Inledning
I dagens konkurrensutsatta företagsklimat är indirekt upphandling (IP) avgörande för verksamhetens effektivitet och kostnadskontroll, men glöms ibland bort. Indirekt upphandling omfattar IT-support, kontorsmaterial och professionella tjänster, till skillnad från direkt upphandling som fokuserar på tillverkningsartiklar. Företag ställs inför unika problem och möjligheter att öka lönsamheten och optimera verksamheten när de hanterar indirekta utgifter, särskilt “tail spend”. Den här guiden hjälper företag att optimera indirekt upphandling och upptäcka dolda värden genom att utforska viktiga strategier, svårigheter och bästa praxis.
Vad är indirekt upphandling?
Indirekt upphandling, eller indirekta utgifter, omfattar anskaffning av produkter och tjänster för daglig användning. Det är inte relaterat till ett företags huvudsakliga produkt eller tjänst. Det fokuserar på att förvärva allt annat som håller företaget igång.
Ett snabbt exempel på indirekt upphandling:
Kategori Exempel
Kontorsmaterial
Möbler, datortillbehör, pappersvaror
IT-relaterade tjänster
IT-support, hårdvara, programvarulicenser
Professionella tjänster
Juridik-, marknadsförings- och konsultföretag
Indirekt upphandling illustreras i tabellen av ett företag som köper IT-programvara, konsulttjänster för marknadsundersökningar eller kontorsinredning och pappersvaror.
Även om dessa aktiviteter inte är intäktsgenererande hjälper de företagets personal och grundläggande affärsverksamhet. Indirekt upphandling stöder företagets personal och grundläggande affärsverksamhet, som framgår av exemplet.
Exempel på indirekta upphandlingar
Indirekt upphandling, som är livsnerven i alla organisationer, innebär att man köper varor och tjänster som håller verksamheten igång men som inte ingår i slutprodukten. Även om affärsbehoven skiljer sig åt får du här en inblick i den här upphandlingens mångfacetterade värld:
Grundläggande faciliteter: Hyra, allmännyttiga tjänster (el, vatten, gas), städtjänster och material för kontorsunderhåll.
Utrustning av personal: Kontorsmöbler, datorer, skrivare, programvara, papper, toner och förbrukningsmaterial till fikarum.
Operativt stöd: Marknadsföring, reklam, affärsresor, advokat- och bokföringskostnader samt professionell utveckling av teamet.
Tech Stack & Services: Molnlagring, internetleverantörer, programvara för cybersäkerhet och IT-support för din teknik.
MRO: Reservdelar, verktyg och förbrukningsvaror för underhåll och reparation av utrustning.
Effektiv hantering av indirekta inköp kan öka din vinst. Du kan maximera inköpsintäkterna genom att använda strategisk sourcing och förhandling.
Hur kan indirekt upphandling påverka företagets lönsamhet?
Direkta inköp av råvaror och kärntjänster överskuggar i allmänhet de indirekta inköpens inverkan på företagets lönsamhet. Indirekta materialinköp är nödvändiga för att företagets verksamhet ska fungera smidigt, även om de inte är direkt involverade i produktionen av produkter eller tjänster.
IP förbrukar mycket av företagens pengar. Företag kan spara kostnader genom strategisk sourcing, bättre priser och konsolidering av leverantörer. Dessa besparingar ökar vinsten.
Operativ effektivitet ökar företagets lönsamhet. IP-metoden effektiviserar förvärvet av indirekta leveranser, vilket sparar tid och pengar. Företagen kan ägna mer resurser åt intäktsgenererande aktiviteter.
Riskreducering är också viktigt vid detta inköp. IP-hantering hjälper företag att minimera överberoende av leverantörer, följa regler och undvika avbrott i leveranskedjan. Proaktiv riskhantering räddar företag från förluster och skadat anseende, vilket ökar de långsiktiga vinsterna.
4 viktiga strategier för indirekt upphandling
För att uppnå excellens inom upphandling måste du vara medveten. Här är några viktiga IP-taktiker. Dessa metoder kan öka ett företags produktivitet och vinster.
1. Centralisering av IP
Genom att centralisera IP förbättras synligheten och kontrollen, vilket gör det möjligt för organisationer att samla köpkraft, effektivisera processer och förhandla fram bättre leverantörsvillkor. Kostnadsbesparingar, förbättrad efterlevnad och strategiska insikter från integrerad dataanalys möjliggör större optimeringar med denna enhetliga strategi.
