Toimittajien arviointi ja arviointi selitetty: Mitä, miten ja miksi

Johdanto:

In procurement, supplier evaluation and assessment assist organisations verify prospective suppliers and review current partnerships. Competitiveness depends on these judgements in fast-paced sectors. A low-risk, high-quality supplier portfolio helps firms optimise resource utilisation, improve procurement, and form long-term, mutually beneficial partnerships. This article discusses supplier evaluation and assessment’s relevance, advantages, and best practices.

Mikä on toimittajan arviointi?

Toimittajien arviointi hankinnoissa tarkoittaa toimittajien suorituskyvyn virallista arviointia useiden kriteerien perusteella, jotta voidaan arvioida, vastaavatko toimittajat organisaation tarpeita. Tavoitteena on rakentaa vähäriskinen, luokkansa paras toimittajasalkku.

Osastot arvioivat jatkuvasti toimittajia hankintojen esikarsintavaiheessa.

Hald ja Ellegaard (2011) määrittelevät toimittajien arvioinnin “toimittajien toiminnan tehokkuuden ja vaikuttavuuden kvantifiointiprosessiksi”.

Yksinkertaisesti sanottuna toimittajan arvioinnissa määritetään, sopiiko toimittaja liiketoimintaasi. Lisäksi tarkastellaan nykyistä toimittajakantaasi suorituskyvyn arvioimiseksi ja kustannussäästöjen, riskien vähentämisen ja jatkuvan parantamisen mahdollisuuksien löytämiseksi. Tavoitteiden, tietojen ja analyysien avoin ja tasapuolinen yhteensovittaminen toimittajien kanssa on siis ensimmäinen askel tehokkaassa toimittajien arvioinnissa.

Toimittajien arvioinnin merkitys

Jokainen hankintaorganisaatio pyrkii maksimoimaan resurssien käytön. Jotta sopimukset olisivat mahdollisimman laadukkaita, edullisia, joustavia ja luotettavia, toimittajat on arvioitava.

Tavarantoimittajien arviointiprosessi on vaikea, mutta matalan riskin, laadukkaiden tavarantoimittajien ja pitkäaikaisten liikesuhteiden tunnistaminen on sen arvoista.

Muita toimittajien arvioinnin etuja ovat:

• Riskien vähentäminen: Toimittajien huolellinen seulonta vähentää ulkoisten järjestelmien kanssa asiointiin liittyviä sääntely-, sopimus- ja turvallisuusriskejä.
• ‍Toimittajien suorituskyvyn parantaminen vaikuttaa välittömästi hankintaprosessin suorituskykyyn. Toimittajien arviointi- ja arviointitekijät määrittävät 57,1 prosenttia hankinnan suorituskyvystä (Murigi 2014). Koska toimittajien arviointi kannustaa tehokkuuteen ja innovointiin, toimittajat parantavat toimintaansa. Kun yritykset perustavat valinnat toimittajien suorituskykytavoitteisiin, tulokset ovat hämmästyttäviä.
• ‍Kustannusten vähentäminen: Toimittajien arviointi vaikuttaa tuotteiden laatuun ja kustannuksiin, joten se on tärkeää kaikille yrityksille. Organisaatiot hyötyvät toimittajan valinnasta aiheutuvasta pienestä kustannusten ja laadun noususta.
• ‍Hallittu toimituskanta: Toimittajien suorituskyvyn arviointi asettaa vertailukohdan, joka parantaa tuloksia. Sen avulla yritykset voivat myös asettaa tavoitteita ja toimia, jotka perustuvat toimittajien kykyihin ja suorituskykyyn.
• Laatukriteerit auttavat arvioimaan tavarantoimittajia kannustamalla niitä lisäämään tehokkuutta ja innovointia. Toimittajien suorituskyky on ratkaisevan tärkeää hankintaorganisaation menestyksen kannalta. Myös myyjän ja asiakkaan on sovittava niiden laadusta.
• ‍Toimittajasuhteiden parantaminen: Tehokas toimittajahallinta edistää viestintää, yhteistyötä ja lojaalisuutta, mikä johtaa pitkäaikaisiin, molempia osapuolia hyödyttäviin kumppanuuksiin.
• Liiketoiminnan tulosten parantaminen: Huipputoimittajien ansiosta voit tarjota laadukkaampia ja halvempia tuotteita ja palveluja. Voit palvella kuluttajia paremmin ja lisätä myyntiä ja uskollisuutta.

