Introduktion
I den snabbt föränderliga företagsmiljön har digitaliseringen förändrat flera branscher, inklusive inköp. Digitala inköp, som en gång var banbrytande, är nu avgörande för moderna företag. Istället för manuella procedurer använder denna strategi teknik för att förbättra, förenkla och automatisera inköp. Digitala inköp framhävs som en teknisk innovation och en nyckelstrategi för effektivitet och konkurrensfördelar i denna definition för 2025. Att förstå trender och bästa praxis inom digitala inköp är avgörande för organisationer av alla storlekar som vill förbättra sina inköpsaktiviteter.
Digitala inköp
Teknik optimerar och automatiserar inköpsprocedurer i digitala inköp. Digitala inköp använder applikationer och system för att registrera, samla och hantera inköpsdata.
Digitala inköp standardiserar procedurer och minimerar användningen av kalkylblad och e-post, därför antar företag det. Digitala inköp eliminerar manuell datainmatning, pappersarbete och komplex hantering av förfrågningar genom att integrera och automatisera inköpsverktyg.
Fördelar med digitala inköp
Företag använder digitala inköp av flera skäl. Dessa inkluderar effektivitet och strukturerade inköpsprocedurer för att minska fragmentering. Automatisering av inköp minskar mänsklig insats, sänker felnivåer och gör inköpsarbetsflöden och procedurer synliga.
Digitala inköp gynnar inköpsteam och företaget oavsett orsaken till övergången. I synnerhet hjälper digitala inköp organisationer att konkurrera genom att:
- Standardisera processer
- Påskynda integrerade inköp
- Kontrollera kostnader
- Förbättrad synlighet och kontroll
- Standardisera processer
Många team tycker att bristen på standardisering i inköp är svår. Olika team, avdelningar, affärsenheter eller anställda använder olika inköps- eller upphandlingsprocesser.
Tid kan också kompromissa processstandardisering. Till exempel kan vissa teammedlemmar motsätta sig att ändra en procedur över lång tid, vilket resulterar i två versioner.
Misslyckande med att standardisera inköpsprocesser kostar. Flera processversioner är svårare att hantera, reglera och övervaka. IT-team kämpar för att upprätthålla säkerhets- och styrningsstandarder och producerar inkonsekventa resultat. Icke-standardiserade metoder kan också skada avdelningen vid en granskning eller översyn.
Digitala inköp kan standardisera processer. Lösningar för digitala inköp låter team arrangera procedurer med ett enkelt visuellt gränssnitt eller anpassningsbara mallar.
Alternativ utan kod är populära eftersom de inte kräver ny kod för ändringar. Alternativ utan kod ger inköp mer inflytande och sparar IT-resurser.
Påskynda integrerade inköp
Inköpsteam använder flera appar, system, data och formulär. De behöver också input och åtgärder från andra avdelningar och team. En integrerad inköpsprocess är avgörande.
Integrerade inköpsprocedurer undviker datasilos och samarbetsbarriärer. Det kopplar inköpsprocessen till nya och äldre teknikstackkomponenter, applikationer och programvaruverktyg inklusive ERP, SAP, Netsuite och annan ekonomisk programvara.
Digitalisering eliminerar manuella insatser, kopplar alla delprocesser och utökar automatiseringsmöjligheter för att möjliggöra integrerade inköp.
Kontrollera kostnader
Företag kan minska kostnaderna genom att eliminera ineffektiviteter, misstag och tidskrävande insatser med digitala inköp. Godkännare och begärande slösar bort tid på inköpsprocesser som gör dataåtkomst och åtgärder svåra.
Om priser registreras felaktigt eller om rabattdeadlines missas kan fel kosta organisationer direkt eller indirekt att åtgärda. Manuella uppgifter slösar tid som skulle kunna användas på värdeskapande uppgifter som prisförhandlingar eller leverantörsrelationer.
Digitala inköp förbättrar effektiviteten genom systemintegration och automatisering:
- Eliminera data- och samarbetsöar som kräver tid att överbrygga
- Reducera manuell datainmatning, godkännanden, varningar och statusuppdateringar
Förbättrad synlighet och kontroll
Att hantera inköp är svårt. Interna och externa intressenter måste agera och ge input på olika rörliga delar. Rekvisitioner, inköpsorder, godkännanden och leverantörshantering är svåra för inköpsteam att spåra och hantera.
