Tavaranvastaanoton ja hankinnan organisointi: vertailu

Kun hankintatoimi kehittyy, ihmiset, jotka haluavat parantaa tiimejään ja mukautua liiketoiminnallisiin tavoitteisiin, miettivät uusia ilmaisuja ja käsitteitä. Ajankohtaisia teemoja ovat muun muassa “Intake” ja “Procurement Orchestration”. Näiden käsitteiden välisen eron tunteminen on ratkaisevan tärkeää, jotta niiden strategisia etuja – ja mieluiten molempia – voidaan hyödyntää, sillä ne sekoitetaan usein keskenään.

Molemmilla malleilla on erilliset, mutta toisiinsa liittyvät hankintaekosysteemin tavoitteet. Ne voivat kattaa hankintojen tehokkuuden, riskien vähentämisen, käyttäjäkokemuksen ja strategisen liiketoimintalinjauksen. Auta meitä erottamaan nämä kaksi ajatusta toisistaan.‍

Miten saanti määritellään?

‍Keskitetty ostopyyntöjen vastaanotto ja dynaaminen reititys keräävät ja järjestävät kaikki tiedot, joita hankinta tarvitsee menettelyn toteuttamiseksi.

Se on ‘yksi ovi’ kaikkiin hankintatoimiin, mukaan lukien hankinta, sopimukset, toimittajien perehdytys ja ostopyynnöt. Intake-prosessi ohjaa pyynnön tekijät nopeasti oikeiden vaiheiden läpi, mahdollistaen yhteistyön kaikkien hankinnan sidosryhmien kanssa.

Tarjoamalla käyttäjäystävällisen ja tehokkaan vastaanottoportaalin prosessi on houkuttelevampi ja laajemmin työntekijöiden hyväksymä, ja se varmistaa automaattisesti kattavien hankintalakien noudattamisen.

Intake virtaviivaistaa hyväksymisprosessia ja hankintojen etenemistä automatisoimalla ja ohjaamalla kyselyt IT-, laki- ja tietosuoja- sekä muille sidosryhmille.

Hankintojen organisointi

Hankintojen organisointi on kuitenkin koko hankintastrategia, joka ulottuu pyyntöjen vastaanottoa pidemmälle.

Kaikkien hankintoihin liittyvien toimintojen koordinointi vastaanottamisesta maksuun varmistaa avoimuuden ja koordinoinnin. Procurement Orchestration antaa hankintatoimen johtajille täyden näkemyksen ja hallinnan prosessista, vaikka sidosryhmät jakavat tehtäviä.

Procurement Orchestration parantaa tehokkuutta ja asemoi hankinnan keskeiseksi toimijaksi strategisissa liiketoimintatavoitteissa helpottamalla yhteistyötä ja eri prosessien integrointia koko organisaatiossa ja käyttämällä tekoälyä prosessien ohjaamiseen ja parantamiseen.

Strateginen etu: hankintojen organisointi

‍Hankintatiimejä ovat perinteisesti hidastaneet manuaaliset, työläs työ koko syklin ajan.

Ensimmäisestä vastaanottopyynnöstä toimittajan valintaan, ostotilauksiin ja laskujen käsittelyyn nämä menettelyt ovat toistuvia, hallinnollisia ja harvoin strategisia.

Tämä haittaa tehokkuutta ja hankintaosaston kykyä saavuttaa organisaation tavoitteet.

Itsepalvelua tarjoavan vastaanottopalvelun integrointi laajempaan hankinnan organisointiverkostoon muuttaa hankinnan nopeammasta viisaammaksi, strategisemmaksi ja paremmin yrityksen tuloksen kanssa linjassa olevaksi.

Automatisoimalla “kiireiset työt” tiimit voivat keskittyä tärkeimpiin toimiin, joilla säästetään rahaa, innovoidaan ja kilpaillaan.

Procurement Orchestration takaa, että tämä strateginen toiminta on osa koko yrityksen kattavaa hankintastrategiaa, joka nopeuttaa tuloksia ja lisää vaikutuksia:

• Automaatio parantaa tuottavuutta lyhentämällä läpimenoaikoja, jolloin hankintatiimit voivat reagoida nopeammin ja mukautua organisaation vaatimuksiin.
• Strategisten toimien priorisointi: Hankinta-asiantuntijat voivat keskittyä korkean ROI:n tehtäviin, kuten miljoonien dollarien arvoisten sopimusten strategiseen hankintaan, joilla on merkitystä ilman hallinnollisia ongelmia.
• Sidosryhmien sitoutumisen parantaminen: Työntekijät voivat tehdä hankintapyyntöjä yksinkertaisesti ja seurata niitä suorassa lähetyksessä. Tämä parantaa käyttäjäkokemusta ja luo yhteistoiminnallisen organisoidun ympäristön, jossa hankinta on tärkeä kumppani yrityksen tavoitteiden saavuttamisessa.
• Päätöksenteko tietojen avulla: Alustat, joissa on tekoälyä hyödyntävä analytiikka, antavat hankintajohtajille välittömän näkemyksen kulutustrendeistä, toimittajien suorituskyvystä ja prosessien pullonkauloista.

‍

Hankintoja silmällä pitäen

‍Hankintatoimi muuttuu tulevaisuuden aikakaudella, ja markkinaluokka mukautuu.

Tekoälypohjaiset oivallukset ja prosessien automatisoinnit tarjoavat ennennäkemättömän mahdollisuuden lisätä tehokkuutta, sääntöjen noudattamista ja koko yrityksen strategista vipuvaikutusta. Näiden työkalujen avulla hankintatiimit voivat keskittyä arvokkaisiin strategisiin aloitteisiin, joiden ansiosta ne saavat paikan pöydässä.

Hankinta voi optimoida jokaisen dollarin ja minuutin, joka kuluu vastaanotosta maksuun, ymmärtämällä, miten vastaanoton hallinta ja hankinnan organisointi eroavat toisistaan ja ovat strategisesti linjassa keskenään.

Hankintajohtajien olisi siis otettava käyttöön näitä tekniikoita ja etsittävä uusia tekniikoita ja menetelmiä hankinnan strategisen arvon lisäämiseksi.

Ne optimoivat hankintamenettelyjään ja ymmärtävät paremmin, miten hankinnat edistävät yrityksen arvoa ja strategista kasvua.