leverantör kan investera i resurser, betala leverantörer och anställda och uppfylla skulder och finansiella ansvar. Dessa faktorer är avgörande för leveransstörningar.
5. Ledtid: Tiden mellan beställning och leverans är ett tillförlitlighetsproblem.
6. Teknisk lämplighet: Denna faktor utvärderar leverantörens tekniska skicklighet och förmåga att följa utvecklingen.
7. Flexibilitet: En leverantörs förmåga att ändra antal och leveranstider för att möta kundernas krav.
8. Med utveckling avses innovation och förbättring för att förbättra varor och sänka priser.
9. Ledningsstrategin är avgörande för ett företag som söker långsiktiga leverantörssamarbeten. Leverantörer i den avgörande kvadranten, som erbjuder viktiga råvaror i stora kvantiteter, ingår vanligtvis sådana avtal. Parterna måste komma överens om mål och mätningar för att inleda ett samarbete. Om partnerskapet utformas på rätt sätt kan det leda till kostnadsbesparingar och samarbete kring produktutveckling.
10. Geografiskt läge: Geografisk närhet är viktigt eftersom ett ökat avstånd kan leda till transport-, logistik- och valutaförändringar, vilket minskar flexibiliteten.
11. Efterlevnad av miljölagstiftning: Leverantörskedjan ställer allt oftare krav på att leverantörerna ska uppfylla hållbarhetsstandarder.

Hitta de viktigaste utvärderingskriterierna för leverantörer

Organisationen uppmanades att kategorisera kriterierna för val av leverantör enligt följande:

Obligatoriskt-Föratt vara med på anbudslistan måste leverantörer uppfylla dessa krav.

‍

Dessa är att föredra, även om en leverantör fortfarande kan lämna anbud. Dessa faktorer kommer dock att avgöra valet av leverantör.

‍

Ledande – begränsaproblemen till ett fåtal. Dessa svårigheter kommer att skilja ut bra leverantörer från de andra. I processen för val av leverantör bör dessa problem prioriteras.

5 tips för framgångsrik leverantörsutvärdering

1. Upphandlingschefer måste utveckla poängkriterier för att utvärdera och välja leverantörer för affärer och behålla dem på listan över godkända leverantörer.

Kriterierna för val av leverantör varierar. Dessa krav kan dock stå i konflikt med varandra. Till exempel kan kostnad och kvalitet stå i konflikt med varandra. Därför måste faktorerna viktas för att avgöra vilken leverantör som erbjuder den bästa avvägningen av alla kriterier. Använd hellre färre kritiska kriterier än en lång lista, eftersom varje kriterium har liten betydelse för slutresultatet.

2. Eftersom vissa kriterier är kvalitativa är det en utmaning att utvärdera dem. Mer subjektiva och personberoende faktorer. Kostnaden är kvantifierbar, medan kvaliteten på produkten eller tjänsten är kvalitativ. Inte omedelbart mätbar. I det fallet bör man beakta kostnader för kassering av produkter, kostnader för tjänster efter försäljning osv.
3. Företag kämpar med att hantera hundratusentals leverantörer i olika funktioner. Det kan lösas genom att bygga upp och administrera en central leverantörsdatabas. Ignite Procurement automatiserar och centraliserar leverantörsdata och analyser.
4. Bestäm vem som ska utvärdera. Upphandlingsanställda har vanligtvis denna roll, men analytiker är bäst för kostsamma eller svåra fall. En konsult kan hjälpa till med tidskrävande uppgifter som forskning, förberedelse av RFP och finansiell analys, som organisationen kanske inte har.
5. Utan en deadline blir den slutliga urvals- och rekryteringsprocessen svår.

Checklista för snabb utvärdering av leverantörer

Leverantörsgranskningen är fortlöpande och har konsumenterna och målen i åtanke. För att säkerställa att du utvärderar leverantörer med hjälp av bästa praxis, kontrollera dessa steg:‍

• Kontrollera din leverantörs prestanda regelbundet.
• Fastställa kriterier, standarder, metoder och förfaranden för utvärdering av leverantörer.
• ‍Standardisera din leverantörsutvärdering med hjälp av ett formulär för att göra bättre, snabbare och mer strategiska bedömningar.
• Välj och klassificera leverantörer beroende på målen för leverantörsbedömningen.
• ‍Använd statistik och fakta i leverantörskontakter. Kommunicera alltid, särskilt med kritiska leverantörer.
• ‍Tekniken optimerar informationsutnyttjandet.
• ‍ Prata ofta med dina leverantörer för att förbättra områden som inte är optimala.
• ‍Omvärdera leverantörens resultat med hjälp av dina kriterier.
• ‍Gör det igen.

Slutsats:

Att kontinuerligt skapa kriterier, analysera prestationer och kommunicera med leverantörer är nyckeln till leverantörsutvärdering. Bästa praxis och digital teknik hjälper organisationer att minska risker, kostnader och leverantörsprestanda samt att utveckla strategiska allianser. En omfattande leverantörsutvärdering förbättrar upphandlingseffektiviteten och organisationens framgång och hållbarhet. Utvärderingsmetoden granskas och uppdateras för att hålla leverantörsbasen uppdaterad med företagets mål och marknadens förväntningar.