11 parasta käytäntöä toimittajahallinnan tehostamiseen

Johdanto

Tehokas toimittajien hallinta on ratkaisevan tärkeää, jotta toimitusketju pysyy vahvana ja tehokkaana. Tärkeydestään huolimatta monet yritykset hoitavat toimittajasuhteitaan satunnaisesti, mikä johtaa mahdollisiin riskeihin ja menetettyihin mahdollisuuksiin. Parhaiden käytäntöjen käyttöönotto toimittajien hallinnassa voi parantaa toimittajasuhteita, optimoida hankintaprosesseja ja sovittaa toimittajat yrityksen tavoitteisiin. Keskittymällä strategiseen toimittajien hallintaan yritykset voivat varmistaa, että heidän toimittajansa eivät vain täytä sopimusvelvoitteitaan, vaan myös edistävät positiivisesti heidän kokonaismenestystään.

1. Sovita toimittajien hallintastrategia liiketoiminnan tavoitteisiin

Sovita toimitusketjun ja liiketoiminnan tavoitteet hankintojen muuntamiseksi. Toimittajien hallintatapanne tulisi heijastaa näitä tavoitteita.

Tukemalla yrityksen tavoitteita varmistat, että hankintatoimet eivät unohdu. Voit auttaa yritystäsi saavuttamaan tavoitteet nopeammin.

2. Valitse oikea toimittaja

Sinulla tulisi olla toimittajien valintakriteerit. Teet yhteistyötä yritysten kanssa, jotka jakavat tavoitteesi. Sinun on tiedettävä, että he tukevat tavoitettasi ja tarjoavat sinulle suurimman arvon tuotteista ja palveluista.

Sinun tulisi ottaa huomioon heidän kustannuksensa, laatunsa, maineensa, teollisuuden tunnustuksensa, arvostelut jne.

Vaikka hinta on tärkeä, sen ei pitäisi olla ainoa tekijä. Liiallinen keskittyminen hinnoitteluun voi johtaa toimittajiin, joilla on kalliita viivästyksiä, huonolaatuisia tuotteita ja turvattomia käytäntöjä.

3. Hanki SLA

Palvelutasosopimus varmistaa, että toimittajat täyttävät odotukset. Et voi luottaa suullisiin sopimusmuutoksiin. Ne ovat laillisesti ongelmallisia ja monimutkaistavat toimittajasuhteita.

Sen sijaan kirjoita tehtävän laajuus ja odotukset. Näin voit tarkastella asiakirjaa ja verrata suorituskykyä sovittuihin parametreihin.

4. Määrittele selkeästi toimittajien hallinnan perehdytys

Toimittajien tulisi tietää odotuksesi ja kuinka tehdä yhteistyötä kanssasi. Vahva perehdytysprosessi, joka kattaa sääntösi ja prosessisi, valmistaa toimittajat työskentelemään kanssasi.

Tämän pitäisi lieventää heidän huoliaan, jotta he voivat aloittaa.

5. Hallitse toimittajia itsepalveluportaalin kautta

Toimittajien seuranta on vaikeaa. Suuremmilla yrityksillä on enemmän suhteita ylläpidettävänä. Onneksi itsepalveluportaalit yksinkertaistavat tätä.

Sen sijaan, että syöttäisit manuaalisesti tietoja taulukoihin ja etsisit niitä myöhemmin, käännä kaava.

Itsepalvelutoimittajaportaalien avulla toimittajat voivat lähettää omia tietojaan, olla yhteydessä sinuun, lähettää laskuja, seurata toimituksia, kysyä kysymyksiä ja paljon muuta.

Erilaisten toimittajien hallinta vaatii keskitettyä viestintää. Sähköposti on liian epäjärjestelmällistä. Tärkeät viestit katoavat usein.

