Varje upphandlingsteam har favoritleverantörer som gör det lilla extra, erbjuder konkurrenskraftiga priser och förenklar inköpsprocessen. Att hitta dessa leverantörer är inte slumpmässigt. Dessa partnerskap är resultatet av medvetet urval, stark kommunikation och partnerskap. Rätt metod kan göra det lättare att hitta upphandlingsleverantörer. Grunderna i strategisk leverantörssökning behandlas i den här artikeln. Den täcker de vanligaste ämnena inom sourcingprogram:
- Fördelar med leverantörssökning
- Typer av leverantörssökning
- Steg för leverantörssökning
- Bästa praxis för leverantörssökning
4 fördelar med leverantörssökning
Förstagångssökning av leverantörer kan fokusera på kostnadsreducering, men det finns andra fördelar. Väldefinierade inköpsmetoder kan minska riskerna, stärka leveranskedjorna och förbättra leverantörsrelationerna.
The following four benefits make strategic sourcing important for any organisation:
Lägre kostnader: Bättre förhandlingar, leverantörskontraktsförhandlingar och leverantörskonkurrens sänker kostnaderna med noggrann leverantörsupphandling. Genom att välja de bästa leverantörerna till de bästa priserna maximerar företagen köpkraften och minskar kostnaderna. Strategisk sourcing säkerställer också att organisationer arbetar med välrenommerade leverantörer som levererar i tid och uppfyller kvalitetskraven, vilket möjliggör säkra inköp till låg kostnad.
Riskhantering: Verizon uppskattar att 74 % av dataintrången orsakas av människor, antingen avsiktligt eller oavsiktligt. Bedrägerier, prisfluktuationer, skador och leveransundantag minskas med leverantörssökning. Det gör leveranskedjan mer motståndskraftig och minskar svårigheter. Starka system för leverantörshantering ökar efterfrågan och prisprognoser, lagerkontroll, leveransscheman och leverantörsrelationer, vilket gör att organisationer snabbt kan anpassa sig till marknadsförändringar.
Hållbar upphandling: Kriterier för hållbar upphandling hjälper företag att hitta leverantörer som utövar ESG-aktiviteter för att förbättra och minska kostnaderna. Med 78 % av konsumenterna som prioriterar hållbarhet ökar det din affärsprofil. Strategisk sourcing hjälper företag att spåra leveranskedjans miljöprestanda som utsläpp och avfallsminskning. Genom leverantörssökning garanterar företag att deras investeringar gynnar deras verksamhet och miljön.
Bättre leverantörsrelationer: Att bygga partnerskap med leverantörer genom proaktiv sourcing kan leda till bättre resultat än att bara skaffa förnödenheter. Detta tillvägagångssätt minskar upphandlingsförseningar och undantag genom att främja ett starkt samarbete för att möta mål och kundförväntningar. Att arbeta nära leverantörer kan öppna nya marknader och hitta kostnadseffektiva leverantörer, vilket stödjer långsiktig framgång.
Olika metoder för leverantörssökning
Leverantörssökning går utöver att hitta en leverantör för att fylla en beställning. Det finns flera metoder för leverantörssökning för att köpa varor och tjänster.
Outsourcing: Outsourcing innebär att anlita en extern part för att hantera vissa uppgifter. Denna strategi sänker kostnaderna, ger specialiserade färdigheter utan att behöva heltidsanställda och ökar effektiviteten. Genom att outsourca icke-kärnverksamhet kan företag fokusera mer på sina främsta styrkor.
Insourcing: Använda din egen talang och dina egna varor. Istället för att använda leverantörer använder din organisation egna arbetare, procedurer och förmågor för att tillgodose behoven. Insourcing låter ett företag hantera sin budget, resurser, tidtabell och andra upphandlingsfrågor. Insourcing tillåter företag att snabbt ändra taktik eller anta ny teknik.
