8 askelta RFP-prosessin tehostamiseen

Johdanto

Tarjouspyyntömenettely (RFP), joka usein nähdään hankalana ja aikaa vievänä, on edelleen keskeinen työkalu tavaroiden ja palveluiden hankinnassa. Haasteistaan huolimatta, kun se toteutetaan tehokkaasti, RFP:t tarjoavat jäsennellyn ja oikeudenmukaisen lähestymistavan toimittajien valintaan. Tämä opas esittelee kahdeksan vaiheen prosessin, joka on suunniteltu virtaviivaistamaan RFP-työnkulkua, tehden siitä tehokkaamman ja vähemmän rasittavan kaikille osapuolille.

Johdatamme sinut RFP:n läpi 8 vaiheessa!

Nämä ovat…

1. Kulutusanalyysi tunnistaa hankintamahdollisuudet

2. Laajuus ja yksityiskohdat

3. Valmistele RFP 4. Odota vastauksia

5. Arviointi ja toimittajan valinta 6. Sopimusneuvottelut

7. Toteutus/luovutus

8. Opitut läksyt

Mikä tekee hyvästä RFP:stä?

RFP:t ovat suositeltu tapa tavaroiden ja palveluiden kilpailuttamisessa. Ilman konseptin todistusta RFP ei ehkä ole ihanteellinen tapa arvioida erikoistunutta osaamista ja monimutkaisia ratkaisuja.

Kun RFP:t toteutetaan hyvin, ne ovat läpinäkyviä, objektiivisia ja oikeudenmukaisia.

Ehdokkaat murehtivat huonosti kirjoitettuja asiakirjoja, mikä johtaa selvennyskysymyksiin, iterointeihin ja tyytymättömiin tarjouksiin.

Hyvä RFP määrittelee tarjouksen laadun, liiketoiminnan tarpeet ja sopimuksen keston. Se tavoittelee asiakastyytyväisyyttä, palvelun erinomaisuutta ja liiketoiminnan arvoa.

Kuinka kauan RFP:t kestävät?

Tyypilliset RFP-aikataulut vaihtelevat kuudesta viikosta määräämättömään aikaan. Organisaatiostrategian linjausta haluttuihin tuloksiin ei välttämättä ole. Liiketoiminnan prioriteetteja ja tarpeita saatetaan tulkita väärin.

Hallinto on yleensä suurin este ketterille RFP:ille. Huolimatta hankintateknologioiden saatavuudesta, monet organisaatiot käyttävät edelleen manuaalista luonnostelua ja sähköpostipohjaisia RFP:itä.

Asiakirjojen sähköpostitus vaatii kärsivällisyyttä ja tarkkuutta. Projektin monimutkaisuus, tiimin koko (ja merkityksellisyys), mahdollisten toimittajien määrä, RFP-kierrosten lukumäärä, tarvittavan tiedon määrä ja sopimusneuvottelujen aika vaikuttavat aikatauluun.

Vaati aikaa määritellä vaatimukset liiketoiminnan sidosryhmien kanssa, joten uuden tuotteen tai palvelun hankkiminen vie pidempään kuin hyväksytyiltä tai suositelluilta toimittajilta ostaminen.

Kahdeksanvaiheinen RFP-prosessi

Nämä vaiheet tarjoavat tarkistuslistan ja käytännöllisen lähestymistavan RFP:n suorittamiseen 4 viikossa.

Huomaa, että tämä blogi on tarkoitettu auttamaan sinua virtaviivaistamaan RFP-prosessiasi, ei pakottamaan sinua tekemään suurta päätöstä.

4 viikon RFP-prosessiKaavio: 4 viikon RFP – miten suorittaa 20 arkipäivässä

1. Kulutusanalyysi tunnistaa hankintamahdollisuudet

Kulutusanalyysi saattaa paljastaa konsolidointi- ja hankintamahdollisuuksia. Liiketoiminnan omistaja on saattanut pyytää RFP:tä, tai olet saattanut tunnistaa mahdollisuuden ja sidosryhmien sitoutumisen.

Ennen RFP:n aloittamista sinun on määritettävä tämän resurssin ja ajan sitoutumisen tuotto.

Kokeneet kategorian hallinnoijat analysoivat markkina-alueensa etukäteen. Varmista, että tuotteesi/palvelusi on markkinoitavissa.

Esittelypuhelut toimittajien kanssa voivat auttaa laajuuden määrittämisessä. Saatat oppia uusia näkökulmia tarjontaan, kun opit lisää. Esittelypuheluissa voit vihjata tulevista tarjouskilpailuista, jotta markkinat voivat reagoida kysyntään.

