Effektiv kostnadshantering: 5 viktiga steg

Så mycket intäkter som möjligt i banken är nyckeln till företagsframgång. Därför bör du spåra dina utgifter ner till varje enskild post. För mindre organisationer kan det kännas överväldigande, men med rätt verktyg och inställning kan effektiv utgiftshantering uppnås. Hur samlar och kontextualiserar du utgiftsdata? Vad händer om du inte gör det?

Idag diskuterar vi de finare delarna av utgiftshantering och de bästa sätten att optimera den för att organisera dina data. Dessa taktiker kan antas omedelbart eller gradvis. De kommer alla att hjälpa till att förena köpare, godkännare och ekonomiteam, minska överskotts- och okontrollerade utgifter och förbättra synligheten för utgifter.

Vad du kommer att lära dig av denna artikel:

• Utgiftskontroll och varför det är viktigt för din ekonomi
• Hur bättre effektiv utgiftshantering kan hjälpa ditt inköpsteam
• Fem metoder för att förbättra kostnadshantering idag

Definiera Utgiftshantering.

Utgiftshantering kategoriserar, kvantifierar, källor och analyserar inköpsdata i hela ditt företag. Effektiv utgiftshantering är ett system av operationer som hjälper ekonomi- och inköpsteam att analysera utgiftsdata, minimera slöseri, öka effektiviteten samt förutsäga och budgetera.

God utgiftshantering låter dig se hur mycket företaget spenderar, vart det går (efter kategori, plats, avdelning, etc.) och hur utgifterna påverkar företagsutvecklingen över tid.

Organisationer kategoriserar utgifter

All utgift är inte lika inom utgiftshantering. De flesta företag spenderar inom fyra kategorier: Direkt, Indirekt, Svans och Okontrollerad. Varje kategori är avgörande för din utgiftspraxis och kräver olika spårnings- och hanteringsmetoder. Låt oss undersöka varje kategori.

• Direkta utgifter: Din organisation spenderar på råmaterial och produkter för att tillverka produkter. Det utgör största delen av ditt företags utgifter.
• Indirekta utgifter: Stora inköp för att driva företaget är indirekta utgifter. Även om de inte är direkt relaterade till produktkostnaden, är dessa kostnader ändå relevanta. Driftskostnader, tjänster, underhåll och teknik är indirekta.
• Svansutgifter: Dessa 80% av inköpen står för upp till 20% av din inköpsbudget. Dessa utgifter är inte lätt att kategorisera. De kan vara sällsynta eller engångsutgifter med ekonomiska värden som är för låga för inköpsgodkännande. Att spara pengar genom att hantera svansutgifter är svårt, men det lönar sig.
• Okontrollerade utgifter: De svåraste att kontrollera men ändå mest avgörande. Att köpa utanför inköpsproceduren kallas okontrollerad eller “maverick” utgifter. Detta kan inkludera teknikinköp med företagskort eller akuta utrustningsinköp via utgiftsrapporter.

Varför är Utgiftshanteringsstrategi Viktig?

“Se efter örena, så tar dollarna hand om sig själva” Ett gammalt ordspråk, men en bra princip för kostnadskontroll. Utgiftshantering är kritisk för att kontrollera inköpskostnader, från stora kapitalutgifter till små utgifter.

Som nämnts ovan, “örena”—små, svårspårade transaktioner som utgör en stor del av dina utgifter—är de mest skadliga. För att kontrollera utgifterna, spåra dessa mindre inköp och konsolidera dem för starkare hävstång.

Slösaktiga utgifter kan minskas genom god utgiftshantering. Det kan avslöja överlappningar, oanvänd mjukvara, oavsiktliga beställningar, förlorade betalningar och administrativa fel som kostar ditt företag tid och pengar. Med fullständig synlighet kan du betala tidigt och få leverantörsrabatter.

Påverkan av dålig utgiftshanteringsstrategi

Att driva ett företag utan en effektiv utgiftshanteringsstrategi är som att sätta hemmets utgifter på ett kreditkort utan att kontrollera saldot. Utan medvetna utgiftsbegränsningar kan du förbli lönsam, men du kommer inte veta när eller hur nära du är randen.

Efter en kris eller affärsavbrott kan företag, särskilt de som växer, prioritera utgiftskontroll. Budgetöverskridanden, kassaflödesvariationer, utmaningar i leveranskedjan och konsumentförtroende kan förstöra ett företag om dessa problem kvarstår.

Endast genom att kontrollera utgifterna kan du leverera på dina åtaganden, utveckla din arbetsstyrka, förbättra dina produkter och klara av ekonomiska stormar.

Hur utgiftshantering stärker inköp

Inköp prioriterar kostnadsreduktion och besparingar. Intelligent utgiftshantering uppnår detta mål och förbättrar inköp på flera sätt:

• System effektiviserar inköp, vilket gör förfrågningar snabbare och enklare.
• Föredragna leverantörskällor snabbar på utvärdering, förhandling och genomförande.
• Bättre leverantörshantering minskar rutinmässigt arbete, vilket frigör team att arbeta med större inköpsprojekt.
• Lagerhantering förbättrar anpassningen av leveranskedjan och produktionen, vilket eliminerar sista minuten-materialförfrågningar och produktionsförseningar.