Närsourcing: Ibland kan du hitta det du behöver på din bakgård. Närsourcing innebär att köpa från lokala eller regionala handlare. På grund av billigare frakt- och logistikkostnader kan organisationer köpa varor av hög kvalitet till lägre priser. Närsourcing minskar beroendet av internationella leverantörer och erbjuder företag mer kontroll över leveranskedjan.
LCCS: Vissa företag sänker produktionskostnaderna genom att köpa varor från lågkostnadsländer utomlands. Detta tillvägagångssätt innebär att hitta leverantörer som uppfyller prisbehoven genom att utvärdera den ekonomiska stabiliteten och arbetsmarknaderna i dessa regioner. Genom att outsourca produktionen till länder som Kina, Indien, Mexiko, Vietnam och andra i Sydamerika och Sydostasien kan företag spara pengar samtidigt som de bibehåller kvaliteten.
Global sourcing: Global sourcing, liksom LCCS, innebär att köpa varor och tjänster från internationella källor. Global sourcing hjälper företag att få billiga råvaror och tjänster. Utvecklade och framväxande marknader kan vara värd för globala sourcingföretag. Det utvärderar också ekonomisk stabilitet och arbetsmarknader för att uppfylla priskriterier.
Steg för att hitta leverantörer
1. Utvärdera behov
En behovsbedömning utvärderar en organisations krav på tjänster eller förnödenheter, leveranstider och prisförväntningar. Det innebär också att jämföra leverantörer som kan uppfylla dessa behov. Att förstå dessa krav hjälper till att välja rätt leverantör.
2. Bedöm marknaden
Marknadsstudie är ett annat viktigt steg i valet av leverantör. Det informerar sourcingteamet om marknadstrender, prisjämförelser, leveranstider och marknadsledare. Marknadsstudie vägleder leverantörsförhandlingar.
3. Ange leverantörskrav
Varje avdelning – upphandling, juridik, säkerhet och ekonomi – bör ha minimala krav på leverantörer och transaktioner. Koda dessa grundläggande artiklar i en policy för att starta leverantörssökningar från denna baslinje. Leverantörsförutsättningar förenklar leverantörssökningen och påskyndar valet av leverantör och relationsbyggandet.
4. Utveckla sourcingstruktur
Ett ramverk för leverantörssökning beskriver hur man väljer och granskar leverantörer. Det tar hänsyn till faktorer som geografisk plats, volymkapacitet, referensgranskningar, förslagsformat och kontraktskrav. Genom att följa en strukturerad process säkerställer du att varje leverantörssökning använder en konsekvent utvärderingsmetod. Detta tillvägagångssätt tar bort gissningar och förhindrar förseningar i valet av leverantör.
5. Gör en lista över leverantörer
Förfina kandidater efter att ha identifierat leverantörer och skapat en sourcingmetodik. När du gör en lista över leverantörer, undersök deras förmåga att uppfylla dina förutsättningar och sourcingstruktur. Bedöm varje leverantörs överensstämmelse med ditt företags värderingar. Minst tre gångbara bud bör utvärderas (tekniken “tre bud och ett köp”).
6. Var noggrann
Due diligence hjälper teamet att välja en pålitlig leverantör genom att samla in all nödvändig information. Denna process avslöjar potentiella leverantörsproblem, såsom ekonomisk instabilitet eller skada på ryktet. För att bedöma prestanda, kontrollera referenser och läs kundrecensioner. Detta säkerställer att leverantören kan uppfylla dina behov och hjälper till att förhindra framtida problem.
7. Välj en handlare
Efter att ha samlat in leverantörsbud och due diligence-bedömningar väljer teamet den bästa leverantören. Skapa ett poängsystem för att utvärdera leverantörer baserat på din organisations prioriteringar för att säkerställa objektivitet.