Toimittajien arviointi

Toimittajien arviointiprosessi alkaa yrityksen tarpeiden arvioinnilla ja vaatimusluettelon laatimisella, josta keskustellaan toimittajien kanssa. Tämän jälkeen luodaan valintakriteerit toimittajien arviointia varten, mukaan lukien pisteytysmenetelmä.

‍ Markkinatutkimuksessa määritetään tarjouspyyntömenettelyyn osallistuvien toimittajien määrä. Pieni toimittajaryhmä ja alustava tarjoajien luettelo on toisen vaiheen versio. Seuraavat toimittajat täyttävät vaatimukset. Tämän jälkeen luettelossa olevat toimittajat saavat RFI:n, jossa pyydetään lisätietoja. RFI:ssä kysytään, onko yritys kiinnostunut, ja kerätään riittävästi tietoa yleisen arvion tekemistä varten.

Tarjousten tai tarjouspyyntöjen vastaanottamisen jälkeen kaikki yrityksen sidosryhmät arvioivat tarjoajat. Tulokset ja keskustelut ratkaisevat toimittajan valinnan.

Useimmat hankinta-asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että optimaalista toimittajien arviointimenetelmää ei ole olemassa. Yritykset kokeilevat erilaisia menetelmiä löytääkseen toimivan menetelmän. Arviointiprosessi vähentää riskejä ja maksimoi hankintaorganisaation arvon strategiasta riippumatta.

On tärkeää huomata, että toimittajan arviointi jatkuu valinnan jälkeen. Toimittajan suorituskykyä on seurattava, kun yhdistys on muodostettu. Toimittajien asettaminen paremmuusjärjestykseen mittareiden mukaan auttaa yrityksiä määrittämään, mitkä toimittajat ovat parhaita ja mitkä tarvitsevat kehittämistä.

Toimittajan arviointiperusteet

Toimittajien arviointiin sisältyy laadullisia ja määrällisiä kriteerejä. Yhtenäisten valintaperusteiden luominen ja niiden soveltaminen kaikkiin tapauksiin ei riitä.

‍Yrityksesi mission, vision ja liiketoiminnan tavoitteiden tulisi ohjata toimittajien arviointia. Lisäksi tulisi ottaa huomioon laatu, hinnoittelu, taloudellinen rehellisyys, yrityksen sosiaalinen vastuu, viestintä ja kulttuuriset vakaumukset.

‍

Organisaatiosi prioriteetit on otettava huomioon, kun arvioit toimeksisaajia ja palveluntarjoajia. Esimerkiksi terveydenhuoltoalan organisaation on asetettava tietoturva ja sääntelysäännöt muiden asioiden edelle.

‍

Yritykset kohtaavat kuitenkin usein vastakkaisia konkreettisia ja aineettomia tekijöitä, jotka vaikeuttavat päätöksentekoa.

Toimittajan valintaprosessiin on otettava mukaan kaikki yrityksen keskeiset sidosryhmät, kuten hankinta, suunnittelu, logistiikka, valmistus jne. Sidosryhmien on sovittava valintaperusteista. Näin varmistetaan, että kutakin kriteeriä painotetaan merkityksen, yrityksen prioriteettien ja strategian mukaan.

12 Toimittajan arviointiperusteet

Tehokkaat toimittajien arviointikriteerit vaikuttavat organisaation ostosuorituskykyyn.

Murigin (2014) mukaan toimittajien arviointi- ja arviointiperusteet määrittävät 57,1 prosenttia hankintaprosessin suorituskyvystä.

Tyypillisimpiä tekijöitä ovat materiaalien tarjonta, laatu, hinnoittelu, taloudellinen tilanne, viestintä ja teknologia. Menetelmästä riippuen monet muut ominaisuudet voivat olla merkittävämpiä. Yksinomaisen luettelon laatiminen on siis vaikeaa.

Seuraavassa on joitakin tekijöitä, joita organisaatio voi käyttää toimittajien arvioinnissa:

‍

1. Laatua on vaikea kuvailla. IBM määritteli laadun parhaiten toimittajien arviointia varten: “Laatu tarkoittaa asiakkaan tarpeiden täyttämistä.
   
