Välillisten hankintojen olennainen opas: Strategies and Tips

Johdanto

Nykyisessä yritysten kilpailutilanteessa epäsuorat hankinnat ovat ratkaisevan tärkeitä toiminnan tehokkuuden ja kustannusten hallinnan kannalta, mutta ne jätetään joskus huomiotta. Epäsuoriin hankintoihin kuuluvat tietotekniikkatuki, toimistotarvikkeet ja asiantuntijapalvelut, toisin kuin suoriin hankintoihin, joissa keskitytään valmistustarvikkeisiin. Yritykset kohtaavat ainutlaatuisia ongelmia ja mahdollisuuksia lisätä kannattavuutta ja optimoida toimintoja hallinnoidessaan välillisiä menoja, erityisesti ns. jälkikäteiskuluja. Tämä opas auttaa yrityksiä optimoimaan epäsuoria hankintoja ja löytämään piilevää arvoa tarkastelemalla tärkeitä strategioita, vaikeuksia ja parhaita käytäntöjä.

Mitä on epäsuora hankinta?

Epäsuoriin hankintoihin eli epäsuoriin menoihin kuuluu päivittäiseen käyttöön tarkoitettujen tuotteiden ja palvelujen hankkiminen. Ne eivät liity yrityksen päätuotteeseen tai -palveluun. Siinä keskitytään kaiken muun yrityksen toimintaa ylläpitävän hankintaan.

Nopea esimerkki epäsuorista hankinnoista:

Luokka Esimerkkejä

Toimistotarvikkeet

Huonekalut, tietokoneen osat, paperitavarat

IT-palvelut

IT-tuki, laitteistot, ohjelmistojen lisensointi

Asiantuntijapalvelut

Lakiasiain-, markkinointi- ja konsulttiyritykset

Epäsuoria hankintoja havainnollistaa taulukossa yritys, joka ostaa tietotekniikkaohjelmistoja, markkinatutkimuskonsultointia tai toimistokalusteita ja paperitavaroita.

Vaikka nämä toimet eivät tuota tuloja, ne auttavat yrityksen henkilöstöä ja perustavanlaatuisia liiketoimintoja. Epäsuorat hankinnat tukevat yrityksen henkilöstöä ja perustavanlaatuista liiketoimintaa, kuten esimerkistä käy ilmi.

Esimerkkejä välillisistä hankinnoista

Epäsuorat hankinnat, jotka ovat jokaisen organisaation elinehto, tarkoittavat sellaisten tuotteiden ja palvelujen ostamista, jotka ylläpitävät toimintaa, mutta jotka eivät sisälly lopputuotokseen. Vaikka liiketoiminnan vaatimukset vaihtelevat, tässä on katsaus tämän hankinnan monimuotoiseen maailmaan:

Laitoksen perusasiat: Vuokra, yleishyödylliset palvelut (sähkö, vesi, kaasu), siivouspalvelut ja toimiston ylläpitomateriaalit.

Henkilöstön varustaminen: Toimistokalusteet, tietokoneet, tulostimet, ohjelmistot, paperi, väriaineet ja taukotilatarvikkeet.

Operatiivinen tuki: Markkinointi, mainonta, liikematkat, lakimies- ja kirjanpitomaksut sekä tiimin ammatillinen kehitys.

Tech Stack & Services: Pilvitallennus, Internet-palveluntarjoajat, kyberturvallisuusohjelmistot ja IT-tuki teknologiallesi.

MRO: Varaosat, työkalut ja tarvikkeet laitteiden huoltoa ja korjausta varten.

Tehokas epäsuorien ostojen hallinta voi parantaa tulostasi. Voit maksimoida hankintakustannukset käyttämällä strategista hankintaa ja neuvotteluja.

Miten epäsuorat hankinnat voivat vaikuttaa yrityksen kannattavuuteen?

