Inledning
Construction projects depend on procurement for resources, services, and materials. Effective procurement ensures projects are delivered on time, within budget, and to quality standards. Procurement is crucial to managing prices, schedules, and regulatory compliance. This post will discuss the best construction procurement tactics.
Vad är “upphandling” av byggentreprenader?
Inom byggbranschen innebär upphandling att man anskaffar alla varor, tjänster och resurser som behövs för att slutföra ett projekt. Det handlar bland annat om att hitta råmaterial, entreprenörer, specialutrustning, tillstånd, licenser och kvalificerad arbetskraft. Upphandling av byggentreprenader är avgörande för ett lyckat projekt.
Projektkostnad, kvalitet och tid vid upphandling av byggentreprenader
Upphandling påverkar i hög grad projektets kostnader, kvalitet och tidplan. Upphandlingsbesluten påverkar budgeten genom att påverka kostnaderna för material, arbetskraft och tjänster.
Projektets framgång och hållbarhet beror på upphandlingsmaterial och entreprenörer.
Förseningar i upphandlingen kan försena och avbryta projekt och därmed påverka projektets tidsplan.
Zonindelning, juridiska och regulatoriska krav
Upphandling är förenat med många juridiska och regulatoriska frågor. Att följa byggregler, zonindelning, miljö- och säkerhetsnormer är avgörande.
Dessa komplexa frågor kan leda till höga böter, projektförseningar och skadat anseende om de ignoreras.
Det finns många strategiska överväganden i samband med upphandling. Dåliga upphandlingsbeslut kan leda till att projektdeltagarna börjar bråka, medan bra beslut kan hjälpa dem att samarbeta.
Detta metodiska tillvägagångssätt innebär noggranna förberedelser, ett noggrant utförande och en djupgående medvetenhet om byggbranschens särskilda svårigheter och möjligheter.
Initial teamförvärv inom bygg- och anläggningsupphandling
Att bygga upp ett projektteam är det första steget i en byggupphandling och sätter tonen för projektet. Projektteamet kan bestå av arkitekter, ingenjörer, entreprenörer, underentreprenörer, leverantörer och specialister, beroende på projektets omfattning.
Att välja rätt projektteam är avgörande. De kommer att forma och slutföra projektet som samarbetspartners, inte som leverantörer. För att kunna fatta välgrundade beslut krävs deras gemensamma kunskap och erfarenhet.
Det första steget i teamupphandlingen kräver tydlig kommunikation och målstyrning för att fastställa projektmål, tidsplaner och ekonomiska ramar. Teamarbete och förtroende måste främjas från början för att projektet ska bli framgångsrikt.
Tidig upphandling i byggbranschen sätter ramarna för ett framgångsrikt projekt. Denna fas kräver strategisk planering och beslutsfattande på grund av dess långtgående effekter.
Planer för hantering av inköp
I en projektledningsplan ingår hantering av upphandlingar. Projektledning inom byggbranschen omfattar fastställande av mål, tidsramar, resursfördelning, riskhantering och kvalitetskontroll. Upphandlingshanteringen samordnar anskaffningen av projektessentiella resurser och tjänster i rätt tid inom detta komplexa nät.
När vi utvärderar hur upphandlingshanteringen påverkar projektmålen blir den strategisk. Korrekt upphandling optimerar projektets tidsramar och kostnader genom att säkerställa att rätt material, utrustning och utbildad arbetskraft finns tillgänglig. Entreprenörer, underentreprenörer och leverantörer är avgörande för att projektet ska lyckas, och därför påverkar valet av dem utförandet av arbetet. Upphandling förenklar efterlevnaden av lagar och regler, vilket minskar de juridiska problem som kan hota projektet.
Upphandlingshanteringen stöder strategiska projektmål som sträcker sig bortom den operativa verksamheten. Att diversifiera källorna och minimera beroendet av en enda källa minskar riskerna och säkerställer projektets kontinuitet vid oväntade störningar. Det främjar också intressenternas engagemang och kommunikation för att uppnå projektmålen.
