Tarjouspyyntömalli: Täydellinen resurssi

Hankkeen onnistuminen alkaa kumppanuuksista. Aloita pyytämällä tarjouksia hankkeen materiaaleista tai palveluista vahvojen kumppaneiden löytämiseksi. Tähän käytetään tarjouspyyntöjä.

Tarjouspyyntö auttaa sinua löytämään parhaan hanketoimittajan keräämällä yksityiskohtaisia tietoja. Tuotimme yksinkertaisen ja tehokkaan tarjouspyyntömallin ensimmäistä kertaa tarjouspyynnön laatijoille. Tämän tarjouspyyntö- ja valintamenettelyjen mallin avulla voit helposti rakentaa tarjouspyyntöjä, joissa on eritelmät ja ohjeet tarjoajille tarkkojen hinta- ja aikatauluarvioiden toimittamiseksi. Mallit säästävät aikaa ja yksinkertaistavat RFP:n luomista.

Miten tätä asiakirjaa käytetään

Käytä tarjouspyyntömallia:

1. Klikkaa tästä mallin saamiseksi. Tallenna Google Driveen tai tietokoneellesi.
2. Lisää ehdotuspyyntöön olennaisia kohtia tai yksityiskohtia ohjeiden mukaan. Tarjouspyyntömalli sisältää projektin tiivistelmän, laajuuden, budjetin, haasteet, toimittajan arviointikriteerit ja yhteystiedot. Se on helppo mukauttaa projektiasi varten.

Mikä on RFP?

An RFP is an organisational document used to elicit bids from different vendors or suppliers for a project. It includes project goals, requirements, timeframe, budget, and other factors suppliers should consider while bidding. RFPs assist companies choose the best, most affordable vendor for their project.

Tarjouspyynnön avulla organisaatiot voivat vertailla toimittajien tarjouksia ja valita parhaan arvon. Sen avulla organisaatiot voivat neuvotella ehdoista ja pitää myyjät vastuullisina odotuksista. Tarjouspyyntö auttaa organisaatioita tekemään valistuneita päätöksiä ja saamaan kilpailukykyiset hinnat ja ehdot tuotteille ja palveluille.

Miten RFP eroaa RFI/RFQ:sta?

Tarjouspyynnöillä, tarjouspyynnöillä ja tarjouspyyntöasiakirjoilla on eri tehtävät, mutta niitä käytetään usein keskenään vaihdellen. Se, mikä asiakirja on paras, riippuu tarvittavasta palautteesta ja pyynnöstä.

• Tarjouspyynnössä pyydetään myyjiä tekemään tarjous tuotteesta tai palvelusta. Tarjouspyyntö viittaa yleensä siihen, että asiakas haluaa ratkaisuja, ei vain hintaa.
• Tietopyyntöä (RFI) käytetään, kun kysytään toimittajilta niiden ratkaisujen kehittämisvalmiuksista.
• Tarjouspyynnössä pyydetään toimittajalta hintaa tavaroille tai palveluille. Ostaja tietää, mitä haluaa ostaa; tarvitsee vain toimittajan hinnoittelun.

Viisi vaihetta yksinkertaiseen tarjouspyyntöön

Yksinkertaisen tarjouspyyntöasiakirjan laatiminen vaatii muutaman tärkeän vaiheen, jotta voidaan kerätä tietoa hankkeesta ja tarpeesta. Seuraavan kerran, kun projekti tarvitsee uuden toimittajan, noudata näitä vaiheita:

1. Yhteenveto hankkeen keskeisistä tiedoista

Tarjouspyynnön ensimmäisessä osassa kuvataan hankkeen tavoitteet, aikataulu, suoritteet, budjetti ja muut vaatimukset. Nämä tiedot auttavat mahdollisia toimittajia ymmärtämään hankkeen laajuuden ja arvioimaan, pystyvätkö ne täyttämään tarjouspyynnön vaatimukset. Tässä osiossa olisi mainittava hankkeen nimi, yrityksen nimi, yhteystietojen puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

2. Anna tietoja yrityksestä ja hankkeesta

Ihannetapauksessa tässä osiossa olisi esiteltävä lyhyesti organisaation historia ja toiminta-ajatus. Taustatieto selventää tarjouspyyntöjä ja auttaa myyjiä antamaan kohdennettuja ja perusteellisia vastauksia. On myös hyödyllistä selittää hankkeen tavoite ja se, miten valittu toimittaja auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa.

3. Määrittele hankkeen laajuus ja aikataulu

Hankkeen laajuus ja ehdotuksen aikataulu sisältävät yksityiskohtaiset tiedot hankkeen toteuttamisesta. Niissä määritellään valmistumispäivämäärät ja palveluiden riippuvuudet.

Rakennusyrityksen, joka tekee tarjouspyynnön ympäristöpalveluista, olisi sisällytettävä palvelun toteuttamispäivä hankkeen aikatauluun. Mahdollisille vastaajille olisi ilmoitettava, että työmaapalvelut on saatettava päätökseen ennen kuin muut välitavoitteet voidaan aloittaa.

