Tehokas hankinnasta maksuun -prosessi: täydellinen opas

Johdanto

Hankinnasta maksuun -prosessin (P2P) monimutkaisuuden hallitseminen voi olla pelottava tehtävä, erityisesti organisaatioille, jotka käyttävät edelleen vanhentuneita järjestelmiä. Perinteinen lähestymistapa, jota usein varjostavat tehottomuus ja manuaalinen käsittely, voi haitata tuottavuutta ja kasvattaa kustannuksia.

Kun liiketoiminta muuttuu yhä digitaalisemmaksi, nykyaikaisen, pilvipohjaisen hankinnasta maksuun -ratkaisun integroiminen on välttämätöntä.

Tämä opas syventyy siihen, kuinka nykyaikaiset P2P-ohjelmistot voivat mullistaa hankintatoimesi, tarjoten strategioita tehokkuuden parantamiseen ja liiketoiminnan menestyksen edistämiseen.

Hankinnasta maksuun -prosessi

Ostamisesta maksuun (P2P) on menettely, jota organisaatiot käyttävät ostaessaan tavaroita ja palveluja ulkoisilta palveluntarjoajilta. P2P-menettely koostuu useista vaiheista tavaroiden tai palvelujen tarpeen havaitsemisesta myyjien maksamiseen. Tämä tärkeä yritysprosessi tehostaa hankintoja, valvoo kustannuksia ja hallinnoi toimittajia.

Organisaatiokäytännöstä ja kysynnästä riippuen hankintajohtajat suorittavat tärkeimmät hankinnasta maksuun -vaiheet. Kissflow Procurement Cloud auttaa. Virtauksesi voidaan räätälöidä yrityksesi mukaan.

Ostosta maksuun Vaiheet:

1) Määritä tarpeet

Hankinnasta maksuun -hankinnan alkuvaiheessa määritellään liiketoimintatarpeet monialaisten sidosryhmien kanssa. Hankintatiimit laativat korkean tason eritelmät, tehtävänmäärittelyt ja työselostukset tarpeen tunnistamisen jälkeen.

2) Tee tilauspyynnöt

Ostopyynnön luominen tapahtuu sen jälkeen, kun tekniset eritelmät/TOR/SOW on viimeistelty. Pyynnön esittäjä toimittaa täytetyn ostopyyntölomakkeen täytettyään hallinnolliset vaatimukset. Ostopyyntöjä voidaan tehdä tavanomaisia hankintoja, alihankintoja ja lähetyksiä varten.

3) OK osto tarpeen

Osastopäälliköt tai hankintavastaavat analysoivat ostopyynnöt. Arvioituaan tarpeen, budjetin ja muodon hyväksyjät voivat hyväksyä tai hylätä ostopyynnön. Puutteelliset ostopyynnöt hylätään ja palautetaan aloittajalle.

4) PO/spot buy

Spot-ostoja voidaan tehdä hallitsemattomille kategoriaostoksille, kertaluonteisille ostoksille tai vähäarvoisille tavaroille. Muuten ostotilaukset perustuvat hyväksyttyihin tilauspyyntöihin.

5) Ostotilauksen hyväksyminen

Ostotilaukset käyvät nyt läpi hyväksyntäkierroksen, jossa tarkistetaan tekniset tiedot. Ostotilaukset lähetetään myyjille hyväksynnän jälkeen. Ostotilauksen myyjät voivat hyväksyä, hylätä tai neuvotella tarkastuksen jälkeen. Virkamiehen hyväksyntä ostotilaukselle luo sitovan sopimuksen.

6) Vastaanottaa tavaroita

Ostaja tarkastaa toimitetut tavarat/palvelut varmistaakseen, että ne täyttävät sopimusvaatimukset. Ostosopimuksen tai ostotilauksen vaatimukset määräävät, hyväksytäänkö tuotteiden vastaanotto vai hylätäänkö se.

7) Toimittajien tulokset

Edellisestä vaiheesta saatuja tietoja käytetään toimittajan suorituskyvyn arviointiin. Laatu, oikea-aikainen toimitus, palvelu, sopimuksen noudattaminen, reagointikyky ja TCO. Olemassa oleviin luetteloihin ja tietojärjestelmiin kirjataan suorituskyvyttömyys.

8) Hyväksy lasku procure to pay -ohjelmassa.

