Johdanto
Turvallisuustarkastukset ovat olennaisia työntekijöiden turvallisuuden ja liiketoiminnan tuottavuuden kannalta. Uusia turvallisuusuhkia syntyy, kun teknologia, työpaikkamenettelyt ja monimuotoiset työvoimat kehittyvät. Turvallisuustarkastukset auttavat yrityksiä välttämään onnettomuuksia ja noudattamaan määräyksiä. Tässä oppaassa selitetään, mitä turvallisuustarkastukset ovat, niiden edut ja miten niitä suoritetaan työpaikalla.
Mitä ovat turvallisuustarkastukset?
Kattava, dokumentoitu turvallisuustarkastus arvioi organisaation terveys- ja turvallisuusjohtamisjärjestelmän. Se tunnistaa ja vähentää vaaroja ennakoivasti ennen kuin ne aiheuttavat onnettomuuksia tai loukkaantumisia.
Turvallisuustarkastukset havaitsevat työpaikan vaaroja, varmistavat sääntöjen ja liiketoimintapolitiikan noudattamisen sekä arvioivat kontrollimenetelmiä.
Turvallisuustarkastukset tarkastelevat työpaikan turvallisuuskulttuuria pikemminkin kuin tiettyjä alueita tai menettelyjä.
Turvallisuustarkastukset eroavat tarkastuksista laajuudeltaan ja tiheydeltään:
Turvallisuustarkastus vs. tarkastus
Tarkastukset keräävät enemmän tietoa haastattelujen, asiakirjojen tarkastelujen, kyselyjen ja käytäntöjen havainnoinnin kautta. Turvallisuustarkastusten kattavat löydökset mahdollistavat strategiset päätökset ja investoinnit työpaikan turvallisuuteen.
Turvallisuustarkastusten päätavoitteet ovat:
- Piilotettujen vaarojen löytäminen päivittäisissä toiminnoissa.
- OSHA:n ja muiden säädösten noudattamisen ylläpitäminen.
- Turvallisuushankkeiden ja -prosessien tehokkuuden arviointi.
- Turvallisuuden ja vaarojen hallinnan parannusmahdollisuuksien tunnistaminen.
- Työpaikan turvallisuuden ja vastuullisuuden edistäminen.
Turvallisuustarkastusten hyödyt
Säännölliset turvallisuustarkastukset parantavat merkittävästi työntekijöiden turvallisuutta ja riskienhallintaa. Johdonmukaiset turvallisuustarkastukset tarjoavat useita etuja:
1. Vähemmän työtapaturmia
Tämä on merkittävin etu. Turvallisuustarkastukset havaitsevat ja ratkaisevat vaaroja, estäen onnettomuuksia ja vähentäen sairauksia, loukkaantumisia ja kuolemia.
Cal/OSHA-tarkastukset vähensivät loukkaantumisia ilman työllisyyden menetyksiä, 2012 tutkimuksen mukaan. Tutkimus havaitsi 9,4% vähemmän loukkaantumiskanteita ja 26% alhaisemmat työntekijöiden korvauskustannukset.
2. Parantunut noudattaminen
Turvallisuustarkastukset varmistavat turvallisuusvaatimusten noudattamisen. Tämä vähentää oikeudellisten seuraamusten, sakkojen ja sulkemisten riskiä noudattamatta jättämisen vuoksi.
3. Alhaisemmat kustannukset
Onnettomuuksien ehkäisy tarkastuksilla vähentää omaisuusvahinkoja, sakkoja, lääkinnällisiä hoitoja, kohonneita vakuutusmaksuja ja oikeudellisia vaateita.
Anthony Forest Products, metsätuotteita valmistava yritys, säästi lähes miljoona dollaria työntekijöiden korvaus- ja muissa kuluissa sijoittamalla 50 000 dollaria turvallisuuteen ja henkilöstön koulutukseen vuosina 2001–2006.
4. Parempi työntekijöiden moraali
Turvallinen työpaikka edistää työntekijöiden moraalia ja tyytyväisyyttä. Arvostuksen ja huolenpidon tunne lisää sitoutumista, tuottavuutta ja uskollisuutta.
5. Parempi julkinen kuva
Organisaatioiden julkinen kuva paranee, kun ne suorittavat säännöllisesti turvallisuustarkastuksia. Tämä voi parantaa brändin mainetta, kykyjen säilyttämistä sekä kuluttajien ja kumppaneiden luottamusta.
