Automatisering av upphandling: 7 effektiva sätt att förbättra strategin

Du vet att manuella upphandlingsprocesser är tidskrävande om ditt företag använder dem. Många upphandlingsexperter underskattar hur dyra och riskfyllda de är och hur mycket automatisering förändrar spelet.

Fördelar och processer med automatisering av upphandling diskuteras idag. När du överväger automatiserad inköp svarar den här sidan på vanliga frågor som:

• Vad är automatisering av upphandling?
• Varför använda automatisering av upphandling i ditt företag?
• Fördelarna med automatisering av upphandling?
• Hur förbättrar teknologi automatisering av upphandling?

Vad är automatisering av upphandling?

Digitalisering och automatisering av upphandling, inköp och betalning för produkter och tjänster är automatisering av upphandling. Många mjukvaruverktyg för upphandling automatiserar processer för att spåra varje inköp en organisation gör.

Varför automatisera upphandling?

Companies arrange purchases using procurement tactics to reduce risk and save money. Spreadsheets and manual processes cannot achieve these aims, especially as firms grow. Orders are haphazard, accounts payable workers do repetitious activities, and inaccurate data entry or missed payments raise supplier costs.

Korrekta processer med hjälp av mjukvara för automatisering av upphandling hjälper företag att undvika många av dessa kostnader.

Automatisering effektiviserar inköp-till-betalning-processen och dirigerar förfrågningar för att optimera upphandlingscykeln, vilket minskar kostnaderna. Gör det möjligt för redovisning att:

• Dirigera beställningar snabbt
• Granska och godkänna automatiskt
• Snabbt och korrekt registrera inköp
• Centralisera inköpsdata för enkel åtkomst.

Upphandling innebär risk. Viktiga beställningar försvinner, leveranser är sena och leverantörer följer inte reglerna. Att lägga till ett komplicerat nätverk av leverantörer och utrymme för fel ökar kostnadseffektivitet och bedrägeri enormt.

Genom att utveckla en säker, repeterbar process med hög leverantörstillit eliminerar automatisering av upphandling dessa risker.

• Inköp kommer från förgodkända, granskade och introducerade leverantörer.
• Inköpsprocessen använder ett automatiserat system för att trippelkontrollera beställnings- och fakturanoggrannhet.
• Automatisk huvudbokskodning (GL) spårar inköp.
• Automatiserade betalningar säkerställer att rätt leverantör betalas i tid och undviker dubbelbetalningar

7 fördelar med automatisering av upphandling

Många komponenter i upphandlingsstrategin automatiseras av teknologi, vilket ökar dess framgång. Här är sju sätt som automatisering av upphandling minskar kostnader och risker.

Jämförelse av leverantörskostnader

Ett av de enklaste sätten att förbättra kostnadseffektiviteten i upphandlingsstrategin är att välja de billigaste leverantörerna. Den manuella metoden tar dagar eller veckor.

Tack och lov automatiserar leverantörshanteringssystem det mesta av forskningen. Detta hjälper ditt företag att hitta de bästa erbjudandena utan att belasta teamresurserna.

Order.cos sourcing-motorer hittar automatiskt billigare leverantörs- och produktersättningar. Denna tjänst hittade över 10 % kostnadssänkningsalternativ för den globala advokatfirman Cozen O’Connor. Utan att ändra favoritvarumärken eller varor sparade företaget $5 000–$6 000 per månad.

Denna sourcing-teknologi minskar också risken. Flygplatssäkerhetsregler presenterade en unik upphandlingsutmaning för hälso- och skönhetsföretaget XpresSpa. Order.co hjälpte XpresSpa att hitta kompatibla leverantörer. Katalogkompatibilitet ökade från 70 % till 100 % och kostnadsbesparingar på cirka 9,6 %, eller $68 000, varje år.

Samla beställningar i automatisering av upphandling

Leverantörskonsolidering kan också spara kostnader. Automatisering grupperar beställningar över ett företags platser för bulkleveransrabatter. Detta eliminerar efterlevnadspappersarbete och förbättrar stora beställningsbesparingar.

Företag med strikta leverantörscertifieringar drar mest nytta av denna strategi. Flera leverantörsefterlevnadskontroller och pappersarbete elimineras när man beställer från en källa. Automatisering av beställningssamling sparar operativa och materialkostnader och bristande efterlevnad.

