Introduktion:
I en tid av stora data, smart teknik och ständig förbättring överger inköpsteamen ineffektiva och inexakta manuella metoder. AI och processautomatisering förbättrar effektivitet, produktivitet och insikter i eProcurementsystem. Dock kan manuella företag med en motståndskraftig företagskultur ha svårt att anpassa sig till eProcurement. Framgångsrik adoption av eProcurement och dess acceptans i en organisation kräver kunskap om dess fördelar och genomförande.
EProcurementsystem—Vad är de?
EProcurement-lösningar (även kända som E-Procurement) är slutna system som gör det möjligt för ditt team att köpa produkter och tjänster online med hjälp av molnbaserad databehandling och AI-drivna processoptimeringar.
Förutom att erbjuda en detaljhandelsliknande shoppingupplevelse gör eProcurementsystem det möjligt för organisationer att hantera alla inköpsprocesser, från purchase-to-pay (P2P) till strategisk sourcing, kontraktsadministration och leverantörsrelationshantering.
Online eProcurement-lösningar är ofta Software as a Service (SaaS) för att automatiskt tillämpa uppdateringar, funktioner och säkerhetsförbättringar.
Inbyggd användarhjälp och minskade krav på programvara och hårdvara minskar IT-avtrycket i SaaS-lösningar.
De kan variera från automatiserad inköpsprogramvara till en hel inköpssvit med komponenter för leveranskedjehantering, lagerkontroll och data-driven kostnadshantering.
Både stora och små företag drar nytta av eProcurement-programvara:
- Säkra inköpsförfrågningar från fakturabedrägerier, stöld och frikostiga utgifter med en centraliserad, användarvänlig inköpsupplevelse.
- Automatisera alla företagsaktiviteter, inklusive godkännandeprocesser, för att öka produktivitet, effektivitet och kostnadsbesparingar.
- Få omfattande insyn och spårning av all transaktionsdata med kostnadsanalys på arbetsstationer på plats och mobila enheter.
- Centralisera, få åtkomst till och hantera data i realtid för att öka samarbete, analys och beslutsfattande i hela organisationen.
- Fullständig och exakt efterlevnad av leverantörskontrakt och prestationstracking förbättrar leverantörshantering, leveranskedjeoptimering och kontraktshantering.
- En leverantörsportal stödjer elektronisk fakturering, samarbete och delning av insikter och möjligheter med alla leverantörer med fullständig integration och kostnadstransparens.
- Ta bort pappersbaserade, manuella arbetsflöden och minska mänskligt deltagande i vanliga processer för att spara tid, resurser och pengar.
- Integrera alla affärsenheter i ett huvudsystem genom att kombinera inköp med ERP-programvara.
- Programvara för lagerhantering
- Projektledningsverktyg
- Programvara för bokföring
- CRM-system hanterar kunder.
- Många fler programvarulösningar för processoptimerad, konsekvent, omfattande och transparent informationsåtkomst och delning.
- Tillhandahåll tillgång till en global leverantörskedja och integrerat stöd för valutor, språk och nationell och internationell efterlevnadshantering för att underlätta globalt inköp.
- Gör inköpsavdelningen till en strategisk källa för handlingsbar information och ytterligare värde, inte bara kostnadsreduceringar.
Genom att integrera kontinuerlig förbättring i dina arbetsflöden kan ditt eProcurementsystem ge djupare datainsikter som gör det enklare att spåra efterlevnad och prestation för ditt team och dina leverantörer.
Att göra en effektiv implementeringsplan för eProcurementsystem
Att förstå fördelarna med eProcurement hjälper dig att planera din implementering.
Du kan hjälpa din organisation att övergå genom att göra en strategi och hålla dig till den. Det kan vara en lång väg med vissa hinder.
Varje företag är olika, men dessa enkla åtgärder kommer att hjälpa dig att lyckas med adoptionen:
Börja där du är, välj sedan ditt mål.
Först, identifiera och dokumentera dina inköpsoperationer och affärsprocesser.
Detta kan hjälpa dig att identifiera smärtpunkter i inköpshanteringen och skapa en lista över eProcurement-behov.