Plan för inköpshantering Komponenter Byggentreprenad Upphandling
En plan för hantering av upphandlingar är nödvändig för att anpassa upphandlingarna till projektets mål, tidsplaner och budget.
Huvudkomponenterna i en plan för hantering av upphandlingar:
Omfattning och mål: Planen för hantering av upphandlingar inleds med projektets omfattning och mål. Här beskrivs vad som behöver köpas in och hur det passar in i projektmålen. Detta grundläggande steg ligger till grund för alla inköpsbeslut.
Upphandlingsstrategin bör ingå i denna plan. Beslut om upphandlingsmetoder (konkurrensutsättning, förhandling, partnerskap), val av källa och utvärdering av leverantörer ingår.
En noggrann upphandlingsplan säkerställer att resurser och förnödenheter finns tillgängliga när de behövs. I planen fastställs urval av leverantörer, avtalsförhandlingar och tidsramar för leverans.
Tilldelning av budget: Upphandlingsplanen fördelar budgetar för varje operation för att kontrollera kostnader och överskridanden. Den tar också hänsyn till oförutsedda kostnader.
Riskhantering: Beredskapsplaner för upphandlingar hanterar leverantörsförseningar, kostnadsvolatilitet och kvalitetsproblem.
Kvalitetssäkring: I detta avsnitt av planen fastställs kvalitetsstandarder och rutiner för inköpta produkter och tjänster för att uppfylla projektspecifikationerna.
Kommunikation och samarbete: Planer för hantering av upphandlingar främjar kommunikation och transparens mellan intressenter. Det informerar och anpassar alla parter till upphandlingsmålen.
En detaljerad plan för hantering av upphandlingar effektiviserar upphandlingsprocesserna och minskar förseningarna, minskar riskerna genom att tillhandahålla ett strukturerat tillvägagångssätt för att identifiera och hantera potentiella problem, främjar ansvarstagande i teamet och fungerar som en referenspunkt för övervakning och utvärdering av projektets framsteg.
Upphandlingsmetoder och -modeller
Olika modeller och metoder för upphandling av byggnader har olika fördelar. Design-build och traditionella upphandlingsmodeller är de vanligaste.
Den typiska upphandlingsmodellen är sekventiell. Efter projektutformningen väljs en entreprenör ut genom anbudsförfarande. Kunderna har vanligtvis en tydlig projektomfattning och design, vilket ger dem mer kontroll. Konkurrensutsatt anbudsgivning kan minska kostnaderna men försvåra samarbetet.
Upphandlingsparadigmet design- och byggentreprenad integrerar dock design och konstruktion i ett enda kontrakt med en och samma organisation. Det uppmuntrar till lagarbete och innovation. Design-build-projekt går snabbare tack vare samtidig design och konstruktion. Design- och byggparadigmet tar mer ansvar, vilket kan minska meningsskiljaktigheter och effektivisera projektadministrationen.
Projektspecifika aspekter som kundpreferenser, komplexitet och resultat avgör vilken modell som ska väljas. Design-build betonar samarbete, snabbhet och ansvarstagande från en enda punkt, medan traditionell betonar kontroll och konkurrenskraftig prissättning. Intressenterna måste bedöma sina projektbehov innan de väljer upphandlingsmetod.
RIBA:s modeller för upphandlingsvägar
Royal Institute of British Architects (RIBA) har utvecklat modeller för upphandlingsvägar för att strukturera byggprojekt. Dessa modeller är populära inom byggsektorn och flexibla för olika typer av projekt och kundbehov.
De viktigaste modellerna för RIBA:s upphandlingsvägar är
Traditionell: Denna metodik börjar med projektets uppkomst och slutar med en granskning efter slutförandet. Den fungerar för projekt med ett definierat kundkoncept och omfattande designutveckling före byggandet. Den traditionella tekniken är att föredra för projekt med tydlig omfattning.