Heidän tietonsa ovat vapaasti saatavilla ja vertailukelpoisia näillä alustoilla. Voit helposti arvioida toimittajasuhteitasi. Voit seurata heikosti suoriutuvia toimittajia, kiittää hyviä ja nopeasti verrata toimittajia kilpailijoihin.

Parasta kaikessa, se ei vaadi miljoonien dollarien avaimet käteen -ohjelmistoratkaisua.

Low-code mahdollistaa mukautetun toimittajaportaalin perustamisen murto-osassa ajasta ja kustannuksista, jotka tyypilliset yritykset käyttävät ohjelmistokehitykseen.

Tapaustutkimuksemme osoittavat, kuinka olemme auttaneet asiakkaitamme toimittajaporteilla.

6. Automatisoi rutiinitehtävät toimittajien hallinnassa

Toimittajaportaalisi yksinkertaistaa monia toimittajien hallintatehtäviä. Se ei ole ainoa automatisoitava paikka. Voit käyttää enemmän aikaa toimittajasuhteisiin ja strategiseen työhön automatisoimalla muita hankintatehtäviä.

Laskujen, toimittajatietojen ja hankintatietojen seuraaminen taulukoilla on vanhentunutta. Kaikki hankinnan osa-alueet voidaan automatisoida, RFP:stä laskutukseen ja varastonhallintaan.

7. Seuraa tuloksia

Anna toimittajillesi kaikki mahdollisuudet menestyä. Suorituskyvyn seuranta on osa sitä. Käytä sopimusta ja aiempaa suorituskykyä antaaksesi heille palautetta ja apua menestykseen.

Sinun tulisi tuntea tilin suorituskykymittarit (KPI:t). Näiden KPI:iden pitäisi tukea yrityksesi ja hankinnan tavoitteita. KPI:t mittaavat toimittajan arvoa ja havaitsevat ongelmat nopeasti.

Kyse ei ole siitä, että he tekevät väärin, vaan siitä, että kommunikoidaan odotuksesi ja organisaatiosi tarpeet.

Kaikkien osapuolten tulisi hyötyä.

Kattava suorituskykyhistoria voi myös auttaa sinua neuvottelemaan sopimusuusinnoista.

8. Viesti toimittajien kanssa toimittajien hallinnassa

Toimittajien säännöllinen tapaaminen tai keskustelu osoittaa heille inhimillisen puolesi. Toimittajien hallinta on myös suhteiden hallintaa. Henkilökohtainen tai videokeskustelu on parempi kuin sähköpostit tai tekstiviestit, koska sähköpostit ja tekstiviestit menettävät inhimillisen tekijän.

Keskustele kokouksissa onnistumisista, vaikeuksista ja esteistä. Voit myös tarkistaa toimittajasi kanssa ja kysyä, miten pärjäät asiakkaana tai asiakkaana.

Nämä mahdollisuudet antavat sinulle mahdollisuuden työskennellä toimittajien kanssa uusissa projekteissa. Voit arvioida heidän kykyään täyttää kasvavaa kysyntää ja hyödyntää heidän kokemustaan sisällyttämällä heidät päätöksentekoon.

9. Valmistaudu

Jopa paras toimittaja voi epäonnistua. Nyt enemmän kuin koskaan, toimitusketjun haasteet ovat arvaamattomia. Tarvitset varasuunnitelmia haittojen minimoimiseksi. Näin voit toimia häiriön sattuessa.

Häiriöiden minimointi suojaa suhteita. Yrityksesi voi jatkaa toimintaansa, ja päätoimittajasi voivat palata takaisin, kun he voivat, ilman, että he tuntevat rikkoneensa mitään.

10. Etsi kustannusten leikkaamismahdollisuuksia

Monien hankintaprosessien automatisointi puhdistaa tiedot ja vapauttaa aikaa analysointiin. Tämä mahdollistaa säästöneuvottelut toimittajien kanssa.

