Introduktion:
Elektronisk upphandling har blivit avgörande för företag som strävar efter att förenkla och minska kostnaderna i den digitala tidsåldern. När tekniken utvecklas frågar sig många organisationer nu hur de kan använda E-upphandling för att nå sina strategiska mål. I den här artikeln granskas E-upphandling, dess fördelar och fallgropar, för att hjälpa företag att förbättra sina processer med denna teknik.
Grunderna i E-upphandling
E-upphandlingsprogramvara ger organisationer insikt och kontroll över alla sina upphandlingsaktiviteter, från procure-to-pay (P2P) till leveranskedjehantering till strategisk och finansiell planering.
Många populära E-upphandlingsplattformar är SaaS.
Ett centraliserat, molnbaserat programvaruekosystem integrerar intressenter, applikationer och fysiska platser för bättre kommunikation, samarbete och effektivitet.
E-upphandlingsprogramvara används av både små företag och stora koncerner.
Alla företag är olika, men E-upphandling är vanligtvis en del av en större strategi för affärsprocesshantering.
E-upphandling hjälper till att uppnå kostnadsminskningar, effektivitetshöjningar och strategiskt och konkurrensmässigt beslutsfattande.
- Automatisera och förenkla affärsprocesser.
- Gör all utgiftsdata transparent och tillgänglig.
- Centraliserad dataadministration förbättrar analys, samarbete och beslutsfattande.
- Minska slöseri, ineffektivitet, slarviga utgifter och fel.
- Anslut alla program, inklusive ERP, bokföring och CRM, för att bygga ett sammanhängande och effektivt programvaruekosystem.
- Källstrategiskt och hantera en global leveranskedja med optimal prestanda och starka leverantörsrelationer.
- Omformulera upphandling som en källa till värde och kostnadsbesparingar genom handlingsbara insikter och processoptimering.
- Varje företag har olika mål, men övergången till E-upphandling är generellt sett en fördel, även om det kan innebära vissa utmaningar som de kanske inte är redo för.
Alla företag är olika, men det är vanligtvis en del av en större strategi för affärsprocesshantering. Övergripande mål inkluderar kostnadsminskningar, effektivitetshöjningar och strategiskt och konkurrensmässigt beslutsfattande.
Fördelar och nackdelar med E-upphandling
Alla företag som är seriösa med digital transformation bör överväga molnbaserade E-upphandlingssystem, som inkluderar dedikerade inköpssystem (ePurchasing), leveranskedjehantering och andra e-handelsverktyg. Experter förutspår att marknaden kommer att växa till nästan 10 miljarder dollar globalt till 2023.
Alla företag—både B2B och konsumentinriktade—är beroende av upphandling.
Att göra upphandling så kostnadseffektiv och effektiv som möjligt är ett bra mål.
Men att uppnå det målet är inte universellt.
Medan E-upphandling har många fördelar, är det nödvändigt att förstå dess nackdelar och utforma en plan för att övervinna dem.
Fördelar med E-upphandling
Företag av alla storlekar, sektorer eller åldrar kan dra nytta av E-upphandlingsprogramvarans kraftfulla funktioner för att automatisera och optimera upphandling.
Företagsfördelar från detta:
- Mer processkontroll och effektivitet. Artificiell intelligens och maskininlärning kan automatisera processer:
- Kontrollera delad dataåtkomst efter roll.
- Beröringsfria procedurer för alla viktiga arbetsflöden med godkända ruttkontingenser.
- Skapa leverantörskataloger kopplade till kontraktshantering för att säkerställa att varje beställning av produkter och tjänster görs med rätt leverantör, till bästa pris, med bästa villkor och incitament, utan oegentligheter eller fakturabedrägerier.
- Integrera upphandling med din programvara för att öka effektiviteten.
- Förbättrad kommunikation och organisation. Centraliserad, molnbaserad datamanagement håller alla synkroniserade, oavsett om de är på kontoret eller arbetar på distans på en surfplatta, bärbar dator eller smartphone.
