Kontrakthantering optimerar företags prestanda och minskar risker genom att skapa, genomföra och utvärdera avtal.
Kontrakthantering är avgörande för ditt företag. Rättsligt bindande kontrakt specificerar företagets relationer med intressenter, prissättningsmodeller, arbetsomfattning, rättigheter och skyldigheter, projekttidtabeller, garantivillkor osv. Eftersom kontrakt är kritiska kan effektiv kontrakthantering öka en organisations framgång. På samma sätt kan oorganiserad kontrakthantering utsätta ditt företag för operativa och ekonomiska risker.
Definition av kontraktshantering
Kontrakthantering innebär att övervaka rättsligt bindande avtal från början till slut. Aktiviteterna kan vara administrativa eller strategiska beroende på vem som hanterar vilken fas. Effektiv kontraktsadministration hjälper organisationer att maximera avtalsfördelarna och förbättra prestandan.
Rollen för kontraktshantering förändras. För att få insikter från data innebär kontraktshantering allt oftare att förstå varje fas i ett avtals livscykel. Att bara skicka in papper är inte längre tillräckligt. Företag använder sig av programvara för kontraktshantering (CLM) för att öka prestandan och uppnå målen. En studie från Gartner visar att CLM håller på att utvecklas från ett operativt system för registerhållning till ett kärnsystem på företagsnivå som hanterar affärsrisker, kostnader och intäktsmaximering.
Effektiv kontraktshantering inom upphandling
Kontrakthantering är avgörande eftersom hur du hanterar dina avtal från början till slut påverkar resultatet. CLM-metoden hjälper organisationer att maximera fördelarna med avtal, samtidigt som man följer regler och kontrollerar interaktioner med tredje part.
Standardiserad och samarbetsinriktad kontrakthantering inom upphandlingsprocesser i hela organisationen är viktig, eftersom den för samman intressenter. Din organisation kan förvänta sig att uppnå sina mål och stärka sin position.
Kontrakthanteringsstrategin säkerställer att upphandlingsmålen uppfylls. Den kan omfatta flera faktorer, inklusive:
- Ökad värdeskapande, bevarande, prestationshantering, riskminskning, rolltydlighet, leverantörsrelationer och kvalitetskontroll.
Dock säkerställer upphandlingskontrakthantering att ett avtal uppfylls inom de angivna tidsramarna, i enlighet med prestationsstandarder, utan fel och till det överenskomna priset eller kostnaden.
Fördelar med upphandlingskontrakthantering
Genom digitalisering och lagring i ett enda arkiv möjliggör upphandlingskontrakthantering för intressenter, inklusive juridiska och efterlevnadsavdelningar, att söka och granska avtal utan att manuellt söka igenom högar av papper. Upphandlingskontrakthantering begränsar också åtkomsten till avtal för auktoriserad personal, vilket ökar säkerheten.
Det varnar också nyckelpersoner när kontraktens utgångsdatum närmar sig, vilket gör att organisationer kan omförhandla eller säga upp sina avtal och undvika att fastna i kontrakt som automatiskt förnyas till sämre villkor. Spårning av leverantörskostnader blir möjligt genom att integrera kontrakthantering med andra finansiella eller upphandlingsverktyg.
Hjälper företaget
Effektiv kontrakthantering strukturerar företags mål, processer och ambitioner för att förenkla verksamheten och analysera framgång. Kontrakthantering kan också avslöja sätt att öka intäkterna och minska utgifterna.
Förbättrar verksamheten
De bästa kontrakthanteringslösningarna använder verktyg eller programvara för att automatisera kontrakthanteringen. Genom att eliminera manuella uppgifter ökar företagets produktivitet och minskar felen. Personalen kan fokusera på strategiska uppgifter som utvärdering och utveckling av prestanda.
Ökar insynen i utgifter och minskar oregelbundna utgifter
Kontrakthantering organiserar företagets relationer med intressenter, särskilt leverantörer, för att underlätta transaktions- och prestandaspårning. Det ökar insynen i utgifter och ekonomisk transparens. Ökad synlighet av utgifter kan begränsa oplanerade inköp, ett stort problem för många organisationer. Ökad insyn i utgifter genom ett kontrakthanteringssystem kan hjälpa ditt företag att spara pengar.