Kustannusten vähentäminen, olipa kyseessä markkinahintojen analysointi, toimittajan suorituskyky tai alennusmahdollisuudet, voi parantaa yrityksen menestystä.

11. Paranna pehmeitä taitoja

Voimme aina kehittyä, erityisesti johtamisen ja ihmissuhdetaitojen osalta. Toimittajasuhteesi paranevat, jos pystyt kommunikoimaan, antamaan rehellistä palautetta ja neuvottelemaan. Johtamiskoulutus auttaa vahvistamaan toimittajien luottamusta.

Onnistuneen toimittajien hallinnan edut

Onnistuneella toimittajien hallinnalla on monia upeita etuja. Nämä pitäisi innostaa yritystäsi omaksumaan toimittajien hallinnan parhaat käytännöt:

Sovittu nopeammin muutoksiin: Tietämällä toimittajiesi taidot voit sopeutua markkinamuutoksiin.

Parempi toimittajan suorituskyky: Toimittajien suorituskyvyn seuranta suhteessa sopimuksiin varmistaa, että he noudattavat ehtoja.

Enemmän säästämismahdollisuuksia: Paremmat toimittajasuhteet tarjoavat säästöjä suurista ostoksista, aikaisista maksuista, toimitusten yhdistämisestä ja suosikkiasiakasasemasta.

Toimittajien puutteiden ennakoiva parantaminen, ennen kuin niistä tulee vakavia ongelmia, lisää tehokkuutta.

Paremmat toimittajasuhteet parantavat viestintää ja toimittajien johtamaa innovaatiota. Toimittajasi tietävät tavoitteesi ja kuinka auttaa niitä, mikä lisää luovuutta.

Toimittajan noudattaminen: Monilla organisaatioilla on toimittajan noudattamisvelvoitteita. Suorita säännöllisiä toimittaja-arviointeja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.

Lisääntynyt toimitusketjun läpinäkyvyys: Näe, kuinka monta toimittajaa sinulla on, miten he suoriutuvat ja missä he voivat parantaa.

Syvemmät toimitusketjun näkemykset: Toimitusketjusi puutteiden ymmärtäminen antaa mahdollisuuden parantaa ja löytää mahdollisuuksia.

Riskin vähentäminen: Varmista toimittajiesi eettinen ja kestävä toiminta. Voit myös kääntyä nopeasti toimitusketjun häiriöiden aikana.

Pidemmät suhteet: Vähennä toimittajien vaihtuvuutta ja kehitä pitkäaikaisia kumppanuuksia, jotka hyödyttävät organisaatiotasi.

Perusta toimitusketjun hallintajärjestelmä ja noudata parhaita toimittajien hallinnan käytäntöjä riskin ja kustannusten vähentämiseksi. Tärkeintä on, että se yksinkertaistaa monimutkaista toimittajien hallintaa.

Katso alla olevat tapaustutkimuksemme nähdäksesi, kuinka olemme auttaneet asiakkaita kasvattamaan liiketoimintaansa ja saamaan upeita sijoitetun pääoman tuottoja.

Yhteenveto

Noudattamalla toimittajien hallinnan parhaita käytäntöjä saavutetaan lukuisia etuja, kuten kustannussäästöjä, parantunutta toimittajan suorituskykyä ja tehokkaampaa toimitusketjua. Sovittamalla toimittajien hallintastrategiat liiketoimintatavoitteisiin, automatisoimalla rutiinitehtäviä ja vahvistamalla viestintää, organisaatiot voivat rakentaa kestäviä toimittajasuhteita, jotka edistävät pitkäaikaista menestystä. Näiden käytäntöjen omaksuminen auttaa yrityksiä sopeutumaan muutoksiin, parantamaan operatiivista tehokkuutta ja saavuttamaan kilpailuetua markkinoilla. Tehokas toimittajien hallinta on välttämätöntä hankintojen optimoinnille ja liiketoiminnan kasvun ylläpitämiselle.