Toimittajasuhteiden hallintaohjelmisto: Yksityiskohtainen opas

Providing value to customers is a higher priority for procurement and supply chain teams than minimising expenses in today’s business environment. The total cost of ownership (TCO) is a method that is typically utilised by organisations in order to determine the value of a product, service, or software as a service (SaaS) solution. Does the value of the solution and the SaaS provider warrant the price that is being considered? In the absence of a tool for managing relationships with suppliers, it is difficult to provide a solution to that query. For companies who are interested in enhancing their connections with their suppliers, the software known as supplier relationship management software (SRMS) is an indispensable instrument. SRM software can assist businesses in managing their vendor base, monitoring the performance of their suppliers, and locating areas in which they can make improvements.

Lisäksi ohjelman ominaisuudet ja valmiudet ovat ratkaiseva tekijä, joka on otettava huomioon. Varmista, että valitsemasi toimittajasuhteiden hallintaohjelmisto (SRM) tarjoaa yrityksellesi hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten kyvyn hallita sopimuksia, seurata toimittajien suorituskykyä ja arvioida toimittajien aiheuttamia riskejä.

Yksi tärkeimmistä näkökohdista hankintaorganisaation arvon optimoinnissa on suhteiden hallinta toimittajiin. Käyttämällä ohjelmistoja, jotka hallinnoivat suhteita toimittajiin, voit vähentää SaaS-ohjelmistojen (Software as a Service) kokonaiskustannuksia koko organisaatiossasi.

Seuraavissa kappaleissa käsitellään ohjelmistojen käytön etuja toimittajasuhteiden hallinnassa sekä ominaisuuksia, jotka on otettava huomioon ratkaisua valittaessa.

Syyt siihen, miksi SRM-ohjelmisto on pelin mestari.

Toimittajasuhteiden hallinta vaikuttaa paljon helpommalta kuin se todellisuudessa on.

Toimitusketjun hallinnan (SRM) yhteydessä prosessiin kuuluu toimittajien segmentointi, strategioiden kehittäminen kutakin segmenttiä varten, suunnitelmien toteuttaminen, suorituskyvyn tarkastelu ja näiden vaiheiden toistaminen vuosittain. Kaikki tämä tehdään ilman SRM-ohjelmistoa, mikä tarkoittaa, että tuhlaat liikaa aikaa tähän vanhanaikaiseen prosessiin.

Jos käytät yrityksen resurssienhallintaohjelmistoa (SRM), voit parantaa toimittajasuhteitasi ja vapauttaa työpäivästäsi enemmän aikaa muille investoinneille, joilla on suuri tuotto, kuten strategiselle hankinnalle.

SRM-ohjelmiston valinnassa on otettava huomioon useita näkökohtia. Ensimmäinen arvioitava tekijä on toimittajakantasi koko. On ohjelmistoja, jotka soveltuvat paremmin suurille organisaatioille, joilla on laajempi toimittajakanta, kun taas toiset ohjelmistot on tarkoitettu pienemmille yrityksille, joilla on vain muutama toimittaja. Toiset ohjelmistot on kuitenkin suunniteltu pienille yrityksille.

Seuraavassa on lueteltu joitakin tapoja, joilla voit ennakoida, että toimittajasuhteiden hallintaan tarkoitetut ohjelmistot muuttavat peliä perusteellisesti.

Tavarantoimittajien palvelukseen ottaminen

Osana uusien toimittajien käyttöönottoprosessia sinun on kerättävä tietoja ja määritettävä uudet toimittajat laskutusalustallesi. Useimmiten yrityksillä, joilla ei ole työkaluja toimittajasuhteidensa hallintaan, on kokoaikaista henkilökuntaa, jonka tehtäviin kuuluu paperitöiden kerääminen ja yhteyksien luominen toimittajiin.

Käyttämällä asianmukaisia työkaluja voit virtaviivaistaa sisäänottoprosessin yhdelle alustalle, ja ainoa asia, joka tarvitaan, on organisaatiosi hyväksyntä.

Toimittajien suorituskyvyn hallinta

Toimittajaekosysteemin reaaliaikaisen näkyvyyden ylläpitäminen on mahdotonta ilman asianmukaisia työkaluja. Kun sinun pitäisi pyrkiä strategisiin suhteisiin toimittajiesi kanssa, käytät sen sijaan aikaasi lisenssisopimusten jäljittämiseen ja spekulointiin siitä, täyttävätkö toimittajasi velvollisuutensa sinua kohtaan.