2. Laajuus ja yksityiskohdat

Laajuuden määrittäminen ennen RFP:n kirjoittamista on ratkaisevan tärkeää. Järjestä aloituspalaveri sisäisten sidosryhmien kanssa sitoutumisen ja linjauksen maksimoimiseksi. Hyödynnä yrityksesi asiantuntemusta kirjoittaaksesi tekniset tiedot ja liiketoimintavaatimukset.

Aihekohtaiset asiantuntijat (SME), sidosryhmät ja loppukäyttäjät on saatava sopimaan lopputuloksesta. Sidosryhmilläsi on luultavasti markkinatietoa ja suosituksia toimittajista.

Monet hankintaprojektit epäonnistuvat strategisen epäjohdonmukaisuuden vuoksi. Kysy sidosryhmiltä tarkennuksia, jos et pysty määrittelemään laajuutta.

RFP-tiimisi tulisi olla käytettävissä etukäteen. Aikatauluta tapaamiset SME:n ja johdon kanssa keskustellaksesi laajuudesta, käsitelläksesi vastauksia, arvioidaksesi toimittajia ja neuvotellaksesi. Tämä on alkuvaihe.

3. RFP valmistelu

RFP:n saatekirjeen tulisi esitellä sinut ja selittää, miksi arvostat tätä tuotetta tai palvelua. Kerro ehdokkaille kaikki tilanteestasi ja tavoitteistasi. Muuta tekniset tiedot, olennaiset kriteerit ja käyttäjien tarpeet RFP-kysymyksiksi ja malleiksi.

Tarjoamme 3 vinkkiä ja mallia RFP:n valmisteluun! Nauti.

Ohjelmistotoimittajan RFP-kysymykset | ilmainen malli ja saatekirje

Hankinta säästöjen hallinnan RFP-malli

Hankinta-analytiikan ohjelmiston RFP:n kirjoittaminen

4. Odota RFP-vastauksia

Voimme saada julkaisu-vastaanotto valmiiksi kahdessa viikossa. Vastausaika saattaa olla lyhyempi, jos kilpailutat yksinkertaista kataloogihintaista tuotetta tai palvelua. Suuriin, arvokkaisiin RFP:ihin vastaavat yleensä ammattilaiset.

Tiukka aikataulu johtaa varmasti EI-TARJOUKSIIN. Jos RFP-ehdokkaat ovat sopimustoimittajia tai tuntevat yrityksesi, menetelmät ja tarpeet, he voivat antaa vastauksen nopeammin.

Vastauksia odottaessa ei pitäisi tuhlata aikaa. Suunnittele ja valmistaudu seuraaviin vaiheisiin nyt. Anna ehdokkaille viikko kysyä selventäviä kysymyksiä ja vastaa nopeasti.

5. Toimittajan arviointi ja valinta

Ennen lähettämistä arvostelukriteerit on sovittava oikeudenmukaisuuden ja läpinäkyvyyden takaamiseksi. Täysin ja oikein täytetyt ehdokaslomakkeet ja -taulukot helpottavat koontia, painotusten soveltamista ja arviointia. Tämä prosessi vie minuutteja analyysityökalujen kanssa.

Kuitenkin sisäinen linjaus ja sitoutuminen voivat olla vaikeita. Avoimia kysymyksiä on huomioitava. Hankintaohjelmisto tarjoaa valmiita arviointeja ja suosituksia, mutta ihmisten on tarkistettava vastaukset ja tehtävä päätöksiä.

Varaamalla päivän paikan päällä tarkastuksille, esityksille, taloudellisille tarkastuksille tai tuotetestauksille voi parantaa toimittajien pätevyyttä. Voit aloittaa POC-projektin. Onnistuneen POC:n suunnittelu ja valmistelu voi kestää yli neljä viikkoa.

6. Sopimukset ja neuvottelut

Lyhyeksi valituille ehdokkaille voidaan esittää selventäviä kysymyksiä ennen neuvotteluja. BAFO-neuvottelut voivat tapahtua useiden lyhyeksi valittujen ehdokkaiden kanssa.

Harkitse sähköistä huutokauppaa läpinäkyvien hintatarjousten tekemiseksi. Sähköinen huutokauppa toimii tuotteille ja palveluille, joita voi helposti verrata, mutta ei haasteille, jotka vaativat useita ehdotuksia.

Sopimusneuvottelut valitun ehdokkaan kanssa. Jos osapuolet ovat eri mieltä teknisistä tiedoista, palvelunormeista ja vastuista, monimutkaiset neuvottelut voivat kestää viikkoja. Ennalta sopimattomat neuvottelut, joilla ei ole selkeää tavoitetta, voivat aiheuttaa viivästyksiä.

