Toimittajan tarkastus: A Step-by-Step Guide

Johdanto:

Supply chain management relies on supplier audits to ensure quality assurance (QA) and standard compliance. These audits provide supervision and insight to identify and resolve issues early, reducing risks and improving supply chain performance. This page covers supplier auditing basics, including types of audits and the supplier audit process from scheduling to report delivery.

Tärkeimmät otteet

• Toimittajatarkastukset parantavat tuotteiden laatua, varmistavat sisäisten ja kansainvälisten standardien noudattamisen, ehkäisevät vaikeuksia ja ylläpitävät toimittajan ja yrityksen välistä viestintää.
• Toimittajien auditointeihin sisältyvät järjestelmä-, prosessi-, tuote- ja vaatimustenmukaisuustarkastukset.
• Luotettavat kolmannet osapuolet voivat räätälöidä auditointiohjelman yrityksesi eettisten, valmistuksellisten, rakenteellisten ja ympäristöä koskevien heikkouksien mukaan.

Toimittajien tarkastus

Toimittaja-auditointi on toimittajan toiminnan tai tavaroiden puolueeton arviointi kansainvälisten tai sisäisten standardien perusteella. Auditoinnit voivat vaihdella koko organisaation laajuisesta auditoinnista tiettyyn valmistusvaiheeseen, ja niissä voidaan löytää keinoja tuotteen, prosessin tai järjestelmän parantamiseksi. Vaikka auditointeja pidetään tylsinä ja hermoja raastavina, ne ovat yhteistyöhön perustuvia, avoimia ja hyödyllisiä.

Toimitusketjun tarkastuksissa tunnistetaan ja korjataan puutteet. Auditoinnit havaitsevat riskitekijät ennen niiden syntymistä ja korjaavat nykyiset puutteet. Laadunvarmistus perustuu auditointeihin, joita olisi tehtävä säännöllisesti.

Toimittajien tarkastukset: Miksi ne ovat tärkeitä?

Toimittajatarkastukset edistävät näkyvyyttä ja viestintää toimittajien kanssa, ylläpitävät laatua ja tunnistavat toimitusketjuun liittyviä riskejä ja vaatimustenvastaisuuksia. Voit valvoa valmistusta toimittajien tarkastuksen avulla eettisten menettelyjen, oikea-aikaisen tuotannon ja kohdemarkkinoiden vaatimustenmukaisuuden takaamiseksi.

Auditoinnilla varmistetaan, että kiinalainen tuotantolaitos käyttää eettisiä menettelyjä ja turvallisia raaka-aineita EU:n markkinasäädösten mukaisesti valmistaessaan tuotteita eurooppalaiselle yrityksellesi. Maineelle vahingollisen palautusmenettelyn sijaan voit korvata vaarallisen ainesosan tuotteessasi auditoinnin jälkeen.

Seuraa asetuksia

Toimittajien auditoinneista johtuva lisääntynyt näkyvyys tehtaalla lisää luottamusta. Näissä auditoinneissa tarkistetaan, että toimittajien menettelyt, prosessit ja paperityöt ovat lainsäädännön ja standardien mukaisia. Tuotantoyritykset saavat auditointien avulla tietoa toimittajiensa laadunhallinta-, tuotanto- ja tuoteturvallisuusmenettelyistä. Niiden toimittajat voidaan arvioida lainsäädännön noudattamisen ja alan parhaiden käytäntöjen osalta. Toimittaja-auditoinnit auttavat valmistajia puuttumaan nopeasti toimitusketjun riskeihin ja vaatimustenvastaisuuksiin. Viime kädessä toimittajatarkastukset auttavat valmistajia takaamaan, että niiden tuotteet täyttävät kohdemarkkinakriteerit.

Laadun varmistaminen

Valmistajat tarvitsevat tavarantoimittajien tarkastuksia tuotteiden laadun varmistamiseksi. Tarkastamalla toimittajia usein valmistajat voivat havaita ja korjata ongelmat ennen niiden laajenemista. Näin valmistajat voivat taata, että niiden tuotteet täyttävät yrityksen sisäiset ja lainsäädännölliset laatuvaatimukset, ja suojella kuluttajia laatuvaikeuksilta.

Opi haavoittuvuudet

Toimittajatarkastuksilla voidaan ehkäistä ja korjata ongelmia. Esimerkiksi Chipotle sai 25 miljoonan dollarin sakot vuonna 2022 elintarviketurvallisuuteen liittyvistä ongelmista Yhdysvalloissa vuosina 2015-2018. Kun tapaukset paljastuivat, myynti laski ja asiakkaiden luottamus heikkeni vuosien ajan. Se olisi voinut välttää sakon ja mainehaitan auditoimalla toimintansa säännöllisesti.