Toimittajasuhteiden hallintaan suunnitellut ohjelmistot auttavat vähentämään tätä taakkaa seuraamalla toimittajien suorituskykyä tehokkaasti. Toimittajia koskevien tietojen keräämiseen ja toimittajien tuloskorttien arviointiin tarvittavien työkalujen tarjoaminen on olennainen osa tehokasta ratkaisua.

SRM-järjestelmän avulla voit löytää vastauksia seuraaviin laadunhallintaa koskeviin kysymyksiin:

• Ovatko loppukäyttäjät tyytyväisiä ohjelmisto palveluna -tuotteeseen?
• Ovatko yrityksen odotukset toimittajan tarjoaman asiakaspalvelun, teknisen tuen ja turvallisuuden tasosta?
• Onko palveluntarjoaja tyytyväinen yritykseen, jonka kanssa hän työskentelee?
• Mihin monista liiketoimintayksiköistä tai toimittajasegmenteistä toimittaja samaistuu?
• Hyödyntääkö yritys SaaS-tarjousta tavalla, joka maksimoi sen hyödyt?
• Onko olemassa mahdollisuuksia parantaa tapaa, jolla lähestytte toimittajastrategiaanne?
• Missä määrin on olemassa vaihtoehtoja kulujen vähentämiseksi?
• Oletko ryhtynyt varotoimiin kaikkia tavarantoimittajien aiheuttamia olennaisia riskejä vastaan?

Menojen valvonta

Kulujenhallinta on monissa tapauksissa toimittajasuhteiden hallintaan käytettävän ohjelmiston moduuli tai osa. Oikeat välineet menojen seurantaan ja sääntelyyn ovat olennaisen tärkeitä menestyksen saavuttamiseksi sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä.

Joissakin yrityksissä maverick-menojen osuus kaikista esitetyistä laskuista on kahdeksankymmentä prosenttia. Menojen hallinta tarjoaa johtajille seurannan, jota he tarvitsevat valvoaakseen omavaltaisia menoja ja tehdäkseen sekä valistuneita että strategisia päätöksiä ohjelmistojen toimituskannan osalta tarvittavien tietojen avulla.

Vähennä jätettä mahdollisimman paljon.

Termi “hyllyohjelmisto” viittaa ohjelmistoon palveluna (SaaS), jonka organisaatio ostaa mutta ei käytä. Tarjoamalla reaaliaikaista tietoa käyttäjien ja toimittajien valituksista toimittajahallintaohjelmistot vähentävät osaltaan hukkaa ja hyllytavaraa. Tämä toimittajahallintamenetelmä herättää punaisia lippuja, mikä voi johtaa siihen, että hakemus asetetaan odottamaan ennen sen käsittelyä.

Yhteydet tavarantoimittajiin

Toimittajien kanssa ei ole sellaista suhdetta kuin “aseta se ja unohda se”. Toisin sanoen sinun ei pitäisi antaa toimittajiesi käyttöön, ja sinun pitäisi olla yhteydessä heihin vain silloin, kun se on tarpeen.

On helppo unohtaa, miten tärkeää on ylläpitää yhteyksiä tavarantoimittajiin, kun toimittajakannan hallinnointi on jo liian kiireistä. Jos et kuitenkaan onnistu luomaan tiiviimpiä suhteita toimittajiin, sillä voi olla pitkän aikavälin seurauksia yrityksellesi.

Perusta yhteyksien parantamiselle toimittajiin voidaan luoda toimittajasuhteiden hallintaa parantavien ohjelmistojen avulla. Toimittajiesi pitäisi olla strategisia kumppaneita, ja on varsin todennäköistä, että he ovat innokkaita täyttämään strategisen kumppanin tehtävän. Tämän ohjelman hyödyntäminen auttaa sinua pitämään kirjaa vuorovaikutuksesta toimittajiesi kanssa sekä lisenssisopimusten yksityiskohdista. Näiden organisatoristen välineiden avulla sinusta voi tulla tehokas asiakas ja strateginen kumppani tärkeimmille toimittajillesi.

Kun aikaa kuluu vähemmän manuaalisiin toimintoihin, jää enemmän aikaa strategiseen sitoutumiseen toimittajien kanssa, mikä johtaa lopulta pitkäaikaisiin kumppanuuksiin, jotka lisäävät yrityksen arvoa.

Mihin kannattaa kiinnittää huomiota, kun valitaan ratkaisua toimittajasuhteiden hallintaan?

