Bästa praxis för leverantörshantering för optimala resultat

När du förstår hur leverantörshantering fungerar inser du dess betydelse för företagets tillväxt.

Leverantörshantering innebär att hantera leverantörsrelationer, förhandla avtal och kommunicera med leverantörer. Om det görs på rätt sätt kan det öka företagets tillväxt och effektivisera verksamheten.

I en artikel nyligen förklarade vi leverantörshanteringssystem och deras fördelar. Vi kommer att gå igenom alla de bästa metoderna i den här handledningen.

Beskriv leverantörsstyrning.

Leverantörshantering omfattar alla aktiviteter som förbättrar leverantörsrelationer, leverantörsnätverk och produktionscykler.

• Metoder för kostnadskontroll
• Utformning av avtal
• Förhandling av leverantörsvillkor
• Kontroll av leverantörers leverantörskedjor
• Begära offerter på produkter och tjänster

Om du använder bästa praxis för leverantörer för att optimera din leverantörshantering vet du förmodligen redan hur det fungerar, från att ta fram företagets behov till att skriva inköpsorder.

Låt oss titta närmare på några av de viktigaste fördelarna med en optimerad förvaltning.

Fördelar med leverantörsstyrning

Varje företag hanterar leverantörer på olika sätt. Syftet är dock att maximera den ömsesidiga nyttan av processen.

Bättre riskhantering: Effektiv leverantörshantering minskar riskerna i leveranskedjan. Du får varor med få fel, sparar pengar och kan hålla tillverkningstiderna.

Lägre administrativa kostnader: Utan leverantörshantering kan onödiga kostnader uppstå. Misskötta förhandlingar och ökande administrativa kostnader bidrar till dåliga leverantörskontroller och beslut i sista minuten.

Snabbare livscykler för processer: Genom att arbeta direkt med leverantörerna i stället för med en tredjepartsbyrå får du snabbare leveranser. Logistiken är enklare eftersom leverantörerna levererar direkt utan förseningar.

Measure results: Budgets and purchase quantities should be projected using past data. It allows procurement teams to use reliable data from long-term vendor relationships. Make data measurable and actionable with vendor software, one of the finest ways to handle vendor records, contracts, usage terms, and reports.

Utnyttja mätbara resultat: Att hantera leverantörsrelationer är avgörande för att projektet ska kunna slutföras. Ditt system för leverantörshantering ger dig all information du behöver för att fatta beslut.

Håll dig till reglerna: VM-effektivitet är beroende av interna regler och regler från tredje part. Optimerad hantering av leverantörsrelationer garanterar att din organisation följer kraven genom hela processen.

Förbättrad prestanda för leverantörer: System förbättrar VM. Centralisering, automatisering och tillgänglighet gör det möjligt för team att hantera leverantörer effektivt utan flaskhalsar eller manuella aktiviteter. VMS hjälper upphandlingsteam att tillämpa bästa praxis för att öka prestandan.

Frågor som rör leverantörshantering

Effektiv VM har många fördelar, men det innebär också hinder. Varje organisation skräddarsyr sin strategi för leverantörshantering efter sina behov och sin bransch. På grund av detta varierar utmaningarna för leverantörerna. Här är några populära sådana.

Otillräcklig programvara för leverantörer: Manuella processer kan försvåra leverantörshanteringen. Bristande automatisering försenar verksamheten i miljöer med högt tempo. Utan tidsbesparande och automatiserade verktyg ställs företag inför onödiga flaskhalsar. Det blir svårare att spåra leverantörer, transaktioner, avtal och tidigare leveranser.

Säkerhetsfrågor: Informationssäkerhet försummas ofta, och utan centraliserad programvara för leverantörsekosystem kan du vara mer sårbar. Hela 60 % av företagen saknar en intern resurs för riskbedömning och riskhantering.

Utbyter du avtalsvillkor och privata uppgifter på ett säkert sätt online? Företag misslyckas ofta med att minska säkerhetsproblemen. Det blir värre när du använder punktlösningar för flera VM-processer.

Tidshantering: Oavsett vilken metod du väljer för leverantörshantering kommer det att uppstå problem med tidshanteringen. Vissa administrativa leverantörsaktiviteter är för tidskrävande för att kunna hanteras utan en etablerad, repeterbar lösning för leverantörshantering med många automatiseringsalternativ. Många företag har inte använt lösningar för att automatisera monotona sysslor och registerhållning.

Korrekt dokumenthantering: En av de bästa metoderna för att förbättra rutinerna är att hantera leverantörsdokument, särskilt avtal, på rätt sätt. Alltför många företag arkiverar dokument manuellt eller använder separata appar för att hantera data i silos. Detta kräver tidsåtgång för att hitta material för hantering av leverantörsrelationer.

Dålig kommunikation: Dålig kommunikation med leverantörerna beror på dålig automatisering, dokumenthantering och tidshantering. Dokument är svåra att hitta, inköpsorder hamnar på villovägar och det finns ingen genomgående kontroll som kan ligga till grund för leverantörsmöten.

Bästa praxis för strategisk leverantörshantering

Att hitta flaskhalsarna i VM är det första steget mot optimering. Uppdatera processens svagheter för att eliminera mänskliga fel, brist på insyn och tidskrävande uppgifter.

Idag kan onboarding-programvara lösa dina största hanteringsproblem, till exempel avtalsadministration eller loggning av leverantörsköp.

En heltäckande mjukvarulösning kan hjälpa dig att hantera alla leverantörsanslutningar. Du kan bättre tillämpa dessa bästa metoder med ett system som centraliserar leverantörsarbetet och automatisering som ger dig kontroll. Dina leverantörsaktiviteter kommer att ge en högre ROI.

