Introduktion
Processen med att skapa en Request for Proposal (RFP), som ofta ses som besvärlig och tidskrävande, förblir ett avgörande verktyg vid anskaffning av varor och tjänster. Trots dess utmaningar erbjuder RFPs, när de genomförs effektivt, ett strukturerat och rättvist tillvägagångssätt för leverantörsval. Denna guide beskriver en åtta-stegs process utformad för att effektivisera ditt RFP-arbetsflöde, vilket gör det mer effektivt och mindre betungande för alla parter.
Vi kommer att guida dig genom RFP i 8 steg!
De är…
1. Utgiftsanalys identifierar inköpsmöjligheter
2. Omfattning och detaljer
3. Förbered RFP 4. Vänta på svar
5. Utvärdering och leverantörsval 6. Kontraktsförhandling
7. Implementering/överlämning
8. Lärdomar
Vad gör en bra RFP?
Det föredragna tillvägagångssättet för att upphandla varor och tjänster är RFPs. Utan ett bevis på koncept kan RFP kanske inte vara det ideala sättet att bedöma specialiserad expertis och komplexa lösningar.
När de administreras väl är RFPs transparenta, objektiva och rättvisa.
Kandidater oroar sig och bekymrar sig över dåligt skrivna dokument, vilket leder till frågor om förtydliganden, iterationer och otillfredsställande inlämningar.
En bra RFP beskriver inlämningskvalitet, affärsbehov och kontraktslängd. Den eftersträvar kundnöjdhet, serviceexcellens och affärsvärde.
Hur lång tid tar RFPs?
Typiska RFP-tidslinjer varierar från sex veckor till obestämt. Det kan saknas organisatorisk strategi som är i linje med önskade resultat. Affärsprioriteringar och behov kan misstolkas.
Administration är generellt det största hindret för agila RFPs. Trots tillgången på inköpsteknologier använder många organisationer fortfarande manuell utformning och e-postbaserade RFPs.
E-postning av dokument kräver tålamod och precision. Projektets komplexitet, teamstorlek (och relevans), antal möjliga leverantörer, antal RFP-rundor, mängden information som behövs och kontraktsförhandlingstid påverkar tidsramen.
Att definiera krav med affärsintressenter tar tid, vilket gör att köp av en ny produkt eller tjänst tar längre tid än att köpa från godkända eller rekommenderade leverantörer.
Åtta-stegs RFP-procedur
Dessa steg ger en checklista och praktiskt tillvägagångssätt för att slutföra RFP på 4 veckor.
Observera att denna blogg är avsedd att hjälpa dig effektivisera din RFP-process, inte att pressa dig till ett stort beslut.
4-veckors RFP-processGraf: 4-veckors RFP—hur man avslutar på 20 arbetsdagar
1. Utgiftsanalys identifierar inköpsmöjligheter
Utgiftsanalys kan avslöja konsoliderings- och inköpsmöjligheter. En affärsägare kan ha begärt en RFP, eller så kan du ha identifierat en möjlighet och intressenternas stöd.
Innan du påbörjar RFP måste du fastställa en avkastning på denna resurs och tidsåtagande.
Erfarna kategorichefer analyserar sin marknadsdomän i förväg. Säkerställ att din produkt/tjänst är marknadsförbar.
Introduktionssamtal med leverantörer kan hjälpa till att definiera omfattningen. Du kan upptäcka nya aspekter av erbjudandet när du lär dig mer. I introduktionssamtal kan du antyda kommande anbud så att marknaden kan svara på efterfrågan.
2. Omfattning och detaljer
Att bestämma omfattningen innan du skriver en RFP är avgörande. Håll ett kick-off-möte med interna intressenter för att maximera engagemang och samordning. Använd ditt företags expertis för att skriva specifikationer och affärskrav.
Ämnesexperter (SMEs), intressenter och slutanvändare måste vara överens om resultatet. Ditt team har förmodligen marknadsintelligens och leverantörsrekommendationer.
Många inköpsprojekt misslyckas på grund av strategisk missanpassning. Be intressenterna om förtydligande om du inte kan definiera omfattningen.
Ditt RFP-team bör vara tillgängligt från början. Schemalägg möten med SMEs och senior management för att diskutera omfattning, processvar, utvärdera leverantörer och förhandla. Front-end-loading är detta steg.
3. Förbered RFP
RFP-dokumentets följebrev bör introducera dig och förklara varför du värderar denna produkt eller tjänst. Berätta för prospekten allt om din situation och dina mål. Omvandla specifikationer, grundläggande kriterier och användarbehov till RFP-frågor och mallar.
Vi erbjuder 3 tips och mallar för RFP-förberedelse! Njut.
Programvaruleverantör RFP-frågor | gratis mall och följebrev
En upphandlings sparhantering RFP-mall
Skriva en upphandlingsanalysprogramvara RFP
4. Vänta på RFP-svar
Vi kan avsluta från publicering till mottagning på två veckor. Responstiden kan vara kortare om du anbudsgiver en enkel produkt eller tjänst med katalogpris. Stora, högvärdiga RFPs besvaras generellt av proffs.
En snäv tidsram kommer säkert att resultera i ett NEJ-BUD. Om RFP-kandidater är kontrakterade leverantörer eller bekanta med ditt företag, metoder och behov kan de ge ett svar snabbare.