Digitalisering av inköp eliminerar processopacitet på fem sätt:
- Registrera alla inköpstransaktioner.
- Uppdatera poster över länkade databaser och applikationer automatiskt.
- Användare kan tillämpa regler och villkor för att undvika saknade eller ofullständiga SLA, förfallodatum och andra nödvändigheter.
- Ge interna och externa intressenter en säker portal för att komma åt dokument eller ändra information.
- Genom att tillhandahålla anpassningsbara vyer, rapporter och instrumentpaneler för chefer och teammedlemmar för att spåra status, utvärdera KPI:er och upptäcka problem och flaskhalsar.
Digitala inköp omvandlar inköp
Strategiska och taktiska element utgör inköpsprocedurer. Inköpsprocesser innefattar rekvisitioner, inköp och fakturabetalning. Effektiva inköp innefattar planering, strategi och försörjningskedjehantering.
Företag genomför inköpsomvandling när de ser inköp som mer än ett transaktionscenter. Inköpspersonalen blir en strategisk partner för verksamheten snarare än ett center för inköpsorder och rekvisitionsuppfyllelse.
I praktiken innebär inköpsomvandling att ersätta en historisk inköpsram med en som är effektiv, automatiserad och integrerar data, applikationer och system.
Strategikomponenter för digitala inköp
Digitala inköp går bortom programvara och applikationer, men rätt teknik kan hjälpa inköpsteam att gå bortom traditionella procedurer. Strategiskt samarbete mellan människor, processer och teknik leder till framgångsrika inköp. Sex grundläggande element av en framgångsrik digital inköpsstrategi:
- Integrerad teknik
- Standardiserade procedurer
- Samarbetsrelationer
- Återkopplingsslingor
- Automatisering utan kod
- Talangfull person
1. Integrerad teknik
Fragmenterade teknikstackar, orsakade av inkompatibla äldre system och appar, orsakar flera inköpsproblem. Manuell datainmatning, silos, processluckor och kalkylbladsspridning indikerar teknikstackens oenighet. Team förbättrar informationsflöde och applikationsprestanda genom att ena stacken. Detta kallas “stack extensibility”.
2. Standardiserade procedurer
Standardisering av en process eller arbetsflöde innebär att följa samma procedurer varje gång. Standardisering av procedurer minskar förseningar, misstag och risk, vilket säkerställer konsekvens.
Alla företagsprocesser behöver standardisering, men inköpsteams höginsatsarbetsflöden behöver det särskilt.
3. Samarbetsrelationer
Vissa processer förblir avdelningsspecifika. Inte så med inköpsprocedurer, som kan involvera ett antal interna intressenter, varav några kanske inte är en del av inköpsteamet och kan vara från en annan avdelning.
Externa intressenter inklusive leverantörer, leverantörer och logistikleverantörer är också viktiga i inköp. Detta är varför inköpsteam behöver tid och verktyg för att bilda relationer som stöder en effektiv inköpsstrategi.
4. Återkopplingsslingor
Eftersom inköp är samarbetsinriktat, behöver team centraliserade kanaler för intressentinput. Denna input hjälper dem att optimera sina procedurer och arbetsflöden. Inköpsteamet blir också varsel om höga felnivåer, trasiga överlämningar och SLA eller datasilo-problem.
5. Låg- eller ingen-kod-automatisering
De senaste åren har visat oss att vissa omvälvningar är oförutsedda. Detta är särskilt sant med försörjningskedjeproblem. Ingen- eller låg-kod-automatisering kan skydda inköpsteam från störningar.
Ingen-kod-automatisering kombinerar ramverk med automatisering. Detta håller teamen smidiga så att de snabbt kan anpassa sig till försörjningskedje- eller processförändringar.
Inköpsteam kan justera formulär, procedurer och processer med ett visuellt gränssnitt istället för att skicka ändringsförfrågningar till IT. Automatisering kan också implementeras snabbt utan IT-hjälp.
Ingen-kod-automatisering sätter IT-teamet vid rodret men ger inköpsteam mer flexibilitet och tillgång än äldre lösningar.
