RFI, RFP och RFQ blandas ofta ihop. De har dock olika funktioner.
Ska du använda RFI, RFP eller RFQ när du skaffar leverantörer? Definitionen av varje metod, idealisk användning och utmaningar listas i den här guiden.
Låt oss först definiera var och en av dem.
Begäran om information (RFI)
Informationsförfrågningar är vanliga affärsmetoder för att samla in skriftliga uppgifter om leverantörens kapacitet. Det gör det enklare att jämföra leverantörer och välja den bästa.
En RFI är ett dokument som företag använder för att få information om en produkt eller tjänst som de funderar på att köpa. De lagrar svaren i en intern databas för framtida projekt.
Ett företag kan dra nytta av RFI:er genom att hålla sig organiserat:
- Formalisering av anbudsprocessen
- Utvärdering av deras val
- Skaffa aktuell marknadsinformation
RFP:er (Request for Proposal) – vad är det?
I anbudsförfrågningar ombeds entreprenörer att lämna anbud och föreslå projekt.
Den hjälper företag att organisera sina problem och projekt. De flesta företag använder också RFP för att hantera nya initiativ.
RFP definition: Företag använder RFP:er för att begära detaljerade offerter från leverantörer för en produkt eller tjänst som de överväger att köpa. Den beskriver arbetet, hur företaget kommer att utvärdera förslagen och avtalsvillkoren.
RFP:er publiceras offentligt för att interagera med entreprenörer och få in konkurrenskraftiga anbud. En RFP går utöver projektbeskrivningen. Den innehåller även anbudsgivar- och avtalsvillkor samt konkreta projektmål.
RFP-förmåner
Se en RFP som en annons på en anslagstavla i ett bostadsområde. Att kontrollera de bästa leverantörserbjudandena har många fördelar:
- Tack vare konkurrensen från leverantörerna sänker RFP projektkostnaderna.
- RFP:er visar alla leverantörsmöjligheter.
- Leverantörskontakter formaliseras genom RFP:er.
Offertförfrågan (RFQ)
Företag inhämtar offerter från leverantörer för att utföra en uppgift eller ett projekt. I en schemalagd produktionsmiljö med en förutsägbar projektlivslängd är en RFQ till stor hjälp.
Definition: Företag använder RFQ:er för att begära prisuppgifter från leverantörer för en produkt eller tjänst som de överväger att köpa.
Organisationer begär in offerter från leverantörer eftersom de planerar att arbeta med dem. Arbetsgivaren vill ha information om betalning och prissättning.
RFQ:er specificerar vad leverantören måste producera i detalj. De flesta kontrakt går till lågprisleverantörer.
Kom ihåg att det inte nödvändigtvis är priset som avgör vilken leverantör ett företag föredrar. Förutom priset påverkar även tillförlitlighet, kvalitet och kapacitet dessa beslut.
Fördelarna med RFQ:er
Offertförfrågningar har fördelar, bland annat
- Kontakta leverantörer för riktade offerter
- Insikter om projektkostnader för framtida planering.
- Effektiv hantering av kostnadsbesparingar
Anledningar till RFP, RFI och RFQ
Motioner har olika syften. En RFI informerar ett företag om dess alternativ. När leverantörer lämnar anbud och kommunicerar kan företagen fatta datadrivna beslut.
Jämförelse med en offertbegäran följer. Ett företags mål är att maximera värdet och minska kostnaderna. Företag kan noggrant överväga sina alternativ och utvärdera leverantörer med en offertbegäran.
Men vad händer om företag behöver en uppgiftsspecifik kostnadsfördelning? En offertförfrågan gör det. Leverantörer kan uppskatta projektkostnader och fördelar.
När ska man använda RFI, RFP eller RFQ?
Oavsett bransch, här är några tips på när du ska använda respektive strategi.
RFI – Starta ett projekt med en RFI-mall. Eftersom du måste känna till marknadens kapacitet att slutföra en uppgift kommer RFI:er före RFP:er. RFI:er ger dig tillräckligt med information för att du ska kunna begära in ett förslag i den andra nivån av leverantörsscreening.
