De 5 största riskerna med avtalsförvaltning och hur man hanterar dem

Inledning

En effektiv avtalshantering är avgörande för verksamhetens effektivitet och företagets skydd i dagens dynamiska affärsklimat. Avtalsförvaltning är avgörande, men många stora organisationer misslyckas med att spåra avtal, nödvändiga skyldigheter och förnyelser. Osynligheten kan innebära allvarliga faror och ekonomiska förluster. Den här artikeln tar upp de fem största riskerna med avtalshantering och ger praktiska lösningar som hjälper din organisation att hantera svårigheter med avtalshantering.

Varför kan inte stora företag spåra sina kontrakt, inklusive viktiga åtaganden och förnyelser, medan din pizzakedja kan berätta var den är och när den kommer?

Avtalssynligheten – förmågan att omedelbart hitta, hämta, analysera och spåra avtal i hela företaget – är fortfarande dålig hos många stora företag.

Ett typiskt Fortune 2000-företag har 20.000-40.000 gällande avtal, enligt PwC. Avtalen förvarades tidigare på skrivbord, i arkivskåp, på delade hårddiskar eller via e-post. Avtalen kan inte sökas för snabb hämtning eller extraheras för förfall, förnyelser och skyldigheter.

Riskkällor för kontrakt

Scenariot innebär en allvarlig avtalsrisk. Dåliga saker händer när avtal är ostrukturerad data i ett svåråtkomligt arkiv eller på ett skrivbord. Ett manuellt övervakat SOW löpte ut men arbete utfördes fortfarande på det, vilket kostade ett teknikkonsultföretag 1,5 miljoner dollar i inkomst. Rabatter ignoreras och oönskade förnyelser sker automatiskt.

Dålig insyn i kontraktet

Dålig avtalssynlighet är ett av fem stora misstag i avtalshanteringen som kan leda till att företag förlorar intäkter och pengar, oavsett om avtalen gäller köp- eller säljsidan eller hela företaget.

Andra risker inkluderar:

Otillräcklig hastighet

Manuell förhandling, skapande och godkännande av avtal leder till ineffektivitet och fram- och tillbakagång: Företag förlorar intäkter på grund av långsam avtalsomsättning.

Osäker efterlevnad

Inconsistent compliance with internal and supplier standards and risks: Without a comprehensive contract management platform, contracts are routinely put away and forgotten about, making supplier performance tracking difficult.

Bristande standardisering

Silos av avtalssystem, rutiner, format och klausuler: I organisationer utan standardisering av avtal kan föråldrade eller icke-kompatibla villkor påverka företaget senare.

Ökad komplexitet

Komplexiteten i globala affärer, regler, leverantörer och åtaganden: När EU:s allmänna dataskyddsförordning träder i kraft måste organisationer vara extra noga med att inkludera efterlevnad i leverantörs- och kundavtal.

Dåligt genomförda avtal ökar risken. Identifiering och hantering av avtalsrisker är avgörande för goda bedömningar. Stora företag är duktiga på att bedöma avtalsrisker under förhandlingarna, men kan sällan övervaka dem efteråt.

Slutsats

Hantering av avtalsrisker är avgörande för en organisations finansiella och operativa överlevnad. Genom att ta itu med dålig avtalssynlighet, försenad avtalshastighet, oklar efterlevnad, bristande standardisering och växande komplexitet kan företag minska förlusterna och förbättra effektiviteten. Med kompletta system för avtalshantering och standardiserade metoder kan organisationer bättre spåra, analysera och uppfylla avtalsenliga åtaganden. Proaktiv hantering av avtalsrisker är avgörande och strategisk för långsiktig framgång i en ständigt föränderlig regel- och företagsmiljö.