   Laadukkaita tuotteita ja palveluja ovat ne, joissa toimittaja ja asiakas sopivat tarpeista ja täyttävät ne.” Laadunhallintaan kuuluu osaston, toimittajan ja asiakkaan vuorovaikutus. Laatustandardien asettamisen jälkeen valmistusprosessi on organisoitava siten, että ne saavutetaan ja ylläpidetään.
   Tämän saavuttamiseksi laadunhallinnassa on neljä toisistaan riippuvaista toimintoa: standardien määrittely, arviointi, valvonta ja varmistaminen. Ulkoisessa arvioinnissa määritetään, kuinka hyvin menettelyt vastaavat kansallisia ja kansainvälisiä standardeja. ISO-9000/9001 on esimerkki tästä.
   
2. Hinta/kustannukset: Odotukset sisältävät nykyiset ja tulevat kustannustarpeet, kustannusten vähentämisen, jatkuvan parantamisen ja kokonaiskustannukset (mukaan lukien hankinta-, varasto- ja hävittämiskustannukset).
3. Suorituskyvyn toimitus: Taattu tuotteen toimitus oikeaan aikaan ja oikeassa määrässä. Siihen kuuluu asiakastilausten tarkastelu, tuotannon aikataulutus ja asiakkaan odotusten täyttämiseen tarvittavan ajan määrittäminen.
   Palvelu sisältää ohjeiden noudattamisen, valitusten hallinnan, liiketoiminnan mukavuuden ja nopean vastaamisen. Kaikki nämä muuttujat tekevät palvelukriteerien määrittelystä vaikeaa.

Toimittajien palvelujen arvioinnissa käytetään subjektiivisia arvioita. Tämä edellyttää ajatuksia avun laadusta, toimittajan asenteesta, vastausnopeudesta, tukihenkilöstön pätevyydestä jne.

Useimmat yritykset käyttävät toimittajapalvelussa perusluokitusjärjestelmää, jossa toimittajien palvelu luokitellaan erinomaiseksi, tyydyttäväksi ja huonoksi ja jossa on perustelut.

4. Taloudellinen vahvuus: Toimittajan talouden arviointi. Se tarkoittaa sen määrittämistä, pystyykö tarjoaja investoimaan resursseihin, maksamaan toimittajille ja työntekijöille sekä täyttämään velat ja taloudelliset velvoitteet. Nämä tekijät ovat ratkaisevia toimitusten häiriöiden kannalta.
5. Läpimenoaika: Tilauksen ja toimituksen välinen aika on luotettavuusongelma.
6. Tekninen soveltuvuus: Tämä tekijä arvioi toimittajan teknistä kykyä ja kykyä seurata kehitystä.
7. Joustavuus: Toimittajan kyky muuttaa toimitusmääriä ja -aikoja asiakkaiden vaatimusten mukaisesti.
8. Kehittämisessä otetaan huomioon innovointi ja parantaminen tavaroiden parantamiseksi ja hintojen säästämiseksi.
9. Hallinnollinen lähestymistapa on ratkaisevan tärkeä yritykselle, joka pyrkii pitkäaikaisiin toimittajakumppanuuksiin. Tällaisia sopimuksia tekevät tavallisesti ratkaisevan tärkeät kvadrantin toimittajat, jotka tarjoavat elintärkeitä hyödykkeitä suuria määriä. Osapuolten on sovittava tavoitteista ja mittauksista kumppanuuden aloittamiseksi. Oikein muodostettuna tällaiset kumppanuudet voivat johtaa kustannussäästöihin ja tuotekehitysyhteistyöhön.
10. Maantieteellinen sijainti: Maantieteellinen läheisyys on merkittävä tekijä, koska etäisyyden kasvu voi aiheuttaa kuljetus-, logistiikka- ja valuuttamuutoksia, jotka vähentävät joustavuutta.
11. Ympäristösäännösten noudattaminen: Toimitusketjukumppanuudet edellyttävät yhä useammin toimittajilta kestävyysstandardien noudattamista.

Tärkeimpien toimittajan arviointikriteerien löytäminen

Se neuvoi organisaatioita luokittelemaan toimittajien valintaperusteet seuraavasti:

Pakollinen –toimittajien on täytettävä nämä vaatimukset päästäkseen tarjousluetteloon.

‍

Nämä ovat ensisijaisia, vaikka palveluntarjoaja voi silti tehdä tarjouksen. Nämä tekijät määräävät kuitenkin toimittajan valinnan.