Toimittajien näkyvyyden ja viestinnän lisääminen

Toimittajien auditoinneista johtuva lisääntynyt näkyvyys tehtaalla lisää luottamusta. On vaikea sanoa, täyttääkö tuote, menetelmä tai järjestelmä vertailuarvot, jos ei ole paikalla. Tavarantoimittajat saattavat tehostaa laadun ja vaatimustenmukaisuuden tarkastuksia pelkästään tietäen, että auditointi lähestyy.

Tärkeää on, että toimittajatarkastukset mahdollistavat keskustelun. Rutiininomaisesti käytettynä ne vahvistavat valmistajan ja toimittajan suhteita, parantavat tuottavuutta, asiakkaiden tyytyväisyyttä, säännösten noudattamista ja valmistajan, vähittäismyyjän tai maahantuojan tulosta.

Toimittajatarkastukset jakautuvat neljään luokkaan.

Neljässä tärkeimmässä tavarantoimittajien auditointiluokassa on erityisiä painopisteitä. Tässä jaksossa kuvataan, miten kukin näistä tekijöistä varmistaa toimitusketjun laadun ja suorituskyvyn.

Järjestelmän tarkistukset

Sen sijaan, että keskityttäisiin yksittäisiin komponentteihin tai prosesseihin, järjestelmäkatselmuksessa arvioidaan johtamisjärjestelmän tehokkuutta ja toimivuutta. Niissä arvioidaan toimitusketjun menettelyjä, henkilöstöä, toimintaa, ajantasaisuutta ja sijaintia tiettyjen kriteerien perusteella. Näiden auditointien avulla saat korkean tason kuvan toiminnoistasi ja voit tunnistaa toimitusketjun järjestelmän heikkoudet.

Menettelyn tarkastukset

Toimitusketjun prosessien yksityiskohtaisissa tarkastuksissa tarkastellaan tiettyjä vaiheita. Kunkin vaiheen suorituskyky ja tulokset arvioidaan. Koneet, henkilöstö ja raaka-aineet tutkitaan ja niitä verrataan ohjeisiin, periaatteisiin, suorituskykymittareihin tai ohjeisiin valmiin tuotteen tuottamiseksi.

Tilintarkastustuotteet

Ennen asiakkaille tai jälleenmyyjille toimittamista tuotteet tarkastetaan vaatimusten osalta. Vaaditaan toiminnallisuutta, esteettisyyttä ja mittoja. Tuotetarkastuksissa saattaa paljastua virheellisiä valmistusvaiheita tai laatujärjestelmään liittyviä ongelmia, jotka edellyttävät uudelleenjärjestelyä.

Vaatimustenmukaisuuden tarkastukset

Vaatimustenmukaisuustarkastukset eroavat kolmesta muusta tarkastuksesta. Järjestelmä-, prosessi- ja tuotetarkastuksilla on yhteiset kommentit ja sisäiset kriteerit. Vaatimustenmukaisuustarkastuksissa sen sijaan validoidaan tai hylätään prosessi- ja tuotestandardit kirjallista dokumentaatiota vasten. Se osoittaa lopullisesti, täyttyvätkö parametrit.

Ulkoinen vaatimus, kuten viranomaisvaatimukset, saattaa edellyttää suurempia toimitusketjun mukautuksia tällaisessa tarkastuksessa. Eettisten, ympäristö-, C-TPAT- ja elintarviketurvallisuusvaatimusten noudattamista koskevat auditoinnit ovat yleisiä.

Toimittajien tarkastustyypit

Toimittajien auditointiohjelmia on runsaasti näillä neljällä alalla. Kunkin lajin avulla voit arvioida toimittajien tuotteiden laatua, kansainvälisyyttä ja eettisten sääntöjen noudattamista.

Tuotantotarkastuksilla varmistetaan, että toimittajat täyttävät vaatimuksesi ja noudattavat prosesseja.

Vaatimustenmukaisuuden tarkastukset, kuten eettiset tarkastukset (SMETA, amfori BSCI), takaavat turvalliset työolot. Nämä auditoinnit saattavat noudattaa asetuksia tai sisäisiä normeja.