Kolme pääasiallista turvallisuustarkastustyyppiä
Kolme yleistä turvallisuustarkastuskategoriaa ovat:
1. Noudattamisen tarkistukset
Tarkastukset arvioivat organisaation turvallisuuden noudattamista lakeihin, sääntöihin ja standardeihin. Nämä suoritetaan yleensä ulkopuolisilla tarkastajilla, joilla on sääntelyosaamista.
Noudattamisen tarkistukset varmistavat, että yrityksesi noudattaa lakia ja välttää sakkoja.
2. Ohjelmatarkastukset
Nämä tarkastukset arvioivat yrityksesi turvallisuuspolitiikkoja, -menettelyjä ja -hankkeita. Ne sisältävät yleensä:
- asiakirjojen tarkastelua
- työn valvontaa, ja
- työntekijöiden haastatteluja.
Ohjelmatarkastukset paljastavat tapoja parantaa turvallisuusohjelmia työntekijöiden suojelemiseksi ja onnettomuuksien välttämiseksi.
3. Johtamisjärjestelmien tarkastukset
Nämä tarkastukset arvioivat turvallisuusjohtamisjärjestelmäsi tehokkuutta. Ne tarkastelevat, kuinka turvallisuusohjelmasi osat toimivat yhdessä varmistaakseen työpaikan turvallisuuden.
Asiantuntevat tarkastajat, jotka ymmärtävät turvallisuusjohtamisjärjestelmiä, suorittavat tämän tarkastuksen. Oikea turvallisuustarkastus riippuu organisaation tarpeista ja riskiprofiilista. Kuitenkin kaikki kolme tarkastustyyppiä voivat auttaa organisaatioita parantamaan työpaikan turvallisuutta ja noudattamista.
Kuinka tarkastaa työpaikan turvallisuus?
Organisaatioiden on asetettava etusijalle työpaikan turvallisuus. Työpaikan turvallisuuden säännöllinen tarkastaminen auttaa havaitsemaan vaaroja, tarkistamaan noudattamisen ja toteuttamaan korjaavia toimenpiteitä.
Vaiheittainen ohje onnistuneelle työpaikan turvallisuustarkastukselle:
1. Kokoa oikea tarkastustiimi
Työpaikan turvallisuustarkastukset vaativat oikean tarkastustiimin.
Monimuotoisuus on avain tehokkaaseen tarkastustiimiin. Sisällytä tiimiin osaavimpia OSHA-asiantuntijoita. Mukana tulee olla edustajia operaatioista, ylläpidosta, insinööritoiminnasta jne. Heidän paikallinen tietämyksensä voi olla hyödyllinen.
Harkitse ulkopuolisia tarkastajia muutaman vuoden välein. Ulkopuolinen näkökulma paljastaa sisäisen tiimin sokeat pisteet. Useammat ihmiset merkitsevät enemmän tietoa ja havaintoja.
Tarkastustiimiin voi kuulua turvallisuuskoordinaattori, ylläpitosuperviisori, varastopäällikkö, koneen käyttäjät ja kolmannen osapuolen turvallisuusasiantuntija.
2. Suorita alustava riskinarviointi
Tarkastustiimi voi hyötyä tarkistuslistasta ja yrityksen turvallisuuskäytäntöjen tarkastelusta. Tarkistuslista voi paljastaa alueita, jotka vaativat enemmän huomiota. Lisäksi organisaation on verrattava sijainnin nykyisiä toimia tuleviin tavoitteisiin.
Suorita alustava riskinarviointi
Suorita riskinarviointi ennen tarkastusta havaitaksesi kiireelliset ongelmat. Riskinarvioinnit tarkastelevat tapausraportteja, läheltä piti -tilanteita ja tarkastustuloksia.
Esimerkkejä huomioon otettavista asioista:
- Raaka-aineet
- Henkilökohtaiset suojavarusteet
- Kuljettajien ja ajoneuvojen säännöt
- Sähköongelmat
- Paloriskit
- Työkalut ja koneet
- Korjaus- ja tarkastusprosessi
- Portaat, hissit
- Varastotilat
Turvallisuustarkastuksen valmistelu voi sisältää tehtävien jakamisen tiimin jäsenille. Kaksi tiimin jäsentä voi kerätä näytteitä, kun taas toiset haastattelevat.