För kunder som vill ha ett samlat ansvar är det populärt med design och byggnation. I den här strategin anlitas en entreprenör tidigt och design och konstruktion överlappar varandra, vilket gör det enkelt att göra justeringar. Det passar kunder som vill ha en snabbare projektleverans.
Byggledning: En byggledare anlitas tidigt i projektet för att ge råd om utformningen. Det gör det möjligt för kunderna att göra ändringar i designen allteftersom projektet fortskrider, vilket gör det idealiskt för komplexa projekt.
Management contracting är som byggledning men har en mer fragmenterad leveranskedja. Det är bra för kunder som behöver mycket kontroll och flexibilitet, men det kan också göra det mer komplicerat.
Design och hantering: Kunden anlitar en designchef som sköter designprocessen och väljer ut entreprenörer. Det fungerar bra för projekt där kunden vill ha kvalitetskontroll av design och konstruktion.
Prime contracting innebär att design- och byggteamen integreras i en och samma projektleveransorganisation. Det är lämpligt för kunder som söker ett strömlinjeformat tillvägagångssätt, men kan minska kundens designbidrag.
Ramavtal: På förhand utvalda entreprenörer eller leverantörer arbetar med flera kundprojekt över tid. De ger kontinuitet och kostnadsfördelar för kunder som regelbundet behöver byggnadstjänster.
RIBA:s modeller bygger på projektets komplexitet, tidslinje, budget och kundengagemang inom design och konstruktion. RIBA:s väldefinierade modeller underlättar beslutsfattandet i ett tidigt skede av projektplaneringen och ökar projektens framgång.
Byggledarnas roll i upphandlingen
Byggledare är betrodda ombud för projektägare under hela upphandlingen. De planerar projekten och arbetar tillsammans med ägarna för att fastställa mål, budgetar och tidsplaner. I detta partnerskap ingår att utveckla upphandlingsmetoder som stöder projektmålen.
Byggcheferna väljer leverantörer, entreprenörer och underentreprenörer. De gör en noggrann utvärdering av leverantörerna utifrån kvalifikationer, kostnader och resultat. Byggcheferna övervakar hela anbudsprocessen, från framtagning av anbudsdokument till inbjudan av leverantörer och utvärdering av anbud.
Byggcheferna förhandlar fram avtal med leverantörer om villkor, prissättning, tidsramar och omfattning. De genomför också frekventa inspektioner och revisioner för att säkerställa att leveranser, utrustning och utförande uppfyller kvalitetskraven. Andra arbetsuppgifter som ingår är kostnadskontroll, riskhantering och effektiv kommunikation, vilket understryker deras betydelse.
Metoder för byggledning
Byggchefer använder flera olika upphandlingsmetoder för att uppnå kostnadseffektivitet och kvalitet:
Konkurrensutsatt anbudsgivning: De bjuder in många leverantörer att lämna anbud, vilket sänker kostnaderna och upprätthåller kvaliteten.
Värdeteknik: Byggcheferna samarbetar med leverantörerna för att sänka kostnaderna utan att ge avkall på kvalitet eller funktionalitet.
Starka partnerskap med leverantörer och entreprenörer kan leda till bättre villkor, snabbare leveranser och högre värde.
Avtalshantering: De hanterar avtal noggrant och ser till att parterna följer villkoren och att ändringar dokumenteras och godkänns.
Val av material och utrustning: Byggcheferna väger samman kvalitet, kostnad och tillgänglighet för att välja material och utrustning som uppfyller projektmålen.
Budgetföljsamhet: De följer regelbundet upp sina utgifter och justerar vid behov för att hålla sig inom budgetramarna.
Hantering av tidslinjer: Projektets tidsramar kräver effektiv upphandling. Byggledare ser till att material och tjänster levereras i rätt tid för att undvika förseningar.
