Introduktion:
I dagens snabbrörliga tillverkningslandskap är effektiv kommunikation med leverantörer avgörande för att upprätthålla operativ effektivitet och möta kundernas krav. När företag står inför ökande tryck från föränderliga marknadsförhållanden och oväntade störningar blir det viktigare än någonsin att bygga starka relationer med leverantörer. Den här artikeln beskriver sju enkla steg för att förbättra leverantörskommunikationen, vilket säkerställer att tillverkare snabbt kan anpassa sig till förändringar samtidigt som de främjar samarbete och ömsesidig framgång.
1. Erkänn att det finns ett problem
Vissa tillverkare har gått så långt som att hyra ett flygplan för att undvika att behöva betala förseningsavgifter till sina kunder, men problem med leverantörer är inget nytt. Tillverkare skyndar sig för att få ut beställningar när ändringar i inköpsorder går förlorade i en inkorg. Detta kan skada deras relationer med sina egna kunder.
Även om varje företag är olika, är här några av de vanligaste sätten som dålig kontakt med leverantörer har skadat tillverkare:
- För mycket lager som inte kan skickas ut
- Förseningsavgifter från kunder
- Dåligt rykte för sena leveranser
- För höga kostnader för att åtgärda problem (som extra, privata flygplan, bearbetningsavgifter, etc.)
Titta på hur väl ditt team kan leverera i tid och fullt ut under några veckor och notera varför beställningar är sena om du är osäker på om det finns ett problem med leverantörskommunikation i ditt företag. Vi vågar påstå att de flesta av dem har med kommunikation att göra.
2. Sluta skicka så många e-postmeddelanden
Det finns ett gap i kedjan mellan ditt ERP-system och dina leverantörer, och de flesta tillverkare fyller det för tillfället med e-post.
Det finns vissa saker som e-post inte klarar av. De andra personerna i teamet kan inte se e-postmeddelanden som en köpare och säljare skickar fram och tillbaka om en beställning. Detta innebär att någon är ansvarig om någon annan blir sjuk, tar ledigt eller bara läser något fel.
E-post bör inte användas för att diskutera inköpsorder som fortfarande behandlas.
Men hur är det med att vårda relationer? Fortsätt gärna att lära känna människor via e-post, samtal, besök och andra medel. Vi vill inte riskera dessa band eftersom de är heliga.
Förhandling om när artikel “Bolt #A8905” kan levereras fungerar däremot bäst när det görs i programvara.
3. Gör det enkelt att ändra
Vi på Droppe anser att kommunikationsprogramvara för inköpsorder inte ska ha en lång och komplicerad användarhandbok, och leverantörer ska kunna få den gratis. När du gör det på detta sätt är det mycket mindre begärt att få leverantörer att prata med dig via programvara istället för e-post.
4. Visa hur man kommunicerar tydligt
Använd ett verktyg som fungerar bättre än e-post om du har ett. Så snart något går fel och du behöver höra tillbaka från dina säljare snabbt, använd det. När saker går fel är det lätt att falla tillbaka på gamla vanor.
Om en kund berättar för dig att de behöver sin beställning ännu snabbare än planerat, bör du först registrera ändringarna i programvaran du använder för teamarbete. Låt sedan dina leverantörer veta genom att ringa eller mejla dem.
Leverantörer är mer benägna att använda ett kontaktverktyg om du erbjuder ett.
5. Var ansvarig med dina leverantörer
En trevlig överraskning med att gå över från e-post är att det har gett dig ett nytt sätt att hålla leverantörer ansvariga. Om du bara pratar med folk via e-post är det svårt att veta hur ofta en viss källa är sen eller hur snabbt de vanligtvis reagerar på förändringar. Det är svårt att se skillnaden mellan dina genomsnittliga säljare och dina fantastiska.
6. Berätta om dina framgångar
Alla ovanstående tips är avsedda att hjälpa ditt företag att fungera smidigare. Men vad händer om dina leverantörer bara hör av sig när de inte följer din 24-timmarsregel för bekräftelse av inköpsorder? De kan känna att de måste gå igenom extra problem utan anledning.
Därför är det också viktigt att ge dina säljare bra feedback. När du avslutar en tuff order för en kund, glöm inte att berömma din säljare för deras hjälp. Berätta för dem hur de hjälpte dig att nå några viktiga företagsmål när du ser tillbaka på hur de presterade förra kvartalet.
7. Fråga vad folk tycker om leverantörskommunikation
På samma sätt som du delar några av ditt teams framgångar, be dina bästa säljare att ge dig sina ärliga åsikter. Lyssna på dem om de har frågor, bekymmer eller idéer för hur man kan förbättra saker. De arbetar förmodligen med många företag som ditt och kan ge dig mycket insikt om vad som fungerar och vad som inte gör det.
Köpar-leverantörsrelationen är ett partnerskap, även om du har sista ordet över beställningarna. Båda parter bör kunna ge och ta emot feedback och kommunicera med varandra. Vi älskar att bidra till att det sker.
Slutsats:
Sammanfattningsvis är förbättrad leverantörskommunikation avgörande för moderna tillverkare som strävar efter att optimera sina leveranskedjor. Genom att anta dessa sju strategier kan företag stärka sina partnerskap med leverantörer, minimera missförstånd och förbättra den övergripande prestandan. Tydlig och effektiv kommunikation hjälper inte bara till att förebygga kostsamma förseningar och problem, utan främjar också en samarbetsmiljö där båda parter kan blomstra. Att omfamna dessa metoder kommer i slutändan att leda till mer effektiva produktionsprocesser och en mer motståndskraftig leveranskedja.
