Uudelleenneuvottelut: hyödyntämätön strateginen voimavara

Johdanto:

Sopimusten uudelleenneuvottelu vähentää hankintakustannuksia ja säästää paljon. Hyvin suunniteltu uudelleenneuvottelu, jota usein kutsutaan “pikavoitoksi”, voi tuottaa merkittäviä etuja. Organisaatiot voivat parantaa neuvottelutuloksia käyttämällä tietoja ja analysoimalla niitä. Tässä asiakirjassa esitellään kuusi ratkaisevan tärkeää uudelleenneuvottelutekniikkaa ja -näkökohtaa, joiden avulla voit maksimoida onnistumismahdollisuutesi.

Voit alentaa ostohintojasi monin eri tavoin. Yksi liiketoimintakeino, jota joskus kutsutaan “pikavoitoksi”, on neuvotella nykyiset sopimuksesi uudelleen.

Paremmat sopimusehdot voivat johtaa suuriin säästöihin tarkistuksen yhteydessä. Jos kuitenkin haluat parantaa onnistumismahdollisuuksiasi, sinun on noudatettava järjestelmällistä ja järjestäytynyttä suunnitelmaa. Lue kuusi vinkkiä hyvään uudelleenneuvotteluprosessiin saadaksesi lisätietoja.

Kun käytät tinkimistä strategisena välineenä, sinun tulisi myös miettiä alla olevia kysymyksiä:

• Millä yrityksillä on sopimuksia, jotka on neuvoteltava uudelleen?
• Mitä tietoja sinun pitäisi käyttää kokouksessa uudelleenneuvotteluja varten?
• Mitä luulet tapahtuvan?

Parhaat tulokset saadaan tosiasioihin perustuvilla uusilla neuvotteluilla.

Yhdelle asiakkaistamme olimme ottamassa käyttöön kokonaisvaltaista ohjelmaa nopeuden ja tehokkuuden parantamiseksi. Hankinta tulisi olemaan suuri osa tätä ohjelmaa.

Minkä toimittajien kanssa sinun pitäisi neuvotella uudelleen?

Uudelleenneuvottelut olivat yksi tärkeimmistä keinoista, joilla kustannuksia leikattiin ja rahaa säästettiin ostohankkeen ensimmäisessä vaiheessa.

Menojen valvontajärjestelmämme avulla saatiin kokonaiskuva siitä, miten rahat käytettiin. Yritys teki viime vuoden aikana yhteistyötä lähes 2 000 palveluntarjoajan kanssa. Vaikka rahat olivat jakautuneet useiden ryhmien ja palveluntarjoajien kesken, löysimme nopeasti useita mahdollisia uudelleenneuvotteluvaihtoehtoja käyttämällä sisäänrakennettua, automaattista potentiaalianalyysiä.

Tarvitset hyödyllistä tietoa, kuten kuinka paljon kulutat kasvuun, kuinka tärkeä olet asiakkaana tai milloin sopimuksesi päättyvät, jotta voit selvittää, mistä myyjistä tai sopimuksista sinun pitäisi yrittää neuvotella uudelleen. Kannattaa myös tarkastella, kuinka paljon rahaa käytetään eri osastojen, liiketoimintayksiköiden tai ryhmien välillä, jotta näet, onko mahdollisuuksia kustannusten niputtamiseen.

Päädyimme valitsemaan vähintään 20 palveluntarjoajaa (tai sopimusta) neuvotteluprosessiin tässä hankkeessa, kun analyyseihin oli lisätty laadullisia tietoja.

Mitä tietoja sinun pitäisi tuoda neuvottelukokoukseen?

Jotta neuvottelukokous sujuisi hyvin, kaikkien on oltava hyvin valmistautuneita. Ennen kokousta on aina tehtävä kattava analyysi nykytilanteesta, jotta sitä voidaan ymmärtää paremmin. Suosittelemme, että käytät tähän sisäisten ja ulkoisten analyysien yhdistelmää.

Kokosimme kyseistä asiakasta varten useita hyödyllisiä analyysejä, mukaan lukien kulutuksen kasvu ja lähdetiedot. Kulujenhallintajärjestelmä teki kaikki nämä havainnot välittömästi ja lähetti ne suoraan Powerpointiin ennen kokousta.

Neuvottelukokouksessa olisi esiteltävä tärkeimmät tiedot sekä liiketaloudellisesta että sotilaallisesta näkökulmasta. Jos olet esimerkiksi ostanut paljon enemmän ja käyttänyt paljon enemmän rahaa viime vuosina, odotat, että ehdot tai yksikköhinnat ovat paremmat. Jos näin ei ole, sinun pitäisi kertoa palveluntarjoajalle, mitä olet havainnut, ja pyytää häntä antamaan lisätietoja tai vastauksia. Huomaa, että jos myyjät eivät pysty vastaamaan kaikkiin kysymyksiisi kokouksen aikana, sinun tulisi antaa heille “kotitehtäviä” tai jatkotehtäviä kokouksen jälkeen.

Mitä luulet tapahtuvan?

Parempien hintaehtojen ansiosta hanke alensi hankintakustannuksia myyjää kohden (eli osoitettuja menoja) keskimäärin 6 prosenttia, mikä säästi miljoonia dollareita. On muistettava, että säästetty rahamäärä ja alennetut kustannukset olivat erilaisia kunkin sopimuksen, tarjoajan ja menolajin osalta. Esimerkiksi uudelleenneuvotteluprosessin päätyttyä yksi palveluntarjoaja laski hintojaan keskimäärin 20 prosenttia.

Nämä tulokset osoittavat, että uudelleenneuvottelut voivat auttaa yritystäsi säästämään paljon rahaa, kun on kyse tavaroiden ostamisesta. Prosessi ei myöskään kestä kauan, kunhan sinulla on oikeat tiedot ja varmistat, että seuraat tilannetta oikealla tavalla.

Johtopäätökset:

Uudelleenneuvottelu on keskeinen hankintakustannusten hallintamenetelmä, jolla voidaan säästää rahaa helposti. Valitsemalla parhaat toimittajat, tekemällä perusteellisia arviointeja ja asettamalla selkeät odotukset organisaatiot voivat leikata hankintakustannuksia. Tällaiset menestyksekkäät hankkeet osoittavat hyvin organisoidun uudelleenneuvottelumenetelmän merkityksen, sillä sen avulla yritykset voivat saavuttaa edullisia ehtoja ja tuottaa pitkän aikavälin arvoa strategisten hankintojen avulla.