Purchasing chaos and budget overruns is a continuous process in an organisation, but creating a structured procurement process takes time. If your accounting team is always rushed and stakeholders have to chase after supply orders, it’s time to improve your procurement methods. To improve the procurement process you can start by strengthening the company’s purchase order processing procedures. Procurement can reap numerous advantages by implementing a purchase order (PO) process that is more organised and efficient. To enhance budgeting and purchasing standards, it enables the business to use procurement data, formalises spending guidelines, and aids in justification for purchases.
Vi går igenom all information du behöver för att maximera effektiviteten i dina tekniker för hantering av inköpsorder i dag:
- Vad är hantering av inköpsorder?
- Varför är hantering av inköpsorder viktigt?
- Vilka är de sju stegen för hantering av inköpsorder?
- Bästa praxis för hantering av inköpsorder
- Fördelar med att automatisera hanteringen av inköpsorder
Vad är hantering av inköpsorder?
Hantering av inköpsorder är processen att välja, godkänna, beställa, fullfölja och spåra leverans- eller serviceordrar från leverantörer. Teamet från inköps- eller ekonomiavdelningen hanterar det. Processen för orderhantering innebär att man bekräftar att varorna eller tjänsterna är tillgängliga, avsätter pengar för inköp av varor eller tjänster, informerar leverantörer om specifikationerna och ser till att de beställda varorna levereras exakt.
Om företaget förvärvar varor på ett organiserat och metodiskt sätt kommer denna IO-process att fungera optimalt. Intressenter har de resurser de behöver för att beställa rätt varor i enlighet med inköpspolicyer när en process är välstrukturerad. Det erbjuder den struktur som behövs för att godkänna inköp och slutföra den dokumentation som krävs för fullgörande. Alla inköp registreras också under processen. De används för utgiftsplanering, analys och framtida registerföring.
Skillnaden mellan inköpsrekvisition och inköpsorder
I upphandlingsprocessen har både inköpsordrar och inköpsrekvisitioner olika syften, även om de ofta används synonymt.
- En inköpsrekvisition, som också kallas för ett inmatningsformulär, är ett internt dokument som används för att begära godkännande för att köpa produkter eller tjänster. Vanligtvis undertecknas det av divisionschefen och skickas sedan till upphandlingsteamet för granskning och bearbetning.
- Medan en inköpsorder är ett externt dokument. Det fungerar som ett bindande juridiskt avtal mellan en leverantör och en köpare. Det innehåller alla detaljer i ordern. Några av de viktigaste detaljerna inkluderar kostnaden, beloppet, leveransdatumet och betalningsvillkoren.
Båda effektiviserar beställningsprocesser inom företag. De underlättar effektiv beställning, fullgörande och spårning av leveranser.
Vikten av hantering av inköpsorder
Inköp är den största kostnaden som kretsar kring organisationen. Över 20 till 30 procent av de totala intäkterna spenderas på inköp som en indirekt kostnad. Upphandlingsteamet hanterar hundratals eller tusentals månatliga inköp. En effektiv inköpsorderprocess är central för ditt företags framgång och kostnadseffektivitet med så många rörliga delar som behövs för att hålla upphandlingen flytande smidigt.
Vilka är de sju stegen för hantering av inköpsorder?
1. Identifiera de artiklar som behövs
Undrar du vad som är det första du ska göra för hantering av inköpsorder? Det första steget inkluderar att ta reda på vad du behöver köpa. Intressenter bör titta på olika leverantörer för att se vem som har de bästa leveranserna, kontrollera likheterna i produkterna och jämföra produkternas priser. När du gör en lista, glöm inte att föra register över din organisations inköpspolicyer. Alla drar nytta av att veta hur man spenderar pengar på varor och tjänster i enlighet med policyer både inom och utanför verksamheten.
2. Skapa en inköpsrekvisition för artiklarna.
Efter att ha gjort en komplett lista över de nödvändiga och behövda artiklarna är det dags att fylla i formuläret som kallas en inköpsrekvisition. Detta formulär bör ha alla detaljer om de leverantörer du har valt och alla papper som visar varför du behöver köpa dessa artiklar.
Om du vill att inköp ska gå smidigt bör du ha en tydlig process för att godkänna inköpsorder och specifika personer i varje avdelning som godkänner dem. Saker och ting går snabbare när alla är medvetna om sina skyldigheter när det gäller inköpsgodkännande. Du kan också söka hjälp från experter som är väl insatta. Detta hjälper till att minska fel och säkerställa att beslut är väl övervägda.