Selkeällä hankkeen laajuudella ja aikataululla varmistetaan, että vain ne toimittajat, jotka pystyvät noudattamaan aikataulua, jättävät ehdotuksia.

4. Osoita haasteet

Tässä vaiheessa luetellaan hankkeen mahdolliset ongelmat, kuten resurssipula. Se auttaa myyjiä ennakoimaan projektin haasteita. Tämä osa auttaa myyjiä ymmärtämään hankkeen aikataulun ja laatimaan tarkempia tarjousarvioita.

5. Luettelo valintakriteereistä

Tarjouskilpailumenettely ja valintaperusteet esitetään tarjouspyynnön viidennessä vaiheessa, jotta myyjät voivat arvioida mahdollisuuksia. Valintaperusteisiin sisältyy yleensä yhdistelmä menestyksen edellyttämiä teknisiä ja muita kuin teknisiä taitoja.

Tekniset kriteerit ovat seuraavat:

• Erityinen alakohtainen kokemus
• Erityinen teknologiaosaaminen
• Esimerkiksi ISO-sertifiointi

Esimerkkejä muista kuin teknisistä kriteereistä:

• Asiakaspalvelua koskevat tiedot
• Viestinnän laatu
• Todisteet tai todistukset

Lisää lakisääteisiä tai sääntelynormeja, joilla varmistetaan, että myyjä noudattaa vaatimuksia. Jos kunnallinen hanke suosii pk-yrityksiä tai yrityksiä, joilla on ESG-luokitus, siitä on mainittava tarjouspyynnössä.

Parhaat käytännöt myyjien laatimia tarjouspyyntöjä varten

Seuraavat parhaat käytännöt auttavat kehittämään vahvempia tarjouspyyntöjä, jotta saataisiin parempia tuloksia, olipa kyse sitten uuden tarjouspyynnön laatimisesta tai yrityksen menettelyn parantamisesta.

Hankkeen laajuus ja tavoitteet

Dokumentoidut hankeparametrit ja -tavoitteet tekevät tarjouspyyntöprosessista toimivan parhaiten. Ole täsmällinen ja selkeä tavoitteissasi. Kerro mahdollisille toimittajille, mitä tarvitset, ja ole joustava. Tämä perusta asettaa realistiset odotukset myyjille koko prosessin ajan.

Nimittää projektipäällikkö

Tarjouspyynnön yhteyshenkilön nimeäminen sujuvoittaa prosessia. Tämä sidosryhmä hallinnoi hanketta ja koordinoi toimintaa myyjien kanssa. Hän voi järjestää yrityksen ja toimittajan välisen yhteydenpidon, määritellä vaatimukset ja arvioida tarjoukset. Kaikki toimittajat saavat samat tiedot, ja heidän pitäisi odottaa yhdenmukaista arviointia.

Aseta valinta- tai painotusmittarit

Valintakriteerien vahvistaminen parantaa tuloksia. Nämä tekijät auttavat valitsemaan myyjät projektin tavoitteiden perusteella. Hankkeen vaatimusten tulisi ohjata valintaperusteita, kuten kustannuksia, laatua, toimitusaikaa ja toimittajan taitoja.

Painotetussa päätösmatriisissa vertaillaan myyjiä valintaperusteiden mukaan. Mittaa toimittajan kykyä täyttää projektin tavoitteet mittareiden avulla. Tarjouspyynnössä olisi määriteltävä kriteerit, joilla varmistetaan, että toimittajat saavat yhtäläiset tiedot ja että heidät arvioidaan tasapuolisesti. Parhaan projektitoimittajan löytämiseksi vastaukset arvioidaan kriteerien ja painotettujen pisteiden avulla.

Hanki sisäistä palautetta

Organisaatioiden tarjouspyyntöjen tulisi olla yhteistoiminnallisia. Kuule sisäisiä sidosryhmiä, hankintaryhmän jäseniä, päätöksentekokonsultteja ja johtoryhmän jäseniä, kun laadit tarjouspyyntöä. Tiimit voivat keskustella erilaisista näkökulmista, määritellä osastojen välisiä vaatimuksia voittavalle toimittajalle ja kommentoida tarjouspyyntöjä yhteistyössä.

Ennen lähettämistä, oikoluku

Vaikka se on itsestään selvää, tarjouspyynnöt olisi tarkistettava ja muokattava ennen niiden lähettämistä toimittajille. Tämä on muutakin kuin kirjoitusvirheitä (vaikka esitystapa on tärkeä). Muokkausprosessilla varmistetaan, että tarjouspyyntö on selkeä, ytimekäs ja vastaa organisaation tarpeita.

Varmista, että jokainen osasto tarkistaa asiakirjasta olennaiset tiedot. Se varmistaa, että potentiaaliset myyjät esittelevät laadukkaat ratkaisut ja palvelut ensimmäisellä kerralla.