Johdanto
Any company that wants to improve purchasing, budgeting, and corporate goals needs a good procurement plan. Without a procurement plan, firms risk overpaying, delays, and operational inefficiencies that hurt performance. Strategic procurement aligns purchasing with corporate goals, improves cash flow, and strengthens supplier relationships. This tutorial shows how to create an effective procurement strategy to streamline processes and ensure long-term success.
Mitkä ovat hankintastrategian tavoitteet?
Hankintastrategian tavoitteet:
- Vähennä virheitä ja rahan tuhlausta.
- Valtuutettujen ostajien tunnistaminen
- Vähennetään epäsäännöllisiä menoja
- Linjaa hankinnat yrityksen tavoitteiden kanssa
- Paranna tehokkuutta oikea-aikaisella toimituksella
- Varmista, että ostaminen noudattaa liittovaltion ja osavaltion lakeja.
- Hyödynnä toimittajasiteitä parempien tarjousten saamiseksi
Tehokas hankintastrategia: 8 askelta
Kahdeksan askelta onnistuneeseen hankintastrategiaan:
Osta hankintaohjelmisto
Yritykset, joilla ei ole hankintaohjelmistoa, voivat menettää rahaa virheiden, viivästysten ja liikamaksujen vuoksi. Hankintaohjelmistot lisäävät tehokkuutta ja vähentävät virheitä poistamalla tietojen syöttämistä ja päällekkäisyyksiä.
Hankintaohjelmisto seuraa ostoja ostotilauksesta maksuun, vähentää hyväksyntäpuutteita ja tarkistaa hyväksymiskriteerit ennen tilausta.
Varhaisia maksuja voidaan korostaa, jotta voidaan hyödyntää laskujen alennuksia.
Yrityksesi tila
Yrityksen suorituskyvyn tunteminen on ratkaisevan tärkeää ennen jatkotoimia. Määritä, täyttääkö suunnitelmasi tarpeesi ja miten se skaalautuu tulevien ongelmien ratkaisemiseksi.
Löydä heikot alueet, joilla on parantamisen varaa, ja rahaa tuhlaavat alueet.
Hankintastrategian uudelleensuunnittelun myyminen sidosryhmille
Pyydä kaikilta palautetta ja selitä, että tehokas hankintaprosessi nopeuttaa läpimeno- ja tuotantoaikoja, keventää taakkaa, vähentää paperityövirheitä ja poistaa aikaa vieviä pullonkauloja, mikä tuo huomattavia kustannussäästöjä.
Yrityksen tavoitteiden määrittely hankintastrategiassa
Jokainen yritys haluaa ”tehdä enemmän rahaa”, mutta strategisten tavoitteiden pitäisi olla tarkempia.
Selkeällä tavoitteella on tavoite ja strategia. Tähän voi kuulua myynnin tai tulojen kasvattaminen tietyllä prosentilla, tuotannon, myynnin, kulujen tai kaiken muun, mitä yrityksesi mittaa.
Ajattele SMART-ajattelua tavoitteita laatiessasi:
Tavoitteiden on oltava täsmällisiä.
Mitattavissa – Määrittele ja arvioi onnistuminen.
Määritä, kuka on vastuussa kustakin saavutuksesta.
Aseta tavoitteet kohtuullisiksi ja realistisiksi.
Aikaan liittyvä – Aseta kullekin tavoitteelle tarkistuspisteet ja päättymispäivä.
Jos organisaatiosi ei pysy budjetissa ja rahaa karkaa odottamattomista lähteistä, saatat tarvita strategista hankintauudistusta.
Määritä prioriteetit
priorisoi hankinnat sidosryhmien palautteen ja yrityksen tavoitteiden perusteella. Yrityksesi määrittää prioriteetit.
Rakennuttajien on organisoitava ostotoimitukset rakennusaikataulujen mukaan, ja kauppiaiden on yhdessä markkinoinnin kanssa päätettävä, mitä tuotteita he myyvät.
Aseta ostopolitiikka
Luettelo valtuutetuista ostajista ja osastojen budjeteista. Prosessin nopeuttamiseksi odotettavissa olevat hankinnat voidaan hyväksyä etukäteen, mutta poikkeamat on ilmoitettava hankintatoimelle.
Määrittele hankintaprosessit kullekin osastolle, mukaan lukien se, mitkä tuotteet ja palvelut hyväksytään automaattisesti (budjetin rajoissa), mitä toimittajia suositaan, mihin hankintoihin tarvitaan lupa ja kuka hyväksyy ne tarvittaessa.
Eettiset kysymykset vaikuttavat nykyään yritysten hankintoihin. Yritysperiaatteiden mukaisesti organisaatiosi voi ostaa vain sellaisilta toimittajilta, joilla on reilut markkinaolosuhteet tai korkeat ympäristöstandardit.
Hankintaohjelmisto voi merkitä automaattiset hyväksynnät ja suorittaa allekirjoitusta edellyttäviä tapahtumia.
Hankintastrategian mukauttaminen
Uusia toimittajia etsivät yritykset pyytävät yleensä kolme tarjousta. Tehokkaassa strategisessa hankintapolitiikassa on vahvistettava toimittajien valintaperusteet.
Usein otetaan huomioon toimituksen laatu, hinnoittelu, toimitusaika, palvelu, sääntöjen tai yritystavoitteiden noudattaminen tai näiden yhdistelmä.
Valitse suosikkimyyjät valintaperusteiden avulla. Ota mukaan kaikki ostoihin vaikuttavat tekijät, jos yrityksellä on vaatimustenmukaisuusstandardeja.
Aseta menestyskriteerit
Strategian toteuttamisen jälkeen uuden hankintaprosessin arvioinnissa olisi käytettävä onnistumisen mittareita. Miten aiot mitata tehokasta täytäntöönpanoa?
Virheiden vähentämisestä, nopeammista toimituksista ja paremmista sopimusehdoista johtuvat kustannussäästöt ovat yleisiä toimenpiteitä. Yrityksen laajentuessa strategiaa on mukautettava tehokkuuden parantamiseksi.
Hankintasuunnitelman pitäisi ohjata yrityksen menoja ja minimoida virheet, myöhästyneet tai päällekkäiset maksut, poikkeavat menot ja myöhästyneet toimitukset.
Tehokas suunnitelma varmistaa kassavirran ja kannattavuuden.
Yhteenveto
Tehokkaan hankintastrategian luominen on ratkaisevan tärkeä askel toiminnan tehokkuuden lisäämisessä ja taloudellisen terveyden ylläpitämisessä. Ottamalla käyttöön jäsennellyn lähestymistavan, johon sisältyy investointi hankintaohjelmistoon, selkeiden tavoitteiden määrittely ja painopisteiden asettaminen, organisaatiot voivat parantaa hankintaprosessejaan merkittävästi. Strategian säännöllinen tarkistaminen ja mukauttaminen markkinaolosuhteiden ja liiketoiminnan tarpeiden mukaan varmistaa jatkuvan tehokkuuden ja yhdenmukaisuuden yrityksen tavoitteiden kanssa. Kun käytössä on vankka hankintasuunnitelma, yritykset voivat minimoida virheet, optimoida kulutuksen ja rakentaa vahvempia toimittajakumppanuuksia, mikä johtaa lopulta suurempaan menestykseen ja kannattavuuteen.
