Den kompletta guiden till effektiv Procure to Pay

Inledning

Att navigera genom komplexiteten i processen från inköp till betalning (P2P) kan vara en skrämmande uppgift, särskilt för organisationer som fortfarande förlitar sig på föråldrade system. Det traditionella tillvägagångssättet, som ofta präglas av ineffektivitet och manuell hantering, kan hindra produktiviteten och öka kostnaderna.

I takt med att affärslandskapet blir alltmer digitaliserat är det viktigt att integrera en modern, molnbaserad “Procure-to-Pay”-lösning.

Denna guide fördjupar sig i hur modern P2P-mjukvara kan revolutionera dina inköpsprocesser och erbjuder strategier för att förbättra effektiviteten och driva affärsframgång.

En process från upphandling till betalning

Purchase-to-pay (P2P) är ett förfarande som organisationer använder för att köpa varor och tjänster från externa leverantörer. Från att upptäcka ett behov av varor eller tjänster till att betala leverantörerna omfattar P2P flera steg. Denna viktiga företagsprocess effektiviserar inköpen, kontrollerar kostnaderna och hanterar leverantörerna.

Beroende på organisationens praxis och efterfrågan utför inköpscheferna de viktigaste stegen i processen från upphandling till betalning. Kissflow Procurement Cloud hjälper till. Ditt flöde kan skräddarsys för ditt företag.

Från köp till betalning Steg:

1) Fastställ behoven

Den inledande fasen av “Procure-to-Pay” är att definiera affärskraven tillsammans med tvärfunktionella intressenter. Efter att ha identifierat ett behov skapar upphandlingsteamen specifikationer på hög nivå, referensvillkor (TOR) och arbetsbeskrivningar.

2) Gör rekvisitioner

En inköpsrekvisition skapas efter att specifikationerna/TOR/SOW har färdigställts. En beställare skickar in ett ifyllt formulär för inköpsrekvisition efter att ha uppfyllt de administrativa kraven. Rekvisitioner kan göras för normala inköp, underleverantörskontrakt och sändningar.

3) OK köp nödvändigt

Avdelningschefer eller inköpsansvariga analyserar inköpsrekvisitioner. Efter att ha bedömt behov, budget och form kan godkännare godkänna eller avslå en inköpsrekvisition. Ofullständiga inköpsrekvisitioner avvisas och returneras till initiativtagaren.

4) PO/spot buy

Spotinköp kan göras för kategoriköp som inte hanteras, unika engångsköp eller varor med lågt värde. I övrigt baseras inköpsorder på godkända rekvisitioner.

5) Godkännande av inköpsorder

Inköpsorder går nu igenom en godkännandeslinga för att verifiera specifikationer. Inköpsordrar skickas till leverantörer efter godkännande. Leverantörer av inköpsorder kan godkänna, avvisa eller förhandla efter granskning. När en tjänsteman godkänner en inköpsorder skapas ett bindande avtal.

6) Ta emot varor

Köparen kontrollerar de levererade varorna/tjänsterna för att säkerställa att de uppfyller kraven i avtalet. Kraven i inköpsavtalet eller inköpsordern avgör om mottagandet av produkterna godkänns eller nekas.

7) Utfall för leverantörer

Data från föregående fas används för att utvärdera leverantörens prestanda. Kvalitet, leverans i tid, service, efterlevnad av avtal, lyhördhet och TCO. Befintliga listor och informationssystem registrerar uteblivna prestationer.

8) Godkänna fakturan i Procure to Pay

Efter godkännande görs en trevägsmatchning mellan inköpsordern, leverantörsfakturan och produktkvittot. Om det inte finns några problem godkänns fakturan och skickas till finansavdelningen för betalning. Om fakturan är felaktig nekas den tillbaka till säljaren med en motivering.

9) Betalning till leverantörer

Efter att ha erhållit en godkänd faktura kommer ekonomiteamet att behandla betalningar enligt avtal. Kontraktsrevisioner och utvärderingar av likvida finansiella säkerheter beaktas. Leverantörsbetalningar kan vara förskott, delbetalningar, delbetalningar, slutbetalningar eller kvarhållande/retention.

Bästa praxis i processen från upphandling till betalning

Här är fem exempel på bästa praxis för P2P som kan hjälpa organisationer att förbättra effektiviteten i sina upphandlingsprocesser:

• Programvara för köp-till-betalning
• Säkerställa transparens
• Öka leverantörernas engagemang.
• Optimera lagerhållningen
• Effektivisera avtalshanteringen.

Hur kan programvara för “Procure-to-Pay” effektivisera inköpsarbetet?

Enligt Gartner kommer över 50% av alla organisationer i världen att använda en molnbaserad Procure-to-Pay-svit år 2025.

Följande är tekniker för att förbättra inköpseffektiviteten.

1. Ansökan och godkännande av inköp

Digital programvara för inköp-till-betalning ordnar inköpsförfrågningar för intressenter och godkännare, vilket eliminerar e-posttrådar.

2. PO-hantering vid upphandling till betalning

De flesta Procure-to-Pay-lösningar genererar inköpsorder från godkända rekvisitioner och påbörjar leverans av inköpsorder. Du kan skicka flera batchorder till en leverantör eller skapa flera beställningar från en PR.

3. Digital hantering av leverantörer

Att digitalisera leverantörshanteringen förändrar hur ditt inköpsteam utvärderar leverantörer. Med en bra teknik för “procurement-to-pay” blir det enkelt att välja en leverantör baserat på prestanda, priser, rabatter, leveransplan och efterlevnad av policyer!

4. Fakturamatchning i Procure to Pay

Kissflows Procure-to-Pay-programvara Procurement Cloud möjliggör trevägsmatchning, fakturagodkännande, undantagshantering och integration med elektroniska betalningar och leverantörsreskontrasystem för att säkerställa ett idiotsäkert köp.

5. Köparens insikter

Med hjälp av automatiserad rapportering och analys kan du identifiera framgångar och misslyckanden, vilket är mycket bra. Det ger full transparens i processen. Du kan snabbt kontrollera jobbstatus, leverantörens resultatindikatorer och mycket mer med anpassade rapporter och analyser.

Slutsats

Att införa ett avancerat Procure-to-Pay-system är mer än bara en teknisk uppgradering; det är ett strategiskt steg mot en strömlinjeformad verksamhet och kostnadseffektivitet. Genom att utnyttja avancerade programvarulösningar kan företag förenkla sina upphandlingsprocesser, från inköpsförfrågningar till fakturahantering.

Genom att använda dessa moderna verktyg kan man inte bara förbättra effektiviteten i verksamheten utan också skaffa sig konkurrensfördelar på dagens dynamiska marknad. I takt med att företagen övergår till digitala lösningar blir fördelarna med ett väl implementerat P2P-system allt tydligare, vilket banar väg för bättre inköpsprestanda och större organisatorisk framgång.