Lista de ändringar som behövs för att uppnå dina mål.
Att veta vad du vill förändra och hur du ska uppnå det är avgörande.
Vilka förändringar behövs för att eliminera oauktoriserade utgifter och öka insynen i indirekta utgifter?
För att säkra tidig betalningsrabatter med viktiga leverantörer, vilka processer och regler måste implementeras och upprätthållas?
Vilka justeringar behövs för att skydda ditt företag från leverantörsrisken genom att upprätthålla kontrakt, säkerhet och efterlevnad av regler?
Dessa är några frågor att ställa när du gör en lista.
Kom ihåg att kulturella och operativa justeringar kan behövas.
Du behöver utbildning och träning för att få stöd från ledningen och användare som dagligen kommer att använda tekniken.
Bestäm dina ideala funktioner i eProcurement-programvaran.
Alla inköpshanteringssystem är inte likadana. Ditt val bör uppfylla dina tekniska, ekonomiska och supportbehov.
Utveckla och dokumentera KPI:er för att spåra och utvärdera din implementering.
Kortare livscykler för inköpsorder? Mer effektiva RFP?
Totalt antal manuellt behandlade inköpsorder? Detaljerad kostnadsanalys för mer exakt ekonomisk rapportering?
Dina mätningar kommer att skilja sig från dina konkurrenter, men omfattande datainsyn och tydliga standarder kan spara dig tid och besvär genom realtidsövervakning före och efter implementering.
Presentera ett övertygande affärsfall för ledningen.
Ledningsstöd garanterar projektledningsresurser och stöd från högsta ledningen för de operativa och kulturella förändringar som krävs för framgång.
Välj den bästa eProcurement-lösningen och planera dess implementering.
Förutom att välja rätt eProcurement-lösning behöver du en stegvis strategi för att uppnå framgång.
Var detaljerad och börja i liten skala.
Börja med dina största leverantörer och expandera sedan.
Detta kommer att minska produktionsstörningar och låta dig granska din leveranskedja för att eliminera överflöd, högriskleverantörer och utgiftskategorier och processer.
Förutom processförändringar kan du behöva börja med utbildningsseminarier, intensiv programvaruutbildning och stödmaterial som ditt team kan behöva för kontinuerlig referens.
Detta inkluderar leverantörer i leveranskedjan. Ditt team kan behöva utbildning och hjälp för att lära sig din nya inköpshanteringslösning och integrera sina system med din leverantörsportal, om du använder en sådan.
Om din inköpsprogramvaruleverantör erbjuder hjälp och träning, använd den.
De har säkert hjälpt kunder som du att designa unika lösningar tidigare och kan erbjuda råd för att säkerställa en smidig utrullning och konsekvent användarupplevelse.
Mät och bedöm din plans effektivitet före, under och efter implementering.
Använd de KPI:er du skapade i Steg 4 för att spåra ditt projekt före och under implementeringen och göra justeringar därefter.
Eftersom dina processförbättringar förbättras kan du behöva nya KPI:er.
Att spåra dessa KPI:er kan också hjälpa dig att identifiera användarfrustration eller tekniska brister och åtgärda dem med utbildning eller ny utrustning innan de blir kriser.
Genom att integrera kontinuerlig förbättring i dina arbetsflöden kan din eProcurement-lösning ge djupare datainsikter som gör det enklare att spåra efterlevnad och prestation för ditt team och dina leverantörer.
Strategisk och lönsam upphandling med eProcurement
Ingen vill hamna på efterkälken. Att övergå till en molnbaserad eProcurement-teknik kommer att hjälpa din organisation att konkurrera globalt samtidigt som du minskar risker och ökar effektiviteten och lönsamheten.
Välj rätt inköpsprogramvara och få de fördelar din organisation behöver för att lyckas.
Slutsats:
Ett eProcurementsystem kan förbättra inköpseffektivitet, transparens och strategi. Organisationer kan spara pengar, förbättra leverantörsrelationer och öka produktiviteten genom noggrann planering av implementeringen, val av rätt programvara och övervakning och förbättring av systemet. Att använda eProcurement hjälper din organisation att konkurrera globalt, minska risker och öka vinster.