Tarkastustiimi löytää vaarat. Tämä suuntaa heidän ponnistelunsa tärkeimpiin alueisiin ja parantaa tarkastuksen tehokkuutta.
Yhden vuoden aikana OSHA tarkasti lähes 39 000 organisaatiota. Yli 17 000 tarkastusta oli ”ohjelmoituja” – satunnaisia turvallisuusarviointeja.
3. Tarkasta paikan päällä
Arvioi työpaikan olosuhteet perusteellisilla paikan päällä suoritetuilla tarkastuksilla. Tarkista koko laitos vaarojen, laitteiden, koneiden, varastoinnin, ilmanvaihdon ja hätäpoistumisteiden osalta.
Ota huomioon nämä tekijät arvioidessasi työpaikkaa:
Valaistus: Tarkista huoneen valaistus varmistaaksesi, että henkilöt voivat nähdä ja käyttää koneita turvallisesti. Tarkista varaston suurpainenatriumvalojen tehokkuus. Tarkista valaisimien riittävä lamppujen määrä.
Laitteiden sijoittelu: Varmista, että yritys on säilyttänyt ja pääsee käsiksi laitteisiin asianmukaisesti. Tarkista tikkaiden säilytys varmistaaksesi, että se ei estä kulkuväyliä.
Työpaikan ergonomia: Hyödyt ja parannukset
Kyltti: Etsi kyltti, joka varoittaa vaarallisista materiaaleista ja mekaanisesta käytöstä. Vaikka koulutus olisi laajaa, kylttien sijoittaminen työpaikalle parantaa turvallisuutta. Tämä myös osoittaa yrityksen turvallisuuspainotuksen.
Dokumentoi viat, noudattamatta jättäminen ja turvallisuusongelmat. Työntekijät voivat tarjota arvokkaita näkemyksiä ja suoraa tietoa työpaikan turvallisuustoimenpiteistä tarkastusten aikana.
4. Pidä yllä turvallisuusrekistereitä
Suurin osa tarkastuksista epäonnistuu huonon turvallisuusdokumentoinnin vuoksi! Päivitä ensin kaikki laite- ja materiaaliluvat, lisenssit ja rekisteröinnit.
Tarkista lokit ja asiakirjat tarkastusten, turvallisuuskoulutusten, tapaustutkimusten ja muiden osalta. Tarkista, kirjaavatko valvojat turvallisuus- ja käyttäytymishavainnot säännöllisesti. Tarkista näytteestä näiden syötteiden oikeellisuus.
Etsi puuttuvia, vanhentuneita tai epätäydellisiä asiakirjoja, jotka voivat saattaa sinut noudattamatta jättämiseen. Hyvin ylläpidetty paperityö osoittaa sitoutumisesi turvallisuuteen.
5. Haastattele kaikkia työntekijätasoja
Kaikkien tasojen työntekijöiden haastattelut onnistuneelle turvallisuustarkastukselle
Ihmiskontakti tuottaa arvokasta tietoa, jota tarkkailijat eivät voi saada. Keskustele henkilökunnan kanssa turvallisuudesta ja anna anonyymeja kyselylomakkeita. Arvioi heidän tietämyksensä, mukavuutensa ja näkemyksensä, nostamalla esiin kysymyksiä. Kysy, ovatko he kohdanneet vaaroja ja mikä on heidän suunnitelmansa.
Kysymyksiä ovat muun muassa:
- Tunnetko evakuointistrategian ja roolisi siinä?
- Oletko saanut riittävästi työtehtävään liittyvää koulutusta?
- Mitä voisi parantaa turvallisuutta täällä?
- Tiedätkö, miten ilmoittaa haitallisista olosuhteista?
Heidän vastauksensa paljastavat työpaikkasi turvallisuuskulttuurin.
6. Laadi kattava raportti havainnoista
Nyt on aika analysoida tarkastus, haastattelut, asiakirjat ja läpikäyntitiedot. Arvioi tuloksia huolellisesti laajuutesi ja sääntöjesi mukaisesti.
Aseta kiireellisimmät vaarat etusijalle. Älä jätä huomiotta pieniä ongelmia, jotka voivat johtaa suuriin riskeihin. Tarjoa realistisia ehdotuksia prosessien uudelleensuunnittelulle, laitepäivityksille ja koulutukselle.
