Förbättra e-upphandlingsprocessen: Steg och tips

Introduktion:

E-upphandling har förändrat företagens inköpsrutiner genom att effektivisera och förbättra effektiviteten. Eftersom fler företag omprövar sina metoder är e-upphandlingslösningar avgörande för att förbli konkurrenskraftiga i dagens snabba företagsklimat. Den här artikeln beskriver e-upphandlingsprocessen och ger idéer för att öka effektiviteten och ändamålsenligheten.

Många företag omvärderar sina inköpsrutiner och använder nya e-upphandlingslösningar.

Upphandling omfattar följande steg:

1. Identifiering och förutsägelse av behov av material eller tjänster
2. Utvärdering av leverantörer
3. Val av leverantör
4. Frisläppande och mottagande av inköpskrav
5. Kontinuerlig mätning och hantering av leverantörers resultat

Stegen kan variera beroende på organisation, beroende på om inköpet är en ny eller ofta inköpt artikel och om ett formellt godkännandeförfarande är nödvändigt för förvärv över en viss kostnadsnivå.

Nya varor kräver en större utvärdering av källan i förväg av upphandlingsavdelningen.

Vissa erkända källor är ofta tillgängliga för upprepade varor. Du måste dock kontrollera inköpsavtal för efterlevnad och få det största värdet på dina favoritartiklar och -tjänster.

Tidigare tog det tid att förbereda och övervaka inköpsdokument.

Genom att använda e-upphandlingssystem har flera företag förenklat sin dokumentflödesprocess för att minska kostnader och pappersarbete för alla inköp.

Att automatisera och skicka inköpsrelaterade papper till leverantörer med e-upphandlingsprogramvara förenklar dokumenthanteringen.

Snabbare upphandlingscykler hjälper till att effektivisera företagsprocesser med hjälp av upphandlingsplattformen.

Fördelar med e-upphandlingsprogramvara

Fördelarna med e-upphandling inkluderar:

• Eliminering av pappersarbete
• Mindre tid mellan att se ett krav och att släppa/ta emot en order Färre misstag
• Förbättra leverantörs- och företagskommunikationen. Vinsten ökar med bättre leverantörskopplingar i leveranskedjan.
• Sänka inköpsavdelningens omkostnader
• Inköpsordrar och fakturor kan behandlas snabbare, vilket frigör upphandlingsspecialister att fokusera på strategisk sourcing.
• Upphandlingsappar kostar pengar, men de betalar för sig själva i kostnadsminskningar inom olika områden.

Du kan spåra utgifter i realtid för att hålla dig inom budgeten. Hantera oplanerade utgifter och uppmuntra personalen att handla onlinekataloger.

Allt är automatiserat, så ingen dokumentation går förlorad eller godkännanden försenas av semesterfirare.

Möjligheten till fel, arbetskostnader och brist på insyn i utgifterna gör traditionell upphandling dyrare.

Flexibla och anpassningsbara e-upphandlingslösningar matchar ditt företags krav. Oavsett hur ditt inköps- eller godkännandeflöde ser ut kan det fungera.

E-upphandlingsprocessen

E-upphandling är jämförbart med manuell upphandling men snabbare.

Behov av varor eller tjänster

Inköpsprocessen börjar med att identifiera eller förutsäga behov av tjänster eller material.

De identifierar behov med hjälp av datoriserade dokument som inköpsrekvisitioner, stoppkontroller, streckkoder, prognoser och kundorder.

Ibland hjälper materialkrav från ny produktutveckling till med inköp.

Leverantörsutvärdering och inköpsgodkännande

Detta steg kan omfatta flera faser, beroende på inköpets storlek och typ.

Om detta förvärv är nytt utvärderar organisationen leverantörer för att hitta den bästa matchningen.

Om denna produkt eller tjänst har köpts tidigare kan leverantören vara känd, men avdelningschefer och andra kan behöva godkänna inköpet innan de skickar en inköpsorder.

E-upphandlingsplattformar tillåter ibland att enkla inköpsrekvisitioner för kontorsvaror köps utan företagets tillstånd.

När ett penningbelopp överstiger användarens befogenhet att generera en köporder går inköpsrekvisitionen omedelbart igenom godkännande.

Upphandlingsavdelningen kan begära uppskattningar eller anbud från leverantörer för inköpsrekvisitioner med höga dollarbelopp utan leverantör.

Inköp skickar en RFQ eller RFP till leverantörer för att begära en offert för ett inköpsavtal.

Större inköp kan kräva en grundlig undersökning. Efter att ha identifierat ett inköpsbehov skapas materialspecifikationer.

För normala och standardproduktkrav med kända leverantörer är leverantörsutvärdering och -val onödigt, och godkännandet kan fortsätta.

Alla möjliga källor för nya produkter, särskilt komplicerade sådana, måste undersökas noggrant för att säkerställa att upphandlingen endast överväger certifierade leverantörer.

Budgivning, förhandling och val av leverantörer

Detta steg gäller endast inköp utan leverantör eller när en nuvarande leverantör inte kan matcha dina krav.

Efter att ha slutfört utvärderingsförfarandet väljer upphandlingsavdelningen leverantör.

Att välja leverantörer är avgörande eftersom misstag i detta steg av inköpscykeln kan skada resultatet och ta lång tid att åtgärda.

Efter att ha mottagit anbud och förhandlat väljer upphandlingsteamet en leverantör och godkänner inköpet med hjälp av det automatiserade e-upphandlingssystemet.

Inköpsgodkännande

En elektronisk inköpsorder utfärdas när leverantören har valts eller en begäran har mottagits.

Planergy låter användare konstruera inköpsrekvisitioner som automatiskt följer uppsatta godkännandekriterier.

För att spara tid blir inköpsrekvisitionen omedelbart en inköpsorder efter godkännande.

Köpordern specificerar belopp, varor, kvalitetskrav, pris, leveransmetod, leveransdatum, inköpsordernummer, orderförfallodatum och leveransadress.

Frisläppande och mottagande av inköpskrav

I detta steg överförs köpbehoven fysiskt. Vissa företag skickar beställningar online, medan andra postar eller faxar dem.

EDI minskar ordercykeltiden.

Andra dokument som behövs för frakt och mottagning inkluderar fraktsedel, materialpacksedel och mottagningsrapport, som kan fyllas i elektroniskt.

Kontinuerlig övervakning av leverantörers resultat

Anta aldrig att förra årets bästa källa för en produkt fortfarande är den bästa för dina krav.

Efter att ha ingått avtal med en leverantör, spåra deras resultat för att säkerställa att du har att göra med den bästa.

Om de rutinmässigt är sena med leveranser, har brist på kvantiteter och har andra problem, påverkar de din förmåga att göra affärer med kunder.

Kontinuerlig mätning är avgörande för att upptäcka förbättringsmöjligheter eller problem när leverantörer inte levererar.

Utan noggrann granskning har du begränsad insikt i leverantörernas resultat över tid.

Utan ett utvärderingssystem saknar du data för att stödja framtida inköp.

Slutsats:

Organisationer kan förbättra upphandlingen genom att automatisera rutiner, minska misstag och förbättra leverantörsrelationer via e-upphandling. Företag kan förbättra effektiviteten, kostnadsbesparingarna och det strategiska värdet genom att känna till och följa e-upphandlingsprocessen. Kontinuerlig övervakning och förbättring behövs för att korrekt använda e-upphandling och säkerställa att upphandlingsaktiviteter bidrar till organisationens framgång och tillväxt.