‍

Johtava-rajahuolenaiheita muutama. Nämä vaikeudet erottavat suuret myyjät muista. Toimittajan valintaprosessissa nämä ongelmat olisi asetettava etusijalle.

5 vinkkiä toimittajien arvioinnin onnistumiseen

1. Hankintapäälliköiden on laadittava pisteytyskriteerit, joiden avulla he voivat arvioida ja valita toimittajia ja pitää heidät valtuutettujen toimittajien luettelossa.

Toimittajien valintaperusteet vaihtelevat. Nämä vaatimukset voivat kuitenkin olla ristiriidassa keskenään. Esimerkiksi kustannukset ja laatu voivat olla ristiriidassa keskenään. Näin ollen tekijöitä on painotettava sen määrittämiseksi, mikä toimittaja tarjoaa parhaan kompromissin kaikkien kriteerien välillä. Käytä vähemmän kriittisiä kriteerejä kuin valtavaa luetteloa, sillä jokaisen kriteerin merkitys lopullisessa pistemäärässä on vähäinen.

2. Koska tietyt kriteerit ovat laadullisia, niiden arviointi on haastavaa. Subjektiivisempia ja henkilöstä riippuvaisempia tekijöitä. Kustannukset ovat mitattavissa, kun taas tuotteen tai palvelun laatu on laadullinen. Ei ole välittömästi mitattavissa. Tässä tapauksessa on otettava huomioon tuotteen hylkäämiskustannukset, myynnin jälkeiset palvelukustannukset jne.
3. Yritysten on vaikea hallita satoja tuhansia toimittajia eri toiminnoissa. Se voidaan ratkaista rakentamalla ja hallinnoimalla keskitettyä toimittajatietokantaa. Ignite Procurement automatisoi ja keskittää toimittajatiedot ja -analytiikan.
4. Määritä arvioija. Hankintatoimen työntekijät toimivat yleensä tässä roolissa, mutta analyytikot ovat parhaita korkean kustannustason tai vaikeiden tapausten arvioijia. Konsultti voi auttaa aikaa vievissä tehtävissä, kuten tutkimuksessa, tarjouspyynnön laatimisessa ja rahoitusanalyysissä, joita organisaatiolla ei välttämättä ole.
5. Ilman määräaikaa lopullinen valinta- ja rekrytointiprosessi on vaikea.

Toimittajan nopean arvioinnin tarkistuslista

Toimittajien arviointi on jatkuvaa, ja siinä pidetään mielessä kuluttajat ja tavoitteet. Varmistaaksesi, että arvioit toimittajia parhaiden käytäntöjen mukaisesti, tarkista nämä vaiheet:‍

• Tarkista toimittajasi suorituskyky säännöllisesti.
• Aseta toimittajien arviointikriteerit, standardit, menetelmät ja menettelyt.
• ‍Standardisoi toimittajien arviointi lomakkeen avulla, jotta voit tehdä parempia, nopeampia ja strategisempia arviointeja.
• Valitse ja luokittele toimittajat toimittaja-arvioinnin tavoitteiden mukaisesti.
• ‍Käytä tilastoja ja faktoja toimittajien välisessä vuorovaikutuksessa. Kommunikoi aina, erityisesti kriittisten toimittajien kanssa.
• ‍Teknologia optimoi tiedon hyödyntämisen.
• ‍Keskustele myyjien kanssa usein, jotta he voivat parantaa epäoptimaalisia alueita.
• ‍Arvioi toimittajan suorituskykyä kriteerien avulla.
• ‍Tee se uudelleen.

Johtopäätökset:

Toimittajien arvioinnissa keskeistä on kriteerien jatkuva luominen, suoritusten analysointi ja yhteydenpito toimittajien kanssa. Parhaat käytännöt ja digitaalitekniikat auttavat organisaatioita vähentämään riskejä, kustannuksia ja toimittajien suorituskykyä sekä kehittämään strategisia liittoutumia. Kattava toimittaja-arviointi parantaa hankintojen tehokkuutta sekä organisaation menestystä ja kestävyyttä. Arviointimenetelmää tarkistetaan ja päivitetään, jotta toimittajakanta pysyy ajan tasalla yrityksen tavoitteiden ja markkinoiden odotusten kanssa.