RFP – En RFP behövs efter att ha inhämtat tillräcklig information om leverantören och dennes kapacitet att utföra ett uppdrag. Komplexa projekt kräver RFP. Ett mycket tekniskt projekt gynnas av en RFP eftersom organisationen objektivt kan utvärdera leverantörernas förslag till formuleringar.
Förfrågan – En offertförfrågan är bäst när projektnummer och specifikationer är kända. En RFQ visar företagen kostnaden för en uppgift eller ett projekt. RFQ:er hjälper till med datadrivet beslutsfattande.
Hantering av RFI/RFQ/RFP-utmaningar
En del företag har svårt att hantera RFP-, RFI- och RFQ-projekt i enlighet med sina krav. Projektledning blir allt viktigare i takt med att ett företag växer.
Den idealiska tekniken för att organisera förslag och förfrågningar är:
- Centralisera alla RFQ-, RFI- och RFP-dokument.
- Ange företagets riktlinjer i RFI:er, RFP:er och RFQ:er
- Hantera uppgifter om berättigade leverantörer korrekt.
- Snabba beslut om framtida projekt
- Förbättra relationerna med leverantörerna
Also explore procurement software. With cloud-based technologies, many supplier screening stages are automated. Procurement software simplifies data management, analysis, and comparison, ensuring the best supplier deals.
Tricks för RFI, RFP, RFQ
Här är några exempel på informationspraxis för RFP, RFQ och RFI. Det är viktigt att begära leverantörsinformation i ett tidigt skede.
- Undvik detaljer och håll dig till det grundläggande.
- Ge så mycket bakgrundsinformation som möjligt om projektet och utmaningen.
- Fastställa framgångsmått för RFI, RFP och RFQ.
- Beskriv kortfattat dina affärsbehov.
- Förklara tydligt hur du vill att din informationsbegäran ska besvaras.
I varje RFI efterfrågas allmän information som
- Företagets mål
- Leverantörer måste visa kapacitet, expertis och referenser. Verksamheter, certifieringar, lösningar och resultat ska efterfrågas.
Detaljerade anbudsförfrågningar kräver att leverantörerna skapar och lämnar in förslag för att slutföra projekt. Ett förslag eller anbud kan omfatta:
- En sammanfattning av behovet
- Köparens bakgrund och introduktion
- Mål och projektomfattning
- Bilagor relevanta
- Projektkostnad och betalningsvillkor
- Allmän tidslinje för RFP
- Sektioner och RFP-frågor
- Villkor och anvisningar
- Minimikrav för leverantörer
Observera att denna lista är ofullständig. Eftersom RFP inte har något standardformat lämnar bolagen kompletterande information.
Det är bättre att ge leverantörerna mer relevant information så att de kan lämna ett välgrundat anbud. Viktiga intressenter måste involveras under den här tiden. RFP-processen blir mer exakt.
Standardisering av interna rutiner med hjälp av en mall förbättrar leverantörskontrollen i RFI, RFP och RFQ.
Det tredje steget, RFQ, innebär att man skriver omfattande krav för att få korrekta offerter från leverantörerna. Var mer tydlig med projektets komplexitet, behov och uppgifter för att kunna göra bättre val.
Inkludera följande i din offertförfrågan:
- En introduktion och en sammanfattning av projektbehoven
- Kontaktuppgifter
- Välja kriterier
- Kriterier för entreprenör och datum för färdigställande
- Kostnader och priser
Undersök leverantörer innan du skickar ut en RFQ och väljer.
Genom att organisera denna information i ett leverantörshanteringssystem blir det lättare att följa upphandlingsval över tid.
Undvik pappersarbete och använd upphandlingsprogram för att stödja RFQ-arbetet.
Att effektivisera offertprocessen påskyndar avtalsförhandlingar, projektavslut och gör det lättare att ligga steget före.