3. Skicka in inköpsrekvisitionen för godkännande.
Om du är klar med begäran är det dags att skicka den till den första godkännandeprocessen. Dokumenten fylls i av chefen eller avdelningschefen. Denna godkännare granskar begäran för att se om den matchar budgeten för avdelningen eller projektet och ger det första godkännandet att spendera pengarna. Efter det går begäran till andra personer, som också behöver godkänna den. Beroende på vad som köps kan team från IT, juridik, säkerhet eller ekonomi behöva granska det. Varje företag avgör när ytterligare kontroller krävs för större inköp. Till exempel kan ledningsgruppen behöva godkänna kontrakt som överstiger ett visst belopp.
4. Skapa en godkänd inköpsorder.
Ekonomi- eller ekonomiteamet kommer att använda rekvisitionsformuläret för att generera en inköpsorder när begäran har fått alla nödvändiga godkännanden. En grundlig inköpsbegäran säkerställer en komplett inköpsorder.
- Inköpsordernummer
- Datum och tid för inköpsordern
- Beställarens namn och avdelningsinformation
- Leverantörsinformation, inklusive namn, adress och kontaktinformation
- Beskrivning av varor eller tjänster som köps
- Kvantitet av varor eller tjänster som köps
- Enhetspris per artikel
- Totalt pris
- Skatter och avgifter
- Frakt- och leveransinformation (inklusive kostnad, om tillämpligt)
- Faktureringsinstruktioner till leverantören
- Betalningsinformation och nettovillkor
- Ytterligare anteckningar från intressenter eller ekonomiteamet
5. Godkänn och skicka in inköpsordern.
Ibland kan redovisningen granska slutförda inköpsorder igen för att se till att de är korrekta och fullständiga. När inköpsordern har godkänts skickar Finance den till leverantören.
Därefter kontrollerar leverantören orderdetaljerna. Om någon förvirring uppstår kommer de antingen att kontakta personen som begärde artiklarna eller ekonomiavdelningen. De kontaktade mig tillbaka med information om de tillgängliga artiklarna. Om någon av de nämnda artiklarna inte finns tillgängliga i deras lager kan säljaren föreslå alternativa alternativ eller ge dig en uppskattad tid för produktens ankomst.
6. Leverantören godkänner och fullföljer inköpsordern.
Nästa steg involverar leverantörens svar. Efter att ha kontrollerat alla artiklar och resurser bekräftar leverantören slutligen ordern. Han ger dig ett uppskattat leveransdatum och ett spårningsnummer för försändelsen. Sedan packas ordern och skickas slutligen till rederiet. När produkterna äntligen har skickats kan du ta emot dem. För mer information om varorna kan du kontrollera deras status med hjälp av spårningsnumret för försändelsen.
7. Ta emot och avstäm varor
Det sista steget i inköpsprocessen är att ta emot varorna. Köparen kommer att kontakta dig tills och om du bekräftar att produkterna är i gott skick. Om det saknas eller är skadade artiklar får du en ersättning eller en återbetalning.
Efter bekräftelse av mottagna varor kommer nu kontoteamet in i bilden. De kommer att föra register över leveransen. De jämför sedan varorna med den ursprungliga inköpslistan, tillsammans med andra dokument som fraktsedeln. Denna matchningsprocess säkerställer att allt matchar korrekt och är korrekt.
Bästa praxis för IO-hantering
Att tillämpa bästa praxis kan förbättra IO-systemet för varje företag oavsett storlek och stadium. Genom att följa de nedan nämnda stegen kan företag dra stor nytta, vilket gör hela processen smidigare och starkare. Dessutom kan denna process också leda till bättre kostnadsbesparingar.
Bygg en dokumenterad upphandlingsprocess
När ett företag börjar dokumentera sina inköpspolicyer kommer det att vara ytterligare kapabelt att kontrollera sina budgetar. Denna dokumentationsprocess gör det vidare möjligt för företagen att fastställa och kommunicera tydliga riktlinjer för bättre inköpsvanor. De hjälper också företaget att välja de mest lämpliga leverantörerna bland dem som uppfyller de betydande kraven samtidigt som de tillåter dem en bra observation i sin utgiftströskel. Samtidigt hjälper denna dokumentationsprocess också upphandlingsteamen att hantera arbetstrycket bättre.
Dessutom möjliggör processen med dokumenterad upphandling en mer effektiv budgetering, med en tydlig bild av företagets leveransutgifter över tid.
