Johdanto:
Keskitetty ostotoiminta parantaa kustannusten hallintaa, toimittajasuhteita ja toimintaa. Keskitetty ratkaisu auttaa virtaviivaistamaan hankintaprosessia yrityksissä, jotka kamppailevat hajautetun ostamisen kanssa. Tässä artikkelissa käsittelemme, miten toteuttaa keskitetty ostaminen sekä sen hyviä ja huonoja puolia.
Keskitetty ostaminen
Keskitetty ostaminen (CP) tarkoittaa, että kaikki ostopäätökset ja toimet keskitetään yhteen osastoon tai henkilöön. Näin kaikki ostot suoritetaan keskitetysti sen sijaan, että useat osastot tai henkilöt tekisivät ne.
Monet yrityksesi osastot ostavat toimistotarvikkeita, tulostimen mustetta ja paperia. Jokainen osasto saattaa toteuttaa omat hankintansa, mikä johtaa hallitsemattomaan kulutukseen, päällekkäisiin tilauksiin ja kulujen valvonnan puutteeseen.
Keskitetty lähestymistapa mahdollistaa kuitenkin kaikkien tilausten keskittämisen yhden ostotiimin alaisuuteen. Tämä tiimi voi neuvotella parempia ehtoja toimittajien kanssa, löytää kustannussäästöjä ja varmistaa, että hankintatoimet vastaavat yrityksen ostopolitiikkaa ja -tavoitteita.
Keskitetyn ostamisen edut
CP tarjoaa seuraavat edut organisaatioille, jotka haluavat virtaviivaistaa hankintaprosessiaan ja säästää rahaa:
1. Suurempi ostovoima keskitetyn ostamisen ansiosta
Ostovoiman keskittäminen antaa yrityksellesi enemmän neuvotteluvoimaa toimittajien kanssa ja vähentää kuluja.
2. Parempi kustannusten hallinta keskitetyn ostamisen yhteydessä
Se auttaa leikkaamaan kustannuksia ja minimoimaan päällekkäiset tilaukset.
3. Paremmat suhteet
Neuvottele parempia ehtoja ja rakenna pitkäaikaisia toimittajasuhteita. Tuloksena ovat paremmat tuotteet, nopeampi toimitus ja alennetut hinnat.
4. Suurempi hallinta ja näkyvyys keskitetyn ostamisen yhteydessä
Yrityksesi voi helposti seurata menoja, kun kaikki ostopäätökset ovat yhdessä paikassa. Se etsii säästömahdollisuuksia ja varmistaa, että hankinnat noudattavat sääntöjä ja eettisiä periaatteita.
5. Yksinkertaistetut prosessit
Kaikkien ostopäätösten keskittäminen yhteen osastoon tai henkilöön yksinkertaistaa väärinkäsityksiä ja päällekkäisyyksiä. Se virtaviivaistaa ja parantaa hankintaprosessia.
Keskitetty hankintaprosessi
Ymmärrä menettely ja vaiheet.
CP-vaiheet:
Keskitetyn ostamisen toteuttaminen vaatii useita vaiheita:
1. Arvioi ostoprosessisi
Ensimmäinen vaihe on arvioida nykyinen hankinnan hallinta, tunnistaa parannuskohteet ja ennakoida siirtymisen esteet.
2. Löydä keskitetyn ostamisen yhteyspiste
Osasto tai henkilö, joka vastaa ostopäätöksistä ja -toiminnoista, voi olla ensisijainen yhteyspiste.
3. Määritä hankintaprotokollat
Kehitä hankinnan hallintapolitiikkoja ja -prosesseja. Näiden ohjeiden tulisi kattaa toimittajien valinta, sopimusneuvottelut, ostoennakot ja maksujen käsittely.
4. Käytä hankintaohjelmistoa keskitetyn ostamisen yhteydessä
Hankintaohjelmisto yksinkertaistaa, vähentää manuaalista työtä ja lisää näkyvyyttä. Organisaation politiikkoja noudatetaan myös.
5. Kouluta henkilökuntaa Tehokas prosessien tehokkuus vaatii sitoutumista ja yhteistyötä kaikilta osapuolilta. Henkilökunta tulisi kouluttaa uusien sääntöjen, menetelmien ja hankintaohjelmiston käytössä.
6. Seuraa ja arvioi suorituskykyä keskitetyn ostamisen yhteydessä
Kulujen seuranta, toimittajasuhteet ja kustannusten vähentämistä tai prosessien parantamista koskevat toimet sisältyvät tähän.