Att inkludera olika intressenter i valet av leverantör kan också hjälpa. Detta gör att alla kan uttrycka sina farhågor och bli hörda innan de engagerar sig. Flera perspektiv kan också avslöja ignorerade nyanser eller möjligheter till förbättring innan du väljer en leverantör.
8. Ordna villkor
Efter att ha valt en leverantör, förhandla villkor och priser med tydliga mål och kommunikation. Detaljera de tjänster och kostnadsberäkningar som organisationen behöver från leverantören. Förbered alternativa alternativ och tidsramar för att påskynda debatten och beslutsfattandet. Frågor om tjänsteleverans och kvalitet bör diskuteras på denna nivå. Förhandling kräver kompromisser, så vet vad företaget kommer att ge upp. Strategiska sourcing-samtal syftar till att samarbeta, inte vinna.
9. Skriv under kontrakt
Efter förhandlingarna, skriv ett kontrakt med villkor. Detta dokument bör lista tjänster, priser, leveransdatum och annan relevant information. Att förstå varje parts ansvar och förväntningar i kontraktet är avgörande. För att etablera en framgångsrik och ömsesidigt lönsam relation mellan leverantör och företag och skydda båda parter i rättstvister eller tvister.
10. Bedöm resultat
Uppmätta saker hanteras. Jämför leverantörspris och prestanda med avtalskraven. Regelbundna incheckningar eller möten upprätthåller höga standarder och informerar båda parter om utvecklingen. Åtgärda problem omedelbart för att minimera serviceavbrott. För att förbättra, överväg båda parters feedback under hela processen.
Bästa praxis för leverantörssökning
Att följa bästa praxis för sourcing förbättrar resultaten på olika sätt. Det hjälper till att välja och utvärdera leverantörer, forma avtal och definiera långsiktig framgång.
Förbättra din sourcing med dessa fem metoder:
1. Definiera behov innan leverantörer
Att starta sourcingprocessen med att bedöma dina leverantörsbehov är smart. Ta dig tid att dokumentera leverantörsminimum, projektbudgetar, prestandatidslinjer etc.
Upphandling kan göra en lista över leverantörer baserat på bransch- och projektkrav. Var och en bör matcha ovanstående kriterier. Due diligence-teamet kan sedan undersöka varje alternativ och överväga unika egenskaper eller bonusar.
2. Tänk på det totala värdet.
Värde inkluderar en leverantörs funktioner och tjänster, inte bara prissättning. Din organisation får värde från kundservice, handläggningstider, material, garantier, innovation och anpassning. Försök att se bortom grundkostnaden och inkludera faktorer som påverkar slutresultatet. Använd denna lins för att förhandla med leverantörer eller hitta bättre alternativ.
3. Förkorta och optimera din lista.
Strategisk upphandling sparar pengar och bygger relationer. Att ha en kortare, föredragen leverantörslista är ett sätt att få dessa fördelar. En lista förenklar förhandlingarna, bygger förtroende och möjliggör snabba åtgärder. Optimera den genom att inkludera handlare med konkurrenskraftiga priser, kvalitetsartiklar och bra service och respons.
4. Tänka på hållbarhet
Många företag vill ha hållbarhet i leveranskedjan. Leverantörer som använder återvunnet material, Fair Trade-arbetskraft eller miljökriterier är exempel. Hållbara alternativ sparar pengar och resurser över tid. Hållbara metoder ökar också företagets globala ekonomiska ansvar. Företag kan spara pengar, spara resurser och förbättra sitt rykte genom att välja hållbara leverantörer.
5. Mät prestanda regelbundet.
Program för leverantörssökning behöver regelbunden mätning av leverantörsprestanda. Att bedöma leverantörers produktkvalitet, lyhördhet, hållbarhet och kundservice säkerställer att de uppfyller företagets behov och tillför värde. Att observera förändringar hjälper till att förutse prestanda och välja leverantörer. Identifiera leverantörssvagheter och utforma en kommunikationsplan för att förbättra relationerna.