Raaka-aineiden ja ydinpalvelujen suora hankinta jättää yleensä varjoonsa epäsuoran hankinnan vaikutuksen yrityksen kannattavuuteen. Epäsuorat materiaalihankinnat ovat välttämättömiä yrityksen toiminnan sujuvuuden kannalta, vaikka ne eivät suoranaisesti osallistuisikaan tuote- tai palvelutuotantoon.

IP vie paljon yritysten rahaa. Yritykset voivat säästää kustannuksia strategisella hankinnalla, paremmilla hinnoilla ja toimittajien yhdistämisellä. Nämä säästöt lisäävät voittoja.

Toiminnallinen tehokkuus lisää yrityksen kannattavuutta. IP-menetelmä tehostaa epäsuoraa hankintaa, mikä säästää aikaa ja rahaa. Yritykset voivat käyttää enemmän resursseja tuloja tuottavaan toimintaan.

Myös riskien vähentäminen on tärkeää tässä hankinnassa. IP:n hallinta auttaa yrityksiä minimoimaan toimittajien liiallisen riippuvuuden, noudattamaan sääntöjä ja välttämään toimitusketjun keskeytyksiä. Ennakoiva riskienhallinta säästää yrityksiä tappioilta ja mainehaitoilta ja kasvattaa pitkän aikavälin voittoja.

4 keskeistä välillisten hankintojen strategiaa

Hankintojen huippuosaamisen saavuttaminen edellyttää harkintaa. Seuraavassa on joitakin keskeisiä IP-taktiikoita. Nämä menetelmät voivat lisätä yrityksen tuottavuutta ja voittoja.

1. IP:n keskittäminen

IP:n keskittäminen parantaa näkyvyyttä ja valvontaa, minkä ansiosta organisaatiot voivat yhdistää ostovoimansa, virtaviivaistaa prosesseja ja neuvotella paremmista toimittajaehdoista. Kustannusten vähentäminen, vaatimustenmukaisuuden parantaminen ja integroitujen tietojen analysoinnista saatavat strategiset näkemykset mahdollistavat suuremman optimoinnin tämän yhtenäisen strategian avulla.

2. Teknologian käyttö välillisissä hankinnoissa

Sähköiset hankintatekniikat ja tehokas analytiikka automatisoivat ja tarjoavat reaaliaikaista tietoa menoista. Strateginen päätöksenteko näiden työkalujen avulla auttaa hankintaorganisaatioita löytämään ja hyödyntämään nopeasti kustannussäästömahdollisuuksia ja hankkimaan kilpailuetua.

3. Strateginen hankinta ja toimittajahallinta

Tehokas IP edellyttää strategista hankintaa ja toimittajahallintaa. Hyvien toimittajasuhteiden luominen ja toimituskannan perusteellinen arviointi voivat säästää rahaa, parantaa laatua ja varmistaa toimitusketjun vakauden. Strateginen toimittajavuorovaikutus vähentää riskejä ja lisää kestävyyttä.

4. Kategorianhallinnan räätälöinti

Customised plans for indirect spend categories meet particular needs and maximise procurement efficiency. Supply chain consolidation, improved bargaining conditions, and specialised procurement may be used. Procurement firms save money and improve operations by strategically focussing across categories.

Epäsuorien hankintojen haasteiden ymmärtäminen helposti

Vaikka immateriaalioikeudet muodostavat suuren osan yrityksen menoista, ne aiheuttavat erityisiä hallinnointiongelmia. Jos haluat hoitaa epäsuoria hankintoja helposti, voit voittaa nämä keskeiset haasteet:

1. Ei näkyvyyttä tai kulutustietoja

Menosuunnittelua ja tilastoja koskevien tietojen puute vaikeuttaa IP:n toteuttamista. Hajautettu hankinta eri osastojen välillä haurastuttaa toimittajien yhteyksiä ja menoja koskevia tietoja, mikä pahentaa tätä ongelmaa. Yritykset jättävät huomiotta konsolidointi- ja säästömahdollisuudet, koska ne eivät pysty yhdistämään ja analysoimaan kulutustietoja.