Miten keskitetty ostaminen toimii?
Käyttäessäsi keskitettyä ostamista, kaikki ostopäätökset ja -tehtävät hoidetaan yhden ryhmän tai henkilön toimesta. Pääyhteyshenkilö hoitaa toimittajia, neuvottelee sopimuksia, vastaanottaa tilauksia ja tekee maksuja.
Yrityksesi voi säästää rahaa ja tehostaa toimintaa keskittämällä ostotoiminnan. Yhtenäinen prosessi helpottaa ostojen hallintaa ja sääntöjen noudattamista.
Keskitetyn ostamisen toteuttaminen
Voit käyttää näitä vaiheita yhtenäisen hankintaprosessin luomiseen:
Tarkastele ostamista keskitetyn ostamisen näkökulmasta
Etsi virheitä ja päällekkäistä työtä ja pohdi, miten keskitetty tapa voisi korjata ne.
Nimeä pääyhteyshenkilö.
Määritä, kuka vastaa kaikista ostotoiminnoista. Riippuen yrityksesi koosta ja monimutkaisuudesta, se voi olla ryhmä tai henkilö.
Määritä ostotoimintojen vaiheet.
Määritä, miten toimittaja valitaan, sopimus neuvotellaan, ostolle saadaan hyväksyntä ja maksut käsitellään. Näiden sääntöjen tulisi heijastaa yrityksen arvoja ja tarpeita.
Ostohankintaohjelmiston valitseminen
Ohjelmiston tulisi sisältää vaiheet toimittajien, sopimusten ja ostotilausten käsittelyyn.
Keskitetyn ostamisen käyttöönotto
Panna täytäntöön uudet säännöt ja menettelyt ja ottaa hankintatyökalut käyttöön.
Seuraa ja arvioi prosessia
Arvioi prosessin tehokkuutta jatkuvasti. Säädä menettelyä organisaation tarpeiden mukaiseksi.
Menestyksekkäitä keskitetyn ostamisen esimerkkejä
CP toimii vähittäiskaupassa ja muilla aloilla. Otetaan esimerkiksi vähittäiskauppa.
Suuri vähittäiskauppias keskittää hankintansa. Hankintaosasto hoitaa hankinnan, maksujen käsittelyn ja kaikki muut hankintatehtävät.
Yksityiskohtia prosessin toteuttamisesta:
1. Hankinta keskitetyn ostamisen yhteydessä
Vähittäisketjun hankintaosasto analysoi toimittajia. Hyvien hintojen ja ehtojen saamiseksi he neuvottelevat valittujen toimittajien kanssa.
2. Tilausten käsittely
Hankintaosasto hoitaa kaikki ostotilaukset vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi. Se valtuuttaa ja dokumentoi kaikki ostot.
3. Maksujen käsittely
Osasto hoitaa toimittajamaksut ajallaan ja oikein.
4. Toimittajien hallinta
Osasto seuraa suorituskykyä ja ratkaisee ongelmat kaikissa toimittajasuhteissa.
Keskitetyn ostamisen rajoitukset
Keskitetty ostaminen voi auttaa organisaatiota, mutta sillä on myös tiettyjä haittoja:
1. Jäykkyys keskitetyn ostamisen vuoksi
Se voi olla jäykkä ja kykenemätön mukautumaan nopeasti markkinamuutoksiin tai odottamattomiin tapahtumiin. Se voi aiheuttaa hankintaviiveitä tai menetettyjä mahdollisuuksia.
2. Byrokratian kasvu
Lisäbyrokratia saattaa hidastaa hankintaa ja monimutkaistaa sitä.
3. Muutoksen vastustus
Työntekijät, jotka ovat tottuneet aikaisempaan menettelyyn, saattavat vastustaa muutosta. Tämä voi johtaa hitaampaan prosessin omaksumiseen ja heikompaan sidosryhmien sitoutumiseen.
Yhteenveto:
Yhteenvetona voidaan todeta, että keskitetty ostaminen parantaa neuvotteluvoimaa, näkyvyyttä ja kulujen hallintaa. Vaikka alussa saattaa olla vastustusta muutokselle ja huolia jäykkyydestä, parannetut hankintaprosessit tarjoavat laajasti hyötyjä. Yritykset voivat toteuttaa CP:n ja parantaa toiminnallista tehokkuuttaan analysoimalla nykyisiä prosesseja, asettamalla sääntöjä ja käyttämällä hankintaohjelmistoa.