- Automatisering och integration eliminerar flaskhalsar, fel och avfall, vilket förbättrar effektiviteten och sänker kostnaderna.
- Centraliserad och grundlig datalagring gör det enklare att använda dataanalysteknologier för att få handlingsbara insikter och förutsägelser från fullständig, tillförlitlig data.
- Stora kostnadsbesparingar. Processoptimering sparar pengar omedelbart och över tid genom att öka effektiviteten. Dina anställda kan prioritera högvärdiga uppgifter över lågprioriterade. Minskade kostnader, personal och investeringar i hårdvara, programvara och kontorsmaterial (automatiserade, digitala processer förbrukar mycket mindre papper och resurser än manuella arbetsflöden) kan spara ännu mer.
- E-upphandlingsprogramvara förbättrar processer och sparar pengar med en liten IT-fotavtryck. Att investera i skräddarsydd upphandlingsprogramvara kan skapa en kostnadseffektiv lösning.
- Planergy erbjuder upphandlingsprogramvara med alla funktioner ditt företag behöver utan överflöd, vilket möjliggör enkel, störningsfri skalning och expansion.
Nackdelar med E-upphandling
Verkliga “nackdelar” med E-upphandling är svåra att definiera.
Mer exakt, implementeringen av E-upphandlingsprogramvara innebär två stora utmaningar:
- Kulturchock—svårigheter att få verklig och bildlig investering i digital transformation på grund av brist på information, upplevda teknologiska begränsningar eller en företagskultur som är ovillig att förändra upphandlingsmönster.
- Situationsspecifik integration. Vanligtvis på grund av bristande förberedelse, otillräcklig eller bristfällig kunskap om de mål som adresseras genom implementering, eller förvirring och missinformation om den valda E-upphandlingsprogramvarans kapabiliteter och funktioner.
Båda utmaningarna kan mildras genom:
- Planering och forskning. Varje stor förändring av arbetsflödet börjar med behovsanalys. Det andra steget är att undersöka funktionerna, skalbarheten och prisvärdheten hos lösningar för sådana behov.
- Forskning och planering är avgörande för kostnadsreduktion. Små företag kanske inte behöver en fullständig E-upphandlingslösning just nu; ett inköpsordningsverktyg eller ePurchasing-programvara kan räcka.
- Att förstå dina krav hjälper dig att spendera mindre nu och blomstra senare. Att veta vad du behöver och hur mycket du har råd med kommer att minska kostnader, kaos och irritation.
- Utbildning och träning. Innan du antar någon lösning måste alla intressenter—ledningsgruppen, chefer, kontorspersonal och leverantörer—vara överens. Planergys E-upphandlingsprogramvara erbjuder omfattande utbildning, informationssessioner och uppfräschning innan, under och efter installation, vilket hjälper dig att undvika vanliga problem som:
- Användarirritation minskar prestanda och efterlevnad.
- Problem med leverantörskatalogintegration och uppdateringar.
- Koordinering av direkt och indirekt utgift är svårt.
- På grund av ledningssvårigheter med att använda dataanalys, processoptimering och datavisualiseringar är det strategiska värdet lågt.
Förbättra ditt företag med E-upphandling
E-upphandlingstransitioner behöver inte vara svåra. Att förstå E-upphandlingsprogramvara och välja en lösning som uppfyller ditt upphandlingsfunktions behov kan hjälpa dig att inse dess fördelar samtidigt som du undviker dess nackdelar.
Slutsats:
E-upphandling förbättrar effektivitet, kostnadsbesparingar och datamanagement i ett företags upphandlingsaktiviteter. Effektiv implementering innebär strategi, utbildning och en vilja att anta ny teknik. Att förstå fördelarna och nackdelarna med E-upphandling hjälper företag att fatta strategiska beslut som ökar vinsten och innovationen.