Viktiga verktyg och metoder för upphandling
Offertförfrågningar (RFP) är avgörande för valet av tjänsteleverantör för byggprojekt. Projektägare eller projektledare utfärdar RFP:er för att få in detaljerade förslag från leverantörer. RFP:erna förklarar projektets mål, syften och specifikationer, vilket hjälper potentiella tjänsteleverantörer att förstå projektet. Genom att uppmuntra många leverantörer att lämna anbud främjar de kostnadseffektivitet och kvalitetssäkring.
Med hjälp av RFP:er kan tjänsteleverantörer erbjuda kreativa och skräddarsydda lösningar på projektets behov. RFP:er kan bli juridiskt bindande efter att ett kontrakt har tilldelats, vilket skyddar båda parter från rättstvister.
Utvärderingen av anbuden, där de bästa och mest prisvärda tjänsteleverantörerna väljs ut, är också mycket viktig. Detta förfarande inleds med en noggrann genomgång av varje anbud. Utvärderingsteamen tar hänsyn till kvalifikationer, erfarenhet, prissättning och metoder.
Anbuden bedöms och betygsätts med hjälp av förutbestämda kriterier för objektiv jämförelse. Kortlistade leverantörer kan intervjuas eller presenteras för att förtydliga sina anbud. Kontraktsförhandling och tilldelning går till den högst rankade leverantören.
Avtalsuppföljning och efterlevnad vid upphandling av byggentreprenader
För att säkerställa att den valda tjänsteleverantören uppfyller förväntningarna genomförs en noggrann avtalsuppföljning och övervakning efter tilldelningen. Kontraktsövervakningen omfattar nyckeltal och andra viktiga metoder.
Tjänsteleverantörer mäter prestanda mot nyckeltal för efterlevnad och kvalitet. Regelbundna revisioner och inspektioner kan upptäcka oegentligheter i kontraktet och möjliggöra korrigerande åtgärder.
Du bör följa upp dina tjänsteleverantörers prestationer för att säkerställa transparens och ansvarsskyldighet. Granskning av pappersarbete säkerställer att projektdokumentationen uppfyller avtalskraven, finansiella revisioner validerar fakturerings- och betalningsprocesser och enkäter och engagemang från intressenter samlar in synpunkter. Rättsliga åtgärder kan vidtas för att genomdriva avtalsvillkoren och skydda ägaren vid allvarliga överträdelser.
Avtalsefterlevnad och övervakning bidrar till att säkerställa projektets integritet, kvalitet och avtalsenliga skyldigheter under byggtiden.
Schemaläggning och strategi
Byggtidsplaner är avgörande för resurshanteringen vid upphandlingar. De schemalägger upphandlingsaktiviteterna så att arbetskraft, material och utrustning används på ett effektivt sätt.
Ett välstrukturerat upphandlingsschema anpassar förvärvet av produkter och tjänster till projektets tidsram och förhindrar flaskhalsar och förseningar i resurserna.
I byggtidplanerna anges också milstolpar för projektet, som signalerar viktiga prestationer eller faser. Dessa milstolpar omfattar i allmänhet upphandlingsåtgärder som leverans av viktigt material eller kontraktsförhandlingar. Projektledarna måste fastställa och uppfylla dessa milstolpar för att kunna följa framstegen, identifiera problem och upprätthålla momentum.
Byggbranschens trend med strategiska partnerskap och samriskföretag har också underlättat upphandlingarna. I en tid av mer komplicerade och storskaliga projekt skapar dessa samarbeten förtroende, informationsutbyte, problemlösning och samutnyttjande av resurser.
Dessa avtal gör det möjligt för byggföretag att utnyttja kompletterande kompetens, utveckla sin kapacitet och ta sig an större projekt samtidigt som riskerna delas och konkurrenskraften ökar.
Genom att dela resurser och erfarenheter kan strategiska partners och joint ventures hantera komplexa projekt mer effektivt, vilket förbättrar kundvärdet och innovationen inom byggbranschen. Dessa företag kan förbättra sina upphandlingar och blomstra tillsammans.