Låt oss titta närmare på bästa praxis.

Skapa tydliga riktlinjer för leverantörer.

Att börja från början är en enkel strategi för att förbättra leverantörshanteringen. Ta dig tid att fastställa tydliga regler och rutiner för varje fas.

Detta styr din leverantörsprocess och informerar avdelningsledare och högsta ledningen om leverantörsrelationer.

I leverantörspolicyn besvaras viktiga frågor som-

• Hur fungerar säljavdelningen?
• Vilka är kriterierna för val av leverantör?
• Hur görs riskbedömningar av leverantörer?
• Hur budgeterar du för inköp?
• Vilka är dina viktigaste KPI:er att övervaka och optimera?

Tydliga policyer och VM-standarder är avgörande för att inköpschefer och andra intressenter på företaget ska förstå VM-processen.

Centralisera förvaltningsförfarandena

Centralisering av leverantörsinitiativ förbättrar processen. Centralisering av leverantörsavtal, historik, viktiga dokument och policyer

• Sparar tid
• Underlättar kommunikation
• Förbättrar noggrannheten i registreringen
• Hjälper team att förhandla med hjälp av realtidsdata
• Synlighet för alla interna team
• Avlägsnar datasilor och flaskhalsar

Tillhandahålla tydliga förfaranden för avtalsförvaltning

Leverantörsavtal beskriver dina förväntningar och arbetets omfattning på ett juridiskt korrekt sätt. Avtalet beskriver produkten eller tjänsten, kvantitet och leverantörsvillkor.

Dessutom måste kontraktshanteringen beaktas. Hur förhandlas era avtal fram? Hur godkänns avtalen? Granskar ni avtalen för att kontrollera att klausuler om efterlevnad och villkor är aktuella?

Använd intern avtalshantering för att maximera avtalsvärdet. Automatisering är avgörande. Istället för att komma ihåg förnyelsedatum manuellt kan VMS påminna dig när avtalets utgångsdatum närmar sig.

Definiera processägarskap

Leverantörens arbetsflöde bör definiera vem som hanterar vad i varje förvaltningsfas. Förståelse för hur VM-teamet arbetar förbättrar den interna kommunikationen och synligheten.

Processägarskap definierar resultatansvar. Alla vet vem som är ansvarig för vilka resultat och justeringar som de måste optimera för vid leverantörsmöten och uppdateringar.

Utnyttja automatisering

Automatisering är ett återkommande inslag i den här guiden av goda skäl. Det är ett av de bästa sätten att snabba upp leverantörshanteringen utan att tappa kvalitet eller ta genvägar.

Automatisera detta med hjälp av programvara från leverantören:

• Onboarding av leverantörer
• Förnyelse av avtal
• Loggning och mottagande av kvitton
• Godkända fakturor
• Spåra leverantörens mätvärden
• Dataloggning för leverantörer
• Analys, rapportering
• Loggning av inköpsförfrågningar
• Hantering av leverantörsbudget
• Ta emot och logga RFP:er
• Uppföljning av scorecard
• Underhåll av katalog över tredjepartsleverantörer
• Spårning av nya affärsbehov

Bilda och upprätthålla en inköpskommitté

Var proaktiv genom att skapa en inköpskommitté som följer upp leverantörernas initiativ. Leverantörschefer, kundansvariga, enhetschefer och andra viktiga intressenter kan delta i kommittén.

Din inköpskommitté bör träffas regelbundet för att hålla sig uppdaterad om utvecklingen, VM-förfrågningar, policyförändringar och resultatrapporter.

KPI:er mäter leverantörens prestanda.

Omätbara saker kan inte förbättras. Hur det går för dina leverantörsrelationer. Att spåra leverantörernas KPI:er och använda dem för att förbättra sig bör ske kontinuerligt.

Använd viktiga resultatdata för att ändra kurs. Sätt upp KPI-mål och minimiindikationer. Prata med leverantörerna om att utveckla realistiska affärsmål.

Följ upp och optimera dessa KPI:er för leverantörerna:

• Felprocent hos återförsäljare
• Andel problem med efterlevnad
• Korrekthet i inköpsorder och fakturor
• Framgångsgrad för orderuppfyllelse
• Livscykel för leverantörsleveranser

Hur man förbättrar leverantörshanteringen

Många framgångar med leverantörshantering börjar med grundläggande men effektiva taktiker som säkerställer kontinuitet och lönsamhet i verksamheten. Genom att organisera, centralisera, öka synligheten och automatisera repetitiva arbetsmoment får man en grundlig, realistisk och kraftfull VM-strategi.

Efter att ha använt bästa tekniska praxis är det immateriella viktigt för att skapa kontakter. Tänk på dessa allmänna riktlinjer för leverantörsanslutningar för att få bättre resultat:

• Uppmuntra feedback från leverantörerna för att få fram viktiga fakta och fastställa prioriteringar för att bygga upp en ömsesidigt produktiv leverantörsrelation. Du kanske inser att deras metod för värdeöverföring fungerar bättre än du trodde, vilket kan påverka avtalsdiskussionerna.
• Långsiktig strategi. Investera i nya leverantörsrelationer utöver inköpsorder. Långsiktiga leverantörssamarbeten ger kostnadsbesparingar eftersom din organisation har en stadig tillgång till artiklar med få problem.
• I stället för att bara studera dina behov, flaskhalsar och arbetsflöden, studera dina leverantörers. Det är effektivt när det gäller att hitta win-win-situationer där båda parter gynnas. Det hjälper också till att förutse problem i leveranskedjan. Ömsesidighet är avgörande.