Tail spend -hallinta: spot-hankinta ja taktinen hankinta

Spot- ja taktinen ostaminen ovat seuraavat aiheet tässä sarjassa, joka käsittelee kulutuksen hallintaa. Eroavatko nämä kaksi käsitettä toisistaan vai ovatko ne samoja, ja vaikuttavatko ne tail spend managementiin?

Tiedämme, että strategisen ostamisen osuus on 80 prosenttia ostoista ja:

• Valmisteltu, yleensä etukäteen
• Rakennettu siten, että otetaan huomioon yrityksen tarpeet ja toimittajan valmiudet
• Tunnettu pitkistä toimitusajoista

Verrattuna taktiseen ostamiseen:

• Käytetään hankkimaan ylimääräisiä osia huoltoteknikolle tai tuotantolinjan käyttämiseen tarvittavia tavaroita.
• Yleensä yksilökeskeinen ja lyhytnäköinen, joka käsittelee jokaista liiketapahtumaa ainutlaatuisena harjoituksena.
• Yrityksen tarpeita tai toimittajan taitoja ei yleensä oteta huomioon.

Tarkoittaako tämä, että spot- ja taktiset ostot ovat samanlaisia?

Ei. Samankaltaisuudestaan huolimatta taktiset ostot edellyttävät yleensä tunnettuja/ennalta hyväksyttyjä toimittajia ja lyhyen aikavälin ennakkosuunnittelua.

Aitoa spot-ostamista:

• Yleensä odottamattomia, kuten laitevikojen korjaaminen tai sellaisten tuotteiden palauttaminen, jotka ovat loppuneet ja jotka vahingoittavat organisaatiota tai yksilöitä.
• Pääasiassa pieniä tilauksia kertaluonteisiin tarpeisiin
• Yleensä maksetaan ja toimitetaan välittömästi.

Valitettavasti pisto-ostot ovat usein välttämättömiä, vaikka paremmalla suunnittelulla ne voitaisiin muuttaa taktisiksi tai strategisiksi ostoiksi. Paranna kustannusten ja johdon valvontaa silloin, kun spot-ostoja tehdään.

Yksi parhaista tavoista estää “ohitoimittajaostot” – eli tilanteet, joissa käyttäjät tekevät tilauksia mistä haluavat, kuten Amazonista, eBaysta tai tuntemiltaan toimittajilta – on vaatia kaikkien kertahankintojen tekemistä yhden ratkaisun kautta, jota ohjaa edistynyt ohjelmisto ja tukevat ammattitaitoiset hankinnan asiantuntijat.

Tämän menetelmän etuja ovat:

1. Yksinkertaisuus. Käyttäjät voivat helposti tunnistaa ja ostaa luetteloidusta laajasta tavaravalikoimasta sen, mitä he tarvitsevat tehtäviensä suorittamiseen ja toimintojen sujuvuuden ylläpitämiseen, tai he voivat ilmoittaa tarpeensa järjestelmään ja saada asiantuntevaa neuvontaa.
2. Kustannustehokas toimitus. Tuotteita voidaan tilata useilta ennalta hyväksytyiltä toimittajilta, myös monilta tuntemattomilta.
3. Parempi valvonta ja näkyvyys. Koska spot buy -ostot kanavoidaan nyt näkyvän ja raportoitavan kanavan kautta, hallinnointi ja valvonta paranevat.

Tämä tarkoittaa, että spot-ostot ovat taktisempia ja parantavat organisaation menojen valvontaa.