Det skyddar också företaget från oönskade bedrägerier samtidigt som det håller sig borta från leverantörer av låg kvalitet. Alla dessa policyer tillsammans med en synlig utgiftsfest hjälper så småningom företaget att upprätthålla ett gott rykte på marknaden.
Skapa en avdelningsgodkännandelista
En stark roaster som godkänts av avdelningsinköpet spelar en viktig roll i en sund upphandling. Alla dessa medlemmar från den godkända roastern sätter upp en kommandokedja i varje avdelning. De ser till att inköpen matchar företagets strategi och inköpsbudget. Detta hjälper vidare till att minimera oönskade utgifter eftersom de upprätthåller ansvarsskyldighet för varje inköp som görs. Samtidigt som denna process erbjuder kostnadseffektiva lösningar hjälper den vidare företaget att köpa viktiga varor och tjänster.
Etablera ett nätverk av föredragna leverantörer
Ett nätverk av föredragna leverantörer består av en utvald grupp betrodda leverantörer som en organisation har förhandsgodkänt för upphandling. Om du samarbetar med dessa leverantörer effektiviserar det verksamheten och minimerar riskerna i samband med tredje part. Dessutom drar företag nytta av ökad förhandlingsstyrka för att förhandla fram bättre priser, volymrabatter och gynnsamma inköpsvillkor.
Använd strategisk sourcing där det är möjligt
Strategic sourcing means carefully planning how to buy things. This practice involves studying the market trends and comparing suppliers to get the best deals. This process not only helps to save money but also helps in building strong relationships with suppliers. This ensures better quality goods and continuous help in supply chain problems. Strategic sourcing enables organizations to enhance their procurement procedures and forge enduring partnerships with dependable suppliers.
Använd upphandlingsprogramvara för att automatisera
Användningen av automatiserad hantering av inköpsorder gör inköp enklare och mer exakta. Med hjälp av denna programvara kan du spara tid och minska dina misstag eftersom det hindrar människor från att skriva in orderdetaljer och använda kalkylblad för att spåra order.
Automatisering visar också order och utgifter tydligt. Den använda programvaran tillåter arbetsflöden att göra de mest repetitiva uppgifterna, inklusive godkännande, inlämning, trevägsmatchning, avstämning och rapportering. Att använda ett centralt system hjälper företag att växa sin inköpsprocess smidigt.
Fördelar med att automatisera inköpsprocessen
There are several benefits of using the automated purchasing order process. The major benefits can be exercised by the finance teams.
Bättre kostnadsbesparing: Användningen av att automatisera inköpsprocessen hjälper till att hitta sätt att spara pengar och förhindrar kassaflödesproblem. Det stoppar misstag som att betala för mycket eller få leveranser av dålig kvalitet. Ekonomiteam kan spåra varje dollar som spenderas med automatisering.
Högre noggrannhet: Att automatisera inköpsorder säkerställer att data är korrekta varje gång. Detta hjälper ekonomiteam att se inköp tydligt och lita mer på sin ekonomiska information.
Ökad effektivitet: Automatisering gör också saker snabbare. Eftersom posterna är alla automatiserade hjälper det till att spara tid för datainmatning, spåra order, kontrollera fakturor och betala räkningar. Således låter det teammedlemmar fokusera på viktigare jobb.
Minskad manuell inmatning: Det kan också hjälpa till att minska fel och spara tid genom att ta bort de manuella stegen i en process. Felen som genereras genom manuell inmatning kan orsaka problem under betalningen och kan också kräva extra forskning för att åtgärda.
Förbättrad rapportering: Användningen av ett automatiserat inköpsordersystem hjälper till att förenkla rapportskapandet om order- och utgiftsvanor. Det hjälper till att förstå inköpsmönstret och hur leverantörer presterar. Det hjälper till att förstå inköpsmönstret och leverantörernas prestanda. Således hjälper dessa insikter dig att fatta beslut om framtida utgifter, prisjämförelser och planera budgetar, samtidigt som du bygger bättre relationer med leverantörer.
Minskad risk: Det minskar risken för bedrägerier genom att använda säkra plattformar och spårningsfunktioner. Det övervakar aktiviteter, upptäcker risker och begränsar användaråtkomst för att säkerställa en säker miljö. Detta förhindrar obehöriga betalningar och order genom att kräva godkännanden för ändringar.
Starkare förhandling: Det automatiserade systemet ger köpare en komplett guide om process och kostnad. Således ger detta dig en chans till bättre förhandlingar och hjälper också till att bygga starka relationer med leverantörerna. Det hjälper vidare till att utvärdera leverantörernas prestanda och stöder att fatta välgrundade beslut när du undertecknar kontrakt.