Ostotilauksen, myyjän laskun ja tuotteiden kuitin välinen kolmitahoinen vertailu tehdään hyväksynnän jälkeen. Jos ongelmia ei ole, lasku hyväksytään ja lähetetään rahoitukseen maksettavaksi. Jos lasku on virheellinen, se hylätään takaisin myyjälle perusteluineen.

9) Maksut myyjille

Kun hyväksytty lasku on saatu, rahoitusryhmä käsittelee sopimuskohtaiset maksut. Sopimuksen tarkistukset ja selvitystilassa olevien rahoitusvakuuksien arvioinnit otetaan huomioon. Toimittajan maksut voivat olla ennakkomaksuja, osittaisia, etenemis- tai osamaksuja, lopullisia maksuja tai pidätysmaksuja.

Parhaat käytännöt hankinnasta maksuun -prosessissa

Seuraavassa on viisi parasta P2P-käytäntöä, joiden avulla organisaatiot voivat parantaa hankintaprosessiensa tehokkuutta ja vaikuttavuutta:

• Osto maksuun -ohjelmisto
• Varmistetaan avoimuus
• Tehosta toimittajien osallistumista.
• Optimoi varasto
• Tehosta sopimusten hallintaa.

Miten hankinnasta maksuun -ohjelmisto voi tehostaa ostamista?

Gartnerin mukaan yli 50 prosenttia maailman organisaatioista käyttää pilvipohjaista hankinnasta maksuun -pakettia vuoteen 2025 mennessä.

Seuraavassa on lueteltu tekniikoita, joilla voidaan parantaa ostojen tehokkuutta.

1. Ostohakemus ja hyväksyntä

Digitaalinen hankinnasta maksuun -ohjelmisto järjestää ostopyynnöt sidosryhmille ja hyväksyjille, jolloin sähköpostiviestit jäävät pois.

2. PO:n hallinta hankinnasta maksuun -prosessissa

Useimmat hankinnasta maksuun -ratkaisut luovat ostotilauksia hyväksytyistä tilauspyynnöistä ja käynnistävät tilausten lähetyksen. Voit lähettää useita erätilauksia toimittajalle tai luoda useita ostotilauksia PR:stä.

3. Myyjien hallinnointi digitaalisesti

Digitaalinen toimittajahallinta muuttaa sitä, miten hankintatiimisi arvioi toimittajia. Hyvän hankinnasta maksuun -teknologian avulla toimittajan valinta suorituskyvyn, hinnoittelun, alennusten, toimitusaikataulun noudattamisen ja käytäntöjen noudattamisen perusteella on helppoa!

4. Laskujen täsmäyttäminen hankinnasta maksuun -ohjelmassa

Kissflow Procurement Cloud -hankinnasta maksuun -ohjelmisto mahdollistaa kolmitoimisen täsmäytyksen, laskujen hyväksynnän, poikkeusten hallinnan sekä integroinnin sähköisten maksujen ja tiliöintijärjestelmien kanssa, mikä varmistaa virheettömän oston.

5. Ostajan näkemykset

Automaattisen raportoinnin ja analyysin avulla voit tunnistaa onnistumiset ja epäonnistumiset, mikä on hienoa. Se tarjoaa täydellisen prosessin läpinäkyvyyden. Voit siis tarkistaa nopeasti työn tilan, myyjien suorituskykymittarit ja paljon muuta mukautettujen raporttien ja analyysien avulla.

Yhteenveto

Nykyaikaisen hankinnasta maksuun -järjestelmän käyttöönotto on enemmän kuin pelkkä tekninen päivitys; se on strateginen askel kohti virtaviivaistettuja toimintoja ja kustannustehokkuutta. Hyödyntämällä kehittyneitä ohjelmistoratkaisuja yritykset voivat yksinkertaistaa hankintaprosessejaan ostopyynnöistä laskujen hallintaan.

Näiden nykyaikaisten työkalujen käyttöönotto takaa paitsi paremman operatiivisen tehokkuuden myös kilpailuedun nykypäivän dynaamisilla markkinoilla. Kun yritykset siirtyvät kohti digitaalisia ratkaisuja, hyvin toteutetun P2P-järjestelmän hyödyt tulevat yhä selvemmiksi ja tasoittavat tietä paremmalle hankintatoiminnalle ja organisaation menestykselle.