2. Använda teknik för indirekta upphandlingar
Teknik för elektronisk upphandling och kraftfulla analysverktyg automatiserar och ger insikter om utgifter i realtid. Strategiskt beslutsfattande med hjälp av dessa verktyg hjälper inköpsorganisationer att snabbt hitta och utnyttja kostnadsbesparingsmöjligheter och skaffa sig en konkurrensfördel.
3. Strategiskt inköp och leverantörshantering
Effektiva immateriella rättigheter kräver strategisk sourcing och leverantörshantering. Genom att bygga upp goda kontakter med leverantörer och göra noggranna utvärderingar av leverantörsbasen kan man spara pengar, förbättra kvaliteten och säkerställa stabiliteten i leverantörskedjan. Strategisk samverkan med leverantörerna minskar riskerna och ökar hållbarheten.
4. Skräddarsydd kategorihantering
Customised plans for indirect spend categories meet particular needs and maximise procurement efficiency. Supply chain consolidation, improved bargaining conditions, and specialised procurement may be used. Procurement firms save money and improve operations by strategically focussing across categories.
Lätt att förstå utmaningarna med indirekt upphandling
Trots att de står för en stor del av ett företags utgifter innebär indirekta inköp särskilda problem för hanteringen. För att enkelt hantera indirekt upphandling måste du övervinna dessa viktiga utmaningar:
1. Ingen insyn eller utgiftsdata
Brist på uppgifter om utgiftstrender och statistik försvårar IP. Decentraliserade inköp mellan olika avdelningar splittrar leverantörskontakter och utgiftsdata, vilket förvärrar problemet. Företagen förbiser konsoliderings- och besparingsmöjligheter eftersom de inte lyckas kombinera och analysera utgiftsdata.
2.galet spenderande
Överskridande av budget eller köp utanför avtal kan skada upphandlingsplanerna. Avsaknad av centraliserad förvaltning och definierade utgiftsregler leder vanligtvis till obehöriga utgifter som kringgår förhandlade avtal och volymrabatter, vilket höjer priserna.
3. arbete med flera leverantörer
Företag måste hantera flera leverantörer för indirekta inköp av en mängd olika varor och tjänster. Kontorsmaterial, IT-tjänster, underhåll, el och värme samt HR ingår. Avtalshantering, resultatuppföljning och förhandlingar kan försvåras av fragmenteringen.
Bästa praxis för indirekt upphandling
Indirekta inköp – från kontorsmaterial till resor – förbises ofta till förmån för direkta materialanskaffningar. Dessa blygsamma inköp kan bli stora om de inte hanteras på rätt sätt. Förbättra IP med dessa bästa metoder:
1. Kategorihantering: Definiera kategorier för relaterade indirekta artiklar och tjänster, t.ex. kontorsmöbler och IT-utrustning. Specifika specifikationer, volymbesparingar från gynnade leverantörer och enklare utgiftsanalys är möjliga.
2. Använd teknik: Använd teknik för e-upphandling för att automatisera verksamheten, påskynda godkännanden och förbättra datainsamlingen. Dessa tekniker möjliggör också självbetjäning för anställda, vilket minskar belastningen på upphandlingspersonalen.
3. Standardisera och konsolidera: Välj standardiserade inköpskategorier när det är möjligt. Det sänker kostnaderna för sortimentet och effektiviserar leverantörshanteringen. Konsolidera leverantörer med stora volymer för att få bättre priser och service.
4. Genomför utgiftsanalys: Undersök regelbundet data om indirekta utgifter för att hitta potential för kostnadsbesparingar. Hitta möjligheter till stora utgifter, oseriösa inköp och omförhandling av avtal.
5. Prioritera värde framför pris: Även om kostnaden är avgörande bör du ta hänsyn till kvalitet, service och leverantörens tillförlitlighet när du gör inköp. En lite högre initial kostnad kan förhindra underhålls- eller garantianspråk och spara pengar över tid.
Dessa bästa metoder kan hjälpa företagen att minska IP-kostnaderna, öka den operativa effektiviteten och bättre hantera utgifterna.
Slutsats
Även om IP inte är direkt relaterat till tillverkning påverkar det ett företags resultat och verksamhet. Att centralisera upphandlingsförfaranden, använda teknik och fokusera på strategiska inköp kan hjälpa organisationer att minska indirekta utgifter och spara pengar. Genom att få bättre insyn i de fragmenterade utgifterna och hantera flera leverantörer kan man förbättra processerna och relationerna med leverantörerna. Indirekt upphandling kan vara en viktig tillväxt- och lönsamhetsfaktor för företag med rätt strategi.