Håller data organiserad

En av de största upphandlingsriskerna är desorganisation. Anställda spenderar tid på att söka efter spridd information, vilket ökar mänskliga fel.

Det korrekta upphandlingssystemet centraliserar processen och automatiserar leverantörs- och kontraktsadministration.

Centralisering av inköpsprocessen med hjälp av ett upphandlingssystem sparar dig från att besöka hundratals webbplatser och hantera inloggningar. Beställning och godkännande av beställningar är enkelt, vilket sparar tid för alla. Att minska dessa uppgifter till en plattform minskar datarisken.

Sparar tid vid inköp

Automatisering centraliserar produktbeställningar och inköpsorderprocesser, vilket sparar tid för ekonomi och verksamhet. Detta minskar flaskhalsar och möjliggör samtidiga leverantörsbeställningar.

Beställningar med konstant efterfrågan kan automatiseras. Upprepade inköpsförfrågningar sätts upp som prenumerationer, vilket minskar arbetsbelastningen för intressenter och upphandlingsavdelningen.

Denna funktion påskyndar beställning. Snabbare cykeltider accelererar leverans, vilket minskar leveransförseningar för företag.

Eliminerar oregelbunden utgifter

Även om det vanligtvis görs utan illvilja skadar ogodkända eller maverick-utgifter företag. Bryter budget och ökar risk.

Intressenter som tror att de kan spara tid eller pengar genom att undvika upphandlingsprocesser motverkar ofta dem. Manuella eller klumpiga system kan hindra intressenters mål.

Anställda köper med hjälp av enkla, reglerade metoder och utgiftsautomatiseringsteknologi. Dessa tekniker minskar tail spend och upprätthåller budgetbegränsningar för att förhindra överutgifter.

Förenklar fakturering

Ekonomiavdelningar registrerar och betalar kvitton och fakturor för att manuellt spåra leverantörsutgifter. Automatisering av fakturadatareduktion, spårning och centralisering effektiviserar denna procedur.

Denna förenkling sparar ekonomiteam tid och undviker rapporterings- och skattedeklarationsfel.

ZeroCater har månatlig fakturering och ineffektivitet. Automatisering förenklade fakturabetalning. “För Amazon ensam gick vi från 200 fakturor i månaden till kanske 3 eller 4,” sa Order.co-klient Keith Bowles från ZeroCater.

Data för framgångsmätning

Framgångsrika affärsstrategier bör innehålla en plan för framgångsmätning. Utgiftsdata är avgörande för upphandlingsteam.

Att återställa och organisera utgiftsdata tar tid. Automatisering gör det enklare. Centraliserade leverantörshanteringssystem spårar utgiftsdata automatiskt. Detta låter ekonomi- och verksamhetsteam köra utgiftsrapporter och undersöka data snabbare än manuellt.

Dessa rapporter hjälper ekonomiteam att spåra sin upphandlingsstrategis framsteg och identifiera utmaningar som kan hindra deras företag från att nå sina upphandlingsmål.

Process för automatisering av upphandling

För att starta ditt automatiseringsprojekt framgångsrikt, följ dessa enkla steg:

1. Upprätta inköpsregler

Solid process ligger till grund för automatisering. Skapa och registrera en upphandlingspolicy med utgiftsgränser, leverantörs due diligence, juridiska och säkerhetsutvärderingar och godkännandeprotokoll. Väldesignade affärsförfaranden säkerställer att ditt automatiseringsprojekt fungerar som planerat.

2. Samla leverantörsdata på ett ställe

Samla all leverantörsdata från din leveranskedja. Redovisningsdata, kontraktshantering och beställningsavdelningsledare kan tillhandahålla denna information. Samla data i ett kalkylblad för tillfället.

3. Digitalisera allt

Automatisering av upphandling står i konflikt med papperssystem. Digitalisera kontrakt och fakturor för snabbare åtkomst. OCR-skanna pappersdokument och utforska mjukvarupartners för automatisering av upphandling.

4. Identifiera konsolideringsområden i automatisering av upphandling

Enhetlig synlighet av upphandlingsdata hjälper till att avslöja överlappning och redundans. Minska ditt leverantörsantal, kombinera beställningar över platser och använd stordriftsfördelar.