Elinkeinopalkkatarkastuksissa määritetään, ansaitsevatko työntekijäsi riittävästi (peruspalkka, elinkustannusten mukautukset, luontoisedut jne.) elääkseen mukavasti. Tarkastukset saattavat paljastaa puutteet ennen kuin ne laajenevat.

Toimittajasi rakennukset tarkastetaan rakenteellisen eheyden, paloturvallisuuden ja rakennusmääräysten osalta.

Ympäristöauditoinnit: Auditoinnilla varmistetaan paikallisten, alueellisten, kansallisten ja maailmanlaajuisten ympäristövaatimusten noudattaminen. Ympäristöauditoinnit auttavat lieventämisessä ja korjaamisessa.

Kemikaaliturvallisuusauditoinnit: Nämä auditoinnit vertaavat yrityksesi riskienhallintaa todennäköisiin kemiallisiin vaaroihin. Tarkastukset voidaan tehdä ennaltaehkäisevän kunnossapidon yhteydessä, vaaratilanteen jälkeen tai prosessin, henkilöstön, sijainnin tai laitteiden muuttamisen jälkeen.

GMP:n ja säädösten noudattamista varten elintarviketoimittajien auditoinneissa arvioidaan toimittajasi elintarvikkeiden käsittelyn laatua ja turvallisuutta.

C-TPAT-auditointi suojaa yritystäsi, tavarantoimittajia ja kuluttajia turvallisuusriskeiltä. Ohjelma täyttää Yhdysvaltain tulli- ja rajavartiolaitoksen standardit. Arvioimme riskisi ja tarjoamme keinoja fyysisen ja digitaalisen omaisuutesi suojaamiseksi.

Toimittajien auditointi: Menetelmä

Toimittajien auditointi on yksinkertaista, mutta suunnittelu on ratkaisevan tärkeää. Ensimmäisessä tapaamisessa kokenut ulkopuolinen auditoija selittää auditoinnin, antaa asiayhteyden ja jakaa tietoa. Auditoijien, joilla on paikallista ja maailmanlaajuista tietämystä teollisuuslaitoksestasi, olisi määriteltävä auditointisi asiayhteys. Valitse hyvämaineinen ulkopuolinen auditoija.

Tilintarkastus

Tarkastusmenettelyssä on neljä vaihetta. Joissakin tarkastuksissa tarvitaan täydentävää tiedonkeruuta.

Ensimmäinen tapaaminen

• Keskustele auditoinnin tavoitteista asiakkaan, auditoijan (auditoijien) ja auditointiohjelman johtajan kanssa.
• Aseta selkeät tarkastuksen tavoitteet, kriteerit ja odotukset.
• Varmista, että tavoitteet vastaavat tilintarkastajan valmiuksia ja aikataulua.
• Ovatko lakisääteiset tarkastusvaatimukset tarpeen

Tehtaan vierailu

• Suorita tarkastus
  • Työmaan tarkastus

• Tilojen ja laitteiden tilanne
• Tehtaan profiilin luominen

• Tietojen kerääminen
• Yksityiskohtaiset tuote-/prosessikuvaukset

• Tuotantokapasiteetti
• Työnkulku ja organisaatiokaaviot
• QA-järjestelmien testaus

• Terveellisen ja turvallisen toiminnan arviointi (vain sosiaalisen vastuun noudattamisen tarkastukset)
  • Terveys- ja turvallisuustarkastukset, henkilönsuojainten saatavuus, vaatimustenmukaisuutta koskevien tietojen lähettäminen jne.

Työntekijätietojen kerääminen (vain sosiaalisten sääntöjen noudattamisen tarkastukset)

• Tutki työntekijätietoja
• Työntekijöiden haastattelu

Päätöskokous

• Täydellinen raportti lähetetty.
  • Yleiskatsaus tavoitteisiin
  • Löydökset
  • Palaute ja ehdotukset
  • Korjaussuunnitelma
  • Tarkastuksen päättäminen

Johtopäätökset:

Toimitusketjun laatu, vaatimustenmukaisuus ja avoimuus riippuvat toimittajien tarkastuksista. Kun organisaatiot tuntevat auditointityypit ja ottavat käyttöön järjestelmällisen auditointiprosessin, ne voivat havaita ja ratkaista ongelmat ja varmistaa, että toimittajat täyttävät sisäiset ja ulkoiset vaatimukset. Kattavat toimittajatarkastukset auttavat hallitsemaan riskejä ennaltaehkäisevästi ja parantamaan toimittajien viestintää ja yhteistyötä, mikä tekee toimitusketjusta vahvemman ja joustavamman.