Bästa praxis för att säkerställa efterlevnad vid upphandling

Introduktion

Efterlevnad av inköpsregler har blivit allt viktigare, särskilt i Latinamerika där antikorruptionslagstiftningar har införts i Brasilien, Peru och Argentina. För att undvika juridiska risker och skydda företagets varumärke och ekonomiska integritet krävs efterlevnad inom inköp. Den här artikeln diskuterar efterlevnad inom inköp, bedrägeridetektion och bästa praxis för att skydda verksamheten och leverantörsrelationerna.

Vad är efterlevnad?

Att efterleva betyder att följa. Målet är att anpassa organisationer till etiska och juridiska principer som främjar hållbarhet och öppenhet i affärsrelationer och operationer. Det skyddar också alla parters intressen.

Ett företag som följer efterlevnadsprinciper ger marknaden mer transparenta företag och processer. Det kan utveckla verktyg för att snabbt och effektivt upptäcka och åtgärda strukturella brister.

Bedrägeridetektion och analys inom inköp

Genomförandet av efterlevnadsstrategier innebär metoder för att verifiera och åtgärda inkonsekvenser som leder till olaglig verksamhet. Det är dock viktigt att främja en efterlevnadskultur som inkluderar:

• Utveckling av en fast antikorruptionspolicy
• Skapande av etiska koder och beteendekoder
• Få ledningens och intressenternas stöd för efterlevnadsmål
• Inrätta anonyma sätt för anställda att rapportera/klaga i sina bästa intressen
• Främja utredning av klagomål
• Interna och externa revisioner för att säkerställa att organisationen och dess avdelningar (som inköp) följer lagstiftningen och upprätthåller företagets rykte.
• Främja utbildning av anställda för att förstå mer om efterlevnad inom inköp
• Kontinuerligt program för förbättring av efterlevnaden

Informationen som tillhandahålls av kunder, leverantörer och affärspartners är inte alltid tillförlitlig. Verifiera den med hjälp av trovärdiga källor. Informationen kan dock förloras, dupliceras eller förvrängas. Företagets företagsobligationer och aktieägare och verklig ägares risker döljs av brist på transparens.

Latinamerika har höga nivåer av korruption och penningtvätt. Leverantörshantering utgör en hög risk för bristande efterlevnad. Att förbättra leverantörsrelationerna och hanteringen av leveranskedjan hjälper dig undvika negativ medieuppmärksamhet och korruption från dessa partners.

Med en grundlig efterlevnadsprocess kan du säkerställa att din partner uppfyller sina avtalsvillkor. Det minskar också bedrägerier genom att visa punkter för förnyelse av kontrakt för att lägga till eller ta bort.

Hur garanterar man efterlevnad inom inköp?

Vissa tekniker kan hjälpa dig att effektivt följa inköpskrav för efterlevnad. Några exempel är:

Undersöka leverantörer eller partners innan kontrakt tecknas

Att undersöka partners är svårt. Du måste inkludera efterlevnadsvillkor i varje kontrakt, inte bara betalning eller processer. Alla parter som ingår avtal måste följa alla efterlevnadsbestämmelser för att undvika risker eller juridiska överträdelser.

Utföra regelbundna revisioner inom inköpsöverensstämmelse

Inköp behöver regelbundna revisioner för att identifiera sårbarheter och risker. Inköpsavdelningar måste genomgå regelbundna revisioner för att identifiera brister. Du kan åtgärda eller lägga till dessa för att förbättra efterlevnaden:

Undvika olämpliga förmåner eller gåvor till leverantörer, särskilt om ditt företag är en projektmellanhand eller tjänar statliga myndigheter.

Säkerställa kvalitetskontroll för att undvika skattebrott och finansiella oegentligheter

Förbättra kontrollen över inköpta varor och säkerställa kontraktets efterlevnad

För att skydda ditt företag, revidera leverantörer regelbundet. Din partner bör följa ditt företags efterlevnadsstandarder.

Processstandardisering inom inköpsöverensstämmelse

Standardiserade inköpsmetoder minskar möjligheterna för olagliga handlingar, vilket minimerar handlingar från oärliga personer som syftar till att skada ditt företag. Dessutom, efter att ha analyserat och utvärderat din organisation för att upptäcka processbrister, måste du vidta åtgärder för att förbättra efterlevnadsprocedurer och ändra rutiner för att följa de senaste lagar och regleringsstandarder.

Etablera pålitliga leverantörsrelationer

Att upprätthålla ärliga och hälsosamma leverantörsrelationer kräver kontinuerlig granskning och verifiering. Denna metod måste vara transparent och snabb för att underlätta framtida övervakning. Genom att implementera dessa utvärderingsmetoder blir det enkelt att analysera dina leverantörers prestation och avgöra om de uppfyller dina behov och är kvalificerade att göra affärer med dig. När resultaten är klara, prioritera de mest pålitliga leverantörerna.

Upprätthålla kvaliteten

Du kan också sätta en minsta kvalitetsstandard för inköpsprodukter och processer, interna eller externa. Du kan kalla en produkt “utmärkt kvalitet” om du kräver att dess råmaterial och processer uppfyller den klassificeringen. Ingen kan begära material av lägre kvalitet och sälja dem som “utmärkt kvalitet” för att tjäna mer pengar.

Varför växer efterlevnaden inom inköp?

Många organisationer relaterade till bedrägerier anställer advokater för att upptäcka brister och felaktigheter. Denna strategi betonar bestraffning och reparation framför förebyggande och korrigering. Skadan som redan gjorts skadar företagets rykte. Däremot syftar nya processer för inköpsöverensstämmelse till att:

Målet är att undvika olagligt beteende, säkerställa efterlevnad av lagar och etik samt stärka kontrollsystem och förebygga korruption.

Med effektivt juridiskt arbete kan företaget uppfylla sina mål. Detta kan förbättra ett företags och inköpsavdelningens rykte. Företaget kan därmed få marknadsacceptans och sluta fler avtal med etiska leverantörer. Efterlevnad hjälper inköpschefer att övervinna trovärdighets- och bedrägeriproblem.

Slutsats

Efterlevnad inom inköpsprocesser minskar juridiska risker, bedrägerier och oetiska företagsaktiviteter. Företag kan skydda sitt rykte och öka effektiviteten genom att implementera robusta antikorruptionsregler, utföra regelbundna revisioner och skapa pålitliga leverantörsrelationer. Företag som prioriterar dessa bästa praxis skyddar sig mot risker och främjar marknadsöppenhet och förtroende i takt med att efterlevnaden inom inköp utvecklas.