Johdanto
Business procurement relies on tendering to organise supplier selection. Tendering lets organisations evaluate bids and choose the best value by inviting many providers. Understanding tendering and its importance may improve your procurement strategy, whether you’re a procurement specialist or business owner. We’ll discuss tendering, its benefits, and why it’s important for your organisation in this post.
Mikä tarjouskilpailu?
Tarjouskilpailumenettelyssä pyydetään tarjouksia päteviltä tarjoajilta. Se on ratkaisevan tärkeää ostoprosessin kannalta, sillä toimittajat voivat tehdä parhaan hinta- ja laatutarjouksensa. Tarjouskilpailu auttaa toimittajia löytämään tarpeisiinsa parhaiten sopivan toimittajan, välttää tarjouskamppailut ja varmistaa, että valitaan oikea toimittaja.
Kaksi muotoa: avoin ja rajoitettu. Avoimessa tarjouskilpailussa hyväksytään kaikki tarjoukset, kun taas rajoitetussa tarjouskilpailussa vain pätevät myyjät voivat tehdä tarjouksen. Avoin tarjouskilpailu, jossa hyväksytään kaikki tarjoukset, on yleisin. Harvemmissa hankkeissa käytetään suljettua tarjouskilpailua, jossa vain tietyt toimittajat voivat tehdä tarjouksen.
Tarjouskilpailut ovat merkittäviä monesta syystä:
1. Tarjouskilpailijat voivat antaa paremman hinnoittelun kuin suorat tarjoukset.
2. Toimittajan valitseminen vähentää riskiä siitä, että tarjoajat käyttävät liikaa rahaa tai suorittavat työn huonosti.
3. Tarjoaja voi myös sopia maksu- ja toimituspäivistä toimittajien kanssa.
4. Tarjouskilpailu tekee hankintaprosessista avoimen ja tiedottaa kaikille.
Tarjouskilpailun edut
Tarjouskilpailussa palveluntarjoaja tarjoaa tuotetta tai palvelua tiettyyn hintaan. Tämä auttaa hallitusta löytämään parhaan tarjouksen ja varmistaa, että palveluntarjoaja on luotettava ja kykenee toimittamaan. Se voi myös nopeuttaa hankintoja ja estää yllätyksiä.
Kuinka tehdä tarjous Tendistä
Se on merkittävä hankinnoissa useista syistä:
1. Tarjouskilpailun avulla palveluntarjoajat voivat kilpailla parhaista tarjouksista, ja asiakkaat saavat parhaan hinnoittelun.
2. Ostajat voivat valita toimittajat paremmin, jos he tietävät, mitä on tarjolla. Tämä voi säästää aikaa ja rahaa ajan mittaan.
3. Kilpailuttaminen takaa oikeudenmukaisen ja puolueettoman sopimuksen tekemisen molemmille osapuolille.
4. Lisäksi prosessit parantavat ostajien ja toimittajien välistä avoimuutta ja luottamusta, jotka ovat välttämättömiä menestyksekkäiden liikesuhteiden kannalta.
Vastaus tarjouskilpailuilmoitukseen
Kun saat tarjouskilpailuilmoituksen, vastaaminen voi tuntua vaikealta. Seuraavassa on neljä vinkkiä:
1. Tutustu koko tarjouskilpailuilmoitukseen. Tämä selventää, mitä odotetaan ja miten vastata.
2. Aseta vastausajat. Aseta määräaika tarjouksellesi ja huomautuksillesi. Tämä auttaa sinua organisoimaan ja seuraamaan edistymistä.
3. Noudata huolellisesti tarjouskilpailuilmoituksen ohjeita. Noudattakaa kaikkia määriteltyjä sääntöjä tai standardeja. Voittaaksesi tarjouskilpailun sinun on noudatettava kaikkia sääntöjä. Virheellisistä vastauksista voi seurata sakkoja!
4. Kysy kysymyksiä selventääksesi tai saadaksesi lisätietoja. Tarjouspyyntöilmoituksen vastaanottaneen organisaation työntekijä voi vastata lisäkysymyksiin.
Sopimuksen hyväksyminen: mitä tehdä
Sopimukset osoittavat, että toimittaja haluaa tehdä yhteistyötä kanssasi. Kun yritys tekee tarjouksen sopimuksesta, se haluaa tehdä yhteistyötä kanssasi ja toivoo, että voit tyydyttää sen tarpeet. Sopimuksen kilpailuttaminen vaatii aikaa ja prosesseja, mutta se on ratkaisevan tärkeää molemmille osapuolille.
Kun tarjoat sopimusta, selitä toimitusaikataulu ja budjetti. Kerro myös laatuvaatimuksistasi ja tuotteellesi tai palvelullesi mahdollisesti asetetuista erityisvaatimuksista. Esityksesi on oltava täsmällinen ja yksinkertainen, jotta toimittaja ymmärtää vaatimuksesi ja sopimusvelvollisuutensa.
Tarjouskilpailun jälkeen toimittajan on lähetettävä sinulle tarjouskirje, jossa se esittää tarjouksensa ja ilmoittaa, toimittaako se tuotteet tai palvelut sovittuun hintaan. Tarjouskirje sisältää ohjeet tarjouksen oikaisujen hakemisesta. Kun olet saanut tarjouskirjeet kaikilta hanketoimittajilta, sinun on valittava kumppani. Muista, että mikään sopimus ei ole sitova ennen kuin molemmat osapuolet allekirjoittavat sen.
Yhteenveto
Hankinnat edellyttävät tarjouskilpailuja avoimuuden, kilpailun ja tehokkuuden varmistamiseksi. Yritykset voivat vähentää riskejä ja saada parhaan hinnan ja laadun antamalla toimittajien tehdä tarjouksia. Tarjouskilpailuprosessin tunteminen parantaa toimittajasuhteita ja hankintastrategiaasi, mikä parantaa yrityksen tuloksia. Ostajien ja toimittajien on opittava tarjouskilpailuprosessi menestyäkseen ja selviytyäkseen.