Avancerade köpmetoder
Entreprenörers engagemang i utformningen av byggprojekt kan ha stor inverkan på upphandlingen. Arkitekter och ingenjörer utformar projektet och entreprenörerna ansluter senare under byggtiden. Det blir allt vanligare att entreprenörerna engageras tidigare i design- och byggprojekt eller integrerade projektleveranser.
Entreprenörernas medverkan under projekteringen kan förbättra upphandlingsprocessen. De kan ge råd om byggbarhet, materialval och kostnadsberäkning, vilket förbättrar upphandlingsbesluten. Tidig involvering av entreprenörer kan avslöja risker och möjligheter till proaktiva åtgärder för att minska riskerna och skapa mervärde.
När entreprenörer deltar i projekteringen samordnas upphandling och hantering av leveranskedjan. Det understryker vikten av upphandling som en nyckelkomponent i leveranskedjan, vilket kräver en felfri samordning mellan inköp av material och tjänster och projektbyggande. Denna holistiska strategi garanterar att upphandlingen uppfyller projektkraven och förbättrar leveranskedjan i byggprojektet.
Vanliga frågor
Vanliga frågor och svar om upphandling av byggentreprenader.
Hur utvecklar man ett effektivt upphandlingssystem?
Teknik kan hjälpa dig att skapa skräddarsydda rutiner för dina team i system för hantering av upphandlingar. Anta att du arbetar med byggledning. Du kontrollerar budgetar med ett projekthanteringssystem. Du kanske vill upprätta en leverantörskatalog för utrustning, material och leverantörer för att hjälpa ditt team att identifiera rätt leverantörer.
Med Knack och våra mallappar kan du göra detta snabbt utan kodning. Med Knacks mallprogramvara för byggprojekthantering kan du anpassa ditt bygghanteringssystem. Du kan lägga till eller skapa en annan lösning för byggkalkyler. Knacks mall för utrustningsspårning kan hjälpa dig att avgöra om du behöver ett system för hantering av leverantörs- och leverantörsrelationer.
Detta täcker flera behov för hantering av upphandlingar inom byggledning. Minska onödig teamkommunikation och effektivisera det betungande arbetsflödet.
Vilka är de tre huvudsakliga upphandlingsmetoderna?
De tre primära upphandlingstyperna är
Direktupphandling innebär att man köper produkter och tjänster som är direkt relevanta för ett företags verksamhet.
Affärsverksamhetens icke-kärnprodukter och tjänster är indirekt upphandling.
Strategisk upphandling: Skapar långsiktiga leverantörsrelationer och värde för att uppnå organisationens mål.
Upphandlingens roll i byggledningsprocessen?
Upphandling hjälper byggchefer att köpa material, tjänster och resurser på ett effektivt sätt. Det handlar om att välja leverantörer, förhandla fram avtal, garantera kvalitet och kostnadseffektivitet samt hålla tidsfrister. Projektets framgång är beroende av en effektiv upphandling, som påverkar kostnader, kvalitet och tidplan.
Finns det olika metoder, strategier och processer för upphandling?
Metod, plan och process är relaterade upphandlingsaspekter. Tillvägagångssättet – konkurrensutsättning, förhandling – är metoden. Strategisk planering vägleder inköpsbesluten. Processen omfattar de steg som krävs för att framgångsrikt genomföra strategin och metoden.
Slutsats
Överlag kräver byggupphandling strategisk planering, kompetent ledning och deltagande av intressenter. Byggchefer kan förbättra projektresultaten genom att involvera entreprenörer i ett tidigt skede, genom strategiska samarbeten och genom detaljerade förvaltningsplaner för upphandlingar. Framgångsrika, snabba och kostnadseffektiva byggprojekt kommer att kräva anpassningsförmåga och nya upphandlingsmetoder i takt med att sektorn utvecklas.
