Johdanto
Manuaalinen sopimushallinta aiheuttaa yrityksille riskin siitä, että lupauksia ei täytetä, sääntöjen noudattamiseen liittyy ongelmia ja että sopimuksia alennetaan. Nämä ongelmat voivat vahingoittaa organisaation terveyttä ja tehokkuutta. Näiden ongelmien ratkaiseminen edellyttää vahvaa sopimusten elinkaarenhallintajärjestelmää (CLM), jolla voidaan sovittaa yhteen osto-, myynti- ja yrityssopimukset. Tässä blogiartikkelissa käsitellään sitä, miten Icertis Contract Intelligencen (ICI) kaltainen yrityssopimusten hallintaohjelmisto voi parantaa sopimusten eheyttä koko olemassaolon ajan.
Sopimuksen hallinnointiin liittyvien mallien kirjoittaminen
Sopimusmallien levittäminen koko organisaatioon aiheuttaa epäjohdonmukaisuutta ja riskejä. Vakiomallit muuttuvat nopeasti, mikä hidastaa yrityksen toimintaa, kun tiimit etsivät uusinta versiota tai yrittävät jäljentää sitä.
Yrityksen sopimushallinta keskittää kaikki sopimusmallit. Kaikkiin malleihin on valmiiksi täytetty tunnetut tiedot, ja niitä on helppo muokata. Tulos: parempi johdonmukaisuus, pienemmät riskit, nopeampi toteutus.
Sopimuksen tekeminen
Sopimusten kirjoittaminen alusta alkaen on aikaa vievää ja riskialtista. Lomakkeiden, lausekkeiden ja kielten suuret erot vaikeuttavat sopimusprosessia.
ICI toimii täydellisesti Microsoft Wordin kanssa, sillä ICI:llä on lausekekirjasto ennalta hyväksyttyjä lauseita ja sanastoa. Sopimusten luonti nopeutuu, yksinkertaistuu ja yhtenäistyy, mikä parantaa vaatimustenmukaisuutta.
Sopimuksen tarkastelu/hyväksyntä
Sopimusten lähettäminen sähköpostitse tarkistettavaksi aiheuttaa ongelmia versionhallinnassa. Tämä on erityisen ongelmallista sopimusriitojen ja tarkastusten aikana.
Icertis leimaa aikaleimalla kaikki hyväksynnät, tarkistukset ja hylkäykset tarkistusketjussa. Jos sopimus on kiistanalainen, ”mitä, milloin ja kuka” -ongelmia on helppo seurata.
Sopimuksen hallinnoinnin elinkaari
Kun sopimuksia tarkastellaan ja hyväksytään useissa eri vaiheissa, voi olla vaikea tietää, missä vaiheessa ne ovat, milloin ne voidaan panna täytäntöön ja missä lopullinen versio on. Tämä aiheuttaa yleensä sekaannusta, epäselvyyttä ja tulonmenetyksiä.
ICI:n koko yrityksen kattavalla alustalla näkyy sopimusten tila: luonnos, hyväksyttävänä, hyväksytty ja allekirjoitettu. Versiohallinta ja sopimuksista poikkeaminen poistuvat, koska kaikki käyttävät samaa asiakirjaa.
Sopimuksen hallinnoinnin elinkaari
Manuaalisesti käsiteltävät sopimukset unohdetaan yleensä heti niiden tekemisen jälkeen, jolloin sitoumukset, alennukset ja muut välitavoitteet vaarantuvat. Tämä voi johtaa tulojen ja säästömahdollisuuksien menettämiseen, sanktioihin ja oikeudenkäynteihin sopimuksen noudattamatta jättämisen tai rikkomisen vuoksi.
Contract lifecycle management is automated by ICI and integrated with CRM and ERP to trigger further tasks. Tracking line items, alerting for commitments and milestones, and accelerating business processes are possible.
Sopimuksen päättyminen ja uusiminen
Koska organisaatio ei voi seurata sopimuksia koko niiden olemassaolon ajan, manuaalinen sopimushallinta voi johtaa tarpeettomiin sopimusten päättymisiin ja uusimisiin. Monet yritykset menettävät rahaa automaattisten uusimisten ja äkillisten päättymisten vuoksi.
Käyttäjät voivat luoda räätälöityjä ilmoituksia ICI:ssä päättyvistä ja uusittavista sopimuksista. Näin sopimukset eivät koskaan vahingossa vanhene tai uusiudu.
Yhteenveto
Yritykset voivat vähentää riskejä ja lisätä tuottavuutta automatisoimalla sopimusten hallintaa Icertis Contract Intelligencen avulla. Nämä teknologiat yksinkertaistavat sopimusten kehittämistä, tarkistamista, toteuttamista ja uusimista sekä parantavat vaatimustenmukaisuutta ja suorituskykyä. Yrityssopimusten hallintaohjelmisto suojaa tappioilta ja optimoi sopimusten elinkaaren.