Förbättrar synligheten för leverantörer
De flesta företag är idag beroende av leverantörer för att leverera varor och tjänster. Kontrakthantering förenklar spårningen av leverantörer, övervakningen av deras prestationer i enlighet med avtalsvillkoren och analysen av leverantörsrisken. Detta hjälper till att bygga långsiktiga, ömsesidigt fördelaktiga leverantörspartnerskap med synergier.
Stärker och förbättrar efterlevnad
Med en ram för kontrakthantering som definierar villkor, förhållanden och processer, säkerställs att viktiga intressenter följer reglerna. Ökad efterlevnad minskar alltid företagets risker.
Bästa praxis för kontrakthantering
Effektiv kontraktsadministration kräver en strukturerad strategi. Här är några tips för bästa praxis:
Sätt upp mål och omfattning
Innan genomförandet måste målen och omfattningen för kontraktet definieras. Detta inkluderar avtalets mål, förväntade resultat och parternas ansvar. En tydligt definierad kontraktsomfattning minskar risken för framtida missförstånd och problem.
Visa aktsamhet
Avtal bör vara kortfattade och skrivna på ett tydligt och begripligt språk. Villkoren bör klargöra eventuella begränsningar och undantag. Tydliga avtal förbättrar kommunikationen och minskar potentiella problem.
Övervaka och verkställ efterlevnad av avtalet
Effektiv kontrakthantering kräver kontinuerlig övervakning och verkställande. Det är nödvändigt att övervaka nyckelprestandaindikatorer och snabbt åtgärda problem. Genom att övervaka och verkställa avtal kan juridiska och finansiella risker minskas och efterlevnad säkerställas.
Upprätta en process för avslutande av kontrakt
Avtal kan avslutas vid fullgörande, när avtalstiden går ut eller vid brott. En lämplig process för avslutande av avtal, inklusive uppsägningstider, tvistlösningsalternativ och återlämning av egendom eller information, är nödvändig. Ett korrekt avslut av ett avtal underlättar övergången och minskar juridiska och finansiella problem.
Verktyg och teknologier för kontrakthantering
Kontrakthanteringslösningar förenklar kontraktshanteringens livscykel genom att använda programvara. Vissa system automatiserar avtalsformulering, godkännanden, genomförande och spårning. Företag kan undvika kostsamma misstag genom att automatisera dessa aktiviteter.
Kontrakthanteringssystem eliminerar mänskligt arbete och ger allt du behöver på ett ställe.
Skapa avtal automatiskt
Att manuellt skapa kontrakt kan vara tidskrävande och benäget för fel. Genom att automatisera avtalsgenerering kan detta arbete effektiviseras, och säkerheten för att avtal är korrekt och i enlighet med affärsstandarder ökas.
Godkännandeprocess
Förgodkända arbetsflöden automatiserar denna process. Det säkerställer att rätt personer har tillgång till avtalen vid rätt tidpunkt. Programvara kan även spåra versioner, så att du enkelt kan hämta tidigare dokumentrevisioner och säkerställa att alla arbetar med den senaste versionen.
Elektroniska signaturer och avtalsgenomförande
Efter att ha fått juridiskt godkännande är det dags att genomföra avtalet. Kontraktet betraktas som genomfört och giltigt efter att alla parter har undertecknat det. Kontrakthanteringsprogram kan automatisera denna process och spåra undertecknade kontrakt digitalt.
Spårning av avtal och skyldigheter
Med kontraktshanteringsprogramvara kan du spåra förnyelser, förfallodatum och betalningar. Vissa system erbjuder rapporter med alla kommande viktiga datum, vilket hjälper till att hålla koll på deadlines och skyldigheter.
Centraliserat kontraktsarkiv
Med kontrakthanterings
system finns alla dina dokument på ett ställe och är lättillgängliga. Ett centraliserat arkiv gör det möjligt att söka efter klausuler eller nyckelord i alla dina kontrakt, vilket underlättar spårning av viktig information.
Hög säkerhet
Kontrakt innehåller känslig information som måste skyddas. Välj kontrakthanteringsprogramvara med starka säkerhetsfunktioner, som rollbaserad åtkomstkontroll, multifaktorautentisering och datakryptering.
Sammanfattning
Effektiv kontrakthantering innebär att hantera avtal under hela deras livscykel för att säkerställa efterlevnad, minska risker, optimera prestanda och maximera värdet. Det är avgörande för företagets framgång, särskilt i upphandlingsintensiva sektorer.
