Är manuell avtalshantering en risk för ditt företag?

Inledning

Företag riskerar att inte uppfylla löften, problem med efterlevnad och rabattmöjligheter med manuell avtalsadministration. Dessa problem kan skada en organisations hälsa och effektivitet. För att hantera dessa svårigheter krävs ett starkt CLM-system (Contract Lifecycle Management) för att samordna avtal på köp- och säljsidan samt företagsavtal. I den här bloggartikeln diskuteras hur programvara för hantering av företagsavtal, som Icertis Contract Intelligence (ICI), kan förbättra avtalsintegriteten genom hela livscykeln.

Skriva mallar i avtalshantering

Att sprida avtalsmallar över hela organisationen leder till inkonsekvens och risker. Standardmallar ändras snabbt, vilket saktar ner företagets verksamhet när teamen letar efter den senaste versionen eller försöker reproducera den.

Enterprise Contract Management centraliserar alla avtalsmallar. Alla mallar fylls i med kända data och är lätta att redigera. Resultat: bättre konsekvens, minskad risk, snabbare genomförande.

Avtalstecknande

Att skriva avtal från grunden är tidskrävande och riskfyllt. Stora skillnader i formuleringar, fraser och språk försvårar avtalsprocessen.

ICI har ett klausulbibliotek med förgodkända fraser och vokabulär och fungerar perfekt med Microsoft Word. Genom att göra avtalsgenereringen snabbare, enklare och mer enhetlig förbättras efterlevnaden.

Granskning/godkännande av avtal

Att mejla avtal för granskning orsakar problem med versionshanteringen. Detta är särskilt problematiskt vid avtalstvister och revisioner.

Icertis tidsstämplar alla godkännanden, revideringar och avslag längs hela granskningskedjan. Om ett avtal ifrågasätts är det enkelt att övervaka “vad, när och av vem”.

Livscykeln för avtalshantering

När avtal går igenom flera instanser för granskning och godkännande kan det vara svårt att veta var de befinner sig, när de kan verkställas och var den slutliga versionen finns. Detta leder ofta till förvirring, oklarheter och uteblivna intäkter.

ICI:s plattform för hela företaget visar avtalsstatus – utkast, i väntan på godkännande, auktoriserat och undertecknat. Versionskontroll och avvikelser från avtal elimineras eftersom alla använder samma dokument.

Livscykeln för avtalshantering

Manuellt hanterade avtal glöms ofta bort omedelbart efter att de har ingåtts, vilket innebär att åtaganden, rabatter och andra milstolpar riskeras. Detta kan leda till uteblivna intäkter och besparingsmöjligheter, straffavgifter och stämningar för bristande efterlevnad eller avtalsbrott.

Contract lifecycle management is automated by ICI and integrated with CRM and ERP to trigger further tasks. Tracking line items, alerting for commitments and milestones, and accelerating business processes are possible.

Avtalets upphörande och förnyelse

Eftersom en organisation inte kan följa ett avtal under hela dess löptid kan manuell avtalsförvaltning leda till onödiga upphöranden och förnyelser. Många företag förlorar pengar på grund av automatiska förnyelser och plötsliga upphöranden.

Användare kan skapa anpassade aviseringar för utgång och förnyelse i ICI. På så sätt löper avtal aldrig ut eller förnyas av misstag.

Slutsats

Företag kan minska riskerna och öka produktiviteten genom att automatisera avtalshanteringen med Icertis Contract Intelligence. Dessa tekniker förenklar utveckling, granskning, genomförande och förnyelse av avtal, vilket förbättrar efterlevnad och prestanda. Programvara för avtalshantering skyddar mot förluster och optimerar avtalets livscykel.