6. Talangfull person
Ditt inköpsteam kan använda toppmoderna applikationer och teknologier, men de behöver fortfarande bra människor. Ett starkt inköpsteam är avgörande för leverantörsrelationer och svåra beslut.
- Utforska No-Code Automation: Business, IT Benefits.
- Ladda ner nu
Digitala inköpsverktyg
Företag som vill överge manuella procedurer har flera digitala inköpslösningar. Börja med det väsentliga för att förenkla valet.
Programvarutyp kommer först. Inköpsspecifik programvara är en möjlighet. Detta program löser de vanligaste inköpsteamens problem, vilket är användbart. Punktlösningar kan vara ett problem om teamet vill ha flexibilitet.
Ingen- eller lågkod-verktyg kan enkelt anpassas för att hantera ytterligare procedurer och arbetsflöden förutom inköp. Ingen-kod-verktyg kan vara lämpliga för team som inte vill lägga till ytterligare en avdelningsspecifik punktlösning.
Pipefy
Företag inom olika sektorer använder Pipefy för kodlösa inköp. Pipefy uppskattas för sin enkelhet, snabbhet och flexibilitet.
Pipefy kombinerar lättillgänglighet med anpassning, så team kan starta snabbt men har möjlighet att ändra procedurer och arbetsflöden vid behov.
Pipefy hanterar inköps- och finansiella procedurer för företag, inklusive:
- P2P
- Leverantörsreskontra
- Upphandling
- Godkännanden
- RFI/RFP/RFQ
- Inköpsorder
- Inköpsförfrågningar
- Hantera leverantörer
- Kontraktsförvaltning
- Kostnadsersättning
Pipefy har alla ovanstående funktioner plus ett stort bibliotek med mallar för nästan alla inköps- och finansiella procedurer.
Fraxion
Fraxion är en inköpsprogramvara som automatiserar vissa uppgifter. Datainsamling, affärsintelligens och ERP-integration finns tillgängliga. Fraxion är molnbaserad och tillgänglig var som helst, vilket gör den idealisk för distansarbetare och decentraliserade företag.
Fraxion hanterar procedurer som:
- Inköpsorder till PO
- Godkännanden
- Godkända fakturor
- PunchOut
- Budgetkontroll
- Granskarnas efterlevnad
- Hantera utgifter
- Insikter
Tradogram
Inköpsverktyget Tradogram möjliggör anpassning, analys och ett KPI-baserat leverantörsprestationssystem. Denna molnplattform har analys- och prognosfunktioner.
Tradeogram låter team kombinera vissa kommersiella programvaruuppgifter. Hanteringsprocesser med Tradogram:
- Inköp-till-betalning
- Strategisk upphandling
- Hantera leverantörer
- Kontraktsförvaltning
- Hantera order
- Utgiftsanalys
Procurify
Team kan spåra utgifter, organisera inköpsdokument och hantera förfrågningar, godkännanden, inköp, mottagningar och matchningar med Procurify, en allt-i-ett-utgiftshanteringsprogramvara.
Några funktioner:
- Anpassade godkännanden
- Inköpsprocesser
- Justerbara budgetar
- Analys och granskningsloggar
- Utgiftskort—fysiska och virtuella
SAP Ariba
Företag kan dra nytta av SAP Ariba, en lösning för hantering av inköpsprocesser från början till slut. Ariba hanterar leverantörshantering, strategiska inköp och direkt utgifter.
Några funktioner:
- Lönehantering
- Enhetlig leverantörsdata
- Kvalificering och segmentering av leverantörer
- Hantera leverantörrisk
- Efterlevnad
Slutsats
Inköpshantering förändras med digitala inköp. Företag kan effektivisera inköp, standardisera procedurer och förbättra verksamheten genom att använda digitala verktyg och tekniker. Att använda teknologi inom inköp minskar kostnader, misstag och förbättrar synlighet och strategiskt beslutsfattande. Avancerade inköpsverktyg och -procedurer kommer att hjälpa organisationer att förbli konkurrenskraftiga och förbättra verksamheten när de digitaliserar. Digitala inköp är framtiden och har tydliga fördelar för dem som är villiga att byta.