Sovi sisäisen tiimisi kanssa vähimmäissopimuksesta ennen kuin käsittelet toimittajan kanssa. Varaa oikeudelliset ja aihekohtaiset asiantuntijat neuvottelujaksolle.

Varmista, että kaikilla on viimeisimmät tiedot ja asiakirjat ja määrittele neuvottelutiimien roolit prosessin nopeuttamiseksi. Hyvä suunnittelu, toimittajan osallistaminen iteratiiviseen vaatimusten määrittelyyn ja tutustuminen toimittajan vakiopalvelutasosopimukseen yhteiselle pohjalle vähentävät neuvottelupyrkimyksiä.

7. Toteutus/luovutus

Ilmoita ensin sisäisille sidosryhmille, sitten voittajalle ja sitten muille toimittajille. Viesti sidosryhmille ja loppukäyttäjille laajuus, sopimusehdot, SLA ja KPI:t.

Nimeä sopimuksen omistaja ja suhteiden johtaja seuraamaan KPI:tä ja työskentelemään toimittajan kanssa. Aktivoida toimittaja sopivissa järjestelmissä. Määritä hankintaosallistuminen ja hallinto. Päätä, miten hinnat vahvistetaan sopimuksen aikana.

8. Opitut läksyt

Reflektoi jokaisen RFP-prosessin jälkeen ja pyydä ehdokkaiden ja sisäisten sidosryhmien palautetta. RFP-prosessin parantaminen ja intressien linjaaminen tekevät sidosryhmistä innokkaita tukemaan tulevia hankintaprojekteja.

Valitsemattomille ehdokkaille tulisi antaa palautetta siitä, miksi he epäonnistuivat ja miten he voivat parantaa.

Nopea RFP-vaihe vaiheelta -oppaamme on valmis. Kun RFP:tä käytetään markkinan testaamiseen tai hankinnan vahvistamiseen, niitä kritisoidaan usein. Ole avoin mahdollisille liikekumppaneille RFP-tavoitteistasi.

Vinkkejä RFP-ajan säästämiseen!

Lopuksi muutama vinkki RFP-ajan säästämiseen:

• Rajoita hakijat keskittyäksesi ponnisteluihisi. Sisällytä vain ehdokkaat, joilla on hyvä mahdollisuus voittaa. Ehdokkaiden määrä moninkertaistaa aikasi, joka kuluu vastausten, kysymysten ja kommenttien lukemiseen.
• Lähetä saatekirje. Kunnollinen tiedotus estää ehdokkaita kysymästä paljon kysymyksiä.
• Käytä valmiiksi kirjoitettuja RFP-kysymyksiä toiminnallisuuden arvioimiseksi. Keskity perusasioihin.
• Tarjoa hintataulukot ja valmiiksi täytetyt lomakkeet. Tämä yksinkertaistaa vastausten arviointia myöhemmin.
• Esittele pakolliset vaatimukset, vaatimustenmukaisuusasiakirjat, salassapitosopimukset, tietoturvastandardit ja käytännesäännöt etukäteen välttääksesi yllätyksiä.
• Pyydä toimittajien SLA:t arvioitavaksi. Kuten SaaS:ssa, toimittajat saattavat haluta soveltaa SLA:ta kaikille asiakkaille, riippuen palvelusta ja alan standardista. SLA:n arvioinnit antavat sinun vertailla toimittajien palveluiden kattavuutta.
• Älä koskaan oleta, että toimittajat tuntevat sisäisen kielesi. Esittele sisäiset termit ja lyhenteet.
• Ole hyvä ja anna yhteystiedot sekä toivottu päivämäärä ja aika.
• RFP-aikataulu voi sisältää esitys- tai neuvottelupäivät. Jaa palvelun aloituspäivä.
• Tarjoa selkeät RFP-vastausten jättöohjeet. Selitä, mitä ehdokkaiden asiakirjoja tarvitset.
• Hanki ja allekirjoita sähköisesti. Sähköinen hankinta virtaviivaistaa RFP:n jakelua, auditointipolkuja ja vastausten tallentamista. Sähköinen allekirjoittaminen vähentää allekirjoituksen odotusaikaa ja suojaa asiakirjojen versioita.

Yhteenveto

RFP-prosessin virtaviivaistaminen ei ainoastaan säästä aikaa ja resursseja, vaan myös varmistaa, että organisaatiosi tekee harkittuja ja strategisia hankintapäätöksiä. Noudattamalla esitettyjä kahdeksaa vaihetta voit muuttaa RFP-prosessisi ketterämmäksi, läpinäkyvämmäksi ja tehokkaammaksi toiminnaksi. Olipa kyseessä uusien markkinamahdollisuuksien arviointi tai sopimusneuvottelut, nämä parhaat käytännöt auttavat sinua saavuttamaan parempia tuloksia tehokkaammin.