Dokumentoi kaikki lyhyessä turvallisuusohjelman perustason raportissa. Ole rehellinen osastopäälliköille ja johtajille kriittisistä löydöksistä. Heidän neuvonsa ovat välttämättömiä ennaltaehkäisyssä.
7. Johda ajankohtaisia ja kestäviä korjaavia toimenpiteitä
Turvallisuustarkastukset toimivat vain, jos ne parantavat ja estävät työpaikan vaaroja. Määritä korjaavat toimenpiteet asianmukaisille tiimeille ja aseta määräajat.
Varo, ettet anna ja unohda! Turvallisuusjohtajana sinun on seurattava toimia säännöllisesti varmistaaksesi noudattamisen. Kerro kunkin toimenpiteen vaikutuksesta ja merkityksestä. Juhli voittoja motivoidaksesi.
Löydä tapoja esitellä tarkastustuloksia näyttöjen, raporttien ja muiden kautta. Käytä teknologiaa seurataksesi toimintoja, automaattisia ilmoituksia ja turvallisuusmittareita reaaliajassa.
Työpaikan turvallisuustarkastus etä- ja hybridityössä
Etä- ja hybridityömallit vaativat uudenlaista lähestymistapaa työntekijöiden turvallisuuteen ja hyvinvointiin. Perinteiset turvallisuusarvioinnit fyysisille työasemille eivät yleensä pysty vastaamaan näiden epätavanomaisten paikkojen erityisiin haasteisiin ja huomioihin.
Etä- ja hybridityöpaikan turvallisuustarkastusstrategiat:
1. Etätyön ergonomiariskin arviointi
Etätyöntekijät estävät tarkastajia tarkastamasta työasemia. Sen sijaan tarkista kotitoimiston ergonomia valokuvien, videoiden tai virtuaalikierrosten avulla. Työntekijät voivat myös käyttää turvallisuustarkastuslistoja arvioidakseen itse asentoaan, tietokoneen sijoittelua, valaistusta ja muita tekijöitä.
Ongelman ratkaisemiseksi asiantuntijat suosittelevat säädettäviä istuimia, näyttötelineitä, näppäimistöjä ja muita.
2. Psykososiaalisten tekijöiden arviointi
Arvioi psykososiaalisia tekijöitä etä- ja hybridityöpaikan turvallisuustarkastusten aikana.
Etätyö nostaa psykologisia riskejä, kuten
Henkilökohtaisen vuorovaikutuksen puute kollegoiden kanssa voi aiheuttaa sosiaalista eristäytymistä ja yksinäisyyttä, mikä vaikuttaa mielenterveyteen ja motivaatioon.
Työn ja henkilökohtaisen elämän sekoittuminen voi aiheuttaa ylitöitä, stressiä ja loppuunpalamista.
Etäviestintä- ja yhteistyöongelmat voivat aiheuttaa väärinkäsityksiä, tiimin hajoamista ja tuottavuuden laskua.
Yhteyden puute: Tunne irti yrityksestä ja kollegoista voi laskea moraalia ja sitoutumista.
Psykososiaalisia vaaroja voidaan käsitellä:
Työntekijäkyselyt: Suorita yksityisiä kyselyjä arvioidaksesi työntekijöiden hyvinvointia ja havaitaksesi eristyneisyyden, stressin, tehtävien hallinnan ja työn ja elämän tasapainon ongelmia.
Mielenterveysresurssien integrointi: Arvioi EAP- ja mielenterveysresurssit. Edistä kaksisuuntaista työntekijäpalautetta.
Vähennä eristyneisyyttä ja luo suhteita edistämällä säännöllistä viestintää, tiimiytymistä (virtuaalisesti ja henkilökohtaisesti, missä mahdollista) ja sosiaalista osallistumista.
Hyvän työn ja elämän tasapainon saavuttamiseksi kannusta työntekijöitä pitämään taukoja, asettamaan rajoja ja käyttämään joustavia työjärjestelyjä.
Tutki työaikoja, vapaapäiviä ja työntekijöiden sitoutumista.
3. Tarkastussääntöjen taivuttaminen
Arvioi virtuaalisesti palopoistumisteitä, kompastusvaaroja ja muita valokuvien, videoiden tai live-striimauksen avulla samalla tavalla kuin ergonomia. Kutsu työntekijöitä videohaastatteluihin.
Tarkasta hybridimallit