Topp 5 framgångsrika kostnadshanteringsstrategier

Processförbättring tar tid. Du kan gradvis integrera olika små, effektiva taktiker i dina hanteringspraxis och få team att komma ikapp.

Här är fem enkla sätt att förbättra din procedur och bättre hantera företagets utgifter:

1. Strategiskt inköp

Ett av de enklaste och mest effektiva sätten att spara pengar och minska risken är att stärka leverantörsrelationerna.

Börja med att samla in data om ditt företags kontrakt och leverantörer. Fråga avdelningschefer om deras 10 eller 15 bästa leverantörer. Efter att ha samlat in och centraliserat denna data (i ett kalkylblad) kan du hitta överlappningar som:

• Entreprenörer med en leverantör
• Separata avdelningar använder liknande verktyg
• Köper vanliga förnödenheter två gånger
• Programvarulicenser eller verktyg som automatiskt förnyas

Dessa enkla upptäckter kan hjälpa ditt företag att begränsa sin leverantörslista till en föredragen lista. Sedan kan du använda:

• Bättre pris- och volymrabatter
• Bättre föredragna leverantörskontrakt
• Lägre kostnader för fakturahantering och betalning

2. Ange din utgiftsprocess

Tydliga riktlinjer behövs för att få köpare och intressenter att följa. Att ställa in utgiftsstandarder och skyddsräcken i din organisation är det första steget mot att bygga en utgiftskontrollstrategi.

Enkla, väl definierade utgiftsriktlinjer räcker. Utgiftsparametrar inkluderar:

• Var och hur kunder kan göra mindre inköp (kuraterad katalog, godkänd leverantörslista).
• Vem som kan lämna in inköpsordrar.
• Vilka inköpsgränser och godkännandeprocesser som finns baserade på belopp, avdelning etc.

3. Standardisera godkännanden

Efter att ha fastställt utgiftsriktlinjer behöver du upprepbara godkännandeflöden för inköp. IT, säkerhet, juridik och ekonomi kan behöva godkänna inköp beroende på typ.

Goda steg i godkännandeprocessen inkluderar:

1. Standardisera formulär för nya begäranden. Inkludera alla relevanta detaljer på begäran för att granska och slutföra avtalet.
2. Bestämma när och hur godkännare ska hantera inköpsbegäranden och vem som kan initiera processen.
3. Fastställa godkännandekriterier för avdelningen. Specifika krav kan inkludera:

• Juridisk formulering eller utvärdering för nya leverantörsavtal eller särskilda tillstånd för fleråriga kontrakt.
• IT behöver hårdvaruspecifikationer för inköp.
• InfoSec kräver leverantörsfrågeformulär innan installation av ny mjukvara eller kringutrustning.
• Ekonomi förhandlar kontrakt över en viss summa.

4. Utveckla en kommunikationsplan för begäran om ytterligare information eller frågor.
5. Lägg till inköp i ditt utgiftshanteringssystem efter avslut för att spåra förnyelser, pris och avtalsvillkor.

Skapa en enkel, upprepbar procedur så att intressenter alltid vet var de står, vilket minskar okontrollerade och oregistrerade utgifter.

4. Spåra och utvärdera Utgifter

Först, samla alla kontrakt och utgifter på ett ställe och utveckla en mekanism för att lägga till nya transaktioner i spårningssystemet. Data kan sedan användas för att förutsäga, budgetera och analysera utgifter. Med fullständig, realtidsdata kan du:

• Lokalisera utgifter som överstiger budgetar efter plats, kategori, avdelning eller andra faktorer.
• Effektivisera inköp och köp för att spara pengar.
• Skapa effektiva KPI:er för att spåra företagsutgifter och intäktsmål.
• För att få de bästa erbjudandena på varor och tjänster, jämföra priser och analysera leverantörer.
• Förbered finansiella rapporter och revisioner snabbare och med färre steg.

5. Processautomation

Effektiv utgiftshantering och inköpsprogramvara kan avlasta inköp, leverantörsreskontra och ekonomi när ditt företag växer. Genom att automatisera inköpsprocessen kan du spara pengar på arbetskraft, fel och tidiga betalningsrabatter.

Utgiftshanteringslösningar hjälper till att systematisera din inköpsprocess och ger fördelar som:

• Automatiserade godkännanden av inköpsorder på timmar istället för veckor. Godkännande, inköp, mottagande och avstämning blir enklare med denna effektivisering, vilket kan påskynda tillverkning och distribution.
• Fullständigt automatiserad fakturahantering och kopplade betalningar som sparar tid och eliminerar fel.
• Automatiserad kategorihantering och utgiftsrapportering för realtids, detaljerad inblick i inköp och avtal.