Kun hankit SRM-ohjelmistoa, ota huomioon nämä keskeiset näkökohdat:

• Mahdollisten toimittajien rekisteröintiprosessi
• Toimittajien tehokas palveluunotto toimittajan tietokirjaston avulla.
• Toimitusketjun strateginen segmentointi
• Itsepalveleva toimittajan kojelauta
• Menojen hallinnointi ja sopimusten koordinointi
• Automatisoidut työnkulut
• Käyttäjäystävällinen ja intuitiivinen kojelauta
• Reaaliaikainen käyttäjäpalaute
• Määritettävät sähköposti- ja tekstiviesti-ilmoitukset
• Kattavat toimittajien suorituskyvyn arvioinnit
• Yhteensopivuus ERP- ja muiden hankintasovellusten kanssa
• Toimittajiin kohdistuvien riskien vähentäminen, mukaan lukien tietoturvaloukkauksilta suojautuminen
• Mittareiden ja keskeisten suorituskykyindikaattoreiden seuranta ja raportointi.

Kun arvioit mahdollisia SRM-ratkaisuja, sinun ei pitäisi vain kysyä mahdollisilta toimittajilta, pystyvätkö ne tekemään nämä asiat. Vaihtoehtoisesti sinun pitäisi esittää heille vaatimusluettelosi ja tiedustella, millä ainutlaatuisella tavalla heidän ratkaisunsa sisältää kyseiset toiminnot.

Kun olet rajannut mahdollisten toimittajien joukon, pyydä heitä esittelemään ratkaisujaan käyttämällä todellisia skenaarioita, jotka ovat hankintatiimillesi merkityksellisiä.

Ohjelmistot toimittajasuhteiden ja niihin liittyvien riskien hallintaa varten.

Toimittajasuhteiden hallintaan (SRM) tarkoitetuissa ohjelmistoissa on muutamia vaaroja, joista yritysten on oltava tietoisia, jotta ne pysyvät säännösten mukaisina.

Ensinnäkin, jos ohjelmistoa ei asenneta oikein, se voi johtaa viestintähäiriöihin organisaation ja sen toimittajien välillä. Tämä voi vaikuttaa toimittajan kykyyn toimittaa sovittuihin päivämääriin ja määriin, mikä puolestaan voi aiheuttaa viivästyksiä ja keskeytyksiä organisaation toiminnassa.

Toiseksi, jos SRM-ohjelmisto on liian monimutkainen tai vaikeakäyttöinen, työntekijöiden voi olla vaikea hyödyntää sen ominaisuuksia täysimääräisesti. Tämä voi johtaa siihen, että järjestelmään tallennetaan virheellisiä tietoja, jolloin johtajien ja hankintaryhmien on vaikea tehdä perusteltuja päätöksiä toimittajasuhteistaan.

Viimeinen seikka on se, että jos SRM-ohjelmistoa ei pidetä ajan tasalla hinnoittelun ja toimittajasopimusten viimeisimmistä muutoksista, se voi johtaa epätarkkaan laskutukseen ja hinnoittelun epäjohdonmukaisuuteen. On mahdollista, että tämä voi lopulta maksaa yritykselle rahaa ja vahingoittaa myös sen suhdetta tavarantoimittajiin.

SRM-ohjelmiston käyttöönottoa harkitsevien yritysten on tärkeää ottaa nämä riskit huomioon ja varmistaa, että ne valitsevat ratkaisun, joka on paitsi tehokas myös helppo asentaa ja ylläpitää.

Kannattaako investoida ohjelmistoon toimittajasuhteiden hallintaa varten?

Jos yrityksesi haluaa automatisoida ja virtaviivaistaa toimittajasuhteiden käsittelyä, investoiminen toimittajahallintaohjelmistoon on viisas päätös. Manuaalisten hankintatehtävien automatisointi voi säästää aikaa ja energiaa, jolloin voit keskittyä tärkeämpiin ja kannattavampiin toimintoihin. Tämä ohjelmisto tarjoaa arvokasta tietoa toimittajistasi, mikä auttaa sinua rakentamaan vahvempia, molempia osapuolia hyödyttäviä kumppanuuksia.

Toimitusketjun hallintaohjelmiston käytön päätavoitteena on parantaa viestintää ja yhteistyötä toimittajien kanssa. SRM-ohjelmistot yksinkertaistavat prosesseja, vähentävät kustannuksia ja vahvistavat toimittajasuhteita, mikä tekee toiminnoistasi tehokkaampia ja vaikuttavampia.