2.Wacky Menot

Liiallinen rahankäyttö tai ulkopuolisten sopimusten ostaminen saattaa vahingoittaa hankintasuunnitelmia. Keskitetyn hallinnoinnin ja määriteltyjen menosäännösten puuttuminen johtaa yleensä luvattomiin menoihin, joilla kierretään neuvoteltuja sopimuksia ja volyymialennuksia ja nostetaan hintoja.

3.Multi-toimittajatyö

Yritysten on käsiteltävä useita myyjiä erilaisten tavaroiden ja palvelujen epäsuorassa hankinnassa. Näihin kuuluvat toimistotarvikkeet, tietotekniikkapalvelut, kunnossapito, yleishyödylliset palvelut ja henkilöstöhallinto. Sopimusten hallinnointi, suorituskyvyn seuranta ja neuvottelut voivat olla hankalia pirstaloitumisen vuoksi.

Parhaat epäsuorat hankintakäytännöt

Epäsuorat hankinnat – toimistotarvikkeista matkoihin – jätetään usein huomiotta suorien materiaalihankintojen eduksi. Nämä vaatimattomat hankinnat voivat kasvaa, jos niitä ei hallinnoida hyvin. Paranna IP:tä näiden parhaiden käytäntöjen avulla:

1. Kategorianhallinta: Määrittele luokat niihin liittyville epäsuorille tuotteille ja palveluille, kuten toimistokalusteille ja tietotekniikkalaitteille. Määritellyt spesifikaatiot, volyymisäästöt suosikkitoimittajilta ja yksinkertaisempi menoanalyysi ovat mahdollisia.

2. Käytä teknologiaa: Hyödynnä sähköistä hankintateknologiaa toimintojen automatisoimiseksi, hyväksyntöjen nopeuttamiseksi ja tietojen keräämisen tehostamiseksi. Nämä teknologiat mahdollistavat myös työntekijöiden itsepalvelun, mikä vähentää hankintahenkilöstön taakkaa.

3. Standardisointi ja konsolidointi: Valitse standardoidut luokkahankinnat aina kun se on mahdollista. Tämä vähentää lajikekustannuksia ja tehostaa myyjien hallintaa. Konsolidoi suuria määriä toimittajia saadaksesi paremman hinnoittelun ja palvelun.

4. Menoanalyysin tekeminen: Tutki säännöllisesti epäsuoria menoja koskevia tietoja kustannussäästömahdollisuuksien löytämiseksi. Etsi suuria menoja, poikkeavia ostoja ja mahdollisuuksia sopimusten uudelleenneuvotteluihin.

5. Aseta arvo hinnan edelle: Vaikka hinta on ratkaisevan tärkeä, ota ostoksia tehdessäsi huomioon laatu, palvelu ja toimittajan luotettavuus. Hieman suuremmat alkukustannukset saattavat estää huolto- tai takuuvaatimuksia ja säästää rahaa ajan mittaan.

Nämä parhaat käytännöt voivat auttaa yrityksiä vähentämään IP-kustannuksia, lisäämään toiminnan tehokkuutta ja hallitsemaan menoja paremmin.

Yhteenveto

Vaikka teollis- ja tekijänoikeudet eivät suoraan liity valmistukseen, ne vaikuttavat yrityksen tulokseen ja toimintaan. Hankintamenettelyjen keskittäminen, teknologian käyttö ja strategiseen hankintaan keskittyminen voivat auttaa organisaatioita vähentämään epäsuoria menoja ja säästämään rahaa. Menojen hajanaisen näkyvyyden ja useiden toimittajien hallinnan poistaminen parantaa prosesseja ja toimittajasuhteita. Epäsuorat hankinnat voivat olla keskeinen kasvun ja kannattavuuden vipuvoima yrityksille, joilla on asianmukainen lähestymistapa.