Att vänta på svar bör inte slösa tid. Planera och förbered nu för nästa steg. Ge kandidater en vecka att ställa förtydligande frågor och svara snabbt.
5. Leverantörsutvärdering och val
Innan du skickar ut måste utvärderingskriterier överenskommas för rättvisa och öppenhet. Fullständigt och korrekt ifyllda kandidatformulär och tabeller gör sammanställning, tillämpning av viktningar och utvärdering enkelt. Denna process tar minuter med analysverktyg.
Dock kan intern samordning och engagemang vara svår. Uppmärksamhet behövs för öppna frågor. Inköpsprogramvara tillhandahåller förberedda betyg och rekommendationer, men människor måste kvalificera svar och besluta.
Att reservera en dag för inspektioner på plats, presentationer, finansiella revisioner eller produkttestning kan förbättra leverantörskvalifikationer. Du kan starta ett POC-projekt. Planering och förberedelse av ett framgångsrikt POC kan ta längre tid än fyra veckor.
6. Kontrakt och förhandlingar
Kandidater på kortlistan kan få ställa förtydligande frågor innan samtal. BAFO-förhandlingar kan ske med flera kortlistade sökande.
Överväg en e-auktion för transparent prisbudgivning. E-auktion fungerar för produkter och tjänster som lätt kan jämföras, men inte för utmaningar som kräver flera förslag.
Kontraktsförhandlingar med önskad kandidat. Om parterna inte är överens om specifikationer, servicenivåer och skyldigheter kan komplexa samtal ta veckor. Icke-schemalagda förhandlingar med ett okänt mål kan orsaka förseningar.
Innan du förhandlar med leverantören, kom överens om ett minimalt genomförbart kontrakt med ditt interna team. Reservera juridiska och ämnesexperter för förhandlingsperioden.
Säkerställ att alla har den senaste informationen och dokument och definierar sina förhandlingsroll för att påskynda processen. God planering, engagera leverantör(er) i iterativ kravformulering och bekanta sig med leverantörens standard SLA för gemensam grund minskar förhandlingsinsatsen.
7. Implementering/överlämning
Meddela först interna intressenter, sedan vinnaren och sedan andra leverantörer. Kommunicera omfattning, kontraktsvillkor, SLA och KPIs till intressenter och slutanvändare.
Utse en kontraktsägare och relationsansvarig för att övervaka KPIs och arbeta med leverantören. Aktivera leverantören i lämpliga system. Bestäm inköpsengagemang och styrning. Besluta hur priser ska verifieras under kontraktet.
8. Lärdomar
Reflektera över varje RFP-process och be om kandidaternas och interna intressenters synpunkter. Att förbättra RFP-processen och anpassa intressen kommer att göra intressenter ivriga att stödja framtida inköpsprojekt.
Ovalda kandidater bör få kommentarer om varför de misslyckades och hur de kan förbättras.
Vår snabba RFP steg-för-steg guide är komplett. När de används för att testa marknaden eller bekräfta ett köp kritiseras RFPs ofta. Var öppen med potentiella affärspartners om dina RFP-mål.
Tips för att spara RFP-tid!
Slutligen, några tidsbesparare för RFP:
- Begränsa sökande för att fokusera dina ansträngningar. Inkludera endast kandidater med en god möjlighet att vinna. Antalet kandidater multiplicerar din tid för att läsa svar, frågor och kommentarer.
- Skicka ett följebrev. En korrekt briefing förhindrar att kandidater ställer många frågor.
- Använd förskrivna RFP-frågor för att utvärdera funktionalitet. Fokusera på grunderna.
- Tillhandahåll prissättningstabeller och förfyllda formulär. Detta förenklar senare utvärdering av svar.
- Presentera dina obligatoriska krav, efterlevnadsdokument, sekretessavtal, informationssäkerhetsstandarder och uppförandekod i förväg för att undvika överraskningar.
- Få leverantörers SLA för bedömning. Precis som med SaaS kan leverantörer välja att tillämpa sitt SLA för alla kunder, beroende på tjänsten och branschnormen. Granskningar av SLA låter dig jämföra leverantörers tjänstetäckning.
- Utgå aldrig från att leverantörer känner till ditt interna språk. Introducera interna termer och förkortningar.
- Vänligen ange kontaktinformation och ett föredraget datum och tid.
- En RFP-tidslinje kan inkludera presentations- eller förhandlingsdatum. Dela lanseringsdatumet för tjänsten.
- Tillhandahåll tydliga riktlinjer för inlämning av RFP-svar. Förklara vilka dokument du behöver från kandidaterna.
- Källa och signera elektroniskt. E-sourcing effektiviserar distribution av RFP, spårbarhet och lagring av svar. E-signering minskar väntetider för signering och skyddar dokumentversioner.
Slutsats
Genom att effektivisera RFP-processen sparar du inte bara tid och resurser, utan säkerställer också att din organisation fattar välgrundade och strategiska inköpsbeslut. Genom att följa de beskrivna åtta stegen kan du omvandla din RFP-process till en mer smidig, transparent och effektiv operation. Oavsett om du utvärderar nya marknadsmöjligheter eller förhandlar kontrakt, kommer dessa bästa praxis att hjälpa dig att uppnå bättre resultat med större effektivitet.
